Principaux enseignements
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Le plan d'action : La conformité ne consiste pas seulement à suivre des règles ; il s'agit de mettre en place un cadre qui protège l'entreprise et son personnel.
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La base de l'embauche : Les erreurs commises lors de la phase d'embauche et d'intégration peuvent entraîner des risques coûteux. Commencez par identifier la nature de la relation de travail.
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Clarté des contrats : La norme américaine "at-will" est une exception mondiale. De nombreux pays exigent que les contrats de conformité soient rédigés dans la langue locale ; la gestion des contrats est donc essentielle.
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Défense des performances : Une gestion des performances bien documentée (y compris les plans d'amélioration des performances, ou PIP) constitue la meilleure défense juridique contre les plaintes pour licenciement abusif.
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Gestion du départ précision : En dehors des États-Unis, les délais de préavis obligatoires ou les procédures d'approbation judiciaire sont courants, ce qui signifie qu'une planification spécifique à la juridiction est nécessaire.
Rencontrez Tiffany Cruz, une avocate expérimentée en droit du travail chez G-P, qui apporte son point de vue d'ingénieur aux complexités de la main-d'œuvre mondiale. Un esprit analytique aiguisé par des années d'ingénierie et le monde complexe du droit du travail - ils étaient faits l'un pour l'autre.
De la salle des machines à la salle d'audience
Tiffany pensait faire du droit des brevets, mais elle s'est découvert une passion plus profonde pour le droit du travail - un domaine dynamique où les réglementations, le comportement humain et la stratégie commerciale interagissent et s'entrechoquent. Elle décrit le droit du travail comme "la version vivante d'un feuilleton", y compris le drame humain très réel au cœur de chaque lieu de travail.
Sa combinaison d'expertise technique et juridique façonne son approche et était exactement ce dont elle avait besoin pour s'attaquer au problème de l'emploi dans le monde.
Pour les novices en matière de conformité internationale, Tiffany suggère de décomposer le cycle de vie de l'employé en trois phases : l'embauche, la gestion des performances et la gestion du départ. Commençons par l'embauche.
Votre fondation : recrutement conforme et intégration
Selon Tiffany, la manière dont vous démarrez une relation de travail détermine son succès ou son niveau de risque. Elle prévient que "les erreurs commises lors de l'embauche et du processus d'intégration peuvent avoir des conséquences durables et coûteuses". Elle se concentre sur l'atténuation des risques dès le premier jour.
Employé ou prestataire ? Vérifiez toujours deux fois.
L'une des erreurs de conformité les plus courantes est l'erreur de classification. Les entrepreneurs offrent une certaine flexibilité, mais Tiffany est claire : "Les critères juridiques pour cette classification sont stricts et varient selon les juridictions".
Elle invite les entreprises à ne pas se contenter de l'intitulé du poste et à examiner de près la véritable nature de la relation. Tenez compte du contrôle des heures de travail, de l'équipement fourni et de l'intégration de l'équipe.
Le conseil de Tiffany : s’associer à des services juridiques et à RESSOURCES HUMAINES pour une évaluation approfondie est un investissement qui peut « épargner à votre organisation des problèmes financiers et juridiques à l’avenir ».
Si vous fixez les horaires, fournissez les outils et les intégrez à votre équipe, « ils peuvent probablement être considérés comme des employés ». Une mauvaise classification peut avoir un « impact considérable sur votre entreprise », notamment des pénalités gouvernementales, des obligations en matière de salaires impayés, d'avantages sociaux non versés et d'heures supplémentaires. « Vous devez vous assurer de prendre le temps nécessaire pour bien évaluer non seulement les aspects juridiques et les ressources humaines, mais aussi pour parler au responsable du recrutement. »
La transparence des rémunérations évolue
De l'Ontario à l'Union européenne, les lois sur l'équité et la transparence salariales se répandent sur les marchés mondiaux. "Ils existent sous différents noms, dans différents États, villes et pays, mais c'est quelque chose que vous devez garder à l'esprit. Ils ont vraiment pris leur essor", explique Tiffany.
De plus en plus de juridictions exigent des employeurs qu'ils incluent une fourchette de salaire de bonne foi dans les offres d'emploi. Elle note qu'en Ontario, une nouvelle législation limitera désormais l'étendue de ces fourchettes.
Le conseil de Tiffany : "La conformité exige une approche proactive et bien documentée. Elle recommande de "réfléchir sérieusement à une fourchette de Masse salariale de bonne foi sur vos offres d'emploi". Le fait de documenter la manière dont ces chiffres sont déterminés permet aux entreprises de montrer leur bonne foi, même si les budgets changent par la suite.
Consultez votre contrat de travail.
Aux États-Unis, l' emploi de gré à gré est la norme dans la plupart des États. Mais Tiffany souligne que "ce n'est pas la norme mondiale".
Un contrat écrit est souvent une obligation légale dans le monde entier, et pas seulement une bonne pratique. Le droit du travail local dicte tout, depuis les clauses obligatoires jusqu'à la méthode de signature. "Certains pays exigent des signatures à l'encre humide, tandis que d'autres imposent des signatures numériques qualifiées", explique Tiffany.
