Manchmal leben die besten Talente nicht in dem Land, in dem Ihr Unternehmen seinen Sitz hat. Oder es könnte sein, dass Ihr Unternehmen international expandieren möchte und Kontakt zu Menschen sucht, die im Ausland leben. Sobald Sie die richtigen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gefunden haben, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wie Sie diese bezahlen. Die Bezahlung von Mitarbeitern in verschiedenen Ländern kann eine Herausforderung darstellen. Nach. Ihr Unternehmen kann ihnen also nicht einfach einen Scheck schicken oder das Geld direkt auf ihre Bankkonten einzahlen. Wie bei Ihren nationalen Teammitgliedern müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Regeln in Bezug auf Klassifizierung, Steuereinhaltung und andere Details einhalten.
Zum Glück muss sich Ihr Unternehmen nicht allein darum kümmern, wie es die Bezahlung international Mitarbeiter handhabt. Sie können mit einem Employer of Record (Employer of Record) zusammenarbeiten, um Teammitglieder im Ausland einzustellen und einzuarbeiten. Ein Employer of Record entlastet Ihre Buchhaltungsabteilung und hilft Ihnen, potenzielle Probleme bei der international Gehaltsabrechnung zu vermeiden.
Wie die internationale Gehaltsabrechnung funktioniert
Die internationale Gehaltsabrechnung hat viele Gemeinsamkeiten mit der Gehaltsabrechnung im Heimatland Ihres Unternehmens. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Methode zur Bezahlung Ihrer Team-Mitglieder mit den Gesetzen des Landes übereinstimmt und dass Sie die entsprechenden Steuerbeträge einbehalten und abführen. Zu den steuerlichen Aspekten bei der Bezahlung von internationalen Mitarbeitern gehören:
- Einkommensteuer: Ihr Unternehmen muss je nach Arbeitsort der Mitarbeiter den entsprechenden Betrag der Bundeseinkommensteuer vom Gehalt einbehalten, zuzüglich etwaiger regionaler, lokaler oder staatlicher Einkommensteuer.
- Social : Viele Länder, nicht nur die USA, erheben irgendeine Form von Sozialversicherungsbeiträgen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern. Die Höhe des Unternehmensbeitrags kann von Land zu Land variieren, ebenso wie die Höhe des Mitarbeiterbeitrags.
- Lohnsteuer: In vielen Ländern muss ein Arbeitgeber für jeden Mitarbeiter eine Lohnsteuer, wie z. B. Arbeitslosensteuer und Arbeitnehmerabfindung, entrichten. Die Höhe der Steuer kann erheblich variieren. Es ist außerdem wichtig zu erwähnen, dass die Lohnsteuer in manchen Regionen sowohl eine regionale oder lokale Steuer als auch eine Bundessteuer sein kann.
Bei der Bezahlung international Mitarbeiter muss ein Unternehmen sicherstellen, dass es die entsprechenden Steuern einbehält und die richtigen Steuerarten und Steuerbeträge entrichtet. Außerdem muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Steuern fristgerecht entrichtet werden. In den USA beispielsweise sind Steuererklärungen am 15 April fällig und geschätzte Steuerzahlungen jeweils am 15April, Juni, September und Januar. In Großbritannien sind Steuererklärungen ein Jahr nach Ende des Geschäftsjahres fällig. In Frankreich müssen die Steuererklärungen im April für Steuerjahre eingereicht werden, die im Dezember enden. In Deutschland ist die Steuererklärung am 31 Juli fällig.
Neben der Einhaltung der Steuervorschriften müssen bei der international Lohnabrechnung auch die jeweiligen Regelungen zu Sozialleistungen und Löhnen im betreffenden Land beachtet werden. In einigen Teilen der Welt muss Ihr Unternehmen möglicherweise Beiträge zur Altersvorsorge der Mitarbeiter leisten. Das Unternehmen muss außerdem die Mindestlohnvorschriften in jedem Land einhalten, in dem es Mitarbeiter einstellt. In einigen Ländern ist es außerdem üblich, den Arbeitnehmern eine 13- oder 14-Monatsprämie zu zahlen, die oft steuerfrei ist und am Ende des Jahres ausgezahlt wird.
In bestimmten Bereichen gibt es auch Regeln darüber, wie viele Stunden ein Mitarbeiter pro Woche arbeiten darf. In der Europäischen Union dürfen Arbeitnehmer beispielsweise nicht mehr als 48 Stunden innerhalb von sieben Tagen arbeiten. Die Mitarbeiter müssen außerdem während jedes 24 Stunden-Zeitraums 11 Stunden Ruhezeit einhalten, was bedeutet, dass sie nicht mehr als 13 Stunden an einem einzigen Tag arbeiten dürfen. Arbeitnehmer in der EU erhalten außerdem jedes Jahr vier Wochen bezahlten Jahresurlaub.
