Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen – sie gehen in Rente, finden einen neuen Job oder scheiden unfreiwillig aufgrund von Entlassungen oder Kündigungen aus. Ungeachtet dieser Gründe müssen sich die Unternehmen darauf vorbereiten, den Ausstieg zu einem reibungslosen Übergang zu machen.

Der Austritt eines Mitarbeiters ist Teil des Remote-Mitarbeiter-Erlebnisprozesses , und Unternehmen müssen sich im Voraus auf den Austrittsprozess vorbereiten. Dazu gehört auch, Ressourcen in die Gestaltung eines reibungslosen Ablaufs zu investieren, denn die Vernachlässigung des Austrittsprozesses kann der Arbeitgebermarke noch lange nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters schaden. Laut einer Umfrage von Fractl wartet ein Drittel der amerikanischen Angestellten einen ganzen Monat, bevor sie eine Bewertung ihres Unternehmens abgeben.

Der Austrittsprozess ist ebenso wichtig wie die Einarbeitung und ein Schlüsselelement des Mitarbeiterzyklus. Muryel Dias, Manager, HUMAN RESOURCES Operations South & Central America bei Globalization Partners sagt: „Der Austrittsprozess beginnt in dem Moment, in dem man einen Mitarbeiter einstellt, und ohne einen ordnungsgemäßen Austrittsprozess können Unternehmen die gesamte Mitarbeitererfahrung ruinieren.“ Die Vorbereitung des Ausscheidens von Mitarbeitern kann schon im Büro eine Herausforderung sein, aber im Homeoffice-Umfeld erfordert der Austrittsprozess noch mehr Zeit und Aufmerksamkeit.

4 Gründe, warum ein effektiver Austrittsprozess für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist

Es ist erwiesen, dass ein detaillierter und effektiver Austrittsprozess zu einer besseren Mitarbeiterbindung führt. Ein strukturierter, gut durchdachter Austrittsprozess stellt außerdem sicher, dass die Personalabteilungen den Prozess für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erleichtern können.

Die Erstellung eines Austrittsprozesses ist entscheidend für:

#1: Vermeiden Sie rechtliche und finanzielle Probleme
Das Sammeln und Unterzeichnen aller notwendigen Dokumente im Rahmen des Austrittsprozesses verringert das Risiko von Beschwerden oder Klagen seitens des Arbeitgebers. Dies gilt insbesondere bei unfreiwilligen Ausscheiden aus dem Unternehmen, wie beispielsweise Kündigungen, da Arbeitgeber in diesen Fällen länderspezifische Gesetze beachten müssen, um sicherzustellen, dass ihr Handeln rechtmäßig ist.

#2: Datenschutzverletzungen verhindern
Personalabteilungen müssen sicherstellen, dass ausreichend Zeit vorhanden ist, um Mitarbeiter vom System abzumelden, ihre Konten zu deaktivieren und den Zugriff auf alle Plattformen und Informationen zu sperren, die sie nicht mehr benötigen. Sollten Mitarbeiter nach ihrem Ausscheiden weiterhin Zugriff auf Unternehmensdaten haben, könnte dies zur Weitergabe vertraulicher Informationen führen und das Unternehmen gefährden.

#3: Den Ruf des Unternehmens verbessern
Durch eine optimale Beendigung des Mitarbeiter-Arbeitgeber-Verhältnisses wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter das Unternehmen mit dem Gefühl verlassen, für ihre Zeit dort respektiert und wertgeschätzt worden zu sein. Die Meinungen der Mitarbeiter haben Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens. Tatsächlich sind Bewertungen für 95 Prozent der Arbeitssuchenden wichtig, was bedeutet, dass negative Bewertungen von Unternehmen die Entscheidung potenzieller Kandidaten beeinflussen können, ob sie sich auf eine Stelle bewerben oder nicht.

#4: Wertvolles Feedback erhalten
Mitarbeiter, die das Unternehmen freiwillig verlassen, sind eine unglaublich wertvolle Quelle für Feedback. Wenn wir die Gründe für ihren Weggang oder einfach ihre ehrliche Meinung erfahren, wird sich das Unternehmen in Zukunft verbessern.

