Was ist die Form W-9?

Wichtigste Erkenntnisse

• Was ist das Formular W-9 ? Das Formular W-9 dient der Erfassung der Steuerinformationen eines Auftragnehmers. Damit können Sie korrekte 1099 Formulare einreichen und unnötige Einbehaltungen und Strafen vermeiden.

• Vergleich des Formulars W-9 mit anderen Formularen: Ein Formular W-9 dient ausschließlich der Dokumentation und ist nur für US-Auftragnehmer anwendbar. Ein W-8 -Formular ist für Nicht-US-Bürger. Bürger. W-2 Formulare werden von Arbeitnehmern zur Vorbereitung ihrer Steuererklärung verwendet. 1099 Formulare dienen der Meldung verschiedener Einkommensarten, wie z. B. sonstiger Zahlungen an Auftragnehmer.

• Wo man ein Formular W-9 erhält: Sie können das Formular W-9 auf der Website des IRS herunterladen oder eines mit G-P Contractor generieren.

• Wer muss ein W-Formular ausfüllen? 9: Einzelpersonen und Unternehmen, die mit Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten, wie z. B. unabhängige Auftragnehmer und Lieferanten, müssen ein W-Formular ausfüllen. 9

Die Beauftragung von unabhängigen Auftragnehmern erleichtert es Ihnen, Ihr Unternehmen je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern. Obwohl Auftragnehmer nicht auf Ihrer Unternehmens-Gehaltsliste stehen, müssen Sie dennoch bestimmte Anforderungen erfüllen, um mit dieser Art von Arbeitnehmern zusammenzuarbeiten.

In den USA füllen Vollzeitbeschäftigte das I-9 -Formular aus, während unabhängige Auftragnehmer oder 1099 -Arbeitnehmer das W-9 -Formular ausfüllen. Diese Formulare tragen zur Einhaltung der Steuervorschriften bei und verringern das Risiko von Strafen wegen fehlerhafter oder fehlender Angaben. 

Lassen Sie uns genauer betrachten, was ein W-9 -Steuerformular ist, wofür es verwendet wird, wie man es ausfüllt und welche häufigen Fehler man vermeiden sollte.

Was ist eine W-9 -Form?

Das Formular W-9 dient der Erfassung von Steuerzahlerinformationen von unabhängigen Auftragnehmern und Unternehmen, damit Sie korrekte Steuererklärungen abgeben können. Sie reichen kein W-9 Formular beim Internal Revenue Service (IRS) ein. Sie verwenden die Informationen auf diesem Formular, um ein 1099 Formular auszufüllen, das Sie am Ende des Jahres beim IRS einreichen. 

Das W-9 erfasst die Steueridentifikationsnummer (TIN) von Einzelpersonen und Unternehmen. Bei Privatpersonen ist dies in der Regel die Social (SSN), bei Unternehmen die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

Hinweis: Es gibt kein W-9 -Formular für Angestellte. Ein W-9 ist nur für unabhängige Auftragnehmer oder Unternehmen bestimmt.

Wie sich die Form W-9 im Vergleich zu anderen Formen verhält

Ein W-9 -Formular für Unternehmen dient ausschließlich der Buchhaltung. So unterscheidet sich das W-9 Formular von anderen IRS-Formularen:

W-9 vs. W-2 Formen

Während unabhängige Auftragnehmer ein W-9 -Formular ausfüllen, füllen Unternehmen W-2 -Formulare aus und senden diese an die IRS.

Die Angestellten verwenden W-2 -Formulare zur Vorbereitung ihrer Steuererklärung. Bevor Arbeitnehmer eine W-2 erhalten, müssen sie das Formular W-4 ausfüllen und ihre Steuerinformationen, ihren Familienstand und gegebenenfalls weitere Beschäftigungen angeben. Sie berechnen die einzubehaltenden Steuern anhand des Formulars W-4, während das Formular W-2 diese Steuern widerspiegeln sollte.

Eine W-9 -Form dient zur Vorbereitung der 1099 -Form. Ein W-9 enthält den Namen, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer des Benutzers. Im Gegensatz zu Angestellten sind Auftragnehmer selbst für die Meldung und Zahlung ihrer Steuern verantwortlich. Im Allgemeinen gibt es für Auftragnehmer keine Steuerpflicht, außer in bestimmten Situationen, beispielsweise wenn sie keine korrekte Steueridentifikationsnummer (TIN) angeben oder bestätigen können. 

