מהו טופס W-9?

נקודות מפתח

• מהו טופס W-9 : טופס W-9 משמש לאיסוף פרטי מס של קבלן. זה מאפשר לך להגיש טפסים 1099 ולהימנע מעונשות וגיוסים.

• כיצד טופס W-9 משתווה לטפסים אחרים: טופס W-9 מיועד לשמירת רישומים בלבד והוא חל על קבלנים אמריקאים. טופס W-8 מיועד לתושבים שאינם אמריקאים אזרחים. טפסי W-2 משמשים עובדים להכנת המיסים שלהם. 1099 טפסים מיועדים לדיווח על סוגי הכנסה שונים, כמו תשלומים שונים לקבלנים.

• היכן ניתן להשיג טופס W-9: ניתן להוריד את טופס W-9 באתר האינטרנט של רשות המסים האמריקאית (IRS) או ליצור אחד באמצעות G-P Contractor.

• מי נדרש למלא טופס W-9: יחידים ועסקים שעובדים עם החברה שלך, כגון קבלנים עצמאיים וספקים, חייבים למלא טופס W-9.

שכירת קבלנים עצמאיים מקלה על הגדלת או צמצום העסק שלך בהתאם לצרכים שלך. למרות שקבלנים אינם נמצאים ברשימת השכר של החברה שלך, עליך עדיין לעמוד בדרישות מסוימות כדי לעבוד עם עובד מסוג זה.

בארה"ב, עובדים במשרה מלאה ממלאים טפסי I-9 , בעוד שקבלנים עצמאיים או עובדים 1099 ממלאים טפסי W-9 . טפסים אלה מסייעים להבטיח את תשלומי המס ולהפחית את הסיכון לעונשים בגין מידע שגוי או חסר. 

בואו נפרט מהו טופס מס W-9 , למה הוא משמש, כיצד למלא אותו, ומהם טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן.

מהו טופס W-9 ?

טופס W-9 מיועד לאיסוף מידע על משלם המסים מקבלנים עצמאיים וישויות עסקיות, כך שתוכלו להגיש דוחות מדויקים. אינך מגיש טופס W-9 לרשות המסים האמריקאית (IRS). אבל אתה משתמש במידע בטופס זה כדי להכין טופס 1099 שאתה מגיש לרשות המסים האמריקאית (IRS) בסוף השנה. 

ה-W-9 אוסף את מספר זיהוי המס (TIN) מאנשים פרטיים וישויות. עבור יחידים, זהו בדרך כלל מספר הביטחון של חברתי (SSN), ועבור עסקים, זהו מספר זיהוי מעסיק (EIN).

הערה: אין טופס W-9 לעובדים. W-9 מיועד לקבלנים או עסקים עצמאיים בלבד.

כיצד טופס W-9 משתווה לטפסים אחרים

טופס W-9 לעסקים מיועד לשמירה על רישומים בלבד. כך שונה טופס ה-W-9 מטפסי IRS אחרים:

צורות W-9 לעומת W-2

בעוד שקבלנים עצמאיים ממלאים טופס W-9 , חברות ממלאות ושולחות טפסי W-2 לרשות המסים האמריקאית (IRS).

עובדים משתמשים בטפסי W-2 כדי להכין מיסים. לפני קבלת טופס W-2, על העובדים למלא את טופס W-4 ולציין את פרטי המס שלהם, סטטוס הגשת הדוחות ומשרות אחרות, אם רלוונטי. תחשב את המסים שיש לנכות במקור על סמך טופס W-4, בעוד שטופס W-2 אמור לשקף את המסים הללו.

טופס W-9 מיועד להכנת טופס1099 . W-9 מכיל את שם הקבלן, כתובתו ומספר ה-TIN שלו. בניגוד לעובדים, קבלנים אחראים לדיווח ותשלום המסים שלהם. באופן כללי, אין חיוב מס עבור קבלנים, למעט במצבים מסוימים, כגון אם הם לא מצליחים לספק או לאשר מספר TIN נכון. 

טפסי W-9 לעומת 1099

ה- 1099 הוא אוסף של טפסי IRS המדווחים על סוגי הכנסה שונים. חברות משתמשות לרוב ב:

• 1099-NEC: השתמשו בטופס זה אם אתם משלמים לקבלנים העצמאיים שלכם בסכום של 600 דולר או יותר מדי שנה. 

