L’intégration des nouvelles recrues demande beaucoup de temps et d’énergie. Pourtant, il s'agit d'une étape cruciale dans le cycle de vie des employés : selon une enquête de BambooHR, 68 pour cent des employés quittent l'entreprise au cours des trois premiers mois. Si vous souhaitez que votre entreprise se développe, que vous réduisiez vos coûts de recrutement et que vous mainteniez une culture d'entreprise saine, vous devrez maîtriser votre processus d'intégration.
Comment les équipes de formation et de développement (F&D) peuvent-elles concilier la création d'un programme d'intégration pertinent, attrayant et complet avec les autres tâches qui leur incombent ? Le plus souvent, la réponse est l'apprentissage collaboratif.
Dans la plupart des entreprises, les équipes L&D sont chargées de gérer l'intégration de A à Z : elles recherchent et créent tous les contenus, conçoivent les programmes, gèrent les inscriptions, recueillent les commentaires et veillent à ce que tout soit à jour. C'est beaucoup à gérer, surtout si l'entreprise est en pleine expansion.
Une approche d'apprentissage collaboratif de l'intégration aide ces équipes à décentraliser une grande partie du processus, ce qui leur permet de gagner du temps. Cela permet également d'offrir des cours d'intégration plus pertinents et plus attrayants. Examinons les cinq principaux avantages d'une approche de l'intégration fondée sur l'apprentissage collaboratif.
Premièrement : Qu'est-ce que l'apprentissage collaboratif ?
D'une manière générale, l'apprentissage collaboratif est une méthode de formation dans laquelle les employés partagent leur expertise en la matière et les collègues enseignent et apprennent en tant que groupe. Cette approche s'oppose aux approches plus traditionnelles, descendantes ou centralisées, dans lesquelles une personne ou une équipe dirige les initiatives d'apprentissage, en s'appuyant souvent sur des experts externes et de longues sessions de formation synchronisées.
Nous pouvons comparer une approche ascendante et collaborative de l'apprentissage à un style plus traditionnel et descendant.
La création de programmes de formation à l'intégration en collaboration présente de nombreux avantages :
1. Le contenu de l'accueil est contextuel
Avec l’apprentissage collaboratif, le contenu des cours est créé par des experts internes dans la matière, et non par des sources externes ou du contenu standard. Cela signifie que les cours sont 100 % contextuels par rapport à votre organisation et à jour au moment du lancement.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez inclure un cours sur la manière de commencer à utiliser le logiciel de paie de votre entreprise. Au lieu d'inclure un tutoriel générique, votre équipe RESSOURCES HUMAINES peut créer un cours adapté à votre lieu de travail. Elles peuvent inclure la façon dont votre organisation a configuré sa plateforme, avec des rappels sur le délai de réservation des congés ou la politique de l'entreprise en matière de congés maternité ou paternité.
Ce type de pertinence aidera les nouvelles recrues à devenir opérationnelles rapidement.
2. Permet à votre équipe L&D de gagner du temps
Comme ce sont les experts internes en la matière qui créent le contenu, votre équipe de formation et développement est libre de se concentrer sur d'autres tâches. Ils restent impliqués en tant que facilitateurs, mais ils peuvent consacrer plus de temps à des aspects tels que la compréhension des besoins d'apprentissage, la gestion talent ou d'autres questions stratégiques.
L'apprentissage collaboratif est également fortement tributaire des boucles de retour d'information, à la fois entre les créateurs de cours, les apprenants et les formateurs. Les plateformes d'apprentissage collaboratif telles que 360Learning intègrent des fonctions de réaction, à l'instar des émojis des médias sociaux, qui permettent aux apprenants de signaler si un cours a besoin d'une mise à jour. Il est ainsi beaucoup plus facile pour les équipes de L&D d'établir des priorités quant aux cours à actualiser et au moment de le faire.
Les boucles de rétroaction permettent aux équipes L&D de gagner du temps sur la mise à jour du contenu d'intégration.
3. Aide les nouveaux arrivants à faire connaissance avec d'autres personnes
L'une des choses les plus difficiles lorsqu'on commence un nouveau travail, c'est qu'on ne connaît personne. Particulièrement dans un contexte à distance, briser la glace peut s'avérer délicat et prendre plus de temps.