W-9 vs. 1099 Formen

Die 1099 ist eine Reihe von IRS-Formularen, die verschiedene Einkommensarten melden. Unternehmen verwenden am häufigsten:

• 1099-NEC: Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie Ihren unabhängigen Auftragnehmern jährlich USD600 oder mehr zahlen. 

• 1099-MISC: Verwenden Sie dieses Formular, um sonstige Zahlungen wie Lizenzgebühren, Gesundheitskosten und Mieten zu melden, wenn diese jährlich USD 600 oder mehr betragen.

Ihr Unternehmen ist für das Ausfüllen und Versenden der 1099 -Formulare an die IRS verantwortlich. Im Gegensatz dazu füllen unabhängige Auftragnehmer W-9 -Formulare aus, die Sie in Ihren Unterlagen aufbewahren. Sie benötigen die W-9 -Formulare lediglich als Referenz für das Ausfüllen des Formulars 1099.

W-9 vs. W-8 Formen

Ob Sie ein W-9 oder ein W-8 -Formular verwenden, hängt vom Staatsangehörigkeitsstatus des unabhängigen Auftragnehmers ab. W-9 Formulare sind für US-Bürger bestimmt, während Nicht-US-Bürger Bürger benötigen ein W-8.  

Es gibt nur einen Typ von W-9 Form. Es gibt jedoch fünf Arten von W-8 -Formen. Die richtige Form hängt davon ab, ob der Auftragnehmer eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist, von der Art des Einkommens und davon, ob er Anspruch auf eine besondere steuerliche Behandlung hat. 

Sie sollten das W-8 -Formular vor Ihrer ersten Zahlung abholen. Es empfiehlt sich, die W-9 vor Beginn der Arbeiten durch den Auftragnehmer einzuholen.

Wo erhalte ich ein Formular W-9

Auftragnehmer können das Formular W-9direkt von der Website des IRS herunterladen . Oder Sie können G-P Contractor nutzen, um den gesamten Einstellungsprozess zu vereinfachen – von der Bezahlung bis zur Verwaltung des Papierkrams. Generieren Sie ganz einfach W-9 -Formulare und greifen Sie über ein einziges Dashboard auf alle Ihre Belegschaftsinformationen zu.

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Wer ist verpflichtet, ein W-9 auszufüllen?

Bestimmte natürliche und juristische Personen, die Einkünfte von Ihrem Unternehmen erhalten, müssen das Formular W-9 ausfüllen. Dazu gehören unter anderem unabhängige Auftragnehmer, Lieferanten, Personengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHs), Kapitalgesellschaften, Treuhandgesellschaften und Nachlässe.

Hier sind einige Beispielszenarien, in denen ein W-9 erforderlich ist:

1. Sie sind ein kleines Unternehmen, das Auftragnehmer in den USA einstellt. Kleine Unternehmen ohne große Praktikantenteams stellen oft unabhängige Auftragnehmer ein. Wenn Sie beispielsweise G-P Contractor to Einstellung verwenden und Auftragnehmer für ein Grafikdesignprojekt bezahlen, kann der Arbeiter die Funktion zur Generierung des W-9 -Formulars verwenden, um das Formular auszufüllen, bevor er mit der Arbeit beginnt. 

2. Sie sind eine Bank und ein Kunde eröffnet ein neues Konto. Banken verwenden W-9 -Formulare, um die Steuerzahlerinformationen zu erfassen, die für die Meldung von Zinsen und anderen Einkünften an die IRS erforderlich sind.

3. Sie haben eine Schuld erlassen. Erlassene Schulden gelten oft als steuerpflichtiges Einkommen. Das Formular W-9 hilft bei der Übermittlung der erforderlichen Informationen.

4. Sie sind eine Investmentfirma. Sie sammeln von Ihren Kunden das Formular W-9 ein und melden Ihre Einnahmen anschließend dem IRS auf dem entsprechenden Formular 1099.

Wann und warum wird ein W‑9 angefordert?

Das W-9 -Formular ist nur für Lieferanten erforderlich, denen Sie für ihre Dienstleistungen bezahlen. Dies gilt nicht für Unternehmen, da diese in der Regel von der 1099 -Berichterstattung befreit sind. Sie benötigen auch keine W-9 für Händler, bei denen Sie mit Karte bezahlen, da diese Zahlungen vom Zahlungsabwickler gemeldet werden.

