מהו טופס W-8BEN?

חברות יכולות לפתוח הזדמנויות צמיחה חדשות על ידי הרחבת כוח עבודה גלובלי שלהן. למעשה, 81% מהצוות ניהול כבר עוסקים באופן פעיל בגיוס גלובלי. עם התמיכה של חברת סיווג עובדים (מיטב הסוג) כמו G-P, תוכלו לגייס, לצרף ולנהל צוותים גלובליים במהירות ובתאימות, ללא קשר לסטטוס הישות.

עם זאת, עבודה עם עובדים בינלאומיים יכולה גם אומרת שהחברה שלך אחראית על כל המסים הרלוונטיים הנדרשים על פי חוקי המס של כל מדינה זרה בשנה קלנדרית. מאחר ששיעורי מס הכנסה משתנים בהתאם למדינת המגורים של העובד, חברות בארה"ב הממלאות טופס W-8BEN עבור גיוס עובדים בינלאומיים עשויות למצוא את התהליך מאתגר אם הן אינן מוכנות.

מהו טופס W-8BEN?

טופס W-8BEN הוא טופס מס של רשות המסים האמריקאית (IRS) המשמש תושבים שאינם אמריקאים תושבי מס או זרים שאינם תושבים כדי לאשר את מעמדם הזר ולהבטיח ששיעור המס הנכון מוחל על הכנסה ממקורות אמריקאיים. טופס W-8BEN הוא ראשי תיבות של תעודת מעמד זר של בעלים בכיר לצורך ניכוי ודיווח מס בארצות הברית (יחידים).

תושבי מס שאינם בארה"ב - כולל עובדים וקבלנים בינלאומיים - המספקים שירותים לחברות אמריקאיות נדרשים בדרך כלל למלא את טופס W-8BEN ולהגישו לחברה המגייסת.

למה משמש טופס W-8BEN?

עבור חברות המגייסות עובדים בינלאומיים, טופס W-8BEN מאמת את מעמדו בחו"ל של אדם וקובע את זכאותו לפטורים ממס או הנחה מופחתת במסגרת אמנת מס. הוא גם מזהה אנשים הכפופים למס של30% על סוגי הכנסה שונים שמקורם בארה"ב, כולל תשלומים קבועים ותקופתיים (FDAP) כגון:

1. אִינטֶרֶס.
2. תמלוגים.
3. קצבאות.
4. לִשְׂכּוֹר.
5. פרמיות.
6. פיצוי עבור שירותים.
7. תשלומים חלופיים, אם רלוונטי.

מטרת טפסי W-8BEN היא לקבוע האם אנשים נחשבים מבחינה חוקית לתושבי ארה"ב - תושבים או אזרחים - ולקבוע בעלות על ההכנסה המוזכרת בטופס. טופס W-8BEN מאפשר גם לאנשים ממדינות מחוץ לארה"ב עם אמנות מס לתבוע שיעורי מס מופחתים על הכנסה שמקורה בארה"ב.

מהן אמנות מס?

אמנת מס היא הסכם בין שתי מדינות הקובע כיצד הכנסה שהרוויחו תושבי מדינה אחת תמוסה על ידי המדינה השנייה. לפי אתר האינטרנט של רשות המסים האמריקאית (IRS) , אם למדינה יש אמנת מס עם ארה"ב, תושבי אותה מדינה עשויים להיות זכאים להפחתות מס או פטורים על הכנסות שהרוויחו בארה"ב.

לדוגמה, מכיוון שלקנדה ולארה"ב יש אמנת מס, אם חברה אמריקאית מעסיקה עובד בקנדה, היא יכולה לתבוע הטבות כתושב חוץ (NRA) בעת הגשת דו"ח המס שלה. יחידים המתגוררים במדינות ללא אמנת מס נדרשים לשלם מס הכנסה בשיעורים הרגילים, ללא הפחתות.

אמנות מס הכנסה אינן חלות על מצבים של תושבות כפולה - כאשר אנשים הם תושבים חוקיים של יותר ממדינה אחת. עם זאת, תושבים כפולים עדיין עשויים להיות זכאים לקבל הטבות מסוימות של אמנות מס, בהתאם למיקומם.

אמנות מס יכולות להשתנות עם הזמן. עבור מעסיקים המגייסים עובדים בינלאומיים, חשוב להישאר מעודכנים בחוקים המתפתחים במדינת היעד שלהם. כלים המופעלים על ידי בינה מלאכותית כמו G-P Gia™ - יועץ משאבי אנוש תאימות הגלובלי מבוסס בינה מלאכותית של G-P- יכולים לספק הנחיות מומחה לגבי חוקי העבודה העולמיים ב- 50 מדינות ובכל 50 מדינות ארה"ב, ולהפחית את העלות והזמן של התאימות בשיעור של עד 95%.

מי מספק את טופס W-8BEN?

עובדים בינלאומיים וקבלנים עולמיים חייבים לספק טופס W-8BEN למעסיקיהם בארה"ב, בדרך כלל במהלך תהליך העבודה. על פי רשות המסים האמריקאית (IRS), עובדים חייבים למסור את טופס W-8BEN לסוכן או למשלם של "מניעה" אם הם זרים שאינם תושב המדינה והבעלים המוטבים של סכום הכפוף למניעה.