Il convient également de mentionner la langue. "De nombreux pays exigent que les contrats soient rédigés dans la langue locale", fait-elle remarquer. Par exemple, au Québec, le contrat doit être rédigé en français canadien et c'est cette version qui fait foi. "Si vous avez quelque chose dans la version anglaise qui n'est pas dans la version française du Québec, vous pouvez avoir un problème parce que qu'est-ce qui est applicable ? La langue locale".
Le conseil de Tiffany : « Tu veux avoir des contrats bilingues. Comment faites-vous cela ? Il suffit de créer deux colonnes dans un contrat et de s’assurer que tout ce qui est dans la langue locale soit aussi dans la version anglaise. » La gestion des contrats est « l’une des étapes les plus importantes que vous puissiez entreprendre » pour protéger l’exécution.
Ne perdez pas de vue la gestion des performances
La gestion des performances implique des conversations difficiles. À ce stade, la gestion, la communication et le respect de la législation se rejoignent, ce qui peut constituer un véritable défi.
D'un point de vue juridique, Tiffany conseille que "la gestion cohérente et documentée des performances constitue votre meilleure défense contre les plaintes pour licenciement abusif".
Elle suggère que les managers établissent un ensemble d’objectifs et fournissent des retours constructifs et opportuns. « Les managers devraient avoir cette conversation verbalement avec les travailleurs et ils devraient faire un suivi par écrit. Pourquoi ? D’abord, chacun assimile l’information différemment — c’est super de réitérer les retours. »
Si les performances continuent de décliner, Tiffany recommande un plan d’amélioration des performances (PIP). Elle affirme que les plans d'amélioration des performances (PIP) devraient être « un véritable effort pour aider l'employé à réussir, et non pas simplement une étape vers le licenciement ».
Le conseil de Tiffany : « Si [les managers] ne voient pas la personne travailler selon la description de poste ou d’autres éléments qu’ils ont discutés, ils devraient avoir cette conversation [PIP] avec les travailleurs et la suivre par écrit. »
Un PIP bien fait montre que l'entreprise "a donné à l'employé une chance équitable de répondre aux attentes". De plus, des documents clairs montrent que la décision de licenciement potentiel était fondée sur des problèmes de performance et non sur des motifs discriminatoires.
Gestion du départ (et comment la faciliter)
La résiliation n’est jamais facile, mais « la façon dont vous la gérez a des implications juridiques importantes », insiste Tiffany. Et le processus varie selon le monde.
Dans la plupart des États américains, il est possible de mettre fin à un contrat de travail à tout moment et pour n'importe quelle raison légale. Tiffany met en garde : "Vous voulez que ce soit pour une raison légale". Elle ne peut jamais être discriminatoire.
En dehors des États-Unis, c’est une autre histoire. Là, « tu entres dans le monde des périodes de préavis. » Dans des pays comme le Canada et dans toute l'Europe, les employeurs sont « légalement tenus de donner un préavis d'une durée spécifique ou de verser une indemnité compensatrice de préavis avant de licencier un employé ». Ce délai « dépend souvent de l’ancienneté du salarié », les employeurs doivent donc connaître les exigences juridictionnelles avant d’entamer la procédure.
Dire que ces avis sont importants est un euphémisme. Ne pas en fournir un peut « entraîner une demande pour licenciement abusif, ce qui peut être bien plus coûteux que le paiement initial de l’avis ». Dans certaines régions, ce n’est pas un simple paiement : « ce n’est même pas si simple de simplement dire : 'Hé, je vais te payer.' » Les employeurs dans des pays comme les Pays-Bas « doivent aller devant la justice pour obtenir l’approbation » des licenciements.
Le conseil de Tiffany : « Une gestion efficace du départ exige une planification minutieuse et une connaissance approfondie des lois locales afin d’éviter de transformer une décision commerciale courante en une longue bataille juridique. »
Vous avez les fondations. Laissez un portage salarial (EOR) rassembler le tout.
Tiffany considère la mise en conformité mondiale comme une entreprise qui ne se termine jamais vraiment. Il s'agit d'un "processus continu d'apprentissage et d'adaptation". Son point de vue, façonné par sa formation d'ingénieur, lui a appris à "considérer les défis complexes comme des systèmes à comprendre et à optimiser".
Elle recommande aux entreprises d'appliquer une approche similaire au cycle de vie global des employés. Décomposez-le en étapes clés (embauche, gestion et gestion du départ) et « appliquez des pratiques de conformité rigoureuses et spécifiques à chaque juridiction à chaque étape » pour constituer une équipe internationale protégée.
Mais vous n'êtes pas obligé de vous attaquer seul à la complexité de la situation. G-P Le portage salarial (EOR ) minimise les coûts, la complexité et les risques liés à l'emploi à l'échelle mondiale. Il vous permet d'embaucher, d'intégrer et de gérer les meilleurs talent dans plus de 180 pays, sans avoir à créer d'entités. Nous nous occupons de toutes les questions de conformité, afin que vous puissiez constituer votre équipe en toute confiance.
Le conseil de Tiffany : "Vous pouvez vous associer à une entreprise de portage salarial (EOR) comme G-P. Nous nous chargeons de cette belle tâche. Nous nous amusons avec. Nous faisons appel à des experts, car il s ' agit d'une opération lourde.
Si vous cherchez à vous débarrasser des maux de tête liés à la gestion de l'effectif à l'international, essayez G-P portage salarial (EOR), "vous verrez que cela change vraiment la donne".
