A veces, el mejor talento no vive en el mismo país donde está su compañía. O puede que tu compañía quiera expandir internacionalmente y quiera contratar a personas que vivan en el extranjero. Una vez que encontraste a los empleados adecuados para tu compañía, el siguiente paso es averiguar cómo pagarlos. Pagar a empleados con base en diferentes países puede ser complicado. Después. En general, tu compañía no puede simplemente enviarles un cheque o depositar el dinero directamente en sus cuentas bancarias. Al igual que con los miembros locales de tu equipo, debes cerciorarte de seguir las normas en cuanto a clasificación, retención de impuestos y otros detalles.
Por suerte, averiguar cómo pagar a los empleados internacionales no es algo que tu compañía deba hacer por sí sola. Puedes trabajar con una Plataforma global de empleo ( Plataforma global de empleo (Compañía de Registro)) para contratar e incorporar afiliados a equipos en el extranjero. Una Plataforma global de empleo (Empleador Registrado) alivia la carga de tus departamentos de contabilidad y te ayuda a evitar posibles problemas de nómina internacional.
Cómo funciona la nómina internacional
La nómina internacional tiene muchas cosas en común con la nómina del país de origen de su empresa. Debe asegurarse de que el método de pago a los miembros del equipo cumpla con las leyes del país y de estar reteniendo y pagando bien los impuestos. Las consideraciones fiscales a la hora de pagar a las personas empleadas internacionales son las siguientes:
- Impuesto sobre la renta: Tu compañía deberá retener la cantidad adecuada de impuesto federal sobre los ingresos de los salarios de los empleados, en función de dónde trabajen y de cualquier impuesto regional, local o estatal aplicable.
- Seguridad Social: Muchos países, no solo EE. UU., cobran algún tipo de impuesto de seguridad social de empleados y empleadores. La cantidad de la contribución de tu empresa puede variar de un país a otro, al igual que la cantidad de la contribución del empleado.
- Impuesto sobre la nómina: En muchos países, una entidad empleadora debe contribuir a un impuesto sobre la nómina, como el impuesto por desempleo y la compensación laboral, por cada empleado. La cantidad del impuesto puede variar considerablemente. También vale la pena señalar que en algunos lugares, el impuesto sobre la nómina puede ser tanto regional o local, como un impuesto federal.
Al pagar a empleados internacionales, una compañía debe cerciorar de retener y pagar los tipos de impuestos adecuados y la cantidad adecuada de impuestos. También debe cerciorar de pagar impuestos en la fecha límite adecuada. Por ejemplo, en EE. UU., las declaraciones de impuestos vencen el 15 de abril y los pagos estimados de impuestos antes del 15día de abril, junio, septiembre y enero. En el Reino Unido, las declaraciones de la renta deben vencer un año luego del final del periodo contable. En Francia, las declaraciones de la renta deben entregar en abril para los ejercicios fiscales que terminan en diciembre. En Alemania, las declaraciones deben entregar el 31de julio.
Además del cumplimiento fiscal, la nómina internacional debe cumplir cualquier norma sobre capacidades y salarios en un país. Tu compañía podría necesitar contribuir al plan de pensiones de empleados en algunas partes del mundo. También debe seguir las normas de salario mínimo en cada país donde contrate a la gente. En algunos países, también es habitual pagar a los empleados un salario13o 14al quinto mes, que suele estar exento de impuestos y se distribuye al final del año.
Algunas zonas también tienen normas sobre cuántas horas puede trabajar un empleado a la semana. Por ejemplo, en la Unión Europea, los empleados no pueden trabajar más de 48 horas durante un periodo de siete días. Los empleados también deben tener 11 horas de descanso en cada periodo de 24 horas, lo que significa que no pueden trabajar más de 13 horas en un solo día. Los empleados en la UE también disponen de cuatro semanas de vacaciones anuales remuneradas cada año.
Dejando a un lado el cumplimiento fiscal y de sueldo, la nómina internacional tiene muchas cosas en común con la nómina nacional. Tu compañía decidirá con qué frecuencia cobran los empleados, por ejemplo, una vez al mes, quincenalmente, el 15y el 30de mes, y así sucesivamente. También decidirás cómo distribuir el dinero a tus empleados de Salo, por ejemplo, mediante depósito directo o cheques en papel.
Desafíos de la remuneración de las personas empleadas internacionales de manera remota
Antes de expandirse internacionalmente o de empezar a contratar trabajadores en otros países, es importante entender los desafíos asociados a la remuneración de su equipo remoto. Si su empresa no cumple las normas de un determinado país, puede verse obligada a pagar cargos y multas.
