Ein Arbeitgeber of Record (Employer of Record) vereinfacht die globale Personalbeschaffung und ermöglicht es Ihnen, die Herausforderungen der Unternehmensverwaltung zu umgehen. Der Wechsel von der Unternehmensverwaltung zu einem Employer of Record oder der Wechsel des Anbieters ist jedoch eine weitreichende Entscheidung, die sorgfältige Planung erfordert. Dieser Leitfaden erklärt Ihnen alles, was Sie für einen reibungslosen Übergang wissen müssen.
Warum zu einem Employer of Record wechseln?
Unternehmen, die über eigene globale Niederlassungen verfügen, können mit komplexen rechtlichen Herausforderungen und unerwarteten Kosten konfrontiert werden. Der Wechsel zu einem Employer of Record bietet mehrere Vorteile:
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Schnellerer Markteintritt: EORs ermöglichen Ihnen die Einstellung und das Onboarding von Talenten in mehreren Ländern innerhalb weniger Tage und überspringen den gesamten Einrichtungsprozess.
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Geringerer Verwaltungsaufwand: EORs übernehmen Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Verträge und laufende Compliance-Anforderungen, sodass sich interne Teams auf die Kerngeschäftstätigkeiten konzentrieren können.
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Niedrigere Betriebskosten: Durch die Partnerschaft mit einem Employer of Record entfallen die laufenden Kosten für die Aufrechterhaltung eines internationalen Unternehmens, einschließlich lokaler Büroräume, Anwaltskosten und Compliance-Management.
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Vereinfachte Compliance: EORs halten sich an das Arbeitsrecht vor Ort und die Vorschriften, wodurch Rechtsfehler und Strafen minimiert werden.
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Skalierbare globale Expansion: EORs bieten die Flexibilität, Teams je nach Ihren strategischen Prioritäten und Marktveränderungen zu vergrößern oder zu verkleinern.
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Risikominderung: Ein Employer of Record fungiert als rechtlicher Arbeitgeber und ist für die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze verantwortlich. Dadurch verringert sich das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und damit verbundener Haftungsrisiken.
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Markterprobung: Das Employer-of-Record-Modell ist schnell, kostengünstig und flexibel. Es eignet sich ideal zum Testen neuer Märkte und ermöglicht eine einfache Skalierung oder einen Ausstieg je nach Bedarf.
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Abwicklung der Niederlassung: Wenn Sie eine lokale Niederlassung schließen möchten , können Sie die Mitarbeiter in ein Employer-of-Record-Modell überführen, um die Kontinuität zu wahren und gleichzeitig die Betriebskosten und die Komplexität zu reduzieren.
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Globale Fusionen und Übernahmen: Wenn Ihr Unternehmen mit einem anderen Unternehmen über Ländergrenzen hinweg fusioniert oder dieses erwirbt , übernehmen Sie möglicherweise einen Flickenteppich an Verträgen, Gehaltsabrechnungen und Compliance-Herausforderungen. Ein Employer of Record übernimmt für Sie den gesamten Beschäftigungszyklus und garantiert so einen reibungslosen Übergang für alle Beteiligten.
Wann sollte man zu einem neuen Employer-of-Record-Anbieter wechseln?
Obwohl Employer-of-Record-Dienste viele Vorteile bieten, liefern nicht alle Anbieter das gleiche Niveau an Service und Ergebnissen. Erwägen Sie einen Wechsel des Employer-of-Record-Anbieters, wenn Sie Folgendes erleben:
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Eingeschränkte Beratung oder Unterstützung: Wenn Ihr derzeitiger Arbeitgeber nur langsam reagiert oder Ihnen keine klare, proaktive Anleitung gibt, suchen Sie nach einem Anbieter mit stärkerem Kundensupport. Kurze Reaktionszeiten und kompetente Beratung helfen Ihnen, Ihr globales Team effektiv zu führen.
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Compliance-Bedenken: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Arbeitgeber in der Lage ist, mit den sich ändernden lokalen Vorschriften Schritt zu halten, benötigen Sie möglicherweise einen Partner mit mehr Fachkompetenz. Wählen Sie einen Employer of Record, der Expertenteams aus den Bereichen Recht und Personalwesen mit modernster Technologie der künstlichen Intelligenz kombiniert, um Ihnen die aktuellsten Erkenntnisse zur Compliance zu liefern.
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Unzufriedenheit der Mitarbeiter: Fehler bei der Gehaltsabrechnung, Probleme mit den Sozialleistungen oder unklare Personalrichtlinien beeinträchtigen die Arbeitserfahrung Ihres Teams. Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter als Arbeitgeber beeinflusst Produktivität und Mitarbeiterbindung. Wählen Sie daher einen Anbieter, der ein einheitliches Mitarbeitererlebnis schaffen kann, das Ihren Werten entspricht.
