Cómo pagar a los contratistas en Canadá

Con su economía estable, ubicación geográfica favorable, condiciones fiscales ideales y acceso a numerosos mercados internacionales mediante tratados comerciales, Canadá es un lugar atractivo para que las empresas crezcan a nivel global. Sin embargo, a medida que tu compañía forme equipos en Canadá, tendrás que saber distinguir entre empleados y contratistas independientes y cómo contratarlos, gestionarlos y pagarles.

Clasificar y pagar correctamente a tus contratistas independientes es fundamental, así que definamos qué hace que los contratistas autónomos en Canadá sean únicos y exploremos algunas opciones para pagarles.

La diferencia entre un empleado y un contratista en Canadá

En Canadá, como en muchos otros países, la diferencia entre un empleado y un contratista se reduce a variaciones críticas en el trabajo y los beneficios. En Quebec, el Código Civil de Quebec determina el estatus del trabajador. En otras jurisdicciones, la Agencia de Ingresos de Canadá (CRA) examina los factores siguientes de forma holística.

1. Nómina e impuestos

Cuando contratas empleados en Canadá, generalmente les pagas de manera regular y descuentas los impuestos sobre nóminas de sus pagos. Estos impuestos suelen ir a los programas de seguridad social, a los que tanto la entidad empleadora como los empleados contribuyen.

Por otro lado, cuando contratas a contratistas, generalmente envían facturas para el pago al final de su trabajo. Cuando les pagas, no retienes impuestos sobre la nómina de sus pagos ni contribuyes a ningún fondo de la seguridad social. Los contratistas son responsables de realizar sus propias contribuciones a la seguridad social a través de sus impuestos sin el beneficio de las contribuciones de la entidad empleadora.

2. Beneficios

Los empleados en Canadá suelen recibir una compensación y beneficios específicos de sus entidades empleadoras. Tienen días de vacaciones pagadas, festivos estatales pagados y licencias adicionales como licencia por enfermedad y licencia por maternidad. Los empleados en Canadá generalmente reciben su seguro médico a través de las provincias en las que viven; aun así, muchas entidades empleadoras optan por ofrecer beneficios adicionales a sus empleados para complementar la atención provincial gratis.

Los contratistas no tienen derecho a ninguno de los beneficios que los empleados en Canadá suelen recibir de sus entidades empleadoras. Si se ponen enfermos y necesitan tomar tiempo libre, lo hacen sin cobrar. No reciben días festivos estatales oficialmente pagados, jubilación ni beneficios sanitarios por parte de las empresas.

Como deben pagar sus propios impuestos sobre la nómina y prescindir de los beneficios de la entidad empleadora, los contratistas en Canadá suelen aplicar y recibir un salario superior al de los empleados. La mayor compensación que pueden exigir ayuda a compensar algunas de las desventajas económicas de trabajar como contratistas.

3. Aviso e indemnización

Dado que Canadá no tiene empleo a voluntad, los empleados en Canadá suelen tener derecho a un periodo de notificación si la empresa desea rescindir sus contratos. En muchas jurisdicciones, también tienen derecho a indemnización por despido.

Por otro lado, los contratistas en Canadá normalmente no reciben un periodo de notificación ni indemnización por despido, por lo que las empresas pueden terminar sus relaciones con contratistas más fácilmente que las de los empleados. Las relaciones con los contratistas también suelen ser acuerdos a corto plazo que terminan de forma natural.

4. Tipo de relación laboral

Otra diferencia esencial entre contratistas y empleados en Canadá es que los empleados suelen tener una relación subordinada con la empresa, mientras que los contratistas no.

Los tribunales y autoridades fiscales canadienses suelen considerar múltiples factores para determinar el tipo de relación que existe entre una empresa y sus trabajadores:

1. Las intenciones subjetivas de las partes: Este criterio evalúa los planes iniciales de ambas partes en la relación, incluyendo lo que establece el acuerdo o contrato escrito.
2. Los hechos objetivos sobre la relación: Este criterio implica evaluar la relación en la práctica para determinar si se ajusta a las intenciones declaradas por ambas partes.
3. Control sobre la obra: Este factor incluye si los trabajadores tienen flexibilidad en la forma en que realizan su trabajo — es decir, si reciben la dirección de la empresa o pueden trabajar de forma autónoma. Los trabajadores con mayor flexibilidad y control tienen más probabilidades de ser contratistas.
4. Propiedad de las herramientas: Los contratistas proporcionan y emplean sus propias herramientas con más frecuencia que los empleados. Los trabajadores que emplean recursos proporcionados por la empresa tienen más probabilidades de estar en una relación entidad empleadora-empleado.
5. Probabilidad de beneficio: Este factor evalúa el potencial de que el trabajador obtenga más beneficios con un trabajo de mayor calidad. Los empleados, que reciben sueldos o salarios por hora fijos, suelen tener menos posibilidades de obtener beneficios. Los contratistas a menudo pueden aumentar sus beneficios trabajando de forma más eficiente o teniendo la reputación y experiencia para cobrar honorarios más altos.
6. Riesgo de pérdida: Este factor evalúa el riesgo de que el trabajador pueda perder dinero al realizar el trabajo. Los empleados que reciben un salario predeterminado suelen incurrir en poco riesgo de pérdida en su trabajo diario. Por otro lado, los contratistas pierden dinero si los gastos de realizar un trabajo son mayores que el salario que recibirán por él.