Cumplir con las normas y expectativas de ciertos países puede requerir un gran esfuerzo por parte de los departamentos de contabilidad y recursos humanos de su empresa. Puede ser útil analizar los problemas más comunes que surgen al pagarle a un equipo remoto para entender a qué hay que prestar atención y qué puede estar en juego.
- Problemas fiscales
- Costumbres locales
- Problemas legales
- Control de tiempo exacto
- Diferencias cambiarias
Problemas fiscales
La entidad empleadora debe retener los impuestos correspondientes de la nómina de una persona empleada extranjero, y la empresa debe pagar los impuestos al gobierno correspondiente en la fecha prevista. Una empresa también debe mantener registros de los impuestos pagados, ya que la autoridad fiscal del país extranjero puede auditar la empresa. Por ende, su empresa deberá conservar los documentos y recibos fiscales durante años o correrá el riesgo de tener que pagar fuertes multas si una auditoría revela que no retuvo o no pagó las cantidades correctas de impuestos.
Costumbres locales
Puedes esperar encontrarte con muchas diferencias culturales a medida que tu negocio se expanda internacionalmente. Algunas diferencias culturales pueden reflejar en la nómina y afectar a cómo pagas a tus empleados internacionales. Por ejemplo, un pago de 13de tres meses es una costumbre común en muchos países de Sudamérica, Europa y Asia. Tu equipo internacional podría empezar a trabajar para tu compañía suponiendo que reciban ese pago extra al final del año. Pero si no conoces la costumbre, corres el riesgo de decepcionar a tu equipo.
Problemas legales
También hay diferencias legales que tener en cuenta al pagar a un equipo internacional remoto. Por ejemplo, en el Reino Unido, los empleadores deben pagar a los empleados £94.25 por semana como Baja Médica Estatutaria si un empleado está enfermo y de baja durante al menos cuatro días. Una entidad empleadora debe pagar baja por enfermedad hasta 28 semanas. En EE. UU., una entidad empleadora puede ofrecer tiempo libre remunerado por enfermedad, pero no está legalmente obligada a pagar a empleados que están de baja por enfermedad. La Ley de Licencia Familiar y Médico (FMLA) en EE. UU. protege a las personas que necesitan tomar tiempo libre del trabajo debido a enfermedades u otros problemas de salud, pero solo durante 12 semanas. La baja FMLA puede ser sin sueldo.
Otros aspectos legales que hay que tener en cuenta a la hora de contratar y pagar a las personas empleadas internacionales son la documentación que exige cada país. En Estados Unidos, por ejemplo, las personas empleadas tienen que proporcionar una prueba de ciudadanía o del derecho a trabajar en el país, como el pasaporte, cuando son contratados. En otros países, la persona empleada puede tener que presentar un número de seguro nacional antes de ser contratada.
Control de tiempo exacto
La medición del tiempo puede ser una preocupación mayor al pagar a empleados internacionales en comparación con pagar a quienes viven y trabajan en EE. UU. En EE. UU., los empleados no exentos reciben pago de horas extra una vez que trabajaron más de 40 horas en una semana, pero no hay un límite máximo de cuántas horas semanales puede trabajar una persona mayor de edad 16 puede trabajar. Eso no ocurre en otros países. En muchos países de la UE, por ejemplo, la semana laboral está limitada a 48 horas. En China, la ley laboral limita la semana laboral a 44 horas. Para evitar sobrepasar el límite, es esencial que un sistema internacional de nóminas incluya un método para registrar y reportar el tiempo con precisión.
Diferencias cambiarias
Las personas empleadas que viven y trabajan en la Unión Europea quieren cobrar en euros, mientras que quienes viven y trabajan en el Reino Unido quieren cobrar en libras. Pagarle a su equipo internacional en la moneda de sus respectivos países los beneficia a ellos, pero puede ser complicado para usted. Por ejemplo, si una moneda extranjera aumenta en relación con el dólar, su empresa puede acabar pagando a sus personas empleadas internacionales bastante más de lo acordado inicialmente.
Una forma de abordar las dificultades creadas por la fluctuación de las divisas es dejar la logística de las nóminas en manos de una plataforma global de empleo (Employer of Record). Su empresa puede pagar en la moneda local, y la plataforma global de empleo (Employer of Record) puede emitir los pagos en la moneda del país de las personas empleadas.
Cómo pagar a las personas empleadas internacionales
Si su empresa contrata a personas que viven y trabajan en un país que no es el suyo, las personas empleadas deberán recibir el pago según las leyes del país donde viven, con pocas excepciones. Por ejemplo, si una persona empleada se traslada temporalmente al exterior y sigue trabajando para la empresa mientras vive en otro país, podría seguir pagándole de la nómina de su país de origen.