עליהם להגיש את טופס W-8 BEN כאשר סוכן המניעה יתבקש לעשות זאת, בין אם הם תובעים שיעור מופחת של מניעה או פטור ממנה ובין אם לאו. לדוגמה, ניתן למלא טופס W8BEN ולמסור אותו לסוכן הניהול או למנהל ההון של המעניק.

על חברות לאסוף ולאמת את דיוקם ואמיתותם של הטפסים שהן מקבלות. עם זאת, טופס W-8 עדיין יכול להיות תקף גם עם שגיאות קלות. לדוגמה, אם התאריך חסר בחתימה, המעסיק יכול להוסיף את התאריך עם קבלתו ולראות אותו בתוקף מאותה נקודה ואילך.

מי צריך למלא את טופס W-8BEN?

טופס W-8BEN ממולא בדרך כלל על ידי זרים שאינם תושבים (NRAs). חברות המגייסות עובדים בינלאומיים צריכות לקבל טופס זה מעובדים בינלאומיים או מקבלנים בינלאומיים אם הן עומדות באחד מהקריטריונים הבאים:

1. הם לא אמריקאים אזרחים או תושבים (NRA).
2. הם עובדים בחברה אמריקאית או מרוויחים הכנסה שמקורה בארה"ב.
3. הם טוענים להטבות במסגרת אמנת מס או הנחה מופחתת.
4. הם מרוויחים הכנסה קבועה או תקופתית מארה"ב

מי אחראי על מניעה מס הכנסה?

חברות שמשלמות הכנסות לחברות שאינן אמריקאיות תושבי מס, המכונים סוכני מניעה בארה"ב, אחראים לתשלום מס מניעה במקור לפני התשלום לאדם. אי ניכוי מס במקור כראוי עלול להוביל לעונשים או קנסות על אי ציות. אם מעורבים מספר סוכני מניעה, יש לנכות את המס מבעלי ההכנסה פעם אחת בלבד.

אם העובד הוא מניעה מס הכנסה מטעם הפרט, אל תשלח את הטופס למס הכנסה עם קבלתו. במקום זאת, עליהם לאחסן את הטופס בצורה מאובטחת ברישומיהם למשך הזמן הנדרש כדי לקבוע את אחריותם.

כיצד למלא את טופס W-8BEN

בעת מילוי טופס W-8BEN, ההוראות פשוטות וכלולות בטופס עצמו. כדי למלא את הטופס, על העובד הבינלאומי או הקבלן הגלובלי לכלול את המידע הבא:

1. השם החוקי שלהם
2. תאריך הלידה שלהם, כתוב בפורמט mm-dd-yyyy
3. מדינת האזרחות שלהם
4. כתובת המגורים הקבועה שלהם במדינת התושבות של החברה שלהם
5. כתובת הדואר שלהם אם היא שונה מכתובת החברה הקבועה
6. מספר ביטוח לאומי (SSN) או מספר זיהוי מס ליחיד (ITIN), כולל ה-TIN הבינלאומי שלהם, אם רלוונטי
7. שם מדינת התושבות שלהם לצורך מס הכנסה של אותה מדינה, אם רלוונטי
8. כל המידע הפיננסי הרלוונטי, כולל הכנסה וסכומי תשלומים קודמים מדוחות מס ישנים יותר.

האם ישנן צורות W-8 נוספות?

כן, לרשות המסים האמריקאית (IRS) יש מספר טפסי W-8 , שכל אחד מהם חל על סוגים שונים של חשבונות שאינם אמריקאים תרחישי מס-מניעה. בנוסף לטופס W-8BEN, תיעוד מס רלוונטי נוסף כולל:

• טופס W-8BEN-E עבור מדינות שאינן אמריקאיות ישויות או ישויות בינלאומיות, במקום יחידים.
• טופס W-8IMY עבור יחידים או ישויות המקבלים תשלומים החייבים בניכוי מס במקור ממדינה שאינה אמריקאית תושב או אזרח או ישות זרימה דרך.
• טופס W-8EXP עבור בעלי תוקף המעוניינים לתבוע הפחתה או פטור ממס רלוונטיים, כולל מי שאינם אמריקאים ממשלות וארגונים פטורים ממס.
• טופס W-8ECI עבור יחידים או ישויות הטוענים לפטור ממניעה על הכנסה הקשורה בפועל לניהול מסחר או עסק בארה"ב, כולל אלו המרוויחים הכנסה מפעילויות עסקיות בארה"ב.

טפסי W-8 לעומת טפסי W-9: מה ההבדל?

בעוד שטופסי W-8 חלים על מדינות שאינן אמריקאיות תושבי מס או אזרחים וישויות המרוויחות הכנסה בארה"ב, טפסי W-9 חלים על חברות, קבלנים וישויות דומות הפועלים תחת חוקי ארה"ב, כולל אזרחים ותושבי ארה"ב. טפסים אלה נחשבים להגשת טפסי מידע ואינם פוקעים תוקפם כמו טפסי W-8 .

פשט את ניהול השכר הבינלאומי עם G-P.

בגיבוי צוות ייעודי של מומחים לתעסוקה, מס, הטבות ודיני העבודה המקומיים, פתרונות סיווג עובדים המונעים בינה מלאכותית של G-Pמטפלים בתהליכי שכר מורכבים, ומעצימים עסקים לאמץ בביטחון את היתרונות של התרחבות גלובלית. G-P מספקת את הכלים והתובנות הנדרשים להקמה וניהול שכר בהתאם לתקנות עבור עובדים או קבלנים בינלאומיים - ללא קשר למעמד הישות.