¿Por qué montar un negocio en Alemania? El país ofrece muchos beneficios económicos y relacionadas con el personal. Su ubicación centralizada, enorme economía y alta calidad de vida ofrecen numerosos beneficios empresariales, incluyendo una gran población de clientes potenciales, una zona horaria favorable para los negocios globales, un alto producto bruto interno per cápita — USD 47446 a fecha de 2019 — y una fuerza laboral cualificada y formada. Si tu empresa puede aprovechar estos beneficios, encontrarás excelentes oportunidades de crecimiento y beneficios en Alemania.
Si estás pensando en expandir tu negocio a Alemania, uno de los primeros pasos es registrarte formalmente. Registrar una empresa en Alemania puede ser enrevesado y llevar mucho tiempo, así que infórmate bien antes de empezar el proceso.
Cómo expandir una empresa a Alemania
Cuando tu empresa esté lista para expandir, tienes dos opciones básicas: crear una filial o trabajar con una Plataforma global de empleo (Employer of Record). Asociarse con una Plataforma global de empleo (Employer of Record) suele hacer que el proceso sea más sencillo y fácil, aunque las empresas que ya conocen a las filiales pueden optar por esta opción tradicional.
Para comenzar con una expansión tradicional basada en filiales, tu empresa necesita recopilar información esencial sobre temas como el costo de vida, los impuestos y las contribuciones a la seguridad social que debes realizar en Alemania. También deberías investigar qué necesitas para contratar, incluyendo lo siguiente:
- Requisitos contractuales
- ley laboral
- Sueldos típicos
- Políticas de tiempo libre remunerado
- Beneficios
- Restricciones de despido
- Requisitos del Convenio Colectivo de Trabajo (CBA)
La nómina en Alemania puede ser especialmente compleja: tu empresa no puede simplemente depositar fondos en las cuentas bancarias de tus nuevos empleados. Deberías investigar los impuestos y retenciones para los distintos programas de la seguridad social, y cerciorarte de pagar estas sumas a tiempo para mantener el cumplimiento legal de tu compañía.
Sin embargo, antes de completar todas estas tareas, necesitas constituir tu empresa y considerar el costo de registrar una empresa en Alemania. Estos pasos son esenciales para que tu filial opere legalmente en el país.
¿Cuáles son los requisitos para la formación de una compañía en Alemania?
El registro de empresas extranjeras en Alemania puede ser un proceso complejo y que consume mucho tiempo. Aquí tienes algunos de los pasos que tu empresa tendrá que completar:
1. Una estructura corporativa
En cuanto a cómo constituir una empresa en Alemania, tu empresa tiene varias opciones para incorporar:
- Empresa de trading abierta: Constituir como una empresa de comercio abierto, o Offene Handelsgesellschaft (OHG), suele ser una opción atractiva para los mayoristas. Como empresa de comercio abierto, tu negocio necesitaría un acuerdo formal de sociedad y un registro en el registro mercantil. No tendrías que aportar capital mínimo, por lo que los accionistas no serían responsables con sus activos privados por deudas o bancarrota.
- Sociedad limitada: Una sociedad limitada, conocida en Alemania como Kommanditgesellschaft (KG), requiere capital. Al igual que una sociedad comercial abierta, requiere un acuerdo formal de sociedad y una inscripción en el registro mercantil alemán. El contrato entre los socios determina la distribución de ganancias y pérdidas, y el fundador debe presentar un reporte anual de dichos beneficios y pérdidas a la oficina local de impuestos. Si la empresa quiebra o contrae deudas, los propietarios se hacen responsables de sus activos privados, pero la responsabilidad de los socios limitados se extiende solo a su inversión.
- Pequeña empresa anónima: Constituir como una pequeña empresa anónima, o Aktiengesellschaft (AG), es posible, aunque más raro en Alemania. Esta estructura es más compleja de establecer que las alternativas, aunque solo requiere un accionista. Para constituir como una pequeña sociedad anónima, una empresa debe contar con fundadores dedicados que puedan aportar grandes cantidades de capital, normalmente al menos 50,000 euros, y luego hacer con todas las acciones de la empresa. La compañía también debe formar un consejo de supervisión, obtener la certificación notaria y obtener el registro en el registro mercantil.
