Pourquoi créer une entreprise en Allemagne ? Le pays offre de nombreux avantages économiques et personnels. Sa situation centrale, son économie florissante et sa qualité de vie élevée offrent de nombreux avantages aux entreprises, notamment une vaste population de clients potentiels, un fuseau horaire favorable aux entreprises internationales, un Produit Intérieur Brut (PIB) par habitant élevé — USD 47,446 à partir de 2019 — et une main-d'œuvre qualifiée et éduquée. Si votre entreprise peut profiter de ces avantages, vous trouverez en Allemagne d'excellentes opportunités de développement et de profit.
Si vous envisagez d'étendre votre activité à l'Allemagne, l'une des premières étapes consiste à vous enregistrer officiellement. L'enregistrement d'une entreprise en Allemagne peut être compliqué et prendre du temps. Faites donc vos recherches avant d'entamer le processus.
Comment développer une entreprise en Allemagne
Lorsque votre entreprise est prête à se développer, deux possibilités s'offrent à vous : créer une filiale ou travailler avec un Portage salarial (Employer of Record, EOR). Le partenariat avec un portage salarial (EOR) rend souvent le processus plus simple et plus facile, mais les entreprises qui sont déjà familiarisées avec les filiales peuvent choisir cette option traditionnelle.
Pour démarrer l'expansion d'une filiale traditionnelle, votre entreprise doit recueillir des informations essentielles sur des sujets tels que le coût de la vie, les impôts et les cotisations de sécurité sociale que vous devez verser en Allemagne. Vous devez également rechercher ce dont vous avez besoin pour embaucher, notamment les éléments suivants :
- Exigences contractuelles
- droit du travail
- Salaires typiques
- Politiques en matière de congés payés
- Avantages
- Restrictions à la résiliation
- Exigences de la convention collective (CBA)
La gestion des salaires en Allemagne peut être particulièrement complexe : votre entreprise ne peut pas se contenter de déposer des fonds sur les comptes bancaires de vos nouveaux employés. Vous devez vous renseigner sur les impôts et les retenues à la source pour les différents programmes de sécurité sociale, et vous devez vous assurer que vous payez ces sommes à temps pour maintenir la conformité légale de votre entreprise.
Mais avant d'accomplir toutes ces tâches, vous devez constituer votre entreprise et prendre en compte le coût de l'enregistrement d'une société en Allemagne. Ces étapes sont essentielles pour que votre filiale puisse opérer légalement dans le pays.
Quelles sont les conditions de fondation d'une entreprise en Allemagne ?
L'enregistrement d'une entreprise étrangère en Allemagne peut être un processus complexe et fastidieux. Voici quelques-unes des étapes que votre entreprise devra franchir :
1. Une structure d'entreprise
Lorsqu'il s'agit de savoir comment créer une société en Allemagne, votre entreprise dispose de plusieurs options pour se constituer en société :
- Entreprise commerciale ouverte : La constitution d'une entreprise commerciale ouverte, ou Offene Handelsgesellschaft (OHG), est souvent une option intéressante pour les grossistes. En tant que société commerciale ouverte, votre entreprise doit faire l'objet d'un accord de partenariat formel et d'une inscription au registre du commerce. Vous n'auriez pas besoin d'apporter un capital minimum, de sorte que les actionnaires ne seraient pas responsables de leurs actifs privés en cas de dettes ou de faillite.
- Société en commandite : Une société en commandite, connue en Allemagne sous le nom de Kommanditgesellschaft (KG), nécessite un capital. Comme une entreprise commerciale ouverte, elle nécessite un accord de partenariat formel et une inscription au registre du commerce allemand. Le contrat entre les partenaires détermine la répartition des bénéfices et des pertes, et le fondateur doit présenter chaque année un rapport sur ces bénéfices et ces pertes au bureau local des impôts. Si l'entreprise fait faillite ou contracte des dettes, les propriétaires sont responsables sur leur patrimoine privé, mais la responsabilité des commanditaires ne s'étend qu'à leur investissement.
- Entreprise par actions : La constitution d'une petite entreprise par actions, ou Aktiengesellschaft (AG), est possible, mais plus rare en Allemagne. Cette structure est plus complexe à mettre en place que les autres, bien qu'elle ne nécessite qu'un seul actionnaire. Pour se constituer en petite société par actions, une entreprise doit avoir des fondateurs dévoués qui peuvent apporter des montants élevés de capital, généralement au moins 50,000 euros, et prendre ensuite toutes les parts de l'entreprise. L'entreprise doit également constituer un conseil de surveillance, se faire certifier par un notaire et s'inscrire au registre du commerce.
- Société à responsabilité limitée : La version allemande d'une entreprise à responsabilité limitée est la Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Ce type de société est probablement plus familier aux entreprises américaines, britanniques, suisses et autrichiennes, mais les entreprises d'autres pays peuvent également l'utiliser. Contrairement aux autres options de cette liste, l'enregistrement d'une GmbH en Allemagne est financièrement distinct des personnes qui l'exploitent, et tout bénéfice revient directement à l'entreprise après qu'elle a payé les impôts nécessaires. La création de ce type d'entreprise nécessite un investissement en capital social de 25,000 euros, dont la moitié doit être versée par les fondateurs avant l'enregistrement.