Abgesehen von den Steuer- und Lohnvorschriften hat international Lohnabrechnung viele Gemeinsamkeiten mit der nationalen Lohnabrechnung. Ihr Unternehmen legt fest, wie häufig die Mitarbeiter bezahlt werden, z. B. einmal monatlich, alle zwei Wochen,15am . und.30des Monats usw. Sie entscheiden auch, wie Sie das Geld an Ihre Remote-Mitarbeiter auszahlen, beispielsweise per Direktüberweisung oder per Scheck.
Herausforderungen bei der Bezahlung von internationalen Remote-Mitarbeitern
Bevor Sie international expandieren oder Mitarbeiter in anderen Ländern einstellen, sollten Sie die Herausforderungen kennen, die mit der Bezahlung Ihres Remote-Teams einhergehen. Wenn Ihr Unternehmen gegen die Regeln eines bestimmten Landes verstößt, muss es unter Umständen Gebühren und Bußgelder zahlen.
Die Einhaltung der Regeln und Anforderungen bestimmter Länder kann den Buchhaltungs- und Personalabteilungen Ihres Unternehmens einiges an Arbeit abverlangen. Ein Blick auf die häufigsten Probleme, die bei der Bezahlung eines Remote-Teams auftreten, kann hilfreich sein, um zu verstehen, worauf Sie achten müssen und was auf dem Spiel stehen kann.
- Steuerliche Fragen
- Örtliche Gepflogenheiten
- Rechtliche Belange
- Genaue Zeiterfassung
- Währungsunterschiede
Steuerliche Fragen
Ein Arbeitgeber muss die entsprechenden Steuern vom Gehaltsscheck eines ausländischen Mitarbeiters einbehalten, und das Unternehmen muss die Steuern fristgerecht an die zuständige Regierung abführen. Ein Unternehmen muss darüber hinaus Aufzeichnungen über die gezahlten Steuern führen, da das Finanzamt im Ausland das Unternehmen prüfen kann. Das kann bedeuten, dass Ihr Unternehmen alle Steuerdokumente und -quittungen jahrelang aufbewahren muss, da es sonst Gefahr läuft, erhebliche Bußgelder zahlen zu müssen, wenn eine Prüfung ergibt, dass Sie nicht die richtigen Steuerbeträge einbehalten oder abgeführt haben.
Örtliche Gepflogenheiten
Sie können davon ausgehen, dass Sie bei der internationalen Expansion Ihres Unternehmens auf viele kulturelle Unterschiede stoßen werden. Manche kulturelle Unterschiede können sich in der Gehaltsabrechnung widerspiegeln und Auswirkungen darauf haben, wie Sie Ihre international Mitarbeiter bezahlen. Beispielsweise ist ein Gehaltsscheck für den 13-ten Monat in vielen südamerikanischen, europäischen und asiatischen Ländern üblich. Ihr international Team könnte für Ihr Unternehmen arbeiten, in der Annahme, dass es am Ende des Jahres diese zusätzliche Zahlung erhält. Wenn Sie diese Gepflogenheit jedoch nicht kennen, riskieren Sie, Ihr Team zu enttäuschen.
Rechtliche Belange
Bei der Bezahlung eines international Remote-Teams sind außerdem rechtliche Unterschiede zu beachten. In Großbritannien beispielsweise müssen Arbeitgeber ihren Angestellten £94.25 pro Woche als gesetzliches Krankengeld zahlen, wenn ein Angestellter krank ist und mindestens vier Tage lang nicht zur Arbeit erscheint. Ein Arbeitgeber muss Krankengeld für bis zu 28 Wochen zahlen. In den USA kann ein Arbeitgeber bezahlte arbeitsfreie Zeiten im Krankheitsfall anbieten, ist aber nicht gesetzlich verpflichtet, krankheitsbedingt abwesende Arbeitnehmer zu bezahlen. Der Family and Medical Leave Act (FMLA) in den USA schützt Personen, die aufgrund von Krankheit oder anderen gesundheitlichen Problemen arbeitsfreie Zeiten von der Arbeit nehmen müssen, jedoch nur für 12 Wochen. FMLA-Urlaub kann unbezahlt sein.