Grâce à l'intégration basée sur l'apprentissage collaboratif à l'aide de plusieurs outils de collaboration en ligne disponibles pour les équipes, les nouveaux employés font déjà connaissance avec leurs nouveaux collègues et peuvent commencer à associer des visages à des noms, et des noms à des titres de poste. Comme les cours sont créés par des experts internes en la matière, chaque fois qu'un nouvel employé suit un programme, il est également présenté à ses pairs.
Cela est particulièrement vrai si les auteurs de cours utilisent des formats interactifs tels que la vidéo, la capture d'écran ou les enregistrements vocaux. Si vous incluez les discussions qui ont lieu dans les forums de discussion, les nouveaux employés peuvent commencer à se faire une idée de qui est qui.
Les discussions qui ont lieu dans le cadre des programmes d'intégration permettent aux nouveaux arrivants de faire connaissance avec leurs collègues.
4. Permet aux nouveaux employés d'avancer à leur propre rythme
Les outils de communication à l'échelle de l'équipe envoient de nombreuses alertes, si nombreuses qu'il est difficile de permettre aux employés de se concentrer exclusivement sur un seul concept.
Une solution consiste à mettre en veilleuse ou en sourdine les notifications sur Slack, Outlook ou d'autres applications de communication. Un autre moyen consiste à encourager la communication asynchrone. Il peut atténuer la pression de répondre instantanément, promouvoir un travail approfondi, réduire la fatigue des réunions et prévenir le surmenage.
L'apprentissage collaboratif est largement basé sur l'idée de l'apprentissage asynchrone. Au lieu d'une série de sessions synchronisées en direct, l'apprentissage collaboratif propose aux employés de suivre des modules autodirigés à leur propre rythme.
Cette approche est plus souple que l'intégration traditionnelle, et de nombreuses équipes de L&D ont opté pour ce changement. Par exemple, les équipes de Spendesk chargées des ressources humaines et des opérations ont décidé d'adopter un mode de fonctionnement plus souple.
L'approche collaborative de leur processus d'intégration, en partie à cause de la question du "glissement de l'atelier", n'a pas été retenue. Tom Morisse, responsable de la connaissance chez Spendesk, a expliqué le problème et son impact sur leur processus.
"D'accord, nous avons des ateliers, des ateliers et des ateliers. L'onboarding est synonyme d'ateliers. Il y avait à la fois ce problème de format qui consistait à n'avoir que des ateliers, et le fait que nous avons ajouté d'autres ateliers sans penser à la cohérence de l'expérience dans son ensemble", a déclaré M. Morisse.
En révisant leur approche et en incorporant des formats plus asynchrones, Spendesk a pu créer un processus d'intégration capable de suivre leur développement rapide.
5. C'est plus engageant pour les apprenants
En définitive, une approche collaborative de l'intégration est plus attrayante pour les nouveaux employés. L'interaction est intégrée au processus - à la fois entre les apprenants et les créateurs de cours (par le biais de boucles de rétroaction), mais aussi entre les nouveaux employés eux-mêmes, par le biais de forums de discussion. Les formats de cours interactifs, tels que les quiz et les médias cliquables, constituent un changement agréable par rapport aux PDF qui s'étendent sur des kilomètres ou aux réunions Zoom qui se déroulent sous forme de cours magistraux.
Les premières semaines et les premiers mois d'un nouvel employé sont cruciaux. Les nouvelles recrues se demandent si ce nouvel environnement leur convient, tout autant que leur nouveau manager décide s’ils ont fait le bon choix. Offrir une formation d'intégration pertinente, attrayante et qui aide les nouveaux arrivants à nouer des liens sociaux est une étape cruciale pour conclure l'affaire — et l'apprentissage collaboratif est un excellent moyen d'y parvenir.
6. Il est facile d'accès à distance
S'il y a une chose que nous avons apprise de la pandémie de Covid-19, c'est que les employés aiment le travail flexible. La plupart des entreprises continuent à proposer des options hybrides ou de travail à distance à ceux qui le souhaitent.
Pour l'intégration des employés à distance, l'intégration avec un angle d'apprentissage collaboratif est idéale. Tout d'abord, l'accent mis sur l'apprentissage asynchrone rend les différences de fuseau horaire sans importance. Il garantit également l'intégration du contenu pour les employés du monde entier, puisque les collègues de n'importe quel département peuvent participer à l'élaboration de cours pertinents pour ce département ou cette zone géographique.
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