- Société entrepreneuriale à responsabilité limitée : Ce type de société, connu en Allemagne sous le nom de Unternehmergesellschaft (UG), est un type particulier de GmbH qui ne nécessite qu'un capital social de 1 euros. Il est idéal pour les fondateurs qui ne souhaitent pas apporter beaucoup de capital au départ.
2. Un nom d'entreprise unique
Veillez à ne pas utiliser de noms d'entreprises allemandes préexistantes pour votre nouvelle succursale. Consultez le registre du commerce allemand (Handelsregister) pour vous assurer que le nom de l'entreprise que vous proposez n'est pas déjà utilisé.
S'il est utilisé, vous devrez le modifier avant de pouvoir déposer des documents officiels.
3. Un objectif clair pour l'entreprise
La législation allemande exige que vous indiquiez un objectif officiel, ou Unternehmensgegenstand, pour votre entreprise lors de son enregistrement. Cet objectif doit inclure la raison d'être de votre entreprise et les activités que vous allez entreprendre. L'objectif étant juridiquement contraignant, il convient d'examiner attentivement les objectifs et les activités de votre entreprise avant de finaliser une déclaration officielle. Vous devez également inclure l'objectif de votre entreprise dans vos statuts.
La chambre de commerce et d'industrie allemande vérifie généralement gratuitement le nom et l'objectif de votre entreprise. Cela vaut la peine de profiter de ce service pour gagner en confiance dans vos propositions.
4. Statuts et liste des actionnaires
Votre entreprise doit rédiger des statuts officiels avant de pouvoir s'enregistrer officiellement. Vous pouvez utiliser un modèle standard pour rédiger ces articles, élaborer votre déclaration d'enregistrement et définir les statuts de l'entreprise. Vous pouvez également rédiger vos statuts de A à Z, si vous le souhaitez.
Vous devez également dresser la liste des actionnaires de la succursale de votre entreprise. Vous remplirez cette liste formellement lors de l'inscription, veillez donc à ce qu'elle soit complète et exacte.
Si vos actionnaires et administrateurs ne sont pas des citoyens allemands ou de l'Union européenne (UE), ils devront fournir de nombreux documents. Un notaire local devra confirmer l'existence de votre entreprise et sa bonne représentation, et les autorités de l'État devront également donner leur accord. Si vos directeurs ne sont pas des citoyens allemands naturalisés, ils devront peut-être fournir une preuve de résidence permanente ou un visa à entrées multiples.
Ces exigences étant juridiquement complexes, votre entreprise peut souhaiter s'adjoindre les services d'un portage salarial (EOR) compétent. Un portage salarial (EOR) a déjà une présence commerciale en Allemagne, ce qui vous permet d'éviter les exigences commerciales allemandes complexes et de commencer à embaucher immédiatement.
5. Assurances
Votre entreprise devra probablement souscrire une assurance et, pour une plus grande tranquillité d'esprit, vous voudrez sans doute obtenir une assurance complémentaire à celle qui est obligatoire. Vous pouvez avoir besoin d'une assurance commerciale, d'une assurance du personnel, d'une assurance du bâtiment et du contenu, d'une assurance responsabilité civile ou d'autres types de couverture.
Comment enregistrer votre entreprise en Allemagne
La procédure d'enregistrement d'une entreprise en Allemagne étant complexe, il est important de suivre les étapes suivantes :
1. Passez chez un notaire pour constituer votre succursale.
La première étape consiste à rassembler vos actionnaires et à vous rendre dans un bureau de notaire. N'oubliez pas de vous munir d'une pièce d'identité et des documents nécessaires, tels que vos statuts, la liste des actionnaires et l'objectif de l'entreprise.
Si votre entreprise peut travailler avec un notaire pour payer vos frais, vous pouvez gagner du temps. Le fait de devoir payer vous-même les frais entraînera un retard - vous devrez attendre de recevoir une facture par la poste et vous ne recevrez pas votre licence tant que vous ne l'aurez pas payée. Toutefois, le notaire avec lequel vous travaillez peut se porter garant du paiement, en particulier si vous déposez les fonds en espèces à l'étude du notaire.
2. Ouvrez un compte bancaire allemand.
Votre entreprise a besoin d'un compte bancaire allemand pour ses transactions commerciales, salariales et fiscales dans le pays. Le fait de disposer d'un compte bancaire allemand vous permet de déclarer officiellement votre entreprise et de commencer à payer des impôts.
Si votre entreprise possède déjà un compte bancaire européen dans un autre pays, vous pourrez peut-être l'utiliser pour vos activités commerciales en Allemagne. Le compte doit être compatible avec les virements de l'espace unique de paiement en euros (SEPA) si vous optez pour cette solution.