En general, los empleados trabajan directamente para una empresa. Tienen trabajo asignado a través de la empresa y reciben formación y supervisión de un superior.

Por otro lado, los contratistas trabajan por su cuenta. Generalmente tienen un portafolio de clientes, y tu empresa es uno de esos clientes. Pueden elegir el trabajo que quieren asumir, a menudo pujando por él enviando una estimación de cuánto tiempo durará el trabajo y cuánto costará.

Importancia de clasificar correctamente a contratistas y empleados en Canadá

Determinar si los trabajadores que contratas en Canadá son legalmente empleados o contratistas es fundamental. Clasificar erróneamente a tus empleados como contratistas en Canadá suele tener graves consecuencias legales y financieras para una empresa.

Si la CRA investiga a una compañía y determina que clasificó ilegalmente a sus empleados como contratistas, la compañía tendrá que hacer reparaciones económicas a esos empleados y pagar impuestos atrasados al gobierno. También tendrá que pagar a sus empleados el equivalente al tiempo libre pagado y beneficios que perdieron mientras fueron mal clasificados. Una empresa con sede en un país distinto a Canadá también podría hacer que sus trabajadores canadienses sean personalmente responsables de parte de los impuestos adeudados.

Afortunadamente, puedes evitar estas pérdidas económicas haciendo la investigación necesaria para clasificar correctamente a tus empleados y contratistas. De ese modo, puedes ofrecerles el salario y los beneficios que merecen.

Sin embargo, en muchos casos, el trabajo que necesitas realizar es realmente un trabajo por contrato. En ese caso, necesitarás conocer lo básico para contratar y pagar a los contratistas para poder hacerlo conforme a la ley.

Cómo contratar contratistas en Canadá

Contratar a un contratista en Canadá suele ser más un arte que una ciencia. Al contratar contratistas en Canadá, deberías tener en cuenta algunas preguntas:

• ¿Pagarás a tus contratistas a través de la nómina de tu empresa, con la retención de los impuestos sobre nóminas conforme a la ley, o serán ellos quienes se encargan de sus propios impuestos?
• ¿Recibirán tus contratistas beneficios de tu empresa, como días libres pagados, planes de jubilación patrocinados por la entidad empleadora o seguro de salud complementario?
• ¿Tus contratistas recibirán sus encargos a través de tu empresa o podrán licitar por su trabajo?
• ¿Tus contratistas recibirán la gestión y la dirección de tu empresa, o podrán elegir dónde, cuándo y cómo realizar su trabajo?

Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a determinar si realmente necesitas un empleado o un contratista.

Una vez que determinaste que tus contratistas son realmente contratistas, querrás incorporarlos formalmente. Las mejores prácticas para contratar contratistas en Canadá son establecer un estable acuerdo escrito de contratista independiente que defina y aclare los términos de la relación.

La ley no lo exige, pero un tribunal o una autoridad como la CRA puede examinar la relación en cualquier momento a petición del contratista o de la empresa. Un contrato escrito estable es muy recomendable: define expectativas y requisitos y cerciora que ambas partes comprendan claramente sus responsabilidades.

Tu empresa también debería considerar cualquier acuerdos colectivos de trabajo (CBAs) que se aplique a tu sector. En Canadá, si un acuerdo colectivo de trabajo permite a un sindicato controlar los derechos de negociación para una categoría concreta de trabajadores, que contratistas autónomos realicen el trabajo puede violar la ley. Tendrás que consultar con cualquier CBA relevante para determinar sus normas.

Dónde contratar contratistas en Canadá

Ahora que conoces los detalles de cómo contratar contratistas en Canadá, necesitarás saber cuáles son los mejores lugares para buscar personas candidatas cualificadas.

Algunas compañías recurren a sitios como LinkedIn o Craigslist para conectar con contratistas cualificados. A la hora de considerar cómo encontrar contratistas en Canadá, otras empresas emplean directorios en línea o paneles digitales de licitaciones adaptados a sectores como la construcción. Estos directorios contienen listados extensos de proveedores de servicios que las empresas pueden consultar para ver qué servicios se adaptan a sus necesidades.

Consideraciones fiscales para pagar a contratistas en Canadá

Contratar contratistas en Canadá implica prácticas fiscales diferentes a las de contratar empleados. Recuerda que cuando pagas a tus contratistas en Canadá, generalmente no retendrás ni pagarás impuestos sobre la nómina como harías con tus empleados.

Con tus empleados, retendrías impuestos y pagarás primas del seguro de desempleo (EI) y del Plan de Pensiones de Canadá. Para el seguro de desempleo, la prima de la entidad empleadora es CAD 2.212 por cada CAD 100 de ingresos asegurables, o 2.212 por ciento. Para el Plan de Pensiones de Canadá, la tasa de contribución para los ingresos pensionables es del 114 por ciento, que se reparte entre la entidad empleadora y el empleado.