Laut Snapsurveys sind „die leistungsstärksten Unternehmen nicht nur gut darin, Feedback anzunehmen, sondern sie bitten auch gezielt um Feedback.“ Und sie wissen, dass Feedback nur dann hilfreich ist, wenn es sowohl Schwächen als auch Stärken aufzeigt.“

Austrittsprozess in einer Remote-Arbeit-Umgebung

Fernarbeit hat viele Vorteile, aber es gibt auch einige Nachteile. Ohne die Möglichkeit persönlicher Begegnungen können Kommunikationsbarrieren bei Fernaustrittsprozessen zu einer großen Herausforderung werden.

„Aufgrund der fehlenden räumlichen Nähe ist es besonders wichtig, einen durchdachten Austrittsprozess durchzuführen, bei dem eine klare Kommunikation der Schlüssel zum Aufbau von Vertrauen und zur Vermeidung von Missverständnissen zum Zeitpunkt des Ausscheidens der Mitarbeiter ist“, sagt Camila Torres, HR-Spezialistin bei Globalization Partners.

Ziel der Definition des Austrittsprozesses ist es, einen reibungslosen Übergang für die Mitarbeiter zu gewährleisten und das Unternehmen vor Datenschutzverletzungen und Sicherheitsrisiken zu schützen.

Faktoren, die den Austrittsprozess definieren

Es gibt zwei Faktoren, die bestimmen, welche Schritte im Austrittsprozess zu unternehmen sind: den Grund für das Ausscheiden und die Position des Mitarbeiters.

Grund für die Abreise

Je nach Grund für die Abreise können manche Phasen des Prozesses wichtiger werden als andere. Deshalb muss der Austrittsprozess an die Gegebenheiten jedes einzelnen Falles angepasst werden. Es gibt vier Hauptgründe für den Weggang:

1. Kündigung
Für Personalabteilungen ist es wichtig, einen Prozess zu definieren, der dazu beiträgt, unerwartete Abgänge zu verhindern und genügend Zeit für die Besetzung der offenen Stelle bietet. Den Mitarbeitern sollten Richtlinien zur Verfügung gestellt werden, die die Voraussetzungen für einen reibungslosen Austritt festlegen. Diese Richtlinien könnten eine Mindestkündigungsfrist, Übergabeprotokolle, Berichte und den Zugriff auf Daten erforderlich machen.

2. Ruhestand
Die Personalabteilungen müssen die Altersversorgung der Mitarbeiter im Voraus planen. Sie sollten die Einhaltung der Pensionsregelungen sicherstellen und die endgültige Auszahlung an die Arbeitnehmer festlegen. Eine bewährte Methode, um einen angenehmen Abschied zu gewährleisten, ist , ausscheidenden Mitarbeitern eine angemessene Abschiedsfeier und Anerkennung in Form einer Auszeichnung oder eines Geschenks zu geben, insbesondere wenn sie lange für das Unternehmen gearbeitet haben.

3. Entlassung
Mitarbeiter zu entlassen ist schwierig, aber manchmal unvermeidbar. In solchen Fällen ist es am besten, dem Mitarbeiter mit Respekt und Einfühlungsvermögen zu begegnen und ihm ganz klar zu machen, warum er entlassen wird.

4. Kündigung
Kündigungen gehören zu den schwierigsten Aufgaben der Personalabteilung, und in diesen Fällen muss der Austrittsprozess sorgfältig geplant werden. Um jegliche Probleme zu vermeiden, sollte der Mitarbeiter eine schriftliche Mitteilung erhalten, in der die Gründe für die Entlassung sowie die Rechtsgrundlagen, auf die sich das Unternehmen bei dieser Entscheidung stützt, dargelegt werden.

Beachten Sie, dass wichtige Compliance-Komponenten wie die erforderlichen Dokumente und die Probezeit je nach Land unterschiedlich sind. Zu den Schlüsselfaktoren für eine reibungslose Entlassung gehören die Möglichkeit für die Mitarbeiter, sich von ihren Kollegen zu verabschieden, die Erfüllung ihrer letzten Wünsche und die Vermittlung eines Bildes der Unternehmenseinheit während des gesamten Prozesses.

