Wichtigste Erkenntnisse

  • Der Plan: Compliance bedeutet nicht nur, Regeln zu befolgen; es geht darum, einen Rahmen zu schaffen, der das Unternehmen und seine Mitarbeiter schützt.

  • Grundlagen der Personalbeschaffung: Fehler in der Einstellungs- und Einarbeitungsphase können kostspielige Risiken bergen. Beginnen Sie damit, die Art der Arbeitsbeziehung zu ermitteln.

  • Vertragsklarheit: Der US-amerikanische Standard der „freien Kündbarkeit“ stellt weltweit eine Ausnahme dar. Viele Länder verlangen Compliance-Verträge in schriftlicher Form in der jeweiligen Landessprache, daher ist ein gutes Vertragsmanagement unerlässlich.

  • Leistungsverteidigung: Eine gut dokumentierte Leistungsmanagementstrategie (einschließlich Leistungsverbesserungsplänen, kurz PIPs) ist die beste rechtliche Verteidigung gegen Ansprüche wegen unrechtmäßiger Kündigung.

  • Präzision des Austrittsprozesses: Außerhalb der USA sind obligatorische Benachrichtigungsfristen oder gerichtliche Genehmigungsverfahren üblich, was eine länderspezifische Planung erforderlich macht.

Weitere Einblicke erhalten Sie im Webinar: „Compliance im gesamten globalen Mitarbeiterlebenszyklus“.

Lernen Sie Tiffany Cruz kennen, eine erfahrene Arbeitsrechtlerin bei G-P , die ihre ingenieurwissenschaftliche Perspektive in die komplexen Zusammenhänge globaler Arbeitswelten einbringt. Ein analytischer Verstand, geschärft durch jahrelange Ingenieurstätigkeit und die chaotische Welt des Arbeitsrechts – sie waren wie füreinander geschaffen.

Vom Maschinenraum zum Gerichtssaal

Tiffany dachte, sie würde sich auf Patentrecht spezialisieren, entdeckte aber eine tiefere Leidenschaft für das Arbeitsrecht – ein dynamisches Feld, in dem Vorschriften, menschliches Verhalten und Geschäftsstrategien interagieren und aufeinanderprallen. Sie beschreibt das Arbeitsrecht als „die Live-Version einer Seifenoper“, die das sehr reale menschliche Drama im Mittelpunkt jedes Arbeitsplatzes stellt.

Ihre Kombination aus technischem und juristischem Fachwissen prägt ihren Ansatz und war genau das, was sie brauchte, um die Herausforderungen der globalen Beschäftigungslage zu meistern.

Für diejenigen, die sich noch nicht mit globaler Compliance auskennen, schlägt Tiffany vor, den Mitarbeiterlebenszyklus in drei Phasen zu unterteilen: Einstellung, Leistungsmanagement und Austrittsprozess. Fangen wir mit der Personalsuche an.

Ihr Fundament: regelkonforme Mitarbeitereinstellung und Einarbeitung

Laut Tiffany entscheidet die Art und Weise, wie man ein Arbeitsverhältnis beginnt, über dessen Erfolg oder Risikograd. Sie warnt davor, dass „Fehler im Einstellungs- und Einarbeitungsprozess langfristige und kostspielige Folgen haben können“. Ihr Fokus liegt von Anfang an auf der Risikominimierung.

Angestellter oder Auftragnehmer? Immer doppelt prüfen.

Einer der häufigsten Fehler im Bereich der Compliance ist die falsche Klassifizierung. Auftragnehmer bieten Flexibilität, aber Tiffany stellt klar: „Die rechtlichen Kriterien für diese Einstufung sind streng und variieren je nach Gerichtsbarkeit.“

Sie fordert Unternehmen auf, über die Stellenbezeichnung hinauszuschauen und die wahre Natur der Beziehung genau zu prüfen. Berücksichtigen Sie die Kontrolle über die Arbeitszeiten, die bereitgestellte Ausrüstung und die Teamintegration.

Tiffanys Rat: Die Zusammenarbeit mit der Rechts- und Personalabteilung für eine gründliche Bewertung ist eine Investition, die „Ihr Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Problemen in der Zukunft bewahren kann“.

Wenn Sie die Arbeitszeiten vorgeben, die Arbeitsmittel bereitstellen und die Person in Ihr Team integrieren, „qualifiziert sie sich wahrscheinlich als Mitarbeiter“. Eine falsche Einstufung kann „enorme Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben“, darunter staatliche Strafen, Haftungsansprüche für rückständige Löhne, nicht gezahlte Sozialleistungen und Überstundenvergütung. „Sie sollten sich unbedingt die Zeit nehmen, die Sie benötigen, um nicht nur die rechtlichen und personalwirtschaftlichen Aspekte zu bewerten, sondern auch mit dem einstellenden Manager zu sprechen.“ 

Die Gehaltstransparenz verändert sich.

