Hay muchas razones por las que los empleados dejan una compañía: se pensionan, encuentran un nuevo empleo o se marchan involuntariamente debido a despidos o despidos. Independientemente de estas razones, las compañías deben preparar para que la salida sea una transición sencilla.

La salida de un empleado forma parte del viaje de la experiencia empleado remoto y las compañías deben preparar con antelación para el proceso de desvinculación. Esto incluye invertir recursos para que el proceso sea fluido, porque pasar por alto el proceso de desvinculación puede dañar la marca entidad empleadora mucho después de la salida del empleado. De hecho, según una encuesta realizada por Fractl, un tercio de los empleados estadounidenses espera un mes completo antes de abandonar una revisión de su compañía.

El proceso de desvinculación es tan importante como la incorporación y es un elemento clave del ciclo del empleado. Muryel Dias, gerente de Recursos Humanos Operaciones Sur y Centroamérica en Globalization Partners , afirma: "El proceso de desvinculación comienza en el momento en que incorporas a un empleado, y sin un proceso adecuado de proceso de desvinculación, las compañías pueden destruir la experiencia global del empleado." Preparar las salidas de los empleados puede ser complicado cuando trabajas en una oficina, pero en un entorno de trabajo remoto, el proceso de desvinculación requiere aún más tiempo y atención.

4 razones por las que un proceso de desvinculación efectivo es fundamental para tu compañía

Se demostró que un proceso detallado y eficaz de proceso de desvinculación conduce a una mejor retención de talentos. Un proceso de desvinculación estructurado y bien pensado también garantiza que los equipos de Recursos Humanos puedan facilitar el proceso tanto para empleadores como para empleados.

Crear un proceso de proceso de desvinculación es crucial para:

#1: Evita problemas legales y financieros
Reunir y firmar todos los documentos necesarios como parte del proceso de desvinculación reducirá el riesgo de quejas o demandas por parte de la entidad empleadora. Esto es especialmente cierto durante salidas involuntarias, como los despidos, cuando existen leyes específicas de cada país que los empleadores deben cumplir para garantizar que sus acciones sean legales.

#2: Prevenir brechas de datos
Losequipos de Recursos Humanos deben cerciorar de que haya tiempo suficiente para desconectar de los empleados del sistema, desactivar sus cuentas y cortar el acceso a cualquier plataforma e información que ya no necesiten. Si los empleados tienen acceso a los datos de la compañía tras su salida, esto podría llevar a la difusión de información confidencial que ponga en peligro a la compañía.

#3: Mejorar la reputación de la compañía
Poner fin a la relación empleado-entidad empleadora de la mejor manera posible garantiza que los empleados se vayan sentir respetados y valorados por el tiempo que pasaron en la compañía. Las opiniones de los empleados influyen en la reputación de la compañía. De hecho, las valoraciones son importantes para el 95 por ciento de los candidatos a empleo, lo que significa que las valoraciones negativas de la compañía pueden influir en las decisiones de los posibles candidatos sobre si postular o no a un puesto.

#4: Recibe comentarios valiosos
Los empleados que abandonan la compañía voluntariamente son una fuente asombrosa de retroalimentación. Escuchar los motivos de su marcha o simplemente su opinión honesta ayudará a la compañía a mejorar en el futuro.

Según Snapsurveys, "Las compañías con mejor rendimiento no solo son buenas aceptando comentarios, sino que también aplicar comentarios deliberadamente. Y saben que la retroalimentación solo es útil cuando resalta tanto debilidades como fortalezas."

Proceso de desvinculación en un entorno de trabajo remoto

El trabajo remoto tiene muchos beneficios, pero aún puede haber algunos inconvenientes. Sin la posibilidad de tener interacciones cara a cara, las barreras para la conexión y la comunicación pueden convertir en un gran desafío cuando se trata de remoto proceso de desvinculación.

"La falta de proximidad física hace especialmente importante implementar un proceso de desvinculación reflexivo en el que una comunicación clara sea clave para generar confianza y evitar malentendidos en el momento de la salida de los empleados", afirma Camila Torres, especialista en RR. HH. a Globalization Partners.

El propósito de definir el proceso de proceso de desvinculación es crear una transición fluida para el empleado y proteger a la compañía frente a brechas de datos y riesgos de seguridad.

