Qu'est-ce qu'un formulaire W-8BEN ?

Les entreprises peuvent débloquer de nouvelles opportunités de développement en augmentant leur effectif à l'international. En fait, 81% des dirigeants sont déjà activement engagés dans le recrutement mondial. Avec le soutien d'une société de portage salarial (Employer of Record, EOR) comme G-P, vous pouvez rapidement et en toute conformité embaucher, intégrer et gérer des équipes internationales, quel que soit le statut de l'entité.

Cependant, le fait de travailler avec des employés sur international peut également signifier que votre entreprise est responsable de la retenue de tous les impôts requis par la législation fiscale de chaque pays étranger au cours d'une année civile. Étant donné que les taux de l'impôt sur le revenu varient en fonction du pays de résidence de l'employé, les entreprises américaines qui remplissent un formulaire W-8BEN pour les personnes embauchées sur le site international risquent de rencontrer des difficultés si elles ne sont pas préparées.

Qu’est-ce qu’un BEN de formulaire W-8?

Le formulaire W-8BEN est un formulaire fiscal de l'Internal Revenue Service (IRS) utilisé par les personnes ne résidant pas aux États-Unis. les résidents fiscaux ou les étrangers non résidents doivent certifier leur statut d'étranger et s'assurer que le taux de retenue à la source correct est appliqué aux revenus de source américaine. Le formulaire W-8BEN est l'abréviation de Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals) (certificat de statut étranger du bénéficiaire effectif pour la retenue à la source et la déclaration de l'impôt américain).

Les non-résidents fiscaux américains — y compris les employés et les entrepreneurs internationaux — qui fournissent des services à des entreprises américaines sont généralement tenus de remplir le formulaire W-8BEN et de le soumettre à l'entreprise qui les embauche.

À quoi sert le formulaire W-8BEN ?

Pour les entreprises qui recrutent à l'étranger, le formulaire W-8BEN permet de vérifier le statut étranger d'une personne et de déterminer si elle peut bénéficier d'une exonération fiscale ou d'une réduction de la retenue à la source en vertu d'une convention fiscale. Il identifie également les personnes assujetties à l'impôt30% sur différents types de revenus provenant des États-Unis, y compris les paiements fixes et périodiques (FDAP) tels que les suivants

1. Intérêt.
2. Redevances.
3. Rentes.
4. Loyer.
5. Primes.
6. Rémunération pour services.
7. Paiements de remplacement, le cas échéant.

Le but des formulaires W-8BEN est de déterminer si les individus sont légalement considérés comme des personnes américaines — résidents ou citoyens — et d'établir la propriété du revenu mentionné dans le formulaire. Le formulaire W-8BEN permet également aux personnes originaires de pays autres que les États-Unis ayant des conventions fiscales de demander des taux de retenue à la source réduits sur les revenus de source américaine.

Qu'est-ce qu'une convention fiscale ?

Une convention fiscale est un accord entre deux pays qui détermine comment les revenus gagnés par les résidents d'un pays sont imposés par l'autre pays. Selon le site web de l 'IRS, si un pays a conclu une convention fiscale avec les États-Unis, les résidents de ce pays peuvent bénéficier de réductions ou d'exonérations fiscales sur les revenus gagnés aux États-Unis.

Par exemple, étant donné que le Canada et les États-Unis ont conclu une convention fiscale, si une entreprise américaine embauche un salarié au Canada, elle peut demander des avantages en tant qu'étranger non résident (ENR) lorsqu'elle remplit sa déclaration d'impôts. Les personnes vivant dans des pays n'ayant pas conclu de convention fiscale sont tenues de payer l'impôt sur le revenu aux taux normaux, sans réduction.

Les conventions fiscales ne s'appliquent pas aux situations de double résidence, c'est-à-dire lorsque des personnes sont des résidents légaux de plus d'un pays. Toutefois, les doubles résidents peuvent encore bénéficier de certains avantages de la convention fiscale, en fonction de leur lieu de résidence.

Les conventions fiscales peuvent être modifiées au fil du temps. Pour les employeurs qui recrutent à l'étranger, il est essentiel de se tenir au courant de l'évolution de la législation dans le pays cible. Les outils alimentés par l'intelligence artificielle comme G-P Gia™ — le conseiller mondial de G-Pen matière de conformité RESSOURCES HUMAINES basé sur l'intelligence artificielle — peuvent fournir des conseils d'experts sur les lois mondiales de l'emploi dans 50 pays et tous les 50 États américains, réduisant le coût et le temps de conformité jusqu'à 95%.

Qui fournit le formulaire W-8BEN ?

Les employés internationaux et les entrepreneurs mondiaux doivent fournir le formulaire W-8BEN à leurs employeurs américains, généralement au cours du processus d'intégration. Selon l'Internal Revenue Service (IRS), les employés doivent remettre le formulaire W-8BEN à l'agent de retenue ou au payeur s'ils sont un étranger non-résident qui est le propriétaire effectif d'un montant soumis à la retenue.

Ils doivent présenter le formulaire W-8 BEN à la demande de l'agent chargé de la retenue, qu'ils demandent ou non un taux de retenue réduit ou une exemption de retenue. Par exemple, un formulaire W8BEN peut être rempli et remis à l'agent de retenue ou à l'administrateur des fonds propres du constituant.

Les entreprises doivent collecter et vérifier l'exactitude et la légitimité des formulaires qu'elles reçoivent. Toutefois, le formulaire W-8 peut rester valable même s'il comporte des erreurs mineures. Par exemple, si la date ne figure pas sur la signature, l'employeur peut ajouter la date à la réception et la considérer comme valable à partir de ce moment-là.

Qui doit remplir le formulaire W-8BEN ?

Le formulaire W-8BEN est généralement rempli par les étrangers non-résidents (NRA). Les entreprises qui embauchent à l'international devraient recevoir ce formulaire de leurs employés internationaux ou de leurs sous-traitants internationaux si ces derniers répondent à l'un des critères suivants :

1. Ils ne sont pas américains. citoyens ou résidents (NRA).
2. Ils travaillent pour une entreprise américaine ou perçoivent des revenus provenant des États-Unis.
3. Ils revendiquent des avantages fiscaux liés aux conventions fiscales ou une retenue réduite.
4. Ils perçoivent des revenus fixes ou périodiques provenant des États-Unis.

Qui est responsable de la retenue de l'impôt sur le revenu ?

Les entreprises qui versent des revenus à des personnes n'ayant pas la nationalité américaine Les résidents fiscaux, connus sous le nom d'agents de retenue américains, sont responsables de la retenue des impôts à la source avant de payer le particulier. L'absence de retenue correcte peut entraîner des pénalités de non-conformité ou des amendes. Si plusieurs agents de retenue sont impliqués, l'impôt ne doit être retenu qu'une seule fois auprès des propriétaires du revenu.

Si l'employeur retient l'impôt sur le revenu pour le compte du particulier, n'envoyez pas le formulaire à l'IRS dès réception. Au lieu de cela, ils doivent conserver le formulaire en toute sécurité dans leurs dossiers aussi longtemps que nécessaire pour déterminer leur responsabilité.

Comment remplir le formulaire W-8BEN ?

Lorsque vous remplissez le formulaire W-8BEN, les instructions sont simples et incluses dans le formulaire lui-même. Pour remplir le formulaire, l'employé international ou le prestataire de services international doit inclure les informations suivantes :

1. Leur nom légal
2. Leur date de naissance, écrite dans le format mm-jj-aaaa
3. Leur pays de citoyenneté
4. L'adresse de leur résidence permanente dans le pays de résidence de leur entreprise
5. Leur adresse postale si elle est différente de l'adresse permanente de l'entreprise
6. Leur numéro de sécurité sociale (SSN) ou leur numéro d'identification fiscale individuel (ITIN), y compris leur numéro d'identification fiscale international, le cas échéant.
7. Le nom de leur pays de résidence aux fins de l'impôt sur le revenu de ce pays, le cas échéant.
8. Toutes les informations financières pertinentes, y compris les revenus et les montants des paiements antérieurs figurant dans les anciennes déclarations de revenus.

Existe-t-il d’autres formes W-8 ?

Oui, l’IRS dispose de plusieurs formulaires W-8 , chacun applicable à différents types de formulaires non américains. Scénarios de retenue d'impôt. En plus du BEN W-8, d’autres documents fiscaux pertinents incluent :

• Formulaire W-8BEN-E pour les non-américains. entités ou international entités, au lieu d'individus.
• Formulaire W-8IMY pour les personnes ou entités recevant des paiements retenus d'un pays non américain. résident ou citoyen ou entité intermédiaire.
• Formulaire W-8EXP pour les bénéficiaires effectifs qui souhaitent bénéficier d'une réduction ou d'une exonération d'impôt, y compris les bénéficiaires non américains. les gouvernements et les organisations exonérées d'impôts.
• Formulaire W-8ECI pour les personnes physiques ou morales demandant une exemption de retenue à la source sur les revenus effectivement liés à l'exercice d'une activité commerciale ou industrielle aux États-Unis, y compris ceux qui tirent des revenus d'activités commerciales américaines.

Formulaires W-8 vs. Formulaires W-9: Quelle est la différence ?

Alors que les formulaires W-8 s'appliquent aux ressortissants non américains, les formulaires W- s'appliquent aux ressortissants non américains. Les formulaires W-9 s'appliquent aux sociétés, entrepreneurs et entités similaires opérant sous la loi américaine, y compris les citoyens et résidents américains. Ces formulaires sont considérés comme des formulaires d'information et n'expirent pas comme les formulaires W-8.

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