Laut Dias und Torres ist es unabhängig vom Grund für den Weggang entscheidend, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen. Die Personalabteilung sollte niemals vergessen, dass sie es mit Menschen zu tun hat. Daher sind Empathie, Kommunikation und Solidarität von grundlegender Bedeutung, insbesondere wenn es sich um einen Remote-Austrittsprozess handelt.

Es ist außerdem entscheidend sicherzustellen, dass die Mitarbeiter alle ihnen zustehenden Zahlungen und Abfindungsleistungen erhalten. Arbeitgeber müssen sich darüber im Klaren sein, dass die lokalen Gesetze und Vorschriften bezüglich Abfindungspaketen und Zahlungen bei Entlassungen je nach Land oder Region unterschiedlich sind.

Art der Position
Die Schritte im Austrittsprozess variieren je nach der Position des Mitarbeiters. Beispielsweise kann bei der Entlassung von Mitarbeitern aus der Buchhaltung eine Überprüfung der Finanzunterlagen vor deren Ausscheiden erforderlich sein, während für IT-Mitarbeiter Sicherheitsüberprüfungen notwendig sein können, um zu verhindern, dass sie sensible Daten mitnehmen.

Wie man einen effektiven Remote-Austrittsprozess erstellt
Personalabteilungen müssen einen maßgeschneiderten Austrittsprozess erstellen, der auf den spezifischen Bedürfnissen ihres Unternehmens basiert. Der Prozess hängt stark von der Art des Ausscheidens ab, insbesondere davon, ob der Mitarbeiter freiwillig oder unfreiwillig ausscheidet, sowie von grundlegenden Faktoren wie der Größe des Unternehmens.

Im Kontext von Remote-Arbeit erfordert der Austrittsprozess von den Unternehmen, dass die grundlegende Kommunikation in einem virtuellen Umfeld stattfindet, was voraussichtlich neue Schritte und sorgfältige Überlegungen erfordert. Hier einige Tipps, um sicherzustellen, dass der Remote-Austrittsprozess rechtmäßig und erfolgreich durchgeführt wird.

1. Einen Kommunikationsplan erstellen
Der Austrittsprozess beginnt in dem Moment, in dem das PERSONAL-TEAM von einem Ausscheiden erfährt, unabhängig davon, ob es sich um eine Entlassung oder eine Kündigung handelt. Besonders wichtig ist es, einen Fernkommunikationsplan zu erstellen, der darlegt, wie der Rest des Teams informiert wird. Richten Sie einen gemeinsamen Kommunikationskanal ein und planen Sie Besprechungen und Videogespräche im Voraus. Laut Edwina Tan, Direktorin für globale Operationen im asiatisch-pazifischen Raum bei Globalization Partners, ist es unerlässlich, auf den Tonfall in E-Mails und Gesprächen mit Mitarbeitern zu achten.

Der Plan sollte auch die Kunden des Mitarbeiters berücksichtigen und wie diese ordnungsgemäß benachrichtigt werden können. Dieser Kommunikationsplan muss klare Informationen über die Abreise enthalten, um Missverständnisse zu vermeiden.

2. Bereiten Sie die Unterlagen vor
Die Unterlagen für den Austrittsprozess eines Remote-Mitarbeiters unterscheiden sich nicht von denen für persönliche Austritte, nur dass sie digital erstellt werden müssen. Die Personalabteilung sollte alle notwendigen Unterlagen zusammentragen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß und rechtmäßig abläuft. Es ist notwendig, Verträge und Geheimhaltungsvereinbarungen zu überprüfen, um die Austrittsbedingungen zu klären und alle Fragen zu beantworten. Die Personalabteilung muss außerdem Unterlagen bezüglich Abfindungspaketen, Leistungen, Kostenerstattungen und Steuern vorbereiten. Alle diese Dokumente können über Dokumentenmanagement- und digitale Signatursysteme geteilt werden, um einen reibungslosen und sicheren Ablauf zu gewährleisten.