- Sociedad privada de responsabilidad limitada: La versión alemana de una sociedad de responsabilidad limitada es la Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Este tipo de empresa probablemente sea más familiar para las empresas estadounidenses, británicas, suizas y austriacas, aunque también pueden emplearla empresas de otros países. A diferencia de las otras opciones de esta lista, una inscripción en GmbH en Alemania está financieramente separada de las personas que la gestionan, y cualquier beneficio va directamente a la empresa después de que esta pague los impuestos necesarios. Constituir este tipo de empresa requiere una inversión de 25,000 euros en capital social, la mitad del cual los fundadores deben aportar un ingreso antes de su registro.
- Sociedad de responsabilidad limitada empresarial: Este tipo de empresa, conocida en Alemania como Unternehmergesellschaft (UG), es un tipo particular de GmbH que requiere solo 1 euro de capital social. Es ideal para fundadores que no desean aportar mucho capital por adelantado.
2. Un nombre de empresa único
Cerciórate de no usar nombres de empresas alemanas preexistentes para tu nueva sucursal. Consulta el registro comercial alemán, o Handelsregister, para cerciorarte de que el nombre propuesto de tu empresa no está ya en uso.
Si está en uso, tendrás que cambiarlo antes de poder presentar la documentación oficial.
3. Un objetivo claro de la empresa
La ley alemana exige que declares un objetivo oficial, o Unternehmensgegenstand, para tu empresa al registrarte. Este objetivo debe incluir el propósito de tu empresa y las actividades en las que vas a participar. El objetivo es legalmente vinculante, por lo que deberás considerar cuidadosamente los objetivos y actividades de tu empresa antes de finalizar una declaración oficial. También deberías incluir el objetivo de tu empresa en tus estatutos sociales.
La Cámara de comercio e Industria de Alemania suele consultar gratuitamente el nombre y el objetivo de tu empresa. Merece la pena aprovechar este servicio para ganar confianza en tus propuestas.
4. Estatutos y lista de accionistas
Tu empresa debe redactar los estatutos oficiales antes de que puedas registrarte formalmente. Puedes emplear una plantilla estándar para reunir estos artículos, redactar tu declaración de registro y definir los estatutos de la empresa. O puedes redactar tus estatutos desde cero, si prefieres.
También necesitas elaborar una lista de los accionistas de la sucursal de tu empresa. Presentarás esta lista formalmente durante el registro, así que cerciórate de que esté completa y sea precisa.
Si tus accionistas y directores no son ciudadanos alemanes ni de la Unión Europea (UE), requerirán una documentación exhaustiva. Un notario local deberá confirmar la existencia y la representación adecuada de tu empresa, y las autoridades estatales también deben firmar. Si tus directores no son ciudadanos naturalizados de Alemania, puede que necesiten presentar prueba de residencia permanente o una visa de entrada múltiple.
Dado que estos requisitos son legalmente complejos, tu empresa puede querer contratar los servicios de una Plataforma global de empleo (Employer of Record) con experiencia. Una Plataforma global de empleo (Employer of Record) ya tendrá presencia empresarial en Alemania, así que puedes evitar los complejos requisitos empresariales alemanes y empezar a contratar de inmediato.
5. Seguros
Probablemente tu empresa necesite contratar un seguro y, para mayor tranquilidad, probablemente querrás contratar un seguro adicional más allá de lo obligatorio. Puede que necesites seguro empresarial, seguro de personal, seguro de edificios y contenidos, seguro de responsabilidad civil pública u otros tipos de cobertura.
Cómo registrar tu empresa en Alemania
Dado que el proceso de registro de empresas en Alemania es complejo, es importante seguir estos pasos:
1. Ve a un notario para incorporar tu sucursal.
El primer paso es reunir a tus accionistas y dirigirte a la oficina de un notarial. Cerciórate de llevar identificación y los documentos necesarios, como los estatutos sociales, la lista de accionistas y el objetivo de la empresa.
Si tu empresa puede trabajar con un notario para pagar tus honorarios, podrías ahorrar tiempo. Ser responsable de las tasas por ti mismo causará un retraso: tendrás que esperar a recibir la factura por correo, y no recibirás tu licencia hasta que la pagaste. Sin embargo, el notario con el que trabajes puede poder avalar el pago, especialmente si depositas los fondos en efectivo en la oficina del notarial.