Mit dem W-9 -Formular können Sie Zahlungen an Auftragnehmer dem IRS genau melden. Sie müssen dieses Dokument zwar nicht einreichen, aber wenn Sie es griffbereit haben, wird die Vorbereitung der 1099 Formulare einfacher. Sie vermeiden dadurch auch Bußgelder wegen Nichteinhaltung sowie zivil- oder strafrechtliche Sanktionen wegen Nichtabgabe des Formulars.

Wie man ein W-9 -Formular ausfüllt

Um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, müssen Auftragnehmer ein W-9 -Formular korrekt ausfüllen. Sie können diesen W-9 Anweisungen folgen:

1. Geben Sie den Namen des Auftragnehmers oder des Unternehmens an: Auftragnehmer tragen ihren Namen in Zeile 1 so ein, wie er in ihrer Steuererklärung erscheint. Juristische Personen wie beispielsweise eine Personengesellschaft, eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft tragen ihren Namen in Zeile 2 ein und verwenden dabei ihre „Geschäftsbezeichnung“. Wenn der Auftragnehmer unter einem bestimmten Firmennamen firmiert, sollte er diese Information in der Zeile „Firmenname“ eintragen.

2. Wählen Sie die Bundessteuerklassifizierung: Der Auftragnehmer markiert das entsprechende Kästchen für die Steuerklassifizierung. Zu den möglichen Rechtsformen gehören Einzelperson, C-Corporation, S-Corporation, Personengesellschaft, Treuhandfonds oder Nachlass oder LLC.

3. TIN hinzufügen: Auftragnehmer sollten ihre Sozialversicherungsnummer angeben, wenn sie Einzelpersonen sind. Unternehmen sollten ihre EIN (Steuernummer) hinzufügen. Je nach Staatsangehörigkeit oder Unternehmensstatus können Auftragnehmer eine TIN beantragen und unter Teil I „beantragt“ eintragen. Sie unterliegen der Backup-Einbehaltung, bis sie ihre TIN erhalten. Anschließend müssen sie ein aktualisiertes W-9 einreichen.

4. Adresse eingeben: Tragen Sie unter der Zeile „Adresse“ die Adresse ein, die mit der Steueridentifikationsnummer verknüpft ist. 

5. Prüfen Sie das Formular: Alle Angaben müssen korrekt sein und mit den Aufzeichnungen des IRS übereinstimmen. Die Person, die das Formular ausfüllt, sollte die dafür vorgesehenen Bereiche unterschreiben und datieren, um die Echtheit zu bestätigen. Sie können das IRS TIN Matching-Programm verwenden, um Aufzeichnungen zu überprüfen.

G-P Contractor vereinfacht das Ausfüllen und Sammeln von Formularen. Auftragnehmer können das Formular auf der Plattform erstellen, auf die Sie jederzeit zugreifen können.

Wie man ein W-9 -Formular einreicht und speichert

Der unabhängige Auftragnehmer oder das Unternehmen sollte Ihnen das ausgefüllte Formular zur Dokumentation zusenden. Sie müssen W-9 -Formulare mindestens vier Jahre lang aufbewahren. Eine längere Aufbewahrung von Aufzeichnungen erleichtert auch längere Prüfungszeiträume. 

3 Häufige W-9 Fehler und wie man sie vermeidet

Sie müssen zwar keine W-9 -Formulare beim IRS einreichen, diese müssen aber dennoch korrekt sein, um rechtliche und finanzielle Probleme zu vermeiden. Achten Sie auf diese häufigen Fehler:

1. Hinzufügen falscher Informationen: Zu den Fehlern gehören die Verwendung der falschen Steueridentifikationsnummer (TIN) und des falschen Entitätstyps. Eine falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) kann zu einer Mitteilung des IRS führen, während die richtige Unternehmensform sicherstellt, dass Ihre 1099 -Berichte korrekt sind. 

2. Verspätete Formularerfassung: Sie müssen die W-9 -Formulare erfassen, bevor Auftragnehmer oder Unternehmen mit der Arbeit beginnen und bevor Sie Ihre erste Zahlung leisten. So sind Sie für die Berichterstattung zum Jahresende bestens gerüstet.

3. Aktualisierungsfehler: Es sollte ein System zur regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der W-9 -Informationen eingerichtet werden. Nutzen Sie Methoden, mit denen ein Auftragnehmer seine Informationen leicht aktualisieren kann.

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