Onboarding und Austrittsprozess spielen eine grundlegende Rolle für den reibungslosen Ablauf in jedem Unternehmen. Diese Erlebnisse haben nachhaltige Auswirkungen auf die Mitarbeiter, daher ist es wichtig, diese Prozesse ansprechend und einprägsam zu gestalten.
Die Erfahrung des Austrittsprozesses wird oft übersehen, ist aber nicht weniger wichtig als die Erfahrung der Einarbeitung, da ein Abschied im Streit langfristige Folgen haben kann. Laut einer Umfrage von Glassdoor recherchieren 70 Prozent der Jobsuchenden Unternehmensbewertungen – viele davon werden von ehemaligen Mitarbeitern verfasst – bevor sie Karriereentscheidungen treffen.
Im Kontext von Remote-Arbeit ist die Erstellung eines strukturierten Einarbeitungs- und Austrittsprozesses mit zusätzlicher Komplexität verbunden; es gibt besondere Herausforderungen wie Kommunikationslücken, unterschiedliche Zeitzonen sowie gegensätzliche kulturelle Hintergründe. Daher ist es wichtig, die bestehenden Prozesse an diese neue Arbeitsweise anzupassen.
Ein grundlegender Aspekt, der bei der Gestaltung von Einarbeitungs- und Austrittsprozessprogrammen zu beachten ist, ist die Konformität. Die Führung globaler Teams erfordert den Umgang mit unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften. Daher sollte die Einhaltung dieser Vorschriften in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus oberste Priorität haben, um die Vermögenswerte und Informationen Ihres Unternehmens zu schützen, rechtliche Probleme zu vermeiden und Ihren Ruf zu wahren. In diesem Artikel erklären wir, wie die Einhaltung der Vorschriften für Remote-Teams während der Einarbeitungs- und Austrittsprozesse sichergestellt werden kann.
Was ist Einarbeitung?
Normalerweise ist die erste Woche eines neuen Mitarbeiters der Einarbeitung gewidmet, die aus Aktivitäten besteht, die ihn mit der Vision, der Mission, den Werten und der Kultur des Unternehmens vertraut machen. Dies hilft neuen Mitarbeitern, die Organisationsstruktur und die Besonderheiten ihrer Rolle kennenzulernen. Einfach ausgedrückt: Es ist der erste Eindruck, den Ihre neuen Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen haben werden.
Trotz seiner Bedeutung zeigte eine Studie von Gallup, dass nur 12 Prozent der Angestellten der Meinung sind, dass ihr Arbeitgeber bei der Einarbeitung neuer Teammitglieder gute Arbeit leistet. Das Onboarding sollte nicht auf Einführungsgespräche und regelmäßige Check-ins mit dem Manager reduziert werden. Sie können noch einen Schritt weiter gehen, indem Sie jedem möglichen neuen Mitarbeiter einen erfahrenen Mitarbeiter zuweisen; so haben die neuen Mitarbeiter einen Kollegen, an den sie sich bei Fragen in ihrer ersten Arbeitswoche wenden können.
Ein strukturierter Einarbeitungsprozess ist der Schlüssel dazu, dass sich Remote-Mitarbeiter mit einem Unternehmen verbunden fühlen, auch wenn sie über die ganze Welt verstreut sind. Es trägt außerdem dazu bei, die Zeit bis zur Produktivitätssteigerung zu verkürzen und die Fehlerquote langfristig zu senken.
Sie können einen Compliance-Einarbeitungsprozess sicherstellen, indem Sie die folgenden Aufgaben erledigen:
Erforderliche Unterlagen prüfen und sammeln: Der Papierkram kann äußerst mühsam sein, aber Dokumente wie Arbeitsverträge sind unerlässlich, um die Standards des jeweiligen Landes zu erfüllen und die Erwartungen an die Stelle Ihres neuen Talents klar zu definieren.
Um diesen Prozess vollständig gesetzeskonform zu gestalten, stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Beschäftigungsbedingungen verstehen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, Anti-Belästigungsrichtlinien, Krankenversicherungsformulare und Kündigungsklauseln unterzeichnen. Um diesen Prozess vollständig gesetzeskonform zu gestalten, stellen Sie sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Beschäftigungsbedingungen verstehen und Vertraulichkeitsvereinbarungen, Anti-Belästigungsrichtlinien, Krankenversicherungsformulare und Kündigungsklauseln unterzeichnen.
Ein wichtiger Aspekt, der in dieser Anfangsphase berücksichtigt werden muss, ist der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter. Die Pflichten und Rechte im Zusammenhang mit dem Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis können von Land zu Land erheblich variieren, und diese Nuancen müssen bei der Erstellung von Richtlinien für international Teams berücksichtigt werden.
