L'onboarding et la gestion du départ jouent un rôle fondamental dans le bon fonctionnement de toute entreprise. Ces expériences ont des effets durables sur les employés, il est donc important de rendre ces processus attrayants et mémorables.
L'expérience de la gestion du départ est souvent négligée, mais elle n'est pas moins importante que l'expérience de l'intégration, car un départ sur une note amère peut avoir des conséquences à long terme. Selon une enquête de Glassdoor, 70 pour cent des demandeurs d'emploi consultent les avis des entreprises - dont beaucoup sont rédigés par d'anciens employés - avant de prendre une décision en matière de carrière.
Dans un contexte de travail à distance, la création d'un programme structuré d'intégration et de gestion du départ présente une complexité supplémentaire ; il existe des défis spécifiques tels que des problèmes de communication, des décalages horaires et des différences culturelles, il est donc important d'adapter vos processus existants à cette nouvelle façon de travailler.
Un aspect fondamental à garder à l'esprit lors de la conception des programmes d'intégration et de gestion du départ est la conformité. La gestion d'équipes internationales implique de jongler avec différentes lois et réglementations. La conformité doit donc rester une priorité absolue à chaque étape du cycle de vie de l'employé afin de protéger les actifs et les informations de votre entreprise, d'éviter les problèmes juridiques et de maintenir votre réputation intacte. Dans cet article, nous vous expliquons comment assurer la conformité des équipes à distance tout au long des étapes d'intégration et de gestion du départ.
Qu'est-ce que l'intégration ?
Normalement, la première semaine d'un nouvel employé est consacrée à l'intégration, qui consiste en des activités visant à le familiariser avec la vision, la mission, les valeurs et la culture de l'entreprise. Cela permet aux nouveaux employés de se familiariser avec la structure organisationnelle et les particularités de leur rôle. En d'autres termes, il s'agit de la première impression que votre nouveau talent aura de votre entreprise.
Malgré son importance, une étude de Gallup a montré que seuls 12 pour cent des employés pensent que leur employeur fait un bon travail d'intégration des nouveaux membres de l'équipe. L'intégration ne doit pas se résumer à des réunions de présentation et à des contrôles par le manager. Vous pouvez aller plus loin en affectant un employé senior à chaque candidat à l'embauche ; ils auront ainsi un collègue à qui s'adresser s'ils ont des questions au cours de leur première semaine de travail.
Un processus d'intégration structuré est essentiel pour que les employés travaillant à distance se sentent connectés à l'entreprise, même s'ils sont dispersés dans le monde entier. Cela aide également à accélérer le temps de productivité et à réduire la marge d’erreur à long terme.
Vous pouvez assurer la conformité du processus d'intégration en effectuant les tâches suivantes :
Vérifiez et rassemblez les documents requis : La paperasserie peut s'avérer extrêmement fastidieuse, mais les documents, tels que les contrats de travail, sont essentiels pour respecter les normes du pays et définir clairement les attentes de votre nouveau talent.
Pour que ce processus soit pleinement conforme, assurez-vous que vos nouvelles recrues comprennent les conditions d'emploi et signent des accords de confidentialité, des politiques anti-harcèlement, des formulaires d'assurance maladie et des clauses de licenciement. Pour que ce processus soit pleinement conforme, assurez-vous que vos nouvelles recrues comprennent les conditions d'emploi et signent des accords de confidentialité, des politiques anti-harcèlement, des formulaires d'assurance maladie et des clauses de licenciement.
Un point important à prendre en compte au cours de cette phase initiale est la protection de la vie privée de l'employé. Les obligations et les droits relatifs à la relation employeur-employé peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre, et ces nuances doivent être prises en compte lors de l'élaboration de politiques pour les équipes international.
Bien que les employeurs aient généralement accès aux informations contenues dans les équipements appartenant à l'entreprise, il est toujours important d'obtenir le consentement de vos employés. Une entreprise peut généralement contrôler les aspects suivants :
- Courriels professionnels
- Plateformes de gestion du travail
- Historique de navigation web
- Situation géographique
Communiquez sur les processus de travail : Selon la SHRM, une mauvaise communication peut nuire aux relations, briser la confiance et accroître les niveaux de colère et d'hostilité sur le lieu de travail.
Par conséquent, communiquer les processus de travail de votre entreprise de manière claire et dynamique contribuera à rationaliser les tâches, à améliorer le moral de l'équipe et, surtout, à aider les employés à comprendre les attentes liées à leur travail.
Vous pouvez communiquer et réaffirmer les processus de l'entreprise par le biais de réunions virtuelles, de manuels et de courriers électroniques. Toutes les informations doivent être partagées et répondues par le biais du courrier électronique de l'entreprise et d'un serveur sécurisé afin de réduire les violations d'informations.
Fournir une formation spécifique à l'emploi : Une étude menée par Upwork prévoit que dans les cinq prochaines années, 36.2 millions d'employés travailleront à distance. Cela représente une augmentation de 87 pour cent par rapport aux statistiques d'avant la pandémie. Par conséquent, les programmes de formation traditionnels doivent être réévalués pour aider les travailleurs à distance à prospérer.
Si une entreprise ne vérifie pas correctement les antécédents d'un employé ou ne lui dispense pas une formation adaptée à son travail, cela peut entraîner des poursuites judiciaires coûteuses pour négligence sur le lieu de travail.
