Guide de l'embauche en Pologne

La Pologne est l'une des économies à la croissance la plus rapide de l'UE. Son économie s’est développée de manière constante, avec un taux de développement annuel moyen du Produit Intérieur Brut (PIB) de 3.4% au cours de la dernière décennie. 

La Pologne est une destination attrayante pour les investissements directs étrangers (IDE) en raison des importants investissements prévus des fonds de relance de l’UE et des secteurs privés axés sur la fabrication avancée, les technologies de l’information et la transformation énergétique. Le vivier de talents polonais est hautement qualifié, bien formé (notamment dans les domaines STEM) et multilingue, ce qui constitue un atout majeur pour les entreprises internationales.

Avant de vous implanter en Pologne, vous devrez comprendre les contrats, les taxes, les salaires, les avantages sociaux et les autres lois relatives à l'emploi. Notre guide vous dira tout ce que vous devez savoir sur l'embauche en Pologne.

Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Pologne

Si vous développez votre entreprise en Pologne pour la première fois, il existe des exigences légales importantes à connaître. Ces normes et lois influencent les pratiques d’embauche en Pologne et de nombreux aspects de la relation employeur-employé, y compris la masse salariale et les avantages sociaux. 

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Voici cinq choses à savoir sur l'embauche en Pologne.

1. Les langues en Pologne

Le polonais est la langue officielle. L'anglais est la langue non polonaise la plus répandue. Le pays se classe parmi les premiers 15-20 au niveau mondial pour la maîtrise de l'anglais.

Les grands secteurs polonais de la sous-traitance des processus métiers (BPO) et des centres de services partagés (SSC) sont alimentés par un vaste vivier de talent qualifiés et multilingues.

2. Contrats de travail en Pologne

Les employeurs doivent fournir un contrat de travail écrit, ou une confirmation écrite des principales conditions, avant que l'employé ne commence à travailler. 

Le contrat doit être rédigé en polonais ou accompagné d'une traduction en polonais. Dans les contrats multilingues, c'est la version polonaise qui fait foi. 

Le contrat doit comprendre au moins

• Type de contrat de travail (trial, à durée déterminée, indefinite) 

• Noms et adresses de l'employeur et de l'employé 

• Durée du contrat (à durée déterminée ou essai) 

• Date de signature et date de début de l’emploi 

• Intitulé et description du poste 

• Lieu de travail 

• Ventilation des salaires et avantages

• Temps de travail (temps plein/temps partiel) 

Si cela ne figure pas dans le contrat, l'employeur doit le fournir par écrit dans les sept jours suivant l'entrée en fonction de l'employé :

• Programme de travail quotidien et hebdomadaire 

• Périodes de paie et mode de paiement 

• Nombre de jours de congé 

• Période de préavis pour le licenciement 

• Règles relatives aux heures supplémentaires, aux périodes de repos et aux pauses 

• Toute convention collective applicable 

Ces détails doivent être examinés avec l'employé au plus tard le jour de son entrée en fonction.

3. Temps de travail et salaires en Pologne

La semaine de travail en Pologne est 40 heures, réparties sur cinq jours. Les heures supplémentaires sont limitées à 150 heures par an, sauf si une limite plus élevée est fixée dans un accord collectif, un règlement du travail ou un contrat individuel. Quel que soit l’accord, les heures de travail hebdomadaires moyennes (heures supplémentaires comprises) ne peuvent pas dépasser 48 heures. Les employés bénéficient d’au moins 11 heures consécutives de repos par période de 24heures et d’au moins 35 heures de repos consécutives par semaine.

Depuis 2025, le salaire minimum en Pologne est de 4,666 par mois. 

4. Congé payé en Pologne

La Pologne compte 14 jours fériés nationaux. Les salariés bénéficient de ces jours de congé payé.

Le calcul des années de service inclut tous les emplois antérieurs (indépendamment des interruptions ou de l'employeur) et les périodes d'études créditées (par exemple, jusqu'à huit ans pour l'enseignement supérieur). Les employés ayant moins de 10 ans de service reconnu (y compris les périodes d'emploi et certaines périodes de formation) bénéficient de 20 jours de congés payés annuels. Les employés ayant 10 ou plus d'années de service reconnues reçoivent 26 jours. 

