Au fur et à mesure de l'expansion de votre entreprise en Pologne, vous constituerez des équipes d'employés dévoués qui vous aideront à mener à bien vos activités quotidiennes. Ces équipes constituent l'épine dorsale de vos opérations et travaillent de manière cohérente pour aider votre entreprise à atteindre ses objectifs. Le nombre de travailleurs polonais a augmenté régulièrement au cours des deux dernières décennies, passant de 9.9 millions en 2003 à 13 millions en 2020. Les travailleurs indépendants et les entrepreneurs ajoutent chaque année 3 millions de personnes à la main d'œuvre.
Si votre entreprise fait appel à des sous-traitants en plus de ses employés, vous devrez remplir quelques responsabilités essentielles. La première consiste à bien classer vos entrepreneurs, en vous renseignant sur la loi pour déterminer quels critères qualifient les travailleurs comme entrepreneurs. Une fois que vous avez établi une relation avec vos sous-traitants, vous devrez également savoir comment les payer correctement, car les processus de paie standard que vous utilisez pour vos employés ne s’appliquent pas. Rémunérer correctement vos sous-traitants contribue à instaurer une relation de travail harmonieuse et durable, permettant ainsi à votre nouvelle équipe polonaise de s'épanouir. Heureusement, payer un prestataire polonais est relativement simple une fois qu'on sait comment fonctionnent ces paiements.
Quelle est la différence entre les salariés et les entrepreneurs indépendants ?
Les différences entre l'embauche d'un employé et la collaboration avec un prestataire se situent principalement au niveau des salaires et des impôts. Lorsque votre entreprise embauche des salariés, vous êtes tenu de retenir les charges sociales et les cotisations de sécurité sociale sur leur salaire et de verser les impôts des employeurs aux fonds de sécurité sociale de l'État. Vous offrez aussi généralement des avantages tels que des vacances, des plans de retraite et des congés payés. En revanche, lorsque vous vous associez à des entrepreneurs indépendants, vous ne retenez ni ne payez d'impôts ou de cotisations de sécurité sociale, et vous n'offrez aucun avantage lié à l'emploi aux entrepreneurs.
En outre, le droit du travail polonais s'applique aux salariés, mais ne s'applique généralement pas aux entrepreneurs. Les entrepreneurs sont susceptibles d'être exemptés des lois sur les heures supplémentaires et le salaire minimum, par exemple.
En général, mais pas toujours, les entrepreneurs indépendants peuvent obtenir un salaire beaucoup plus élevé que les salariés, en partie pour compenser le fait qu'ils doivent payer leurs propres charges sociales et qu'ils ne bénéficient pas de l'assurance maladie, du congé payé, des pensions de retraite et d'autres avantages fournis par l'employeur.
Critères de classification des employés et des contractants
Comme dans la plupart des pays, la Pologne applique des exigences strictes pour déterminer si une entreprise peut classer ses travailleurs comme employés ou sous-traitants. Ces aspects concernent généralement le degré de contrôle exercé par l'entreprise sur le travail, notamment les tâches des employés et la manière dont ils les effectuent, leur rémunération, la fourniture du matériel et les avantages sociaux offerts par l'entreprise.
Que signifient ces critères dans la pratique ? En règle générale, cela signifie que les employés travaillent à temps plein ou à temps partiel pour une seule entreprise, qu'ils reçoivent des instructions et sont dirigés par cette entreprise, qu'ils travaillent un nombre d'heures par semaine défini par l'employeur, qu'ils font partie de la masse salariale de l'employeur et qu'ils bénéficient des avantages sociaux requis. D'autre part, les entrepreneurs indépendants travaillent sur la base d'un projet ou d'une offre, gèrent leur propre travail et leur temps, ne font pas partie de la masse salariale de l'entreprise, paient leurs propres impôts et travaillent souvent pour plusieurs clients dans le cadre de projets spécifiques. Les entrepreneurs soumettent généralement des factures pour le travail accompli plutôt que de recevoir des chèques de paie, et ils paient leurs propres impôts et cotisations de sécurité sociale.
En d'autres termes, les entrepreneurs sont des travailleurs indépendants, alors que les salariés travaillent directement pour l'entreprise. Les entrepreneurs disposent généralement d'un large portefeuille de clients, et votre entreprise n'est que l'un d'entre eux.
Ces distinctions entre salariés et entrepreneurs indépendants ont pour but d'empêcher les entreprises de profiter de leurs travailleurs en les traitant comme des salariés mais en les classant comme des entrepreneurs afin d'éviter de leur fournir les avantages sociaux requis.
Pourquoi les entreprises doivent-elles classer et rémunérer leurs sous-traitants avec soin ?
Si votre entreprise travaille avec des entrepreneurs indépendants, vous ne leur offrirez pas d'avantages sociaux, vous ne paierez pas de charges sociales et vous ne contribuerez pas aux programmes sociaux en leur nom. Les restrictions horaires qui s'appliquent à vos employés ne s'appliquent pas à vos sous-traitants, qui peuvent donc faire des heures supplémentaires sans y avoir droit. Cet arrangement est très favorable à de nombreux employeurs, car il simplifie leur logistique et réduit leurs dépenses.