Con los contratistas independientes, el proceso es más sencillo: les pagarás sin retener impuestos. Tus contratistas serán responsables de sus pagos de impuestos y de la seguridad social si deciden optar o calificar para un programa no patrocinado por la entidad empleadora.

Pagos del impuesto sobre los ingresos

Cuando contrates a contratistas en Canadá, también debes cerciorarte de que no tengan que pagar dos conjuntos de impuestos sobre los ingresos por el mismo ingreso.

Si tu país de origen es Estados Unidos, ten en cuenta que la Convención del Impuesto sobre la Renta Estados Unidos-Canadá elimina la necesidad de que los contratistas canadienses paguen impuestos del Servicio de Impuestos Internos de EE. UU. (IRS) además de los impuestos de la CRA canadiense. En este caso, los contratistas canadienses deberán presentar el formulario W-8 BEN del IRS a la compañía para la que realizaron el trabajo. Si tu país de origen no es Estados Unidos, comprueba si se aplican tratados fiscales similares para proteger a los contratistas de la doble gravamen.

Las compañías que trabajan con contratistas deben presentar varios formularios fiscales a sus trabajadores y a la CRA:

• T5018, debido a subcontratistas de la construcción
• T4A slip, debido a servicios de subcontratistas
• T4A resumen, debido a la CRA
• T4A-NR, debido a contratistas transfronterizos

Las particularidades de qué formularios enviar y cuándo pueden ser complicadas, por lo que quizá quieras contratar a profesionales fiscales u otros expertos para cerciorarte de que tus prácticas son correctas.

Cómo pagar a los contratistas en Canadá

Cuando llega el momento de pagar a los contratistas en Canadá, tienes varias opciones diferentes. Vamos a investigar los métodos de pago más comunes para ver cuáles son los mejores para los pagos de los contratistas:

1. Servicios de nómina: Por lo general, no emplearás el departamento de nóminas de tu empresa para pagar a tus contratistas en Canadá. Como no retienes impuestos sobre la nómina a tus contratistas ni contribuyes a los programas de seguridad social para ellos, tus contratistas no pueden pasar a tu nómina tradicional. En su lugar, enviarán facturas para su pago a través de su departamento de cuentas a pagar. Sin embargo, algunos servicios de nómina de terceros ofrecen soluciones que permiten a tu empresa pagar a tus contratistas a través de sus plataformas. Si empleas estos servicios, debes saber que pueden ser relativamente caros y que pueden no funcionar eficazmente para todas las transacciones globales.
2. Bancos: Tu empresa podría optar por abrir una cuenta bancaria corporativa canadiense y usarla para ingresar fondos en las cuentas de tus contratistas, o podrías usar tu banco para enviar pagos a través de un servicio global de transferencias bancarias. Para aprovechar la primera opción, puede que necesites registrar oficialmente tu empresa en Canadá, lo que puede ser un proceso complejo y que consume mucho tiempo. El papeleo y los retrasos que suelen asociar a la constitución y registro de la empresa pueden hacer que tu empresa prefiera opciones más eficientes.
3. Giros postales internacionales: Los giros postales internacionales son tradicionales y fiables, pero son relativamente lentos en comparación con otras opciones para contratistas de pago en Canadá. La empresa debe comprarlos físicamente, y los contratistas deben depositarlos físicamente, por lo que pueden ser más engorrosos que las alternativas digitales. Las comisiones y los tipos de cambio desfavorables también pueden convertirlos en opciones caras.
4. Monederos digitales: Las carteras digitales a veces son alternativas atractivas a las volteas postales internacionales. Usando una cartera digital, como PayPal, tu empresa puede transferir dinero de forma rápida y cómoda. Tus contratistas agradecerán recibir pagos puntuales, por lo que esta es una opción ideal cuando quieres causar una buena impresión en tus contratistas con tu puntualidad. PayPal y otras plataformas digitales enfrentan restricciones en algunos países, pero muchas deberían funcionar en Canadá, aunque pueden imponer comisiones por transacciones internacionales.
5. Servicios de transferencia de dinero: En algunos casos, los servicios de transferencia de dinero ofrecen una solución ideal para pagar a tus contratistas en Canadá. Ofrecen opciones flexibles, seguridad fiable y límites de transferencia elevados, así que puedes enviar pagos elevados y cerciorarte de que llegan a tus contratistas como se espera. Las transferencias se realizan rápidamente, ahorrando tiempo y cerciorando pagos puntuales. Sin embargo, los servicios de transferencia de dinero suelen imponer altas comisiones por transferencia de moneda si pagas a tus contratistas en una moneda distinta a los dólares canadienses.
6. Criptomonedas: La criptomoneda es legal en Canadá. Sin embargo, las autoridades canadienses no la consideran moneda de curso legal ni la someten a leyes y regulaciones fiscales. Oficialmente, las transacciones de criptomonedas son transacciones de trueque. Las criptomonedas pueden complicar las finanzas de tus contratistas si desean declarar todos sus ingresos como ingresos sujetos a impuestos. También pueden no estar familiarizados con el manejo de criptomonedas.

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