Les employeurs doivent verser au moins 80% du salaire de l'employé au titre des congés maladie. Le nombre de jours de congé maladie pris en charge par l'employeur dépend de l'âge de l'employé.

• Pour les employés sous 50, l'employeur paie jusqu'à 33 jours de congé maladie par année civile.

• Pour les employés âgés 50 ou plus, l'employeur paie jusqu'à 14 jours. 

• Après ces périodes (33 ou 14 jours, selon l'âge), l'institution d'assurance sociale (ZUS ) prend en charge les indemnités de maladie.

5. Impôt sur le revenu et sécurité sociale en Pologne

Les employeurs doivent enregistrer leurs employés auprès du ZUS dans les sept jours civils suivant le début de l'emploi. Social les cotisations de sécurité comprennent la pension, l'invalidité, l'accident et l'assurance maladie, avec des taux spécifiques pour chaque type. Le taux de cotisation à l'assurance maladie est de 9% du salaire. Les employeurs doivent transmettre les cotisations de sécurité sociale au ZUS avant le 15 ou le 20 du mois suivant, en fonction de leur statut juridique.

La Pologne utilise un système d'impôt sur le revenu progressif. En 2025, les taux sont les suivants : 12% pour les revenus annuels jusqu'à 120,000, et 32% pour les revenus supérieurs à ce seuil. Les employeurs sont responsables du calcul, de la retenue et du versement de l'impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPP).

Les employeurs doivent déduire et transmettre mensuellement au ZUS les cotisations de sécurité sociale de l'employé et de l'employeur. Social La sécurité sociale couvre l'assurance pension, l'assurance invalidité, l'assurance accident et l'assurance maladie.

• Assurance retraite : répartie également (976%)

• Assurance invalidité : 6.5% payée par l'employeur, 1.5% par l'employé

• Assurance accidents : payée par l'employeur, généralement 1.67% pour les petits employeurs, mais le taux varie en fonction du risque.

• Assurance maladie : payée par l'employé (2.45% )

• Assurance maladie : payée par l'employé (9% )

Au total, les cotisations des employeurs (tous fonds confondus) s'élèvent à environ 18-20% , et celles des employés à 13-14% .

Les employeurs doivent contribuer 2.45% du salaire brut des employés au fonds du travail (100% au fonds du travail et 145% au fonds de solidarité). Les employeurs contribuent également 0.1% au fonds d’avantages garantis des employés.

Les soins de santé sont financés par les cotisations obligatoires à l'assurance maladie. Vous n'êtes pas tenu de fournir une assurance maladie privée, mais l'assurance maladie complémentaire est une prestation très prisée.

Principaux centres d'embauche en Pologne

Certaines villes de Pologne sont connues pour leurs industries particulières. En sachant ce que chaque ville a à offrir, vous pouvez concentrer vos efforts de recrutement au bon endroit et pourvoir les postes plus rapidement. 

Les principaux centres talent en Pologne sont les suivants :

• Varsovie est la capitale et la plus grande ville de Pologne. Varsovie est le principal centre d'affaires, de finance et de technologie du pays. Elle accueille des multinationales, des institutions financières et des entreprises technologiques.

• Cracovie est connue pour son secteur informatique, services professionnels (BPO/SSC) et startup. Cracovie est une destination majeure pour le recrutement des entreprises mondiales, notamment dans la technologie, la finance et les services partagés.

• &Wrocław est un centre pour les technologies de l'information, la recherche et le développement, l'industrie manufacturière et les services aux entreprises, avec une forte présence d'entreprises technologiques et de sociétés d'ingénierie d'envergure mondiale.

• Poznań est reconnue pour ses secteurs de l'industrie manufacturière, de la logistique et des services aux entreprises, et est un lieu d'implantation très prisé des employeurs internationaux.

• Gdańsk dispose d'un vivier de talents qualifiés dans les secteurs de l'informatique, du transport maritime, de la logistique et de la finance. La ville compte un nombre croissant de startups technologiques et de centres d’affaires mondiaux.

Principales industries en Pologne

Comprendre les principaux secteurs d'activité de la Pologne vous permet de référencer les salaires et les avantages sociaux. Vous pouvez utiliser ces informations pour faire des choix judicieux en matière d'investissement et de développement de votre personnel. 

Les principales industries polonaises sont les suivantes :

• La sous-traitance des processus d'affaires (BPO) et les services partagés (SSC) : Il s'agit de l'un des secteurs les plus modernes et à la croissance la plus rapide de Pologne. Les entreprises mondiales installent leurs centres de services partagés pour la finance, la comptabilité, les RESSOURCES HUMAINES et la R&D dans des villes comme Cracovie, Varsovie et Wrocław en raison du personnel hautement qualifié, multilingue et éduqué qui s'y trouve.

• Services informatiques et numériques : La Pologne est un important centre informatique talent qui dispose d'un grand nombre de développeurs de logiciels, d'ingénieurs et de spécialistes de l'informatique. Les entreprises internationales sont de plus en plus nombreuses à y établir des centres de R & D et de technologie numérique (&). Le gouvernement investit également massivement dans les technologies numériques et l'intelligence artificielle.

• L'automobile : Il s'agit de l'un des secteurs industriels les plus importants de Pologne. Elle se concentre sur la production de pièces et de composants (pour les fabricants mondiaux), ainsi que de véhicules utilitaires légers. La Pologne possède également la plus grande usine de batteries pour véhicules électriques d'Europe.

• Électronique et appareils ménagers : La Pologne est l'un des principaux producteurs européens d'électronique et d'appareils ménagers. De grandes entreprises mondiales y ont des centres de production et de R&D.

• Fabrication de pointe : Il s'agit de domaines tels que l'aérospatiale et la défense, en particulier dans des groupements comme Aviation Valley dans le sud-est.

Coût de l'embauche d'un employé en Pologne

Que vous embauchiez un seul employé ou toute une équipe en Pologne, les dépenses sont inévitables. Prévoyez un budget pour les éléments suivants :

• Création d'une entité (sauf si vous vous associez à un employeur officiel)

• Offres d’emploi

• Coûts de la main-d’œuvre pour l’examen des candidatures

• Paiements

• Impôts

• Salaires

• Avantages

• Bonus

• Les indemnités

• Assurances

• Voyage

• Traducteur (le cas échéant)

Selon G-P Verified Sources deGia, le taux de charge de l'employeur en Pologne, qui comprend les coûts déclenchés en plus des salaires, est d'environ 20-21%. 

De quoi une entreprise a-t-elle besoin pour embaucher des salariés en Pologne ?

Assurez-vous de couvrir ces points essentiels avant d'agrandir votre équipe en Pologne :

• Inscrivez votre entreprise au registre national des entreprises (KRS).

• Obtenez un REGON (numéro statistique).

• Enregistrez-vous pour obtenir un numéro d'identification de contribuable (NIP).

• Inscrivez-vous auprès de la ZUS.

• Ouvrez un compte bancaire local.

• Inscrivez chaque nouvel employé auprès de ZUS.

• Registre pour la conformité en matière de santé et de sécurité (BHP).

• Notifiez l'inspection du travail de l'État (si nécessaire).

• Mettre en place des systèmes de paie.

• S’immatriculer auprès des services de TVA.

La création d'une filiale en Pologne peut prendre des semaines, voire des mois. Utilisez G-P portage salarial (EOR) pour embaucher des salariés à temps plein en Pologne sans créer votre propre entité. Constituez votre équipe en Pologne à moindre coût et en ayant la certitude de le faire dans le respect des règles.

Les étapes de l'embauche en Pologne

Le processus de recrutement en Pologne est similaire à celui que vous connaissez probablement dans votre pays. Le processus de recrutement suit cinq étapes de base : publication de l'offre d'emploi, évaluation des candidatures, entretien avec les candidats, envoi de l'offre d'emploi et intégration des nouveaux employés.

1. Publier des offres d'emploi en Pologne

Créez une description de poste détaillée et définissez le rôle en fonction des responsabilités et des qualifications. Assurez-vous que la description du poste est conforme aux lois polonaises anti-discrimination et au droit du travail. 