Von Ontario bis zur EU verbreiten sich Gesetze zur Lohngleichheit und Transparenz auf den globalen Märkten. „Sie treten unter verschiedenen Namen in verschiedenen Bundesstaaten, Städten und Ländern auf, aber das ist etwas, das man im Hinterkopf behalten sollte.“ „Sie sind richtig durchgestartet“, erklärt Tiffany.

Immer mehr Gerichtsbarkeiten verlangen von Arbeitgebern, dass sie in Stellenanzeigen eine nach bestem Wissen und Gewissen gegebene Gehaltsspanne angeben. Sie merkt an, dass in Ontario neue Gesetze nun die Breite dieser Bereiche einschränken werden.

Tiffanys Rat: „Compliance erfordert ein proaktives und gut dokumentiertes Vorgehen.“ Sie empfiehlt, „bei Stellenanzeigen wirklich über eine angemessene Abfindungsspanne nachzudenken“. Die Dokumentation, wie diese Zahlen ermittelt werden, hilft Unternehmen, guten Willen zu beweisen, selbst wenn sich die Budgets später ändern. 

Schauen Sie in Ihren Arbeitsvertrag.

In den USA ist at-will employment in den meisten Bundesstaaten die Norm. Tiffany weist jedoch darauf hin: „Dies ist nicht der globale Standard.“

Ein schriftlicher Vertrag ist weltweit oft eine gesetzliche Voraussetzung und nicht nur eine bewährte Vorgehensweise. Die örtlichen Arbeitsgesetze regeln alles, von den erforderlichen Klauseln bis hin zur Unterzeichnungsmethode. „Einige Länder verlangen handschriftliche Unterschriften, andere hingegen qualifizierte digitale Signaturen“, erklärt Tiffany.

Auch die Sprache sollte erwähnt werden. „Viele Länder verlangen, dass Verträge in der Landessprache verfasst werden “ , merkt sie an. In Quebec beispielsweise muss der Vertrag in kanadischem Französisch verfasst sein, und nur diese Fassung ist rechtsverbindlich. „Wenn in der englischen Version etwas steht, das in der französischsprachigen Version aus Quebec fehlt, dann könnte es ein Problem geben, denn was ist dann rechtsverbindlich?“ Die Landessprache.“

Tiffanys Rat: „Man sollte zweisprachige Verträge abschließen.“ Wie macht man das? Man erstellt einfach zwei Spalten im Vertrag und stellt sicher, dass alles, was in der Landessprache steht, auch in der englischen Version enthalten ist.“ Das Vertragsmanagement ist „einer der wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen können“, um die Durchsetzbarkeit zu gewährleisten.

Behalten Sie das Leistungsmanagement im Auge.

Leistungsmanagement bedeutet, schwierige Gespräche zu führen. An diesem Punkt treffen Management, Kommunikation und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen aufeinander – und das kann die Sache besonders herausfordernd machen.

Aus rechtlicher Sicht rät Tiffany: „Eine konsequente und dokumentierte Leistungsbeurteilung ist der beste Schutz vor Klagen wegen unrechtmäßiger Kündigung.“

Sie schlägt vor, dass Führungskräfte eine Reihe von Zielen festlegen und zeitnah konstruktives Feedback geben. „Die Vorgesetzten sollten dieses Gespräch zunächst mündlich mit den Mitarbeitern führen und anschließend eine schriftliche Bestätigung geben.“ Warum? Zum einen verarbeiten Menschen Informationen unterschiedlich – es ist daher sehr gut, Feedback zu wiederholen.“

Wenn die Leistung weiterhin nachlässt, empfiehlt Tiffany einen Leistungsverbesserungsplan (PIP). Sie sagt, Leistungsverbesserungspläne (PIPs) sollten „ein ernsthafter Versuch sein, dem Mitarbeiter zum Erfolg zu verhelfen, und nicht nur ein Schritt in Richtung Kündigung“.