• 1099-שונות: השתמש בטופס זה כדי לדווח על תשלומים שונים, כגון תמלוגים, תשלומי בריאות ושכר דירה, אם הם מסתכמים ב- 600 דולר או יותר לשנה.

החברה שלך אחראית למילוי ולשלוח טפסים של 1099 לרשות המסים האמריקאית (IRS). לעומת זאת, קבלנים עצמאיים ממלאים טפסי W-9 , אותם תשמרו ברישומיכם. אתה זקוק רק לטפסי W-9 כמקור להגשת טופס 1099.

צורות W-9 לעומת W-8

האם תשתמשו בטופס W-9 או W-8 תלוי במעמד האזרחות של הקבלן העצמאי. טפסי W-9 מיועדים לאזרחי ארה"ב, בעוד שאינם אמריקאים אזרחים דורשים W-8.  

יש רק סוג אחד של טופס W-9 . עם זאת, ישנם חמישה סוגים של טפסי W-8 . הטופס הנכון תלוי בשאלה האם הקבלן הוא יחיד או עסק, בסוג ההכנסה שלו ובשאלה האם הוא זכאי לטיפול מס מיוחד. 

עליך לאסוף את טופס W-8 לפני ביצוע התשלום הראשון. מומלץ לאסוף את ה-W-9 לפני שהקבלן מבצע כל עבודה.

היכן ניתן להשיג טופס W-9

קבלנים יכולים להוריד את טופס W-9 ישירות מאתר האינטרנט של רשות המסים האמריקאית (IRS). או שתוכלו להשתמש ב- G-P Contractor כדי לפתור את כל מחזור חיי הגיוס - החל מתשלומים ועד לניהול ניירת. צור בקלות טפסי W-9 וקבל גישה לכל מידע כוח העבודה שלך בלוח מחוונים אחד.

 אם אתם מגדילים ובונים צוותים גלובליים, G-P Gia™, סוכנות הבינה המלאכותית הראשונה מסוגה שלנו עבור משבי אנוש, מציעה תובנות מפורטות על חוקי עבודה, תקנות מס והטבות ביותר מ- 50 מדינות ובכל 50 מדינות ארה"ב.

מי נדרש למלא טופס W-9?

אנשים פרטיים וישויות עסקיות מסוימים המקבלים הכנסה מהחברה שלך צריכים למלא את טופס W-9. אלה כוללים, אך אינם מוגבלים ל, קבלנים עצמאיים, ספקים, שותפויות, חברות בע"מ (LLCs), תאגידים, נאמנויות ועיזבונות.

הנה כמה תרחישים לדוגמה שבהם W-9 נחוץ:

1. אתם חברה קטנה שמגייסת קבלנים בארה"ב. חברות קטנות ללא צוותים פנימיים גדולים שוכרות לעתים קרובות קבלנים עצמאיים. לדוגמה, אם אתם משתמשים ב- G-P Contractor כדי לשכור ולשלם לקבלנים עבור פרויקט עיצוב גרפי, העובד יכול להשתמש בתכונת יצירת טופס W-9 כדי להשלים את הטופס לפני תחילת העבודה. 

2. אתה בנק עם לקוח שפותח חשבון חדש. בנקים משתמשים בטפסי W-9 כדי לאסוף מידע ממס הכנסה הדרוש לדיווח על ריבית והכנסות אחרות לרשות המסים האמריקאית (IRS).

3. ביטלת חוב. חוב שבוטל נחשב לעיתים קרובות להכנסה חייבת במס. טופס W-9 מסייע בהגשת המידע הנדרש.

4. את חברת השקעות. תאסוף את טופס W-9 מהלקוחות שלך, ולאחר מכן תדווח על הרווחים שלך לרשות המסים האמריקאית (IRS) בטופס 1099 המתאים.

מתי ומדוע מתבקש W-9

טופס W-9 נדרש רק עבור ספקים עבורם אתם משלמים. זה לא כולל תאגידים, מכיוון שהם בדרך כלל 1099 מדיווח. כמו כן, אינך זקוק לטופס W-9 עבור ספקים שדרכם אתה משלם בכרטיס אשראי, מכיוון שתשלומים אלה מדווחים על ידי מעבד התשלומים.

טופס W-9 מאפשר לך לדווח במדויק על תשלומי קבלן לרשות המסים האמריקאית (IRS). אמנם אין צורך להגיש מסמך זה, אך שמירה עליו בהישג יד מקלה על הכנת 1099 . כמו כן, תמנעו מקנסות על אי-ציות וסנקציות אזרחיות או פליליות בגין אי-איסוף הטופס.

