Was ist ein W-8BEN-Formular?

Unternehmen können durch den Ausbau ihrer globalen Belegschaft neue Wachstumschancen erschließen. Tatsächlich sind 81% der Führungskräfte bereits aktiv in der globalen Personalbeschaffung tätig. Mit der Unterstützung eines erstklassigen Employer of Record (EOR) wie G-P können Sie globale Teams schnell und gesetzeskonform einstellen, einarbeiten und verwalten, unabhängig vom Status des Unternehmens.

Die Beschäftigung international Mitarbeiter kann jedoch auch bedeuten, dass Ihr Unternehmen für die Einbehaltung aller relevanten Steuern verantwortlich ist, die nach den Steuergesetzen jedes einzelnen Landes innerhalb eines Kalenderjahres anfallen. Da die Einkommensteuersätze je nach Wohnsitzland des Mitarbeiters variieren, kann es für Unternehmen in den USA, die ein W-8BEN-Formular für international Mitarbeiter ausfüllen, schwierig werden, wenn sie nicht vorbereitet sind.

Was ist ein Formular W-8BEN?

Das Formular W-8BEN ist ein Steuerformular des Internal Revenue Service (IRS), das von Nicht-US-Bürgern verwendet wird. Steueransässige oder nichtansässige Ausländer müssen ihren ausländischen Status nachweisen und sicherstellen, dass der korrekte Einbehaltungssatz auf Einkünfte aus US-Quellen angewendet wird. Formular W-8BEN steht für Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals).

Nicht in den USA ansässige Personen – einschließlich Angestellte und internationale Auftragnehmer –, die Dienstleistungen für US-Unternehmen erbringen, sind in der Regel verpflichtet, das Formular W-8BEN auszufüllen und an das einstellende Unternehmen zu übermitteln.

Wozu dient das Formular W-8BEN?

Für Unternehmen, die international einstellen, dient das Formular W-8BEN der Überprüfung des ausländischen Status einer Person und der Feststellung ihrer Berechtigung für Steuerbefreiungen oder reduzierte Einbehaltung gemäß einem Doppelbesteuerungsabkommen. Es identifiziert außerdem Personen, die einer 30%igen Steuer auf verschiedene Arten von Einkünften aus US-Quellen unterliegen, einschließlich fester und periodischer Zahlungen (FDAP) wie zum Beispiel:

1. Interesse.
2. Lizenzgebühren.
3. Renten.
4. Mieten.
5. Prämien.
6. Vergütung für erbrachte Leistungen.
7. Gegebenenfalls Ersatzzahlungen.

Der Zweck der W-8BEN-Formulare besteht darin festzustellen, ob Personen rechtlich als US-Personen gelten – Einwohner oder Staatsbürger – und die Inhaberschaft der in dem Formular genannten Einkünfte zu begründen. Das Formular W-8BEN ermöglicht es auch Personen aus Ländern außerhalb der USA mit Doppelbesteuerungsabkommen, ermäßigte Einbehaltungssätze auf in den USA erzielte Einkünfte geltend zu machen.

Was sind Doppelbesteuerungsabkommen?

Ein Doppelbesteuerungsabkommen ist eine Vereinbarung zwischen zwei Ländern, die festlegt, wie das von Einwohnern des einen Landes erzielte Einkommen im anderen Land besteuert wird. Laut der Website des IRS können Einwohner von Ländern, mit denen ein Doppelbesteuerungsabkommen besteht, unter Umständen Steuerermäßigungen oder -befreiungen auf in den USA erzielte Einkünfte erhalten.

Da Kanada und die USA beispielsweise ein Doppelbesteuerungsabkommen haben, kann ein US-Unternehmen, das einen Mitarbeiter in Kanada einstellt, bei der Abgabe seiner Steuererklärung Vorteile als Nichtansässiger (NRA) geltend machen. Personen, die in Ländern ohne Doppelbesteuerungsabkommen leben, müssen Einkommensteuer zum regulären Steuersatz ohne Ermäßigungen zahlen.

Doppelbesteuerungsabkommen gelten nicht für Fälle doppelter Wohnsitznahme – wenn Personen in mehr als einem Land ihren rechtmäßigen Wohnsitz haben. Allerdings können Personen mit doppelter Wohnsitzquote je nach ihrem Wohnort unter Umständen dennoch Anspruch auf bestimmte Vorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen haben.

Doppelbesteuerungsabkommen können sich im Laufe der Zeit ändern. Für Arbeitgeber, die international Mitarbeiter einstellen, ist es von entscheidender Bedeutung, über die sich ändernden Gesetze im Zielland informiert zu bleiben. Mithilfe von KI-gestützten Tools wie G-P Gia™ – dem KI-basierten globalen Berater für die Einhaltung von Personalvorschriften von G-P– können Expertenrat zu globalen Arbeitsgesetzen in 50 Ländern und allen 50 US-Bundesstaaten gegeben werden, wodurch der Kosten- und Zeitaufwand für die Einhaltung um bis zu 95% reduziert wird.

Wer stellt das W-8BEN-Formular bereit?

Internationale Mitarbeiter und globale Auftragnehmer müssen ihren US-Arbeitgebern das Formular W-8BEN vorlegen, in der Regel während des Einarbeitungsprozesses. Nach Angaben des Internal Revenue Service (IRS) müssen Arbeitnehmer dem Einbehaltungsagenten oder Zahler das Formular W-8BEN aushändigen, wenn sie ein nichtansässiger Ausländer sind, der wirtschaftlicher Eigentümer eines der Einbehaltung unterliegenden Betrags ist.

