ग्लोबल रिमोट टीमों की मदद करने के लिए सबसे अच्छे टूल के विशेषज्ञ सुझाव

जैसे-जैसे कंपनियां महामारी के बाद की दुनिया के अनुकूल ढलने और अपनी टीम की बदलती जरूरतों को पूरा करने की कोशिश कर रही हैं, वैसे-वैसे सर्वोत्तम उपकरणों में निवेश करना महत्वपूर्ण होता जा रहा है। इससे यह सुनिश्चित होगा कि कंपनियां स्पष्ट संचार बनाए रखें और घनिष्ठ सहयोग को प्रोत्साहित करें, जो शीर्ष प्रतिभाओं को बनाए रखने और आकर्षित करने के लिए महत्वपूर्ण है जो एक सकारात्मक कर्मचारी अनुभव की तलाश में हैं।

हालांकि प्रौद्योगिकी पूर्व में कार्यालय-आधारित कर्मचारियों को बढ़ी हुई उत्पादकता के साथ कहीं भी वही काम करने में सक्षम बनाती है, लेकिन सभी काम के उपकरण समान रूप से नहीं बनाए जाते हैं। आइए कुछ ऐसे आवश्यक डिजिटल उपकरणों पर एक नज़र डालते हैं जो आपके कर्मचारियों और टीमों को सफल होने में मदद कर सकते हैं।

दूर से काम करने की सबसे बड़ी चुनौती क्या है?

टीमों के सामने आने वाली चुनौतियों में से एक है आपस में जुड़े रहना। इसका मुकाबला करने के लिए, कंपनियों को मानव कार्य एकीकरण को यथासंभव सहज बनाने के लिए सर्वोत्तम उपकरण खोजने और उनका उपयोग करने की आवश्यकता है।  हालाँकि, मेकर वर्क ने सॉफ्टवेयर सेवाओं की संतृप्ति को जन्म दिया है। तो, आपको किन उपकरणों की आवश्यकता है ताकि आपकी रिमोट टीम दुनिया भर में अलग-अलग स्थानों पर काम करते हुए सफल हो सके? हमने Globalization Partners (G-P) के विशेषज्ञ, सूचना प्रौद्योगिकी के उपाध्यक्ष स्टीफन मैककॉर्मैक से कनेक्टिविटी और एक उत्साही टीम को सशक्त बनाने के संबंध में उनकी शीर्ष पसंद के बारे में बात करने के लिए कहा।

नीचे उन्होंने भर्ती से लेकर ऑनबोर्डिंग और वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग तक, कुछ बेहतरीन रिमोट टूल्स पर प्रकाश डाला है।

G-P के अनुभव में भर्ती के लिए सर्वोत्तम उपकरण कौन से हैं?

स्टीफन: रिमोट टूल्स के बारे में बात करते समय, किसी कर्मचारी के काम पर रखे जाने से पहले ही उनके प्रभाव और उपयोगिता को स्वीकार करना महत्वपूर्ण है।

• उदाहरण के लिए, एनाप्लान का उपयोग डेटा-आधारित, स्वचालित पूर्वानुमान प्रदान करने के लिए किया जाता है, जो हमें अपनी भर्ती आवश्यकताओं के लिए सटीक रूप से बजट बनाने में सक्षम बनाता है।
• पादप गृह: Greenhouse यह एक रिमोट टूल है जो हमें हमारी साक्षात्कार प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण करने और किसी उम्मीदवार की शुरुआत से अंत तक की यात्रा को ट्रैक करने की अनुमति देता है। हमारे भर्ती प्रबंधक और प्रतिभाशाली भागीदार इसका उपयोग प्रत्येक प्रासंगिक भूमिका पर काम करने और साक्षात्कार चरण से पहले उम्मीदवारों की स्क्रीनिंग करने के लिए करते हैं। एक बार साक्षात्कार आयोजित हो जाने के बाद, फीडबैक को ग्रीनहाउस में संसाधित किया जाता है, जो रिक्त पद से जुड़े सभी संबंधित आंतरिक पक्षों को दिखाई देगा।
• क्रॉसचक्यू: क्रॉसचेक का उपयोग तब किया जाता है जब हमने किसी उम्मीदवार का चयन कर लिया होता है और सफल साक्षात्कारकर्ता के संदर्भों की जांच करने की आवश्यकता होती है। क्रॉसचेक एक ऑनलाइन टूल का बेहतरीन उदाहरण है जिसने किसी उम्मीदवार के बारे में प्रासंगिक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए पारंपरिक फोन कॉल की जगह ले ली है। यह रेफरी को इनपुट देने और इसे अपनी गति और शेड्यूल पर करने में अपना समय लेने की अनुमति देता है, जिससे उनकी प्रतिक्रिया अधिक सटीक और मूल्यवान हो जाती है।
• DocuSign: DocuSign हैयर करने की प्रक्रिया में उल्लेख के लायक एक अंतिम मंत्रमुग्ध उपकरण है। एक बार प्रस्ताव दिए जाने और स्वीकार किए जाने के बाद, भावी कर्मचारी को अनुबंध जारी कर दिया जाता है। डॉक्यूसाइन चयनित उम्मीदवार को दूर से ही अपने अनुबंध पर हस्ताक्षर करने और एक बटन के क्लिक से इसे भर्ती प्रबंधक को वापस भेजने में सक्षम बनाता है।

रिमोट ऑनबोर्डिंग में किस प्रकार की तकनीकें सहायक होती हैं?

