La colaboración es un reto para muchas organizaciones. Por eso, la mayoría de los métodos ágiles introducidos en los últimos 20 años fueron diseñados para romper aislamiento y mejorar la colaboración entre equipos, departamentos, funciones e incluso productos.

En G-P, somos una compañía de trabajo remoto. Ingenieros, diseñadores y gestores de producto están repartidos por América, Europa y Asia. Nuestro objetivo: crear relaciones, dedicar tiempo a conversaciones, lograr la alineación y fomentar la conexión cuando los miembros del equipo pueden estar separados por océanos o en zonas horarias completamente diferentes. El trabajo remoto fue un cambio radical. Y siempre está la opción de conocer a los colegas en persona.

Mejor juntos

A menudo reunimos equipos para eventos presenciales. El propósito suele ser planear, y también conseguimos colarnos a tiempo para socializar y conectar. En 2024, notamos que la planeación estaba interfiriendo en nuestras conversaciones. La lección: La conexión es tan importante como la planeación estratégica.

Experimentación – un hackathon de personas

Nos encanta la experimentación. Aunque no existe un proceso formal, empleamos el modelo Observar, Orientar, Decidir, Actuar (OODA). Los bucles OODA siempre están en acción mientras nuestros equipos trabajan, porque nada permanece constante en tecnología.

En 2025, nos propusimos generar un impacto significativo al reunir a las personas con tecnología de espacios abiertos (OST).

Presentamos la banda sonora

OST es un formato de reunión no conferenciante o dirigido por participantes que estuve empleando durante los últimos 10 años. A menudo asistimos a conferencias y descubrimos que las experiencias más memorables no son las charlas en sí, sino las conversaciones apasionadas con otros asistentes durante las pausas para el café. 

OST está diseñado para replicar pausas informales para el café de conferencias. Un poco de organización y unas pocas reglas sencillas permiten que los grupos grandes se autoorganicen y que cada participante individual contribuya.

Las reglas de la banda sonora

Una banda sonora necesita ciertos límites para funcionar. Hay cinco principios y solo una ley. Los principios son:

  • Quien asista es la persona adecuada. Trabaja con quien venga a tu sesión, sean cinco personas o 50. Les importa y se comprometerán.

  • Cuando empiece es el momento adecuado. A la creatividad no le importa el reloj. Dadle tiempo al grupo para que se acomode.

  • Donde estás es el lugar adecuado. Puede que tuvieras planeado asistir a una sesión, pero ya estás en una conversación interesante. Quédate donde estás.

  • Cuando se acaba, se acaba. Si la conversación o la sesión llegó a una conclusión natural antes de lo previsto, agradezca al grupo y pon fin a la conversación.

  • Lo que pase es lo único que podría pasar. Confía en el proceso y mira hacia dónde te llevan las cosas. Aprovecha al máximo lo que pasó y acepta que las cosas no siempre salen según lo planeado. 

La ley de los dos pies es sencilla: si sientes que no estás aprendiendo ni aportando nada, usa tus dos pies para ir a otro sitio.

La ley de los dos pies da a todos la capacidad de marcar la diferencia. Durante el día de trabajo, nos sentamos en reuniones aburridas y sentimos que no tenemos otra opción — no en una banda sonora.

Sentados en círculo

El formato de una banda sonora siempre es divertido. Empezamos y terminamos el día con un círculo. Parece normal, hasta que te das cuenta de que poner a 180 personas en círculo es un tipo diferente de reunión. La primera pregunta siempre es: "¿Dónde está la pantalla?" No hay ninguno. Seguido de, "¿Puedes enviarme la agenda?" Tampoco hay uno de esos casos.

El círculo inicial prepara el día. Y el círculo de cierre nos da tiempo para reflexionar. La mayor parte del día la pasa en sesiones — normalmente una multitud de personas alrededor de una pizarrón debatiendo educadamente un tema. Las sesiones duran 30 minutos cada una, y hay 3 a 5 pistas paralelas que corren. Hay mucha elección. Los temas suelen ser preguntas como: "¿Cómo probamos agentes artificiales de inteligencia?"

El ambiente

Desde el punto de vista de un líder, hay riesgo. Llevas a todos fuera de la sede durante un día, gastas mucho dinero en el proceso y quieres un retorno de tu inversión. Eso es comprensible. Para los participantes, puede haber la idea de que hay una agenda oculta y estamos fingiendo que es espontánea.  No estamos fingiendo. Por supuesto, es necesaria una preparación cuidadosa para cerciorar una sensación de espontaneidad. 

Cuando alguien dice: "No hay agenda, todo irá bien", los líderes se ponen nerviosos. Eso es comprensible.

La energía de cada banda sonora es la misma. Curiosidad, nerviosismo por la falta de pantallas, emoción por el rompehielos, interés genuino por los temas planteados, expectación por unir a la discusión y sorpresa al final del día cuando todo funciona. Reflexiones profundas surgirán después, prueba de que una banda sonora es una experiencia transformadora.

La clave es el aprendizaje y la autenticidad. El aprendizaje requiere un espacio seguro para la investigación. La gente necesita hacer preguntas. Y necesitan un espacio para compartir ideas locas y conocer.

En muchas reuniones de trabajo, hay política y presión para estar de acuerdo. Las preguntas insistentes obtienen respuestas inexpresivas como: "Vamos a poner eso en el parqueadero." Quizá un espacio abierto sea el parqueadero. Y el parqueadero es tan importante como el edificio principal (los temas a tratar). Necesitas ambos.

Una sensación de seguridad

Los espacios abiertos funcionan porque crean un entorno de seguridad psicológica. Parece fácil, pero no lo es. Es importante dar seguimiento a las ideas sugeridas en el espacio abierto. La conversación sin acción no ayuda a nadie. 

La importancia del seguimiento

Este año adoptamos un enfoque diferente. Tuvimos más de 30 sesiones en el espacio abierto, y cada sesión acompañaba un tomador de notas o un escriba. Durante la sesión escribieron puntos interesantes en una página de A3 . Normalmente creamos un muro de ánimo al final del día para reflexionar sobre nuestros pensamientos. Esta vez, tomamos unas 60 fotos de notas, las introducimos en Gemini y las convertimos en Markdown. Luego lo fusionamos y lo subimos a NotebookLM. Como puedes imaginar, captó sentimientos, conclusiones, temas, acciones e ideas en cuestión de minutos.

Aprovecha el tiempo con sabiduría

El remoto primero tiene muchos beneficios, pero es difícil gestionar un taller grande en una videollamada. No imposible, pero difícil. Comprobamos que pasar tiempo juntos en persona genera emoción, seguridad, vínculos y planes que no ocurrieron en una videollamada.

Hace diez años, se tardaba una semana en sintetizar todos los hallazgos de un evento en espacios abiertos. Hoy en día, tarda un par de horas. ¿Cómo será en el futuro? Una cosa es segura: la energía y la vitalidad de una banda sonora —combinadas con el poder de conectar a las personas— seguirán siendo valiosas.