Par exemple, si l'on demande à un travailleur d'utiliser un équipement mais qu'il ne possède pas les compétences techniques nécessaires, l'employeur pourrait être tenu responsable de tout dommage que l'employé se cause à lui-même ou à d'autres personnes sur le lieu de travail pour ne pas avoir mis en place les procédures de formation appropriées à l'avance.
Qu'est-ce que la gestion du départ ?
Il n'est jamais agréable de mettre fin à une relation de travail, qu'il s'agisse d'une démission volontaire ou d'un licenciement. Cependant, vous pouvez faire en sorte que cette transition se fasse en douceur en créant un programme structuré de gestion du départ - cela permet non seulement d'éviter les problèmes juridiques futurs, mais aussi de soigner la marque de votre employeur.
Un rapport de People Path et de l’Université Cornell a révélé qu’environ un tiers des anciens employés maintiennent des liens avec d’anciens employeurs ; Et 15 % des nouvelles recrues proviennent de recommandations d’anciens employés. Par conséquent, faire bonne impression auprès des employés qui quittent l'entreprise peut la démarquer et contribuer à attirer de futurs talent internationaux.
Vous pouvez assurer un processus de conformité gestion du départ avec les actions suivantes :
Notifier l'emploi licenciement : Lorsque vous mettez fin à l'emploi d'un salarié à distance, il est préférable de le faire en face à face lors d'un appel vidéo. Vous pourrez ainsi avoir une conversation privée et expliquer calmement les raisons du licenciement.
Les politiques de licenciement diffèrent d'un pays à l'autre, ce qui rend la conformité essentielle pour éviter de futures conséquences juridiques pour votre entreprise.
Par exemple, aux États-Unis, l' emploi de gré à gré permet aux employeurs de licencier librement des travailleurs à tout moment et sans préavis.
Au Royaume-Uni, en revanche, les employeurs doivent donner un préavis d’une semaine pour chaque année de service, ou 12 semaines de préavis s’ils sont employés pour 12 ans ou plus. Le fait de se tenir au courant de ces réglementations spécifiques à chaque pays contribuera à assurer la conformité lors du processus de gestion du départ.
Au Royaume-Uni, en revanche, les employeurs doivent donner un préavis d'une semaine pour chaque année de service, ou de 12 semaines si l'employé a été employé pendant 12 ans ou plus. Le fait de rester au fait de ces réglementations spécifiques à chaque pays permet de garantir la conformité au cours du processus de gestion du départ.
Protéger la propriété intellectuelle : Saviez-vous que 20 % des entreprises ont subi des violations de données de la part d'anciens employés ?
Voici quelques conseils pratiques pour assurer la sécurité des données :
- Renforcer la collaboration interfonctionnelle entre les départements RESSOURCES HUMAINES et IT.
- Évitez d'utiliser des comptes partagés.
- Changez régulièrement de mots de passe.
- Désactivez immédiatement les connexions et le compte email des employés qui partent.
- Planifiez des sauvegardes périodiques des données.
Le personnel à distance est plus vulnérable aux violations de données car le flux de données ne peut pas être contrôlé de la même manière que les équipes sur place. Quelques autres facteurs y contribuent :
- Utiliser des appareils personnels pour accéder à des informations sensibles de l'entreprise.
- Se connecter à des réseaux Wi-Fi publics.
- Stocker les données de l'entreprise dans le cloud.
Les conséquences juridiques des violations de données peuvent être désastreuses tant pour votre réputation que pour vos finances. Par exemple, British Airways a dû payer une amende 20 millions de livres sterling en 2020 pour des failles de sécurité qui ont facilité une cyberattaque, ce qui a entraîné la fuite de données personnelles de clients et de personnel.
Fournissez le licenciement et la masse salariale adéquats pour le licenciement : La dernière indemnité de licenciement à laquelle un employé a droit est calculée en fonction des motifs du licenciement et de la durée de service. Il est important de se renseigner sur les réglementations nationales afin d'éviter les problèmes juridiques, tels que les poursuites pour paiement injustifié.
Par exemple, il n'existe pas de licenciement légal en Allemagne; cependant, de nombreux employeurs versent 50 pour cent du salaire mensuel par année de service. En Chine, en revanche, l'indemnité de licenciement équivaut à un mois de salaire complet par année de service.
Tout faux pas dans le processus d'octroi de licences, en particulier en ce qui concerne les obligations de paiement, peut soulever des problèmes de conformité graves et coûteux.
La clé d'une expérience d'intégration et de gestion du départ réussie
N'oubliez pas que la première impression d'un employé est tout aussi importante que ses derniers adieux. Si ces processus ne sont pas respectés, cela n'affecte pas seulement les performances de vos employés, mais peut également ternir votre réputation, ce qui rendra difficile la conservation et l'acquisition de futurs talent.
La conformité vous aide à éviter les problèmes juridiques et à protéger les actifs de l'entreprise. À long terme, un programme structuré d'intégration et de gestion du départ peut vous aider à devenir un employeur de choix et à vous démarquer à l'échelle mondiale.
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Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez nos deux nouveaux manuels de jeu :
- Votre manuel de conformité mondiale : Meilleures pratiques d'intégration (globalization-partners.com)
- Votre manuel de conformité globale : Gestion du départ - Meilleures pratiques (globalization-partners.com)