स्टीफन: किसी भी रिमोट टीम के निर्माण का एक महत्वपूर्ण हिस्सा एक प्रभावी लर्निंग मैनेजमेंट सिस्टम का होना है। G-P में हम लेसओनली का उपयोग करते हैं।

एक स्वतंत्र कंपनी होने का मतलब है कि सभी नए कर्मचारी आमतौर पर G-P में अपने घर से काम करना शुरू करते हैं। इसलिए, लेसओनली यह समझने में मदद करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है:

• कंपनी समग्र रूप से
• उनका संबंधित विभाग
• कंपनी की नीतियां और प्रक्रियाएं
• संगठनात्मक चार्ट
• इसके अलावा, संचालन में मौजूद सभी विभिन्न रिमोट उपकरण भी शामिल हैं।

Lessonly हमारे कर्मचारियों की सफलता के लिए एक महत्वपूर्ण कड़ी है। संबंधित प्रबंधक और मानव संसाधन कर्मी नए कर्मचारी के साथ मिलकर काम करते हैं ताकि G-P में उनके नए करियर के पहले दो हफ्तों में प्रत्येक लेसओनली प्रशिक्षण मॉड्यूल को शेड्यूल किया जा सके।

कौन से डिजिटल उपकरण नकारात्मक प्रदर्शन समीक्षा करने में सहायक होते हैं?

स्टीफन: जब आप किसी टीम का प्रबंधन कर रहे हों, तो आपके पास एक ऐसा उपकरण होना आवश्यक है जो कर्मचारी को अपने प्रबंधक तक नियमित और व्यवस्थित पहुंच प्रदान करे। 15फाइव कर्मचारियों को हर हफ्ते उनकी गतिविधि पर एक अपडेट देने और अगले सात दिनों में वे क्या हासिल करने की योजना बना रहे हैं, इस पर प्रकाश डालने की अनुमति देता है। इसके अतिरिक्त, वे अपने व्यक्तिगत, विभागीय और कंपनी के लक्ष्यों की दिशा में अपनी प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं।

फिर से, G-P जैसी एक स्वतंत्र कंपनी में, 15फाइव जैसा उपकरण इस बात का एक प्रमुख उदाहरण है कि कमांड श्रृंखला में ऊपर और नीचे दोनों तरफ सभी को कैसे जोड़ा जाए। बेशक, एक प्रबंधक को कम से कम सप्ताह में एक बार 1:1 बैठकें भी आयोजित करनी चाहिए और अपनी टीम को अपडेट प्रदान करना चाहिए।

लेकिन काम हमेशा इतना व्यस्त होता है, और समय बीत जाता है। 15फाइव आमतौर पर सप्ताह के अंत में प्रतिबिंब की एक स्वचालित अवधि को बढ़ावा देता है, जहां हम अपने उद्देश्यों पर विचार कर सकते हैं और अगले सप्ताह हम उन्हें कैसे पूरा करेंगे। जाहिर है, यह बहुत महत्वपूर्ण है।

वित्तीय प्रबंधन के लिए उपकरणों के बारे में कैसे?

स्टीफन: हमने इस साल जुलाई में G-P में Workday लॉन्च किया। Workday हमारा प्राथमिक मानव संसाधन प्रबंधन और वित्तीय प्रणाली का संयुक्त रूप है। यह प्रभावी रूप से हमारा एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग टूल है।

पहले हमारे पास इन कार्यों को करने के लिए कई अलग-अलग एप्लिकेशन थे। Workday लागू करने के बाद से, हमने उन सभी को एक ही प्लेटफॉर्म के तहत समेकित कर दिया है।

संक्षेप में कहें तो, Workday किसी कर्मचारी के लिए छुट्टियों, खर्चों, वेतन और सभी प्रकार की मानव संसाधन संबंधी जानकारी के रिकॉर्ड के स्रोत के रूप में कार्य करता है। यह रिकॉर्ड के वित्तीय स्रोत के रूप में भी कार्य करता है, जिसकी परिणति वर्ष के हर महीने पुस्तकों के हमारे वित्तीय सेट का उत्पादन करने में होती है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग के लिए सबसे अच्छा टूल कौन सा है?

स्टीफन: G-P हमारी वीडियो मीटिंग के लिए ज़ूम का उपयोग करता है। इसका उपयोग आंतरिक और बाहरी भागीदारों दोनों के साथ किया जाता है। हम अपनी सभी सम्मेलन बैठकों, महत्वपूर्ण कार्यक्रमों, वेबिनार आदि के लिए ज़ूम का उपयोग करते हैं, और यह हमेशा एक महत्वपूर्ण सफलता साबित हुई है।

उत्साही टीमों के लिए सबसे अच्छा संचार उपकरण कौन सा है?