Zu den weiteren rechtlichen Aspekten, die Sie bei der Einstellung und Bezahlung internationaler Mitarbeiter im Auge behalten müssen, gehören die von jedem Land geforderten Unterlagen. In den USA beispielsweise müssen Mitarbeiter bei der Einstellung einen Nachweis über ihre Staatsangehörigkeit oder die Arbeitserlaubnis für das Land vorlegen, z. B. in Form eines Reisepasses. In anderen Ländern muss ein Mitarbeiter möglicherweise eine Sozialversicherungsnummer vorweisen, bevor er eingestellt wird.
Genaue Zeiterfassung
Die Zeiterfassung kann bei der Bezahlung international Mitarbeiter ein größeres Problem darstellen als bei der Bezahlung von Mitarbeitern, die in den USA leben und arbeiten. In den USA erhalten nicht freigestellte Mitarbeiter Überstundenvergütung, sobald sie mehr als 40 Stunden pro Woche gearbeitet haben. Es gibt jedoch keine Obergrenze für die Anzahl der Stunden pro Woche, die eine Person über 16 Jahre arbeiten darf. Das ist in anderen Ländern nicht der Fall. In vielen Ländern der EU ist beispielsweise die Arbeitswoche auf 48 Stunden begrenzt. In China ist die wöchentliche Arbeitszeit laut Arbeitsrecht auf 44 Stunden begrenzt. Um eine Überschreitung des Limits zu vermeiden, ist es unerlässlich, dass ein international Lohnabrechnungssystem eine Methode zur genauen Erfassung und Meldung von Arbeitszeiten beinhaltet.
Währungsunterschiede
Mitarbeiter, die in der EU leben und arbeiten, möchten in Euro bezahlt werden, während Mitarbeiter, die in Großbritannien leben und arbeiten, in Pfund bezahlt werden möchten. Die Bezahlung Ihres internationalen Teams in der Währung des jeweiligen Landes ist für die Mitarbeiter von Vorteil, kann aber für Sie kompliziert sein. Wenn beispielsweise eine ausländische Währung im Verhältnis zum US-Dollar steigt, kann es passieren, dass Ihr Unternehmen Ihren internationalen Mitarbeitern deutlich mehr Gehalt zahlt, als Sie ursprünglich vereinbart hatten.
Eine Möglichkeit, die durch schwankende Währungen verursachten Komplikationen in den Griff zu bekommen, besteht darin, die Logistik der Gehaltsabrechnung einem Employer of Record (EOR) zu überlassen. Ihr Unternehmen kann Ihre Mitarbeiter in Ihrer Landeswährung bezahlen, und der Employer of Record kann die Gehaltsschecks in der Währung des Landes der Mitarbeiter ausstellen.
Wie Sie internationale Mitarbeiter entlohnen
Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter einstellt, die in einem anderen Land als Ihrem Heimatland leben und arbeiten, müssen die Mitarbeiter bis auf wenige Ausnahmen nach den Gesetzen des Landes bezahlt werden, in dem sie leben. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter vorübergehend ins Ausland zieht und weiterhin für Ihr Unternehmen arbeitet, während er in einem anderen Land lebt, können Sie ihn möglicherweise weiterhin im Rahmen Ihrer Gehaltsabrechnung im Heimatland bezahlen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihre internationalen Mitarbeiter von den internationalen Kunden Ihres Unternehmens bezahlen zu lassen. Wenn Sie zum Beispiel jemanden in Frankreich einstellen, um einen französischen Kunden Ihres Unternehmens zu unterstützen, kann die Person technisch gesehen als Mitarbeiter des französischen Kunden eingestellt werden. Sie zahlen die Vergütung des Mitarbeiters, indem Sie Zahlungen an Ihren Kunden leisten, aber der Kunde selbst übernimmt die Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter.
Andernfalls muss Ihr Unternehmen für jedes Land, in dem es tätig ist, eine eigene Gehaltsabrechnung führen. Bei der Abwicklung der Gehaltsabrechnung haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können eine Tochtergesellschaft in dem Land gründen, die alle Geschäfte in diesem Gebiet führt und die Gehaltsabrechnung übernimmt. Wenn Ihr Unternehmen beabsichtigt, dauerhaft international zu expandieren, kann die Gründung einer Niederlassung im Land sinnvoll sein. Wenn Sie jedoch nur eine Handvoll Mitarbeiter in einem anderen Land einstellen oder wenn Sie Mitarbeiter in mehreren verschiedenen Ländern einstellen, kann die Gründung einer Tochtergesellschaft oder Zweigstelle in diesen Ländern mehr Zeit und Mühe erfordern, als Sie aufwenden möchten.