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Skalierbarkeitsprobleme: Wenn Ihr Employer of Record Schwierigkeiten hat, die Expansion Ihres Unternehmens in neue Regionen zu unterstützen, wählen Sie eine skalierbarere Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
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Veraltete Technologie: Ineffiziente oder veraltete Plattformen verursachen Engpässe in den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Compliance. Wechseln Sie zu einem innovativeren Employer of Record mit benutzerfreundlicher Oberfläche und Integrationen mit anderen erstklassigen Lösungen.
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Unvollständiges Belegschaftsmanagement: Stellen Sie sicher, dass Ihr Employer of Record alle Arbeitnehmertypen, einschließlich Auftragnehmer, verwalten kann, um das Belegschaftsmanagement mit einem einzigen Anbieter zu vereinfachen.
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Unzureichende globale Abdeckung: Wenn Ihr Employer of Record in Ihren Einstellungsstandorten nicht über die nötige Reichweite oder Expertise verfügt, wechseln Sie zu einem Anbieter mit einer breiteren globalen Infrastruktur.
10 Tipps für den Wechsel zu einem neuen Arbeitgeber
Egal, ob Sie von einem anderen Anbieter oder von Ihrem eigenen Unternehmen zu einem neuen Employer of Record wechseln, hier erfahren Sie, wie Sie einen reibungslosen Übergang gewährleisten und die Effizienz dabei maximieren:
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Rollen und Verantwortlichkeiten definieren: Weisen Sie Ihren Personal-, Finanz-, Rechts- und IT-Teams Aufgaben zu, um den Übergang zum Employer of Record zu koordinieren. Klären Sie, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Ein führender Employer of Record kann Sie durch den Übergang begleiten und gleichzeitig die Arbeitsbelastung für Ihre internen Teams minimieren. Ihr neuer Arbeitgeber kann aktualisierte Verträge erstellen, die Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter migrieren, Compliance-Dokumente übertragen und mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren, um ihnen zu versichern, dass ihre Tätigkeit in Ihrem Unternehmen fortgesetzt wird.
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Erstellen Sie einen Übergangszeitplan: Erstellen Sie einen detaillierten Plan mit wichtigen Meilensteinen, Kündigungsfristen und Fristen für jede Phase des Wechsels des Arbeitgebers der Wahl. Ihr neuer Arbeitgeber kann Ihnen den Zeitplan erläutern und einen schnellen Übergang unterstützen.
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Daten sammeln: Sammeln Sie alle notwendigen Mitarbeiter- und Unternehmensinformationen, die Sie Ihrem neuen Anbieter mitteilen können. Wählen Sie einen Arbeitgeber, der diese Daten zentral verwalten und sichern kann. Zu den wesentlichen Informationen gehören persönliche Daten und Vertragsdaten, Abfindungsdetails, Informationen zu Sozialleistungen und Compliance-Dokumente.
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Führen Sie eine Compliance- und Rechtsprüfung durch: Ein seriöser Employer of Record prüft Ihre Verträge und Beschäftigungsbedingungen anhand lokaler Standards, um etwaige Compliance-Lücken während des Übergangs zu schließen.
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Änderungen frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie die Mitarbeiter so früh wie möglich über alle Änderungen bei Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung und Beschäftigungsbedingungen, um Erwartungen zu steuern und das Vertrauen zu erhalten.
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Planen Sie das Urlaubsmanagement: Legen Sie fest, wie mit angesammelten bezahlten freien Zeiten umgegangen werden soll und kommunizieren Sie die Optionen an die Mitarbeiter. Zu den Optionen gehören eine Nachfrist für die Inanspruchnahme von bezahltem Urlaub vor dem Übergang, eine vollständige Auszahlung des Urlaubsanspruchs oder die Abstimmung mit Ihrem neuen Arbeitgeber, um dem Mitarbeiter in dessen System entsprechende Urlaubstage gutzuschreiben.
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Beenden Sie Ihren aktuellen Employer-of-Record-Vertrag: Prüfen Sie alle Kündigungsbedingungen in Ihrem Vertrag mit Ihrem derzeitigen Anbieter, falls Sie einen solchen haben. Sammeln Sie alle notwendigen Daten aus ihrem System, stellen Sie sicher, dass sie die letzten Gehaltsabrechnungen durchführen, und beenden Sie die Vereinbarung.
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Den Wechsel des Arbeitgebers unternehmensweit bekanntgeben: Alle Mitarbeiter über die Änderung informieren und Gelegenheit für Fragen und Feedback geben. Konzentrieren Sie Ihre Botschaften auf die Kontinuität Ihrer Unternehmenskultur und Ihrer täglichen Arbeit und heben Sie gleichzeitig die Verbesserungen hervor, die Sie in der Personalverwaltung erwarten.
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Bieten Sie Schulungen an: Fragen Sie Ihren neuen Arbeitgeber nach Ressourcen, die Mitarbeitern und Personalabteilungen helfen, sich an das neue System anzupassen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können.
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Profitieren Sie von fortlaufender Unterstützung: Sammeln Sie Feedback von Ihren Mitarbeitern über ihre Erfahrungen während und nach dem Übergang und wenden Sie sich an Ihren neuen Arbeitgeber, um Hilfe bei der Bewältigung etwaiger Herausforderungen zu erhalten.
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