Otra opción es que les paguen los clientes internacionales de su empresa. Por ejemplo, si contrata a alguien en Francia para que preste apoyo a un cliente francés de su empresa, esa persona puede ser contratada técnicamente como persona empleada del cliente francés. Usted pagará su salario haciéndole pagos a su cliente, pero el propio cliente se encargará de la nómina de la persona empleada.
De lo contrario, su empresa tendrá que tener una nómina por separado para cada país en el que opere. A la hora de configurar la nómina, tiene varias opciones. Puede crear una subsidiaria en el país para gestionar todo el negocio en esa zona y encargarse de la nómina. Si su empresa está pensando en expandirse permanentemente a nivel internacional, lo lógico sería establecer la empresa en el país. Pero si solo va a contratar a un puñado de personas de otro país o si va a contratar a personas de varios países diferentes, establecer una subsidiaria o sucursal en esos países puede implicar más tiempo y esfuerzo del que le gustaría invertir.
Una opción más rentable podría ser trabajar con una plataforma global de empleo (Employer of Record). Por ejemplo, una plataforma global de empleo (Employer of Record) como Globalization Partners se encarga de todos los detalles para asegurarse de que su equipo internacional cobre en tiempo y forma y según las leyes del país en el que viven y trabajan. Pagamos a sus personas empleadas en tiempo y forma y en su moneda local, y nos aseguramos de que también se paguen los beneficios y los impuestos requeridos.
¿Deben las personas empleadas internacionales ser contratistas independientes?
Contratar a contratistas independientes en lugar de empleados es una opción para tu compañía. Cuando trabajas con autónomos, tu compañía no es responsable de los impuestos de retención ni de pagar la seguridad social o los impuestos de desempleo. Tampoco es necesario pagar beneficios de empleado para los autónomos, y los contratistas no están sujetos a las mismas restricciones horarias que los empleados. Además, tu compañía no tiene que estar registrada en el país donde vive el contratista para pagarle por el trabajo que realiza.
Sin embargo, los contratistas independientes no son simplemente la versión reducida de una persona empleada. Tienen una relación con la empresa que es distinta de la relación entidad empleadora-persona empleada. Cuando trabaja con contratistas independientes, no puede pretender ser su única fuente de ingresos o de empleo. La mayoría de los países tienen definiciones y normas bastante estrictas que deben cumplirse para que una persona pueda ser considerada contratista independiente y no empleada.
Por ejemplo, en el Reino Unido, las personas se consideran contratistas autónomos si presentan ofertas o cotizaciones para obtener un proyecto o encontrar trabajo, y si no trabajan bajo supervisión directa. Los contratistas independientes del Reino Unido también presentan facturas por el trabajo que realizan y los proyectos que finalizan. Los contratistas independientes en el Reino Unido pagan sus propios impuestos y el seguro nacional. Si ese es el caso de las personas que trabajan para su empresa, lo más probable es que pueda considerarlas contratistas independientes. Pero si se contrata a personas en el Reino Unido y se les dicta el alcance del trabajo que hacen o se les hace trabajar bajo las órdenes de un gerente o supervisor, se les describe más exactamente como personas empleadas y deben ser compensadas como tales.
Si tu compañía clasifica erróneamente a los empleados internacionales como autónomos, estás asumiendo algunos riesgos. Si el tribunal determina que tu compañía clasificó incorrectamente a un empleado, puedes ser responsable de pagar los impuestos de esa persona, así como el pago atrasado de las vacaciones vacacionales, que actualmente son 56 semanas de tiempo remunerado al año para la mayoría de los empleados en el Reino Unido.
Aunque contratar a trabajadores internacionales como contratistas independientes puede ser lo más sensato para su empresa, si no cuenta con la orientación necesaria para asegurarse de que esos trabajadores no están mal clasificados, su empresa puede acabar con una factura elevada e importantes problemas legales. Una mejor opción es clasificar a su equipo correctamente desde el principio y trabajar con una plataforma global de empleo (Employer of Record) para asegurarse de cumplir con las leyes laborales locales a la vez que agiliza su proceso de nómina internacional.
Permita que Globalization Partners gestione sus necesidades de nóminas internacionales
Si buscas expandirte internacionalmente y estás listo para empezar a contratar empleados en otros países, Globalization Partners puede ayudarte. Actuamos como la Plataforma global de empleo (Empleador de Registro) para tu equipo internacional, cerciorando que se cumplan los requisitos específicos de nómina por país y que tus empleados cobren puntualmente y en la moneda de su país de origen. Para saber más sobre cómo nuestra solución puede ayudar a tu compañía a medida que crece, contáctanos hoy mismo.
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