2. Abre una cuenta bancaria alemana.
Tu empresa necesita una cuenta bancaria alemana para sus operaciones empresariales, nóminas e impuestos dentro del país. Tener una cuenta bancaria alemana te permite declarar formalmente tu compañía y empezar a pagar impuestos.
Si tu empresa ya tiene una cuenta bancaria europea en otro país, puede que puedas usar esa cuenta para operaciones empresariales en Alemania. La cuenta debe soportar transferencias del Área Única de Pagos en Euros (SEPA) si eliges este acuerdo.
Ten en cuenta que muchos bancos alemanes no prestan servicios a los fundadores de empresas que no sean ciudadanos alemanes o de la UE. Tu empresa puede querer ajustar la lista de fundadores en consecuencia o colaborar con socios externos que puedan prestarte ayuda.
En cuanto tengas una cuenta bancaria, puedes depositar tu capital social, o Stammkapital, en la cuenta en efectivo o mediante transferencia bancaria. Luego tendrás que enviar una copia del recibo de depósito al notario como confirmación y pagar la factura notarial.
3. Contrata los servicios de asesores fiscales cualificados.
Trabajar con asesores fiscales cualificados es beneficioso porque pueden ayudarte a navegar por complejas complejas cuestiones fiscales locales, y la sociedad ofrece beneficios adicionales durante el proceso de registro de tu empresa. Tus asesores fiscales pueden encargar de parte del trabajo de registro por ti, ahorrándote tiempo y trabajo mental. Los buenos asesores fiscales también pueden ser fundamentales para ayudarte a completar el cuestionario necesario de la oficina de impuestos, o Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Quizá quieras conceder un poder notarial a tus asesores fiscales para que puedan tomar decisiones fiscales en nombre de tu empresa.
4. Presenta tu registro comercial y obtén una licencia comercial.
El siguiente paso es presentar tu registro comercial en la oficina local de comercio, la Gewerbeamt, y obtener la licencia conocida en Alemania como Gewerbeschein. Esta licencia comercial permite que tu empresa comience a operar en el país.
Tu empresa probablemente puede aplicar esta licencia comercial en línea, o puedes acudir a la oficina de aplicación del orden público, el Ordnungsamt.
5. Registra tu empresa en el registro comercial.
El siguiente paso en el registro de empresas alemanas es presentar la documentación de registro en el registro mercantil, o Handelsregister, en tu ubicación. Hacerlo establecerá legalmente tu empresa y protegerá el nombre de tu empresa.
Para registrar en el Handelsregister, su compañía debe presentar un contrato de empresa notarial. También probablemente tendrás que pagar una comisión de unos cientos de euros.
6. Registra tu empresa en la oficina de impuestos.
Una vez que obtuviste las cuentas y licencias necesarias y presentado la documentación preliminar necesaria, podrás registrar tu empresa en Alemania. Para ello, debes acudir a la oficina de impuestos, el Finanzamt, para rellenar la documentación oficial de registro, o puedes enviar la documentación completada por correo. También puede que necesites mostrar el recibo del registro comercial.
La documentación de registro, conocida oficialmente como Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, es extensa y compleja. Para ahorrar tiempo y garantizar la precisión, muchas compañías aplicar ayuda a sus socios fiscales en esta etapa, si no antes.
7. Regístrate en los organismos comerciales locales.
Una vez que tu empresa esté formalmente registrada en Alemania, puede que también quieras registrarte en organismos reguladores locales. Investiga las organizaciones relevantes en tu zona, incluyendo la Cámara de Industria y Comercio local o la Cámara de Oficios Especializados.
También querrás registrarte en la organización profesional, conocida en Alemania como Berufsgenossenschaft, que cubre el sector de tu empresa.
8. Obtén tus números de identificación fiscal.
Una vez que te registres, tu empresa recibirá un número de identificación fiscal del Finanzamt. Este número, conocido como Steueridentificationsnummer, es el número fiscal que usarás para muchas de tus transacciones fiscales locales.
Una vez que tengas tu número de identificación fiscal, también puede que necesites aplicar en la Oficina Federal de Impuestos para obtener el número de identificación del impuesto sobre el valor agregado (IVA), o USt-IdNr, que usarás para tus impuestos sobre el valor agregado. No recibirás un número de identificación de IVA si tu negocio es lo suficientemente pequeño como para no pagar IVA.
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