Sachez que de nombreuses banques allemandes ne proposent pas de services aux créateurs d'entreprise qui ne sont pas des ressortissants allemands ou de l'UE. Votre entreprise peut souhaiter adapter sa liste de fondateurs en conséquence ou faire appel à des partenaires extérieurs qui peuvent l'aider.
Dès que vous disposez d'un compte bancaire, vous pouvez y déposer votre capital social, ou Stammkapital, en espèces ou par virement. Vous devrez ensuite envoyer une copie du bordereau de dépôt au notaire à titre de confirmation et payer la facture du notaire.
3. Faites appel à des conseillers fiscaux qualifiés.
Il est avantageux de travailler avec des conseillers fiscaux qualifiés, car ils peuvent vous aider à vous y retrouver dans les nuances fiscales locales, et le partenariat offre des avantages supplémentaires au cours de la procédure d'enregistrement de votre entreprise. Vos conseillers fiscaux peuvent être en mesure d'effectuer une partie du travail d'enregistrement pour vous, ce qui vous permet d'économiser du temps et du travail intellectuel. Un bon conseiller fiscal peut également vous aider à remplir le questionnaire de l'administration fiscale, ou Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Vous pouvez donner une procuration à vos conseillers fiscaux afin qu'ils puissent prendre des décisions fiscales au nom de votre entreprise.
4. Soumettez votre enregistrement commercial et obtenez une licence commerciale.
L'étape suivante consiste à soumettre votre enregistrement commercial à l'office du commerce local, le Gewerbeamt, et à recevoir la licence connue en Allemagne sous le nom de Gewerbeschein. Cette licence commerciale permet à votre entreprise de commencer à opérer dans le pays.
Votre entreprise peut probablement demander cette licence commerciale en ligne, ou vous pouvez vous rendre au bureau d'application de l'ordre public, l'Ordnungsamt.
5. Inscrivez votre entreprise au registre du commerce.
L'étape suivante de l'enregistrement d'une entreprise allemande consiste à déposer les documents d'enregistrement auprès du registre du commerce et des sociétés (Handelsregister) de votre lieu de résidence. Ce faisant, vous établirez votre entreprise sur le plan juridique et protégerez son nom.
Pour s'inscrire au registre du commerce, votre entreprise doit fournir un contrat d'entreprise notarié. Vous devrez aussi probablement payer une redevance de quelques centaines d'euros.
6. Enregistrez votre entreprise auprès de l'administration fiscale.
Une fois que vous avez obtenu les comptes et les licences nécessaires et que vous avez déposé les documents préliminaires requis, vous pouvez enregistrer votre entreprise en Allemagne. Pour ce faire, vous devez vous rendre au bureau des impôts, le Finanzamt, pour remplir les documents officiels d'enregistrement, ou vous pouvez envoyer les documents complétés par courrier. Il se peut que vous deviez également présenter le reçu du registre du commerce.
Les documents d'enregistrement, connus officiellement sous le nom de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, sont longs et complexes. Pour gagner du temps et garantir l'exactitude des données, de nombreuses entreprises demandent l'aide de leurs partenaires fiscaux à ce stade, voire avant.
7. Inscrivez-vous auprès des organismes professionnels locaux.
Une fois votre entreprise officiellement enregistrée en Allemagne, vous voudrez peut-être vous enregistrer également auprès des autorités locales. Recherchez les organisations pertinentes dans votre région, y compris la chambre de commerce et d'industrie locale ou la chambre des métiers.
Vous devez également vous inscrire auprès de l'organisation professionnelle, connue en Allemagne sous le nom de Berufsgenossenschaft, qui couvre le secteur d'activité de votre entreprise.
8. Obtenez vos numéros d'identification fiscale.
Une fois enregistrée, votre entreprise recevra un numéro d'identification fiscale du Finanzamt. Ce numéro, appelé Steueridentifikationsnummer, est le numéro d'identification fiscale que vous utiliserez pour la plupart de vos transactions fiscales locales.
Une fois que vous aurez obtenu votre numéro d'identification fiscale, vous devrez peut-être aussi vous adresser à l'Office fédéral des impôts pour obtenir le numéro d'identification de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ou USt-IdNr, que vous utiliserez pour vos taxes sur la valeur ajoutée. Vous ne recevrez pas de numéro d'identification TVA si votre entreprise est suffisamment petite pour ne pas payer de TVA.
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L'enregistrement d'une entreprise en Allemagne est une procédure longue et complexe. Une option plus intéressante consiste à s'associer à un organisme de portage salarial allemand (EOR) réputé. Le portage salarial (EOR) peut fournir de précieux services à votre entreprise, notamment en tant qu'employeur légal de vos salariés. Le recours au portage salarial (EOR) vous permet d'éviter le processus compliqué d'enregistrement d'une entreprise et de ne jamais avoir à vous soucier de la législation fiscale ou de vous conformer à des réglementations peu familières.
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