Auch wenn Arbeitgeber in der Regel Zugriff auf Informationen über firmeneigene Geräte haben, ist es dennoch wichtig, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen. Ein Unternehmen kann typischerweise folgende Aspekte überwachen:
- Geschäftliche E-Mails
- Arbeitsmanagementplattformen
- Browserverlauf
- Geografische Lage
Kommunizieren Sie Arbeitsabläufe: Laut SHRM kann schlechte Kommunikation zu beschädigten Beziehungen, gebrochenem Vertrauen und einem höheren Maß an Wut und Feindseligkeit am Arbeitsplatz führen.
Daher trägt eine klare und dynamische Kommunikation der Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens dazu bei, Aufgaben zu optimieren, die Teamstimmung zu verbessern und vor allem den Mitarbeitern zu helfen, die Erwartungen an ihre Arbeit zu verstehen.
Die Prozesse des Unternehmens können über virtuelle Meetings, Handbücher und E-Mails kommuniziert und bestätigt werden. Alle Informationen müssen über die Firmen-E-Mail-Adresse und einen sicheren Server ausgetauscht und beantwortet werden, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Bieten Sie arbeitsplatzspezifische Schulungen an: Eine von Upwork durchgeführte Studie prognostizierte, dass in den nächsten fünf Jahren 36.2 Millionen Mitarbeiter remote arbeiten werden. Das entspricht einem Anstieg 87 Prozent im Vergleich zu den Statistiken vor der Pandemie. Daher müssen traditionelle Schulungsprogramme neu bewertet werden, um Remote-Arbeitskräften zum Erfolg zu verhelfen.
Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter nicht ordnungsgemäß überprüft oder keine arbeitsplatzspezifische Schulung anbietet, kann dies zu kostspieligen Rechtsstreitigkeiten wegen Fahrlässigkeit am Arbeitsplatz führen.
Wird beispielsweise ein Mitarbeiter aufgefordert, ein Gerät zu bedienen, verfügt aber nicht über die notwendigen technischen Kenntnisse, kann der Arbeitgeber unter Umständen für alle Schäden haftbar gemacht werden, die der Mitarbeiter sich selbst oder anderen am Arbeitsplatz zufügt, weil er im Vorfeld keine angemessenen Schulungsmaßnahmen durchgeführt hat.
Was ist der Austrittsprozess?
Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist nie angenehm, sei es durch freiwillige Kündigung oder betriebsbedingte Entlassung. Sie können diesen Übergang jedoch reibungslos gestalten, indem Sie ein strukturiertes Austrittsprozessprogramm erstellen – dies hilft nicht nur, künftige rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern stärkt auch Ihre Arbeitgebermarke.
Eine Studie von People Path und der Cornell University ergab, dass etwa ein Drittel der ehemaligen Mitarbeiter weiterhin Verbindungen zu früheren Arbeitgebern pflegen; und 15 Prozent der Neueinstellungen stammen von Empfehlungen ehemaliger Mitarbeiter. Ein guter Eindruck bei ausscheidenden Mitarbeitern kann Ihr Unternehmen von anderen abheben und dazu beitragen, zukünftige globale Talente anzuziehen.
Sie können einen Compliance-Austrittsprozess mit folgenden Maßnahmen sicherstellen:
Kündigung des Arbeitsverhältnisses mitteilen: Bei der Kündigung eines Remote-Mitarbeiters empfiehlt es sich, dies persönlich in einem Videoanruf zu tun. Auf diese Weise können Sie ein vertrauliches Gespräch führen und in Ruhe die Gründe für die Kündigung erläutern.
Die Kündigungsrichtlinien sind in jedem Land unterschiedlich, daher ist die Einhaltung dieser Richtlinien unerlässlich, um künftige rechtliche Konsequenzen für Ihr Unternehmen zu vermeiden.
In den Vereinigten Staaten beispielsweise erlaubt at-will employment der freien Kündbarkeit Arbeitgebern, Arbeitnehmer jederzeit ohne vorherige Ankündigung zu kündigen.
In Großbritannien hingegen müssen Arbeitgeber für jedes Dienstjahr eine Woche Kündigungsfrist einhalten, oder 12 Wochen Kündigungsfrist, wenn das Arbeitsverhältnis 12 Jahre oder länger andauert. Die Kenntnis dieser länderspezifischen Vorschriften trägt dazu bei, die Einhaltung während des Austrittsprozesses sicherzustellen.