Factores que definen el proceso de proceso de desvinculación

Hay dos factores que determinan qué pasos seguir en el proceso de desvinculación: la razón de la salida y el puesto del empleado.

Motivo de la salida

Dependiendo del motivo de la salida, algunas etapas del proceso pueden volver más importantes que otras. Por eso el proceso de desvinculación debe adaptar a las condiciones de cada caso. Hay cuatro razones principales para la marcha:

1. renuncia
Es importante que los equipos de Recursos Humanos definan un proceso que ayude a prevenir salidas inesperadas y que dé tiempo suficiente para cubrir el puesto vacante. Los empleados deben recibir directrices que establezcan los requisitos para garantizar una salida fácil. Estas directrices podrían hacer necesario un periodo mínimo de notificación, notas de entrega, reportes y acceso a datos.

2. Jubilación
Los equipos de Recursos Humanos deben planear la jubilación de los empleados con antelación. Deben garantizar el cumplimiento de los planes de pensiones y determinar el pago final a los empleados. Una de las mejores prácticas para cerciorar una salida agradable es ofrecer a los empleados que se pensionan una fiesta de despedida adecuada y un reconocimiento en forma de un premio o un regalo, especialmente si trabajaron mucho tiempo para la compañía.

3. Despido
Despedir empleados es difícil, pero a veces inevitable. En estos casos, lo mejor es tratar al empleado con respeto y empatía y dejar muy claro por qué está siendo despedido.

4. Despido
Las terminaciones son una de las tareas más difíciles de Recursos Humanos y, en estos casos, el proceso de desvinculación debe planear meticulosamente. El empleado debe recibir un aviso por escrito que exponga los hechos que motivan el despido y los artículos legales en los que se basa la compañía para tomar esta decisión y evitar cualquier problema.

Ten en cuenta que los componentes clave de cumplimiento, como los documentos requeridos y el periodo de prueba, varían según el país. Permitir que los empleados se despidan de sus colegas, atender sus últimas peticiones y mostrar una imagen de unidad corporativa durante todo el proceso son algunas de las claves para garantizar un despido sin contratiempos.

Según Dias y Torres, independientemente del motivo de su salida, es fundamental que los empleados se sientan cómodos. Recursos Humanos nunca debe olvidar que trata con seres humanos, por lo que la empatía, la comunicación y la solidaridad son fundamentales, especialmente cuando se trata de un proceso remoto de desvinculación.

También es fundamental cerciorar de que los empleados reciban todos los pagos y paquetes de indemnización a los que tienen derecho. Los empleadores deben ser conscientes de que las leyes y regulaciones locales sobre los paquetes de indemnización y pagos durante los despidos varían según el país o la región.

Tipo de puesto
Los pasos implicados en el proceso de proceso de desvinculación también varían según el puesto que desempeñe el empleado. Por ejemplo, despedir a empleados contables puede requerir una comprobación de los registros financieros antes de su salida, mientras que los afiliados a TI pueden requerir controles de seguridad para evitar que se lleven datos personales con ellos.

Cómo crear un proceso remoto efectivo de desvinculación
Los equipos de Recursos Humanos deben crear un proceso de proceso de desvinculación personalizado basado en las necesidades específicas de su compañía. El proceso dependerá en gran medida del tipo de salida, especialmente si el empleado se va voluntaria o involuntariamente, así como de aspectos básicos como el tamaño de la compañía.

En un entorno de trabajo remoto, el proceso de proceso de desvinculación requiere que las compañías realicen comunicaciones básicas en un entorno virtual, lo que probablemente requerirá nuevos pasos y consideraciones cuidadosas. Aquí tienes algunos consejos para cerciorar que el proceso remoto de desvinculación se lleve a cabo de forma legal y exitosa.

1. Redacta un plan de comunicación
El proceso de desvinculación comienza en el momento en que el equipo Recursos Humanos se entera de una salida, independientemente de si implica un despido o una renuncia. Es especialmente importante redactar un plan de comunicación remoto que detalle cómo se informará al resto del equipo. Establece un canal común para la comunicación y programa reuniones y videollamadas con antelación. Según Edwina Tan, Directora de Operaciones Globales Asia Pacífico (APAC) en Globalization Partners, es fundamental prestar atención al tono empleado en los emails y conversaciones con los empleados.

El plan también debe tener en cuenta a los clientes del empleado y cómo notificarles correctamente. Este plan de comunicación debe contener información clara sobre la salida para evitar malentendidos.

2. Prepara la documentación
La documentación para el proceso de desvinculación de un empleado remoto no es diferente al proceso para salidas presenciales, salvo que debe hacer digitalmente. Los equipos de Recursos Humanos deben recopilar toda la documentación necesaria para cerciorar de que todo está en orden y se lleva a cabo legalmente. Es necesario revisar los contratos y acuerdos de confidencialidad para aclarar los términos de salida y responder a cualquier pregunta. Recursos Humanos también debe preparar la documentación relativa a paquetes de compensación, beneficios, reembolsos e impuestos. Todos estos documentos pueden compartir mediante sistemas de gestión documental y firma digital para garantizar que el proceso sea fluido y seguro.

3. Planea el proceso de transición
El paso más importante en este punto del proceso es crear un plan para que la transición de trabajo y responsabilidades tras la salida del empleado remoto sea fluida. Este plan debería incluir revisiones regulares en línea para revisar el estado de los proyectos, reasignar tareas que ya iniciaron el empleado y establecer las bases para que el nuevo empleado pueda realizar las tareas necesarias. Recursos Humanos debe ser claro con los equipos afectados sobre cómo será esta transición y hacia dónde acabará el trabajo del empleado.

4. Programa sesiones de transferencia de conocimiento online
Esta es una de las partes más esenciales del proceso remoto efectivo de desvinculación para salidas voluntarias. Durante las sesiones de transferencia de conocimiento en línea, los empleados que se marchan comparten información con sus colegas o subordinados directos, y con la nueva persona empleada, si es posible. Esta información debe incluir un registro de responsabilidades y tareas, el estado de los proyectos y el acceso a información, software y documentos.

5. Recuperar activos de la compañía
Si la compañía proporcionó equipos y activos a los empleados durante su antigüedad, es importante que estos se envíen de vuelta a la entidad empleadora antes de la salida. Los equipos de Recursos Humanos deben elaborar una lista de verificación digital y organizar la recogida de estos activos en los últimos días antes de que el empleado se marche. Esta lista puede incluir artículos como computadoras, teléfonos móviles, llaves, acreditaciones de identificación y tarjetas de crédito corporativas, y debe enviar al empleado que se marcha junto con una carta digital de devolución de propiedad de la compañía.

6. Eliminar cuentas de usuario
El trabajo remoto exige compartir información en línea. Por lo tanto, los empleados tienen acceso a herramientas internas como cuentas de email, discos, bases de datos y fuentes de información sensible. Desprovisionar el acceso remoto a esta información y recuperar cualquier activo digital, incluidas contraseñas y códigos clave, ayuda a prevenir brechas de seguridad. Por muy buena que sea la relación entidad empleadora-empleado, los empleados que se marchan no deberían tener acceso a ninguna información una vez que dejen de formar parte del equipo.

7. Realiza una entrevista virtual de salida
Aunque solo se aplican para salidas voluntarias, las entrevistas virtuales de salida son clave para garantizar un proceso de desvinculación impactante. El objetivo de estas entrevistas es obtener opiniones valiosas sobre la experiencia empleado dentro de la compañía. Esta será la última oportunidad para dejar a los empleados con una impresión positiva antes de su salida. También es un excelente medio para recopilar información que ayudará al departamento de Recursos Humanos a tomar mejores decisiones en el futuro. Aprovecha para conocer el puesto, su visión del trabajo remoto y su experiencia general.

Crear un proceso remoto efectivo de desvinculación es tan beneficioso para las compañías como para los empleados. Sin embargo, puede ser difícil navegar por las complejidades que conlleva la salida de un empleado, especialmente cuando la comunicación presencial no es una opción.

Globalization Partners'inteligencia artificial plataforma de empleo global ' te ayudará a garantizar el cumplimiento durante el proceso de desvinculación de tus empleados internacionales.

Para saber más sobre G-P Recruit, visita nuestro sitio web y cuéntanos cómo podemos ayudarte a encontrar el mejor talento, en la ubicación adecuada y al precio adecuado.