Dans certains cas, les entreprises classent mal les employés en tant qu'entrepreneurs indépendants. Une telle classification erronée des travailleurs comporte de graves risques. Si les tribunaux déterminent que les travailleurs classés comme entrepreneurs sont des employés, l'entreprise peut être tenue de payer des années d'arriérés d'impôts et des arriérés de salaires pour les heures supplémentaires et les congés payés. Ces dépenses accumulées peuvent ruiner un budget de fonctionnement et engendrer des problèmes juridiques et logistiques importants.
Cependant, dans de nombreux cas, le travail qu'une entreprise doit faire réaliser relève véritablement du travail contractuel, et le partenariat avec des entrepreneurs indépendants est la solution la plus judicieuse. Par conséquent, votre entreprise devra savoir comment embaucher et rémunérer les sous-traitants conformément à la loi.
Embauche d'un prestataire indépendant en Pologne
Comme dans de nombreuses régions du monde, le travail contractuel en Pologne est en augmentation, en particulier dans certaines industries. Les relations de travail dans des domaines tels que les technologies de l'information et l'économie parallèle nécessitent souvent des contrats interentreprises plutôt que des contrats de travail traditionnels.
En Pologne, alors que les employés traditionnels bénéficient des contrats du Code du travail et des protections prévues par le droit du travail polonais, les entrepreneurs ont des contrats interentreprises connus sous le nom d'accords de droit civil. Dans le cadre des accords de droit civil, les travailleurs sont des entrepreneurs ou des indépendants. Les contrats engagent les travailleurs pour effectuer des tâches spécifiques et fonctionnent en dehors de la législation du travail qui s'applique généralement aux employés polonais.
En Pologne, les critères spécifiés dans le Code du travail sont utiles pour déterminer si un travailleur est un prestataire ou un employé. Le code du travail polonais stipule plusieurs critères différents que les entreprises doivent utiliser pour différencier leurs sous-traitants de leurs employés. Les travailleurs sont généralement des employés plutôt que des entrepreneurs s'ils répondent à ces critères :
- Ils effectuent un travail d'un type spécifique.
- Ils accomplissent ce travail sous la supervision directe de l'employeur.
- Ils effectuent leur travail au lieu et à l'heure imposés par l'employeur.
- La relation de travail est relativement continue.
En revanche, les travailleurs qui effectuent leur travail avec une supervision directe minimale de l'employeur, qui choisissent quand et où ils travaillent et qui acceptent une série de projets à court terme de leur choix sont plus susceptibles d'être classés dans la catégorie des entrepreneurs.
Conditions régissant la rémunération des prestataires en Pologne
La législation polonaise ne contient pas beaucoup d'exigences sur la manière dont les entreprises doivent rémunérer leurs sous-traitants. À titre de comparaison, considérez les exigences qui régissent l'employé Masse salariale.
En Pologne, les employés ont droit à une rémunération, à des avantages et à des protections spécifiques en vertu du droit du travail polonais. Ils ne devraient travailler que huit heures par jour, soit 40 heures par semaine. Ils peuvent effectuer des heures supplémentaires au-delà de ces heures, mais l'employeur doit approuver ces heures supplémentaires, qui ne peuvent dépasser 150 heures par an. Les employeurs doivent rémunérer les employés pour leurs heures supplémentaires en leur versant 150 à 200 pour cent de leur salaire normal ou en leur accordant un congé supplémentaire. Les employés doivent également recevoir un salaire minimum d'au moins PLNzł.1830 par heure ou PLNzł2,800 par mois.
En outre, les employés polonais doivent bénéficier de 20 à 26 jours de congés payés, en fonction de la durée de leur emploi ou de leurs études. Les congés payés comprennent également quatre jours de maladie que les employés peuvent utiliser en cas de besoin, et les employés peuvent bénéficier de jusqu'à 33 jours de congés maladie payés s'ils disposent d'un certificat médical certifié. Les salariés doivent également bénéficier de 13 jours fériés payés et d'un congé de maternité ou de paternité pour la naissance d'un enfant.
Si une entreprise polonaise souhaite licencier des employés, ceux-ci doivent recevoir un préavis et une indemnité de licenciement. Si le contrat est à durée indéterminée, la décision exige des motifs de licenciement qui tiennent devant le tribunal du travail. La période de préavis dépend du type de contrat et de la durée de service des employés. L'indemnité de licenciement dépend également de la durée de l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.
De plus, les entreprises en Pologne doivent cotiser à l'Institution nationale d'assurance Social (ZUS) pour le compte de leurs employés. L'employeur peut effectuer des paiements équivalant à 22.14 pour cent du salaire brut de chaque employé. En revanche, les employés eux-mêmes ne paient qu’environ 14 % de leur rémunération brute.
La plupart de ces exigences ne s’appliquent qu’aux employés. Les relations avec les sous-traitants ne sont pas soumises à la plupart des lois du travail et ne donnent pas droit aux prestations ZUS, aux congés payés ni à un préavis avant licenciement.