Sie sollten das Formular W-8 BEN einreichen, wenn sie vom Einbehaltungsagenten dazu aufgefordert werden, unabhängig davon, ob sie einen ermäßigten Einbehaltungssatz oder eine Befreiung von der Einbehaltung in Anspruch nehmen. Beispielsweise kann ein W8BEN ausgefüllt und dem Einbehaltungsagenten oder Equity-Administrator des Grantors zur Verfügung gestellt werden.

Die Unternehmen müssen die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der erhaltenen Formulare überprüfen. Die W-8 -Form kann jedoch auch bei kleineren Fehlern noch gültig sein. Wenn beispielsweise das Datum in der Unterschrift fehlt, kann der Arbeitgeber das Datum nach Erhalt hinzufügen und die Unterschrift ab diesem Zeitpunkt als gültig betrachten.

Wer muss das Formular W-8BEN ausfüllen?

Das Formular W-8BEN wird typischerweise von Nichtansässigen Ausländern (NRAs) ausgefüllt. Unternehmen, die international Mitarbeiter einstellen, sollten dieses Formular von internationalen Mitarbeitern oder globalen Auftragnehmern erhalten, wenn diese eines der folgenden Kriterien erfüllen:

1. Sie gehören nicht zur US-amerikanischen Gemeinschaft. Bürger oder Einwohner (NRA).
2. Sie arbeiten für ein US-amerikanisches Unternehmen oder erzielen Einkünfte aus US-amerikanischen Quellen.
3. Sie beanspruchen Steuervorteile aus Doppelbesteuerungsabkommen oder reduzierte Einbehaltungskosten.
4. Sie beziehen ein festes oder regelmäßiges Einkommen aus den USA.

Wer ist für die Einbehaltung der Einkommensteuer verantwortlich?

Unternehmen, die Einkünfte an Nicht-US-Staaten zahlen Steueransässige, sogenannte US-Einbehaltungsagenten, sind für die Einbehaltungssteuern an der Quelle verantwortlich, bevor diese an den Endverbraucher ausgezahlt werden. Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu Strafen oder Bußgeldern führen. Sind mehrere Einbehaltungsagenten beteiligt, muss die Steuer nur einmal von den Eigentümern der Einkünfte einbehalten werden.

Wenn der Arbeitgeber die Einkommensteuer im Namen der Einzelperson übernimmt, senden Sie das Formular nach Erhalt nicht an das IRS. Stattdessen sollten sie das Formular so lange sicher in ihren Unterlagen aufbewahren, wie es zur Feststellung ihrer Haftung erforderlich ist.

Wie fülle ich das Formular W-8BEN aus?

Die Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars W-8BEN sind unkompliziert und im Formular selbst enthalten. Um das Formular auszufüllen, sollte der international Mitarbeiter oder globale Betreiber folgende Informationen angeben:

1. Ihr rechtlicher Name
2. Ihr Geburtsdatum, geschrieben im Format MM-TT-JJJJ
3. Ihr Land der Staatsangehörigkeit
4. Ihre ständige Wohnsitzadresse im Sitzland ihres Unternehmens
5. Ihre Postanschrift, falls diese von der ständigen Adresse des Unternehmens abweicht.
6. Ihre Sozialversicherungsnummer (SSN) oder individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN), gegebenenfalls einschließlich ihrer internationalen Steueridentifikationsnummer (International TIN).
7. Der Name ihres Wohnsitzlandes für die Zwecke der Einkommensteuer dieses Landes, sofern zutreffend.
8. Alle relevanten Finanzinformationen, einschließlich Einkommen und früherer Zahlungsbeträge aus älteren Steuererklärungen.

Gibt es weitere W-8 -Formen?

Ja, die IRS hat mehrere W-8 -Formulare, die jeweils für unterschiedliche Arten von Nicht-US-Einkommen gelten. Steuer-Einbehaltungs-Szenarien. Zusätzlich zum W-8BEN sind weitere relevante Steuerdokumente erforderlich:

• Formular W-8BEN-E für Nicht-US-Bürger Organisationen oder international Organisationen anstelle von Einzelpersonen.
• Formular W-8IMY für natürliche oder juristische Personen, die steuerpflichtige Zahlungen von einem Nicht-US-Staat erhalten Einwohner, Staatsbürger oder durchlaufende Einrichtung.
• Formular W-8EXP für wirtschaftlich Berechtigte, die eine anwendbare Steuerermäßigung oder -befreiung geltend machen möchten, einschließlich Nicht-US-Steuerzahler Regierungen und steuerbefreite Organisationen.
• Formular W-8ECI für natürliche oder juristische Personen, die eine Befreiung von der Einbehaltung für Einkünfte beantragen, die in einem tatsächlichen Zusammenhang mit der Ausübung eines Handels- oder Gewerbebetriebs in den USA stehen, einschließlich derjenigen, die Einkünfte aus US-Geschäftstätigkeiten erzielen.

Formen W-8 vs. Formen W-9: Worin besteht der Unterschied?

Während W-8 -Formulare für Nicht-US-Bürger gelten. Für Steueransässige oder Staatsbürger und Unternehmen, die in den USA Einkommen erzielen, gelten die W-9 -Formulare für Unternehmen, Auftragnehmer und ähnliche Einrichtungen, die nach US-Recht tätig sind, einschließlich US-Bürger und -Einwohner. Diese Formulare gelten als Informationsformulare und haben im Gegensatz zu W-8 -Formularen kein Ablaufdatum.

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