स्टीफन: इंस्टेंट मैसेजिंग के संबंध में, G-P में सहकर्मियों द्वारा सबसे अधिक पसंद किया जाने वाला सहयोग उपकरण स्लैक है। हमारे अनुभव में, स्लैक व्यक्तियों और टीमों के बीच सहयोगात्मक गतिविधि के लिए उत्कृष्ट है। स्लैक में सहयोग और संचार के विभिन्न अवसर उपलब्ध हैं, जिनमें सामान्य चैनल, विशिष्ट प्रोजेक्ट चैनल, टीम चैनल और सहकर्मियों के बीच व्यक्तिगत सीधे संदेश शामिल हैं।

दस्तावेज़ीकरण और फ़ाइल भंडारण के लिए सबसे अच्छा क्या है?

स्टीफन: हम संरचित फ़ाइल संग्रहण के लिए कई उपकरणों का उपयोग करते हैं, कॉन्फ्लुएंस और SharePoint से OneDrive तक। SharePoint और OneDrive Microsoft 365 उत्पादों के सूट का हिस्सा हैं और इसके लिए बहुत कम परिचय की आवश्यकता होती है.

संगम उत्पादों के एटलसियन सूट का हिस्सा है। हम G-P में कॉन्फ्लुएंस का उपयोग एक तदर्थ दस्तावेज़ीकरण मंच के रूप में करते हैं जो विशिष्ट टीम की आवश्यकताओं के आधार पर बहुत लचीला होता है।

G-P साइबर सुरक्षा के लिए किन इंटेलिजेंस टूल्स का उपयोग करता है?

स्टीफन: G-P में मेरा एक मुख्य कार्य सूचना सुरक्षा का प्रबंधन करना है। रिमोट-फर्स्ट कंपनी होने के नाते इस क्षेत्र में चुनौतियां आती हैं।

जब आपका स्टाफ कार्यालय-आधारित होता है, तो सूचना सुरक्षा के मामले में आपका बहुत अधिक नियंत्रण होता है। लेकिन रिमोट-फर्स्ट दृष्टिकोण से, हमारा नेटवर्क प्रभावी रूप से हमारे 1,300 कर्मचारियों में से प्रत्येक का घर है। इसलिए, यह सुनिश्चित करने के लिए एक चुनौतीपूर्ण वातावरण हो सकता है कि हमारे उपयोगकर्ता और सिस्टम सूचना सुरक्षा के दृष्टिकोण से सुरक्षित हैं। इस लक्ष्य को प्राप्त करने में सहायता के लिए, हम कई रिमोट टूल तैनात करते हैं जो हमें किसी भी संभावित समस्या के बारे में सचेत कर सकते हैं और आवश्यकता पड़ने पर हमें तदनुसार और सटीक रूप से प्रतिक्रिया करने की अनुमति देते हैं। इनमें बाराकुडा, इंकी, क्राउडस्ट्राइक और नेटस्कोप शामिल हैं।

हमें सुरक्षित रखने में मदद करने वाले रिमोट टूल्स के अलावा, हमारे उपयोगकर्ताओं को शिक्षित करना भी महत्वपूर्ण है। हम अपने कर्मचारियों के लिए साइबर सुरक्षा क्षेत्र में परिपक्वता विकसित करने के लिए आंतरिक फ़िशिंग अभ्यास करते हैं। हम प्रशिक्षण कार्यक्रमों के माध्यम से जागरूकता पैदा करते हैं जो नियमित रूप से उपलब्ध हैं Lessonly और Knowbe4के माध्यम से।

हैकर्स एक साथ मिलकर काम कर सकते हैं, इसलिए इसका मुकाबला करने के लिए यह आवश्यक है कि कंपनी के कर्मचारी भी एक साथ मिलकर काम करें - एक नेटवर्क को हराने के लिए एक नेटवर्क की आवश्यकता होती है।

आज ही एक वैश्विक रिमोट टीम बनाएं

जब कोई रिमोट टीम बनाई जाती है, तो यह सुनिश्चित करना कठिन हो सकता है कि हर कोई आपस में जुड़ा रहे। लेकिन जब आप सर्वोत्तम संचार और डिजिटल उपकरण लागू करते हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि एक ठोस आधार मौजूद है। जब एक साथ काम करने के लिए सही उपकरण उपलब्ध कराए जाते हैं, तो एक स्वायत्त टीम की उत्पादकता घरेलू कर्मचारियों की तुलना में अधिक होती है, जो एक कंपनी की सफलता की यात्रा में योगदान देती है।

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• सर्वश्रेष्ठ अंतरराष्ट्रीय प्रतिभाओं को कैसे खोजें।
• एक प्रभावी रिमोट मैनेजमेंट सिस्टम कैसे बनाएं।
• एक सुदृढ़ कार्य संस्कृति का निर्माण करके उत्पादकता को कैसे बढ़ाया जाए जो आपकी कंपनी को दूरस्थ रूप से विकास करने में सक्षम बनाएगी।