Que sont les formulaires fiscaux 1096?

Qu'est-ce qu'un formulaire 1096? Il s'agit d'une lettre de motivation que vous envoyez à l'IRS lorsque vous envoyez des formulaires fiscaux, tels que le formulaire 1099-NEC, pour déclarer la rémunération des non-salariés. Découvrez où vous procurer les formulaires 1096, comment les remplir et quand vous devez les déposer.

À quoi sert le formulaire 1096?

Le formulaire 1096, connu sous le nom de Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns, est un formulaire récapitulatif que vous envoyez avec les formulaires fiscaux :

• 1097
• 1098
• 1099
• 3921
• 3922
• 5498
• W-2G

Vous ne devez envoyer le formulaire 1096 que si vous envoyez des formulaires fiscaux informatifs à l'IRS par courrier. Si vous déposez votre demande par voie électronique, il n'est pas nécessaire d'envoyer la page de couverture avec vos formulaires. En fonction du nombre de formulaires fiscaux différents que vous déposez, vous devrez peut-être remplir et envoyer plusieurs formulaires 1096. Par exemple, si vous envoyez 10 le formulaire 1099-NEC, vous pouvez utiliser un formulaire 1096 pour eux. Si vous envoyez également cinq formulaires 1098, vous devrez utiliser un formulaire 1096 distinct pour ces formulaires.

Il est important de garder à l'esprit que le formulaire 1096 ne peut être utilisé que pour les formulaires fiscaux envoyés par la poste. Si vous déposez votre demande par voie électronique, l'IRS a une procédure différente à suivre.

Qui doit remplir un formulaire fiscal 1096?

Si votre entreprise envoie des déclarations d'information à l'IRS par courrier, vous devez utiliser le formulaire 1096. Vous pouvez avoir besoin de plusieurs exemplaires du formulaire 1096, en fonction du nombre de formulaires d'information différents que vous envoyez. Voici un aperçu des formulaires d'information qui accompagnent généralement le site 1096:

• Formulaire 1097: Le formulaire 1097 fait état des distributions de crédits d'impôt provenant de fonds communs de placement ou d'obligations au cours de l'année.
• Formulaire 1098: Le formulaire 1098 est le relevé des intérêts hypothécaires. Si votre entreprise a reçu plus de600 $ d'intérêts hypothécaires d'un particulier au cours de l'année, vous devez remplir le formulaire et le soumettre au payeur et à l'IRS.
• Formulaire 1099: Il existe 20 différents types de formulaires 1099, du formulaire 1099-A, qui déclare les dettes hypothécaires annulées, au formulaire 1099-NEC, qui déclare la Masse salariale des non-employés. Si votre entreprise travaille avec des prestataires, vous leur enverrez probablement le formulaire 1099-NEC à la fin de l'année. Votre entreprise doit remplir un formulaire 1096 distinct pour chaque type de 1099 que vous envoyez. Par exemple, si vous envoyez cinq formulaires 1099-MISC et cinq formulaires 1099-NEC, vous devez envoyer deux formulaires 1096.
• Formulaire 3921: Si une personne exerce des options sur action au cours de l'année, votre entreprise doit remplir le formulaire 3921 pour le déclarer.
• Formulaire 3922: De même, le formulaire 3922 signale le transfert d'une action d'une société à un employé.
• Formulaire 5498: Si votre entreprise gère des comptes de retraite individuels (IRA) pour des personnes, elle doit leur envoyer le formulaire 5498 à la fin de l'année pour déclarer les cotisations qu'elles ont versées sur le compte.
• Formulaire W-2G : Ne confondez pas le formulaire W-2G avec le formulaire W-2. Le formulaire W-2 est la déclaration de salaires et d'impôts que votre entreprise envoie à ses employés à la fin de l'année. Il résume les revenus de chaque personne et les impôts qu'elle a payés. Le formulaire W-2G déclare les gains provenant de certains types de jeux de hasard. Il indique également le montant de l'impôt fédéral éventuellement retenu sur ces gains.

Comment remplir le formulaire de l'IRS 1096

Les instructions du formulaire 1096 sont assez simples, mais il y a deux choses dont vous devez absolument vous souvenir lorsque vous remplissez le formulaire. Tout d'abord, vous devez obtenir une version officielle du formulaire auprès de l'IRS. Vous ne pouvez pas imprimer une copie à partir du site web de l'IRS. Deuxièmement, vous devez utiliser un formulaire 1096 distinct pour chaque type de déclaration d'information que vous soumettez.

C'est pourquoi il est conseillé de remplir les déclarations d'information de votre entreprise avant de commencer à remplir le formulaire 1096. Vous saurez combien de versions du formulaire 1096 vous devrez remplir et envoyer si vous remplissez d'abord vos formulaires d'information. Dans le cas contraire, vous risquez de devoir faire demi-tour et recommencer le processus.

Voici comment remplir le formulaire 1096 pour chaque type de formulaire d'information que vous envoyez :

Saisissez les informations relatives à votre entreprise

La première étape pour remplir le formulaire 1096 est assez simple : il s'agit de saisir les informations relatives à votre entreprise. Inscrivez le nom de votre entreprise ou le nom du déposant dans la case située en haut à gauche du formulaire. Sous le nom, indiquez l'adresse postale du déposant. Ajoutez ensuite des informations sur la personne que l'IRS doit contacter si nécessaire. Indiquez leur nom ainsi que leur numéro de téléphone et leur adresse électronique. Un espace est également prévu pour le numéro de fax, si votre entreprise en utilise un.

L'adresse et les coordonnées que vous indiquez sur le formulaire 1096 doivent correspondre à celles que vous avez indiquées sur les formulaires d'information.

Il y a une case sur le côté droit du formulaire qui porte la mention "réservé à l'usage officiel". Ne remplissez pas cette section.

Ajoutez votre numéro d'identification fiscale

Après avoir indiqué le nom et les coordonnées de votre entreprise, vous disposez de deux espaces pour indiquer votre numéro d'identification fiscale. Si votre entreprise possède un numéro d'identification d'employeur (EIN), indiquez-le dans la case 1. Si vous êtes propriétaire unique ou indépendant, il se peut que vous n'ayez pas d'EIN. Dans ce cas, indiquez votre numéro de sécurité sociale dans la case 2.

Il vous suffit d'indiquer un chiffre dans la case 1 ou dans la case 2. Si vous disposez à la fois d'un numéro de sécurité sociale et d'une EIN, n'utilisez que l'EIN.

Veillez à ce que le numéro que vous saisissez corresponde à celui que vous avez inscrit sur les formulaires d'information.

Additionnez le nombre de formulaires

Dans la case 3, vous indiquez le nombre de formulaires que vous envoyez avec ce formulaire 1096. Par exemple, si vous envoyez 20 du formulaire 1099-NEC, écrivez 20. Si vous envoyez 20 du formulaire 1099-MISC et 20 du formulaire 1099-NEC, écrivez 20, et non 40, car vous remplirez un formulaire distinct pour chaque type de 1099.

Veillez également à compter le nombre de formulaires individuels que vous soumettez plutôt que le nombre de pages que vous envoyez.

Déclarez le montant de l'impôt retenu

Votre entreprise a peut-être retenu l'impôt fédéral sur le revenu sur certains paiements qu'elle a effectués, tels que des gains de jeu ou des paiements à des non-salariés. Si c'est le cas, additionnez le total de chaque formulaire et inscrivez le montant dans la case 4 du formulaire 1096. Si vous n'avez pas retenu d'impôt fédéral, inscrivez "0" dans la case.

Déclarez le montant total des formulaires

Il se peut que vous deviez faire un peu de calcul à cette étape. Dans la case 5, vous devez indiquer les montants totaux des formulaires que vous envoyez avec le formulaire 1096. Vous pouvez laisser la case 5 vide si vous envoyez les formulaires suivants :

• 1098-T
• 1099-A
• 1099-G

Sinon, vous devrez remplir certaines cases de chaque formulaire et faire les totaux avant de les envoyer. Certains formulaires vous demandent d'additionner plusieurs cases. Les boîtes à examiner sont les suivantes :

• Formulaire 1097-BTC : Boîte 1
• Formulaire 1098: Boîte 1 et Boîte 6
• Formulaire 1098-C : case 4c
• Formulaire 1098 -E : Boîte 1
• Formulaire 1098 -F : Boîte 1
• Formulaire 1098-Q : Boîte 4
• Formulaire 1099-B : case 1d et case 13
• Formulaire 1099-C : Boîte 2
• Formulaire 1099-CAP : Boîte 2
• Formulaire 1099 -DIV : case 1a, case 2a, case 3, case 9, case 10, et case 11
• Formulaire 1099-INT : case 1, case 3, case 8, case 10, case 11, et case 13
• Formulaire 1099-K : Boîte 1a
• Formulaire 1099-LS : Boîte 1
• Formulaire 1099 -LTC : case 1 et case 2
• Formulaire 1099 -MISC : case1, case 2, case 3, case 5, case 6, case 7, case 8, case 10, case 13, et case 14
• Formulaire 1099-OID : Boîte 1, Boîte 2, Boîte 5, Boîte 6, et Boîte 8
• Formulaire 1099-PATR : case 1, case 2, case 3, et case 6
• Formulaire 1099-Q : Boîte 1
• Formulaire 1099 -QA : case 1
• Formulaire 1099-R : Boîte 1
• Formulaire 1099 -S : Boîte 2
• Formulaire 1099 -SA : Boîte 1
• Formulaire 1099 -SB : case 1 et case 2
• Formulaire 3921: Boîte 3 et Boîte 4
• Formulaire 3922: case 3, case 4, et case 5
• Formulaire 5498: case 1, case 2, case 3, case 4, case 5, case 8, case 9, case 10, case 12b, case 13a, et case 14a
• Formulaire 5498-ESA : Boîte 1 et boîte 2
• Formulaire 5498-QA : case1 et case 2
• Formulaire 5498 -SA : Boîte 1
• Formulaire W-2 G : Boîte 1

Vérifiez vos calculs avant d'inscrire le montant dans la case 5 pour vous assurer qu'ils sont corrects. N'oubliez pas non plus de n'indiquer que le total du formulaire pour lequel vous soumettez le formulaire 1096, et non le montant total de toutes les déclarations de renseignements.

Choisissez le type de formulaire que vous envoyez

L'encadré 6 présente une liste de tous les formulaires d'information avec lesquels vous pouvez utiliser le formulaire 1096. Sélectionnez le formulaire auquel vous joignez le formulaire 1096, puis faites un "X" dans la case située en dessous. Ne mettez qu'un X dans une case, car vous utiliserez un formulaire 1096 distinct pour chaque type de formulaire d'information. Assurez-vous également que vous sélectionnez le bon formulaire avant de cocher la case correspondante.

Signez le formulaire

La dernière étape du remplissage du formulaire 1096 consiste à le signer, afin de vérifier que les informations sont correctes. Indiquez votre signature et votre titre, ainsi que la date à laquelle vous avez rempli le formulaire lors de son envoi.

Avant de signer, prenez le temps d'examiner le document pour vous assurer que toutes les informations sont correctes et qu'il est lisible. Placez le formulaire au-dessus des formulaires d'information que vous envoyez avec lui et préparez-vous à remplir des formulaires supplémentaires 1096, si nécessaire.

Où envoyer le formulaire 1096

Si vous remplissez le formulaire 1096, c'est parce que vous remplissez et envoyez des déclarations d'information par courrier. Vous devrez envoyer les formulaires à l'IRS. L'adresse à utiliser dépend de l'emplacement de votre entreprise. Si vous vous trouvez dans les États suivants :

• Alabama
• Arizona
• Arkansas
• Delaware
• Floride
• Géorgie
• Kentucky
• Maine
• Massachusetts
• Mississipi
• New Hampshire
• New Jersey
• Nouveau-Mexique
• New York
• Caroline du Nord
• Ohio
• Texas
• Vermont
• Virginie

Envoyez vos formulaires au centre de traitement des demandes de l'IRS à Austin, au Texas.

Si votre entreprise est en :

• Alaska
• Colorado
• Hawaii
• Idaho
• Illinois
• Indiana
• Iowa
• Kansas
• Michigan
• Minnesota
• Missouri
• Montana
• Nebraska
• Nevada
• Dakota du Nord
• Oklahoma
• Oregon
• Caroline du Sud
• Dakota du Sud
• Tennessee
• Utah
• Washington
• Wisconsin
• Wyoming

Envoyez vos formulaires à l'IRS Center à Kansas City, Missouri.

Enfin, si votre entreprise est en.. :

• Californie
• Connecticut
• district de Columbia
• Louisiane
• Maryland
• Pennsylvanie
• Rhode Island
• Virginie-Occidentale

Envoyez vos formulaires à l'IRS Center à Ogden, Utah.

Les adresses postales étant susceptibles d'être modifiées, il est conseillé de vérifier auprès de l'IRS avant d'envoyer le formulaire 1096. N'oubliez pas non plus que si votre entreprise soumet plus de 250 d'un formulaire donné, vous ne pouvez pas utiliser l'option de dépôt par courrier et devez déposer votre demande par voie électronique.

Pourquoi ne pouvez-vous pas imprimer le formulaire 1096?

Lorsque vous envoyez le formulaire 1096 à l'IRS, celui-ci utilise un scanner pour lire rapidement les informations contenues dans le formulaire. La numérisation des formulaires rationalise le processus pour l'agence. Dans le cas contraire, il devrait saisir toutes les informations à la main. Bien que l'IRS fournisse des copies du formulaire 1096 en ligne, il insiste sur le fait que vous ne pouvez pas utiliser une copie imprimée du formulaire lorsque vous le soumettez.

L'équipement utilisé par l'IRS ne permet pas de scanner des copies imprimées. Pour obtenir une copie numérisable du formulaire 1096, vous devez en faire la demande auprès de l'IRS. Heureusement, les formulaires sont gratuits. Vous devriez recevoir le vôtre environ 10 jours après avoir soumis votre demande, alors assurez-vous de prévoir suffisamment de temps avant les dates d'échéance.

Vous trouverez peut-être plus facile de remplir vos déclarations d'information en ligne. Pour déposer votre demande par voie électronique, vous devez utiliser le système FIRE de l'IRS. Bien que le dépôt électronique soit obligatoire pour les entreprises ayant plus de 250 formulaires, l'IRS encourage également les entreprises ayant moins de formulaires à utiliser l'option de dépôt électronique.

1096 dates d'échéance

Les dates d'échéance du formulaire 1096 dépendent en grande partie du type de formulaire d'information que vous soumettez. En règle générale, la date limite est fixée au mois de février 28 de l'année qui suit l'année fiscale. Ainsi, pour l'exercice fiscal 2021, la date limite d'envoi du formulaire 1096 est fixée à février 28, 2022.

La date limite de février 28 s'applique aux formulaires suivants :

• 1097
• 1098
• La plupart des types de 1099
• 3921
• 3922
• W-2G

Il existe toutefois une exception pour certains types de formulaires 1099. Si vous soumettez le formulaire 1099-NEC, vous devez le déposer avant le mois de janvier 31.

Pour le formulaire 5498, la date limite est fixée à mai 31.

Des pénalités sont prévues si votre entreprise ne dépose pas ses formulaires d'information dans les délais impartis. Les pénalités sont basées sur la taille de votre entreprise et commencent à $50 par déclaration.

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