Pracuj, Praca, OLX Praca, LinkedIn et GoldenLine sont des sites d’emploi populaires en Pologne.

2. Évaluer les candidatures pour vos candidats polonais

Recueillir les candidatures et examiner les CV. Présélectionnez les candidats en fonction de leurs qualifications, de leur expérience et de leur adéquation au poste. Vous devez obtenir un consentement explicite pour vérifier les antécédents, contacter les anciens employeurs ou consulter les médias sociaux d'un professionnel.

3. Interviewer des candidats en Pologne

Interrogez les candidats qui ont été retenus sur votre liste de présélection. Vous pouvez effectuer ces entretiens en personne ou virtuellement. Utilisez des questions d'entretien structurées et non discriminatoires. Gia peut vous aider à créer des questions qui respectent les lois anti-discrimination en Pologne, afin que vous puissiez trouver la meilleure personne pour le poste tout en respectant les réglementations locales. 

4. Faites des offres d'emploi en Pologne

Contactez le candidat que vous avez choisi pour lui proposer un poste dans votre entreprise. Préparez un contrat de travail conforme en polonais. Mentionnez tous les termes légalement requis, tels que l'intitulé du poste, le salaire, les heures de travail, la date d'entrée en fonction, etc. Les deux parties doivent signer le contrat avant que l'employé ne commence à travailler.

5. Embarquer de nouveaux employés en Pologne

Vous pouvez désormais accueillir de nouveaux employés. Inscrivez votre candidat à l'embauche auprès du ZUS dans les sept jours suivant le début de l'emploi. Organisez une formation obligatoire en matière de santé et de sécurité au travail (BHP) et prévoyez un examen médical préalable à l'embauche. Rassembler et vérifier les documents nécessaires tels que les pièces d'identité, les diplômes et les permis de travail.

Si vous travaillez avec un portage salarial (EOR) comme G-P™, vous n'aurez pas à vous soucier du fardeau administratif de l'intégration. Nous rationaliserons le processus afin que vous puissiez vous concentrer sur la formation de votre nouveau candidat à l’embauche et sur son intégration dans la culture de votre entreprise. 

Embaucher des entrepreneurs en Pologne

Travailler avec des entrepreneurs indépendants en Pologne peut être un moyen rentable de tester le marché et d'établir une présence, sans l'engagement d'employés à temps plein. Les entrepreneurs basés en Pologne comprennent le comportement des consommateurs, les règles et les pratiques commerciales locales. Ils seront prêts à commencer à travailler rapidement avec leur propre équipement et des processus de travail établis.

L'embauche de prestataires vous permet d'ajuster facilement votre personnel en fonction des besoins de votre entreprise, sans les complexités et les coûts liés à l'emploi. 

Avant de conclure un accord avec un prestataire indépendant en Pologne, tenez compte des éléments suivants :

1. Salariés et entrepreneurs indépendants en Pologne

Il est important de comprendre la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants. En Pologne, les employeurs embauchent des salariés pour effectuer un travail et, en contrepartie, leur versent un salaire régulier et des avantages sociaux. Les entrepreneurs indépendants fournissent des services. Contrairement aux salariés, les entrepreneurs fixent leurs horaires, utilisent leur propre matériel et travaillent sur des projets spécifiques plutôt que d'avoir un rôle permanent.

2. Sanctions en cas d'erreur de classification en Pologne

Qualifier quelqu'un de prestataire alors qu'il ne l'est pas peut entraîner des pénalités sévères. En cas d'erreur de classification, vous devrez :

• Payer toutes les cotisations ZUS impayées pour la période de l'erreur de classement.

• Payer l'impôt sur le revenu impayé avec les intérêts.

• Vous risquez des amendes pour violation du droit du travail, qui peuvent aller de 1,000-30,000 PLN par infraction.

3. Comment payer les entrepreneurs en Pologne

G-P Contractor™ vous débarrasse du processus fastidieux et fastidieux d'embauche et de paiement des prestataires internationaux. Vous pouvez créer et émettre des contrats et payer des entrepreneurs en quelques clics, tout en garantissant un processus de conformité.

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