Tiffanys Rat: „Wenn die [Manager] feststellen, dass die Person die Anforderungen der Stellenbeschreibung oder anderer besprochener Punkte nicht erfüllt, sollten sie dieses [PIP-]Gespräch mit dem Mitarbeiter führen und es anschließend schriftlich festhalten.“

Ein gut ausgearbeiteter Leistungsverbesserungsplan (PIP) zeigt, dass das Unternehmen dem Mitarbeiter eine faire Chance gegeben hat, die Erwartungen zu erfüllen. Und die eindeutige Dokumentation belegt, dass die mögliche Kündigungsentscheidung auf Leistungsmängeln und nicht auf diskriminierenden Motiven beruhte.

Austrittsprozess (und wie man ihn einfacher gestalten kann)

Eine Kündigung ist nie einfach, aber „die Art und Weise, wie Sie damit umgehen, hat erhebliche rechtliche Konsequenzen“, betont Tiffany. Und der Prozess ist weltweit unterschiedlich.

In den meisten US-Bundesstaaten kann ein Arbeitsverhältnis jederzeit aus jedem rechtmäßigen Grund beendet werden. Tiffany mahnt: „Es sollte aus einem rechtmäßigen Grund geschehen.“ Es kann niemals diskriminierend sein.

Außerhalb der USA sieht die Sache anders aus. Dort „betritt man die Welt der Kündigungsfristen“. In Ländern wie Kanada und in ganz Europa sind Arbeitgeber „gesetzlich verpflichtet, vor der Kündigung eines Mitarbeiters eine bestimmte Kündigungsfrist einzuhalten oder eine Abfindung anstelle der Kündigungsfrist zu zahlen“. Dieser Zeitraum „hängt oft von der Betriebszugehörigkeit des Mitarbeiters ab“, daher müssen Arbeitgeber die jeweiligen rechtlichen Anforderungen kennen, bevor sie mit dem Verfahren beginnen.

Zu sagen, diese Mitteilungen seien wichtig, wäre eine Untertreibung. Wird diese Verpflichtung nicht erfüllt, kann dies „zu einer Klage wegen ungerechtfertigter Entlassung führen, die weitaus kostspieliger sein kann als die ursprüngliche Abfindungszahlung“. In manchen Regionen ist die Zahlung nicht so einfach: „Es ist nicht einmal so einfach zu sagen: ‚Hey, ich werde dich bezahlen.‘“ Arbeitgeber in Ländern wie den Niederlanden müssen für Kündigungen „vor Gericht gehen, um die Genehmigung zu erhalten“.

Tiffanys Rat: „Ein effektiver Austrittsprozess erfordert sorgfältige Planung und ein tiefes Verständnis der lokalen Gesetze, um zu vermeiden, dass eine normale Geschäftsentscheidung in einen langwierigen Rechtsstreit ausartet.“

Die Grundlage ist geschaffen. Lassen Sie einen Arbeitgebervertreter alles zusammenführen.

Tiffany betrachtet die Einhaltung globaler Compliance-Vorgaben als ein Unterfangen, das eigentlich nie endet. Es ist „ein kontinuierlicher Lern- und Anpassungsprozess“. Ihre durch ihren ingenieurwissenschaftlichen Hintergrund geprägte Sichtweise lehrte sie, „komplexe Herausforderungen als Systeme zu betrachten, die es zu verstehen und zu optimieren gilt“.

Sie empfiehlt Unternehmen, einen ähnlichen Ansatz auf den globalen Mitarbeiterlebenszyklus anzuwenden. Unterteilen Sie es in die Kernphasen (Einstellung, Management und Austrittsprozess) und wenden Sie in jeder Phase strenge, länderspezifische Compliance-Praktiken an, um ein geschütztes globales Team aufzubauen.

Aber Sie müssen die Komplexität nicht alleine bewältigen. G-P Employer of Record minimiert die Kosten, die Komplexität und das Risiko der globalen Beschäftigung. Damit können Sie Top-Talente in über 180 Ländern einstellen, einarbeiten und verwalten, ohne Niederlassungen gründen zu müssen. Wir kümmern uns um alle Compliance-Fragen, damit Sie Ihr Team mit vollem Vertrauen aufbauen können.

Tiffanys Rat: „Sie können mit einem Employer of Record wie G-P zusammenarbeiten.“ Wir nehmen diese schöne Aufgabe gerne in Angriff. Wir haben unseren Spaß dabei. Wir haben Experten dafür, denn es ist eine schwierige Aufgabe.“

Wenn Sie sich die Kopfschmerzen bei der globalen Belegschaftsverwaltung ersparen möchten, probieren Sie G-P Employer of Record aus, „damit Sie sehen können, dass es wirklich bahnbrechend ist“.

Sie möchten mehr von Tiffany erfahren? Sehen Sie sich hier das vollständige Webinar an.