Auparavant, de nombreux travailleurs indépendants gagnaient également beaucoup moins que le salaire minimum. Toutefois, un amendement législatif2017 précise que le salaire minimum polonais pour les employés s'applique également aux entrepreneurs. Le but de cette loi est de protéger les travailleurs indépendants contre l’exploitation, en veillant à ce que les entreprises ne classent pas à tort leurs employés comme sous-traitants simplement pour économiser sur les salaires versés.
Pratiques fiscales pour l’embauche de prestataires en Pologne
Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants en Pologne, vous ne les ajoutez pas à votre liste de paie et vous ne payez pas d'impôts sur les salaires. Toutefois, vous souhaiterez peut-être connaître les détails de la législation fiscale afin de comprendre les obligations fiscales de vos contractants.
Cotisations de sécurité sociale
La plupart des entrepreneurs indépendants doivent cotiser au ZUS, même si leur employeur n'est pas tenu de cotiser en leur nom. Les cotisations servent à financer l'assurance pension de retraite, l'assurance pension d'invalidité, l'assurance maladie et parfois l'assurance contre les accidents du travail. Les cotisations d'assurance maladie sont à la charge du prestataire. Les étudiants de moins de 26 ne doivent pas cotiser à l'assurance sociale obligatoire ni aux caisses d'assurance maladie. La question de savoir si les entrepreneurs indépendants versent des cotisations ZUS dépend de l'accord de droit civil spécifique qu'ils ont conclu.
Lorsque vous constituez des équipes international en Pologne, sachez que vous paierez à vos contractants la totalité de leur masse salariale sans retenir aucune partie de leur salaire pour les cotisations ZUS. Votre organisation ne paiera pas non plus de charges sociales à ZUS au nom de vos contractants.
Impôt sur le revenu
En Pologne, les travailleurs indépendants et les salariés calculent leur impôt sur le revenu différemment. L'impôt sur le revenu polonais ne s'applique qu'aux employés et aux entrepreneurs âgés de 26 ou plus, à moins qu'ils ne gagnent PLNzł85,528 ou plus par an, ce qui représente environ US$23,165 ou environ EUR€19,005. Les employés polonais de moins de 26 avec des revenus allant jusqu'à PLNzł85,528 paient un taux d'imposition de 17 pour cent. Ceux dont les revenus dépassent ce seuil sont soumis à un taux d'imposition de 32 pour cent. En revanche, les entrepreneurs paient un taux d'imposition fixe de 19 pour cent.
Modes de rémunération des contractants en Pologne
Il est souvent difficile de déterminer la meilleure façon de rémunérer les employés et les contractants sur international . Lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants, vous devez mettre en place une procédure pour les payer correctement et à temps. Voici quelques formats de paiement courants et la question de savoir s'ils sont appropriés pour payer vos entrepreneurs indépendants.
- Services de paie : Avec les sous-traitants, vous ne verrez pas de paiements via votre paie car vos entrepreneurs ne font pas partie de votre paie. Seuls vos employés font partie de votre paie, où vous retirez les retenues obligatoires sur les salaires et payez les taxes sur les salaires nécessaires. Au lieu de traiter les paiements des prestataires via votre système de paie, demandez à vos sous-traitants de soumettre des factures pour leur travail et traitez leurs paiements via votre service comptabilité fournisseurs. Cependant, certaines sociétés de services de paie ont des structures permettant de rémunérer vos travailleurs indépendants grâce à leurs services. Ces services peuvent être coûteux et ne soutiennent pas toujours les opérations mondiales.
- Les banques : Votre entreprise peut envisager de travailler avec une banque pour payer les entrepreneurs indépendants. Cependant, certaines banques polonaises peuvent ne pas travailler avec une entreprise qui n'est pas officiellement enregistrée en Pologne, et la paperasserie et les exigences liées à l'ouverture d'un compte bancaire peuvent rendre cette option impraticable.
- Services de transfert de fonds : Les services de transfert de fonds permettent à votre entreprise d'envoyer des fonds sur les comptes bancaires de vos contractants. Si vous avez créé une filiale en Pologne, vous disposez déjà d'un compte bancaire à partir duquel vous pouvez transférer des fonds par l'intermédiaire de votre service de comptabilité fournisseurs. Cette procédure est une excellente option pour payer les entrepreneurs en Pologne car elle est relativement rapide et pratique, ce qui vous permet de réduire les délais et de maintenir une bonne relation de travail avec vos entrepreneurs indépendants. Les services de transfert d'argent offrent souvent plusieurs options de transfert, des limites de transfert élevées et une sécurité fiable. Cependant, sachez que vous devrez probablement payer des frais de transfert de devises si vous payez les entrepreneurs dans une devise autre que le złoty polonais. Ces frais sont généralement exprimés en pourcentage, de sorte que les virements importants peuvent vous coûter plus cher.
- Travailler avec un partenaire de recrutement : Si vous travaillez avec un partenaire de recrutement, vous pouvez souvent rationaliser considérablement vos processus de paiement du prestataire. Un partenaire fiable peut vous aider à embaucher légalement vos sous-traitants et à les payer rapidement, avec précision, dans la monnaie locale et d'une manière conforme à la réglementation polonaise.
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