In Großbritannien hingegen müssen Arbeitgeber für jedes Dienstjahr eine Woche Kündigungsfrist einhalten, oder 12 Wochen, wenn die Beschäftigung 12 Jahre oder länger andauert. Die Kenntnis dieser länderspezifischen Vorschriften trägt dazu bei, die Einhaltung während des Austrittsprozesses sicherzustellen.
Schützen Sie geistiges Eigentum: Wussten Sie, dass 20 Prozent der Unternehmen bereits Datenpannen durch ehemalige Mitarbeiter erlebt haben?
Hier sind ein paar praktische Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können:
- Förderung der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und IT-Abteilung.
- Vermeiden Sie die Verwendung gemeinsam genutzter Konten.
- Ändern Sie Ihre Passwörter regelmäßig.
- Deaktivieren Sie umgehend die Zugangsdaten und E-Mail-Konten ausscheidender Mitarbeiter.
- Planen Sie regelmäßige Datensicherungen ein.
Remote-Arbeitskräfte sind anfälliger für Datenschutzverletzungen, da der Datenfluss nicht auf die gleiche Weise überwacht werden kann wie bei Teams vor Ort. Weitere mitwirkende Faktoren sind:
- Verwendung persönlicher Geräte für den Zugriff auf vertrauliche Unternehmensinformationen.
- Verbindung zu öffentlichen WLAN-Netzwerken herstellen.
- Speicherung von Unternehmensdaten in der Cloud.
Die rechtlichen Folgen von Datenschutzverletzungen können sowohl für Ihren Ruf als auch für Ihre Finanzen verheerend sein. Beispielsweise musste British Airways im Jahr 2020 eine Geldstrafe in Höhe von GBP 20 Millionen zahlen, weil Sicherheitslücken einen Cyberangriff ermöglichten, der zum Abfluss persönlicher Daten von Kunden und Mitarbeitern führte.
Sorgen Sie für eine angemessene Abfindung und Abfindung bei Entlassung: Die endgültige Abfindung, auf die ein Mitarbeiter Anspruch hat, berechnet sich nach den Kündigungsgründen und der Betriebszugehörigkeit – es ist wichtig, die landesspezifischen Vorschriften zu prüfen, um rechtliche Probleme wie Klagen wegen ungerechtfertigter Abfindung zu vermeiden.
Beispielsweise gibt es in Deutschland keine gesetzliche Abfindung; viele Arbeitgeber zahlen jedoch 50 Prozent der monatlichen Vergütung pro Dienstjahr. In China hingegen entspricht die Abfindungszahlung einer vollen Monatsvergütung für jedes Dienstjahr.
Jeder Fehler im Kündigungsprozess, insbesondere im Hinblick auf die Abfindungszahlungsverpflichtungen, kann schwerwiegende und kostspielige Compliance-Probleme nach sich ziehen.
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Einarbeitungs- und Austrittsprozesserlebnis
Denken Sie daran, dass der erste Eindruck eines Mitarbeiters genauso wichtig ist wie der endgültige Abschied. Werden diese Prozesse missachtet, beeinträchtigt dies nicht nur die Leistung Ihrer Mitarbeiter, sondern kann auch Ihren Ruf schädigen und es erschweren, zukünftige Talente zu gewinnen und zu halten.
Die Einhaltung der Vorschriften hilft Ihnen, rechtliche Probleme zu vermeiden und das Vermögen Ihres Unternehmens zu schützen. Langfristig kann Ihnen ein strukturiertes Einarbeitungs- und Austrittsprozessprogramm dabei helfen, ein bevorzugter Arbeitgeber zu werden und sich auf globaler Ebene hervorzuheben.
Weitere Informationen darüber, wie Sie ein erstklassiges Einarbeitungs- und Austrittsprozesserlebnis für Remote-Teams schaffen können, erhalten Sie bei Globalization Partners. Unsere vollständig auf Compliance ausgerichtete globale Wachstumsplattform unterstützt Unternehmen beim Aufbau und der Skalierung international Teams und ermöglicht es ihnen, den gesamten Personalprozess zu verwalten, von der Rekrutierung und Einarbeitung bis hin zur Einrichtung der Compliance-Gehaltsabrechnung und dem Austrittsprozess – alles mit einer einzigen Plattform.
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Mehr zu diesem Thema finden Sie in unseren beiden neuen Leitfäden:
- Ihr Leitfaden für globale Compliance: Best Practices für das Onboarding (globalization-partners.com)
- Ihr globaler Compliance-Leitfaden: Best Practices für den Austrittsprozess (globalization-partners.com)