כיצד למלא טופס W-9

על קבלנים למלא טופס W-9 במדויק כדי להבטיח תאימות. הם יכולים לבצע את הוראות W-9 הבאות:

1. ציינו את שם הקבלן או העסק: קבלנים רשמו את שמם בשורה 1 כפי שהוא מופיע בדוח המס שלהם. ישויות משפטיות, כגון שותפות, חברת LLC או תאגיד, רושמות את שמן בשורה 2, תוך שימוש בפרטי "עושים עסקים בשם". אם הקבלן פועל תחת שם עסק מסוים, עליו להזין מידע זה בשורה "שם העסק".

2. בחר את סיווג המס הפדרלי: הקבלן מסמן את התיבה הרלוונטית לסיווג המס. חלק מהאפשרויות כוללות יחיד, תאגיד C, תאגיד S, שותפות, נאמנות או עיזבון, או LLC.

3. הוסף מספר ביטוח לאומי: על קבלנים להוסיף את מספר הביטוח הלאומי שלהם אם הם יחידים. עסקים צריכים להוסיף את מספר ה-EIN שלהם. בהתאם למצבם כקבלן אזרח או כישות, קבלנים יכולים להגיש בקשה למספר זיהוי אישי (TIN) ולכתוב "הגשת בקשה" תחת חלק א'. הם יהיו כפופים לגיבוי מניעה עד שיקבלו את מספר הזיהוי האישי שלהם. לאחר מכן, עליהם להגיש טופס W-9 מעודכן.

4. הזנת כתובת: תחת השורה "כתובת", הוסף את הכתובת המשויכת למספר ה-TIN. 

5. אשר את הטופס: כל המידע צריך להיות מדויק ותואם לרישומי רשות המסים האמריקאית (IRS). על האדם הממלא את הטופס לחתום ולציין תאריך באזורים המיועדים לאישור. ניתן להשתמש בתוכנית התאמת מספרי ה-TIN של ה-IRS כדי לאמת רשומות.

קבלן G-P Contractor מקל על מילוי ואיסוף טפסים. קבלנים יכולים ליצור את הטופס בפלטפורמה, אליה תוכלו לגשת בכל עת.

כיצד להגיש ולאחסן טופס W-9

על הקבלן או הגוף העצמאי לשלוח לך את הטופס המלא לצורך תיעוד. עליך לאחסן את טפסי W-9 למשך ארבע שנים לפחות. שמירת תיעוד ממושכת יותר מסייעת גם בהארכת תקופות הביקורת. 

3 טעויות נפוצות של W-9 וכיצד להימנע מהן

אמנם אינך צריך להגיש טפסי W-9 לרשות המסים האמריקאית (IRS), אך הם עדיין צריכים להיות מדויקים כדי להימנע מבעיות משפטיות וכלכליות. שימו לב לטעויות הנפוצות האלה:

1. הוספת מידע שגוי: טעויות כוללות שימוש במספר TIN וסוג ישות שגויים. מספר TIN שגוי יכול להוביל להודעה ל-IRS, בעוד שסוג העסק הנכון מבטיח שדוחות ה- 1099 שלך יהיו מדויקים. 

2. איסוף טפסים באיחור: עליך לאסוף טפסי W-9 לפני שקבלנים או גופים מתחילים לעבוד ולפני ביצוע התשלום הראשון. כך, תהיו מוכנים לדיווח סוף השנה.

3. אי עדכון: צור מערכת לבדיקה ועדכון שוטפים של מידע W-9 . השתמש בשיטות בהן קבלן יכול לעדכן את המידע שלו בקלות.

שכור עובדים וקבלנים עם G-P

מעל 80% מהעסקים בצוות ניהול מתקשים למצוא כישרונות מיומנים בשוק הקיים שלהם. G-P מציעה פתרון מהיר ופתרון תואם לתקנים להעסקת עובדים וקבלנים גלובליים, מבלי להקים ישויות חדשות.

פתרונות המעסיקים והקבלנים שלנו, המונעים בינה מלאכותית, מגובים על ידי הצוות הגדולים ביותר של מומחי משאבי אנוש, משפטיים ותואמים בארץ כדי לפשט את כל מחזור חיי התעסוקה העולמי. הוסיפו כישרונות ברמה עולמית לצוות שלכם, ללא הלחץ של תאימות מס בינלאומיות.

הזמן הדגמה עוד היום.

שאלות נפוצות לגבי טופס W-9