3. Den Übergangsprozess planen
Der wichtigste Schritt an diesem Punkt des Prozesses ist die Erstellung eines Plans, um den Übergang der Arbeit und der Verantwortlichkeiten nach dem Ausscheiden des Remote-Mitarbeiters reibungslos zu gestalten. Dieser Plan sollte regelmäßige Online-Check-ins beinhalten, um den Status der Projekte zu überprüfen, bereits begonnene Aufgaben von Mitarbeitern neu zuzuweisen und die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass der neue Mitarbeiter die notwendigen Aufgaben übernehmen kann. Die Personalabteilung muss den betroffenen Teams klar darlegen, wie dieser Übergang aussehen wird und wo die Arbeit der Mitarbeiter letztendlich landen wird.

4. Online-Wissenstransfersitzungen planen
Dies ist einer der wichtigsten Bestandteile eines effektiven Remote-Austrittsprozesses für freiwillige Austritte. Während der Online-Schulungen zum Wissenstransfer teilen ausscheidende Mitarbeiter Informationen mit ihren Kollegen oder direkten Vorgesetzten und, wenn möglich, mit dem möglichen neuen Mitarbeiter. Diese Informationen sollten eine Aufzeichnung der Verantwortlichkeiten und Aufgaben, den Status von Projekten sowie den Zugriff auf Informationen, Software und Dokumente umfassen.

5. Unternehmenswerte zurückgewinnen
Wenn das Unternehmen den Mitarbeitern während ihrer Betriebszugehörigkeit Ausrüstung und Vermögenswerte zur Verfügung gestellt hat, ist es wichtig, dass diese vor der Abreise an den Arbeitgeber zurückgeschickt werden. Die Personalabteilung muss eine digitale Checkliste erstellen und Vorkehrungen treffen, um diese Unterlagen in den letzten Tagen vor dem Ausscheiden des Mitarbeiters zu sammeln. Diese Checkliste kann Gegenstände wie Computer, Mobiltelefone, Schlüssel, Ausweise und Firmenkreditkarten enthalten und sollte zusammen mit einem digitalen Rückgabeschreiben für Firmeneigentum an den ausscheidenden Mitarbeiter gesendet werden.

6. Benutzerkonten löschen
Fernarbeit erfordert den Online-Austausch von Informationen. Daher haben die Mitarbeiter Zugriff auf interne Tools wie E-Mail-Konten, Laufwerke, Datenbanken und Quellen sensibler Informationen. Die Entziehung des Zugriffs von Remote-Mitarbeitern auf diese Informationen und die Wiederherstellung aller digitalen Assets, einschließlich Passwörter und Schlüsselcodes, tragen zur Verhinderung von Sicherheitsverletzungen bei. Ungeachtet dessen, wie gut das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist, sollten ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf Informationen haben, sobald sie nicht mehr Teil des Teams sind.

7. Führen Sie ein virtuelles Austrittsgespräch durch
Virtuelle Austrittsgespräche sind zwar nur für freiwillige Abgänge anwendbar, aber dennoch entscheidend für einen wirkungsvollen Austrittsprozess. Ziel dieser Interviews ist es, wertvolles Feedback zur Mitarbeitererfahrung im Unternehmen zu erhalten. Dies ist die letzte Gelegenheit, bei den Mitarbeitern vor ihrem Ausscheiden einen positiven Eindruck zu hinterlassen. Es ist auch ein hervorragendes Mittel, um Informationen zu sammeln, die der Personalabteilung helfen werden, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Einblicke in die Rolle, ihre Sichtweise auf Remote-Arbeit und ihre Gesamterfahrung zu gewinnen .

Die Schaffung eines effektiven Remote-Austrittsprozesses ist für Unternehmen ebenso vorteilhaft wie für Mitarbeiter. Es kann jedoch schwierig sein, die Komplexität des Ausscheidens eines Mitarbeiters zu bewältigen, insbesondere wenn persönliche Gespräche nicht möglich sind.

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