Eine kostengünstigere Option könnte die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record sein. Ein Employer of Record wie Globalization Partners kümmert sich zum Beispiel um alle Details, um sicherzustellen, dass Ihr internationales Team pünktlich und unter Einhaltung der Gesetze des Landes, in dem es lebt und arbeitet, bezahlt wird. Wir bezahlen Ihre Mitarbeiter pünktlich und in ihrer Landeswährung und stellen sicher, dass auch die Sozialleistungen und die erforderlichen Steuern gezahlt werden.
Sollten internationale Mitarbeiter unabhängige Auftragnehmer sein?
Die Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern anstelle von Angestellten ist eine Option für Ihr Unternehmen. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern zusammenarbeiten, ist Ihr Unternehmen nicht für die Einbehaltungssteuer oder die Zahlung von Sozialversicherungs- oder Arbeitslosenversicherungsbeiträgen verantwortlich. Sie müssen auch keine Sozialleistungen für unabhängige Auftragnehmer zahlen, und Auftragnehmer unterliegen nicht den gleichen Arbeitszeitbeschränkungen wie Angestellte. Darüber hinaus muss Ihr Unternehmen nicht in dem Land registriert sein, in dem der Auftragnehmer wohnt, um diese Person für ihre Arbeit zu bezahlen.
Unabhängige Auftragnehmer sind jedoch nicht einfach eine preisreduzierte Alternative zu Mitarbeitern. Sie unterhalten eine Beziehung zu einem Unternehmen, die sich von der Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern unterscheidet. Wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmern arbeiten, können Sie nicht erwarten, dass Sie deren einzige Einkommensquelle oder Beschäftigungsmöglichkeit sind. Die meisten Länder verfügen über ziemlich strenge Definitionen und Regeln, die erfüllt sein müssen, damit eine Person als unabhängiger Auftragnehmer und nicht als Mitarbeiter betrachtet werden kann.
In Großbritannien zum Beispiel gelten Personen als selbstständige Auftragnehmer, wenn sie Angebote einreichen, um ein Projekt zu akquirieren oder Arbeit zu finden, und wenn sie nicht unter unmittelbarer Aufsicht arbeiten. Unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien stellen außerdem Rechnungen für die von ihnen geleistete Arbeit und die von ihnen abgeschlossenen Projekte aus. Unabhängige Auftragnehmer in Großbritannien zahlen ihre eigenen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Wenn die Mitarbeiter Ihres Unternehmens diese Dinge tun, dann können Sie jene höchstwahrscheinlich als unabhängige Auftragnehmer betrachten. Wenn Sie jedoch Mitarbeiter in Großbritannien einstellen und ihnen den Umfang ihrer Arbeit vorschreiben oder sie unter einem Manager oder Vorgesetzten arbeiten lassen, sind sie eher als Mitarbeiter zu bezeichnen und sollten auch als solche vergütet werden.
Wenn Ihr Unternehmen international Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängige Auftragnehmer einstuft, gehen Sie gewisse Risiken ein. Wenn das Gericht feststellt, dass Ihr Unternehmen einen Mitarbeiter falsch eingestuft hat, können Sie zur Zahlung der Steuern dieser Person sowie zur Nachzahlung des Urlaubsanspruchs verpflichtet werden, der derzeit für die meisten Arbeitnehmer in Großbritannien 5.6 Wochen bezahlten Urlaubs pro Jahr beträgt.
Auch wenn es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten sein mag, internationale Arbeitskräfte als unabhängige Auftragnehmer einzustellen, so kann es doch sein, dass Ihr Unternehmen am Ende eine hohe Rechnung und beträchtliche rechtliche Probleme zu tragen hat, wenn Sie nicht über die notwendige Anleitung verfügen, um sicherzustellen, dass diese Arbeitnehmer nicht falsch eingestuft werden. Die bessere Option ist, Ihr Team von Anfang an richtig einzustufen und mit einem Employer of Record zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Sie die Arbeitsrechte vor Ort einhalten und gleichzeitig Ihren Prozess für die internationale Gehaltsabrechnung optimieren.
Überlassen Sie Globalization Partners die Verwaltung Ihrer internationalen Gehaltsabrechnungen
Wenn Sie international expandieren möchten und bereit sind, Mitarbeiter in anderen Ländern einzustellen, kann Globalization Partners Ihnen helfen. Wir fungieren als Employer of Record für Ihr international Team und stellen sicher, dass die länderspezifischen Gehaltsabrechnungsvorschriften eingehalten werden und Ihre Mitarbeiter pünktlich und in der Währung ihres Heimatlandes bezahlt werden. Um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösung Ihr Unternehmen beim Wachstum unterstützen kann, kontaktieren Sie uns noch heute.
Weitere Informationen finden Sie in unserem vollständigen Leitfaden zum Aufbau eines globalen Remote-Teams, den Sie hier herunterladen können: