Qu'est-ce que le formulaire W-9?

Principaux enseignements

• Qu'est-ce que le formulaire W-9? Le formulaire W-9 est utilisé pour recueillir les informations fiscales d'un prestataire. Il vous permet de déposer des formulaires 1099 exacts et d'éviter les retenues et les pénalités.

• Comparaison du formulaire W-9 avec d'autres formulaires : Le formulaire W-9 sert uniquement à la tenue de registres et s'applique aux entrepreneurs américains. Le formulaire W-8 est destiné aux personnes ne résidant pas aux États-Unis. citoyens. Les formulaires W-2 sont utilisés par les employés pour préparer leurs impôts. 1099 Les formulaires servent à déclarer différents types de revenus, comme les paiements divers aux entrepreneurs.

• Où obtenir un formulaire W-9: Vous pouvez télécharger le formulaire W-9 sur le site web de l'IRS ou en générer un avec G-P Contractor™.

• Qui doit remplir un formulaire W-9: Les particuliers et les entreprises qui travaillent avec votre entreprise, tels que les entrepreneurs indépendants et les fournisseurs, doivent remplir un formulaire W-9.

Engager des travailleurs indépendants facilite la croissance ou la diminution de votre entreprise selon l’évolution de vos besoins. Bien que les sous-traitants ne fassent pas partie de la masse salariale de votre entreprise, vous devez néanmoins respecter certaines exigences pour vous engager avec ce type de travailleurs.

Aux États-Unis, les salariés à temps plein remplissent des formulaires I-9, tandis que les entrepreneurs indépendants ou les travailleurs 1099 remplissent des formulaires W-9. Ces formulaires permettent de garantir la conformité fiscale et de réduire le risque de pénalités en cas d'informations incorrectes ou manquantes. 

Voyons ce qu'est un formulaire fiscal W-9, à quoi il sert, comment le remplir et quelles sont les erreurs courantes à éviter.

Qu'est-ce qu'un formulaire W-9?

Le formulaire W-9 sert à collecter des informations sur les contribuables auprès des entrepreneurs indépendants et des entités commerciales, afin que vous puissiez remplir des déclarations exactes. Vous ne déposez pas de W-9 auprès de l'Internal Revenue Service (IRS). Mais vous utilisez les informations de ce formulaire pour préparer un formulaire 1099 que vous soumettez à l'IRS à la fin de l'année. 

Le W-9 recueille le numéro d'identification fiscale (NIF) des personnes physiques et morales. Pour les particuliers, il s'agit généralement du numéro de sécurité (SSN) Social, et pour les entreprises, du numéro d'identification de l'employeur (EIN).

Remarque : il n'existe pas de formulaire W-9 pour les salariés. Un W-9 est réservé aux entrepreneurs indépendants ou aux entreprises.

Comparaison du formulaire W-9 avec d'autres formulaires

Un formulaire W-9 pour les entreprises est uniquement destiné à la tenue des registres. Voici comment le W-9 diffère des autres formulaires de l’IRS :

Formes W-9 vs. W-2

Alors que les entrepreneurs indépendants remplissent un formulaire W-9, les entreprises remplissent et envoient des formulaires W-2 à l'IRS.

Les employés utilisent des formulaires W-2 pour préparer leurs impôts. Avant de recevoir un W-2, les employés doivent remplir le formulaire W-4 et indiquer leurs informations fiscales, leur statut de déclaration et d’autres postes, le cas applicable. Vous calculerez les impôts à retenir en fonction du formulaire W-4, tandis que le formulaire W-2 devrait refléter ces impôts.

Un formulaire W-9 permet de préparer le formulaire1099 . Un W-9 contient le nom, l'adresse et le TIN du prestataire. Contrairement aux salariés, les entrepreneurs sont tenus de déclarer et de payer leurs impôts. En général, il n'y a pas de retenue d'impôt pour les entrepreneurs, sauf dans certaines situations, par exemple s'ils ne fournissent pas ou ne certifient pas un TIN correct. 

W-9 vs. 1099 Formulaires

Le site 1099 est un ensemble de formulaires de l'IRS permettant de déclarer différents types de revenus. Les entreprises utilisent le plus souvent :

• 1099NEC : Utilisez ce formulaire si vous payez à vos entrepreneurs indépendants USD 600 ou plus par an. 

• 1099MISC : utilisez ce formulaire pour déclarer les paiements divers, tels que les redevances, les paiements de soins de santé et les loyers, s'ils s'élèvent à 600 USD ou plus par an.

Votre entreprise est chargée de remplir et d'envoyer les formulaires 1099 à l'IRS. En revanche, les entrepreneurs indépendants remplissent des formulaires W-9, que vous conserverez dans vos dossiers. Vous n'avez besoin des formulaires W-9 qu'à titre de référence pour le dépôt du formulaire 1099.

Formes W-9 vs. W-8

L'utilisation d'un formulaire9 W- ou W-8 dépend du statut de citoyenneté du prestataire indépendant. Les formulaires W-9 sont destinés aux citoyens américains, tandis que les formulaires W- sont destinés aux citoyens non américains. les citoyens ont besoin d'un W-8.  

Il n'existe qu'un seul type de formulaire W-9. Il existe cependant cinq types de formulaires W-8. Le formulaire adéquat dépend du fait que le prestataire est un particulier ou une entreprise, du type de revenu et de la possibilité de bénéficier d'un traitement fiscal particulier. 

Vous devez récupérer le formulaire W-8 avant d'effectuer votre premier paiement. La meilleure pratique consiste à collecter le W-9 avant que le prestataire n'effectue des travaux.

Où obtenir un formulaire W-9

Les entrepreneurs peuvent télécharger le formulaire W-9 directement à partir du site web de l'IRS. Vous pouvez également utiliser G-P Contractor pour simplifier l'ensemble du cycle de vie de l'embauche prestataire - des paiements à la gestion de la paperasserie. Générez facilement des formulaires W-9 et accédez à toutes les informations relatives à votre personnel sur un seul tableau de bord.

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Qui est tenu de remplir un W-9?

Certaines personnes et entités commerciales qui reçoivent des revenus de votre entreprise doivent remplir le formulaire W-9. Cela inclut, sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les fournisseurs, les sociétés de personnes, les sociétés à responsabilité limitée (LLC), les sociétés, les fiducies et les successions.

Voici quelques exemples de scénarios dans lesquels un W-9 est nécessaire :

1. Vous êtes une petite entreprise qui embauche des contractuels aux États-Unis. Les petites entreprises sans grandes équipes internes embauchent souvent des contractuels indépendants. Par exemple, si vous utilisez G-P Contractor pour embaucher et payer des entrepreneurs pour un projet de conception graphique, le travailleur peut utiliser la fonction de génération de formulaire W-9 pour remplir le formulaire avant de commencer le travail. 

2. Vous êtes une banque et un client ouvre un nouveau compte. Les banques utilisent les formulaires W-9 pour collecter les informations des contribuables nécessaires à la déclaration des intérêts et autres revenus à l'IRS.

3. Vous avez annulé une dette. Les dettes annulées sont souvent considérées comme des revenus imposables. Le formulaire W-9 vous aide à soumettre les informations requises.

4. Vous êtes une société d'investissement. Vous collecterez le formulaire W-9 auprès de vos clients, puis vous déclarerez vos revenus à l'IRS sur le formulaire approprié 1099.

Quand et pourquoi un W-9 est-il demandé ?

Le formulaire W-9 n'est requis que pour les fournisseurs que vous payez pour des services. Cela n’inclut pas les entreprises, car elles sont généralement exemptées de 1099 déclaration. Vous n'avez pas non plus besoin d'un W-9 pour les fournisseurs par l'intermédiaire desquels vous payez par carte, car ces paiements sont déclarés par l'organisme de traitement des paiements.

Le formulaire W-9 vous permet de déclarer avec précision à l'IRS les paiements effectués par les prestataires. Bien qu'il ne soit pas nécessaire de déposer ce document, le fait de l'avoir à portée de main facilite la préparation des formulaires 1099. Vous éviterez également les amendes pour non-conformité et les pénalités civiles ou pénales pour ne pas avoir collecté le formulaire.

Comment remplir un formulaire W-9

Les contractants doivent remplir le formulaire W-9 avec précision pour garantir la conformité. Ils peuvent suivre ces instructions W-9:

1. Indiquez le nom du prestataire ou de l’entreprise : les entrepreneurs inscrivent leur nom à la ligne 1 tel qu’il apparaît sur leur déclaration de revenus. Les entités juridiques, telles qu’une société de personnes, une LLC ou une société, inscrivent leur nom sur la ligne 2, en utilisant leurs informations « faisant des affaires sous ». Si le prestataire exerce son activité sous un nom commercial spécifique, il doit indiquer cette information sur la ligne « Nom commercial ».

2. Sélectionnez la classification fiscale fédérale : Le prestataire coche la case correspondante pour la classification fiscale. Parmi les options possibles, citons les personnes physiques, les sociétés C, les sociétés S, les sociétés de personnes, les fiducies ou les successions, ou encore les sociétés à responsabilité limitée.

3. Ajouter le NIF : les entrepreneurs doivent ajouter leur SSN s'ils sont des particuliers. Les entreprises doivent ajouter leur EIN. En fonction de leur citoyenneté ou de leur statut d'entité, les entrepreneurs peuvent demander un NIF et inscrire "demandé" dans la partie I. Ils seront soumis à la retenue à la source jusqu'à ce qu'ils reçoivent leur NIF. Ensuite, ils doivent soumettre une version actualisée de W-9.

4. Saisissez l'adresse : Sous la ligne "adresse", ajoutez l'adresse associée au NIF. 

5. Certifiez le formulaire : Toutes les informations doivent être exactes et correspondre aux dossiers de l'IRS. La personne qui remplit le formulaire doit signer et dater les zones désignées pour certifier. Vous pouvez utiliser le programme IRS TIN Matching pour vérifier les enregistrements.

G-P Contractor facilite le remplissage et la collecte des formulaires. Les contractants peuvent générer le formulaire sur la plateforme, à laquelle vous pouvez accéder à tout moment.

Comment soumettre et conserver un formulaire W-9

Le prestataire indépendant ou l'entité doit vous envoyer le formulaire rempli pour archivage. Vous devez conserver les formulaires W-9 pendant au moins quatre ans. Une tenue de dossiers plus longue aide également à prolonger les périodes d’audit. 

3 erreurs courantes de W-9 et comment les éviter

Bien que vous n'ayez pas besoin de soumettre les formulaires W-9 à l'IRS, ils doivent néanmoins être exacts afin d'éviter des problèmes juridiques et financiers. Méfiez-vous de ces erreurs courantes :

1. Ajouter des informations incorrectes : Les erreurs comprennent l'utilisation du mauvais NIF et du mauvais type d'entité. Un NIF incorrect peut donner lieu à une notification de l'IRS, tandis que le bon type d'entreprise garantit l'exactitude de vos déclarations sur le site 1099. 

2. Collecte tardive des formulaires : Vous devez collecter les formulaires W-9 avant que les entrepreneurs ou les entités ne commencent à travailler et avant que vous n'effectuiez votre premier paiement. Vous serez ainsi prêt pour les rapports de fin d'année.

3. Absence de mise à jour : créez un système de révision et de mise à jour régulières des informations W-9. Utilisez des méthodes permettant à un prestataire de mettre facilement à jour ses informations.

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FAQ sur le formulaire W-9