किसी भी कंपनी के सुचारू संचालन में ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग की मूलभूत भूमिका होती है। इन अनुभवों का कर्मचारियों पर लंबे समय तक प्रभाव पड़ता है, इसलिए इन प्रक्रियाओं को आकर्षक और यादगार बनाना महत्वपूर्ण है।
विदाई का अनुभव अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है, लेकिन यह वापसी के अनुभव से कम महत्वपूर्ण नहीं है, क्योंकि कड़वे अनुभव के साथ विदाई के दीर्घकालिक परिणाम हो सकते हैं। ग्लासडोर के एक सर्वेक्षण के अनुसार, 70 प्रतिशत नौकरी चाहने वाले लोग करियर संबंधी निर्णय लेने से पहले कंपनी की समीक्षाओं पर शोध करते हैं - जिनमें से कई पूर्व कर्मचारियों द्वारा लिखी जाती हैं।
दूरस्थ कार्य परिवेश में, एक संरचित ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम बनाना अतिरिक्त रूप से जटिल होता है; इसमें संचार अंतराल, भिन्न समय क्षेत्र, साथ ही विपरीत सांस्कृतिक पृष्ठभूमि जैसी विशिष्ट चुनौतियाँ होती हैं, इसलिए काम करने के इस नए तरीके के लिए अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं को समायोजित करना महत्वपूर्ण है।
ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रमों को डिज़ाइन करते समय ध्यान में रखने वाला एक मूलभूत पहलू कप्लैन्स है। वैश्विक टीमों का प्रबंधन करने का मतलब विभिन्न कानूनों और विनियमों का ध्यान रखना है, इसलिए कंपनी की संपत्तियों और सूचनाओं की सुरक्षा करने, कानूनी समस्याओं से बचने और अपनी प्रतिष्ठा को बरकरार रखने के लिए कर्मचारी जीवनचक्र के प्रत्येक चरण के दौरान अनुपालन को सर्वोच्च प्राथमिकता दी जानी चाहिए। इस लेख में, हम बताएंगे कि ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग चरणों के दौरान इलेक्ट्रिक टीमों के लिए कंप्लांट्स कैसे सुनिश्चित करें।
ऑनबोर्डिंग क्या है?
आम तौर पर, एक नए कर्मचारी का पहला सप्ताह ऑनबोर्डिंग के लिए समर्पित होता है, जिसमें ऐसी गतिविधियाँ शामिल होती हैं जो उन्हें कंपनी के भविष्य के दृष्टिकोण, मिशन, मूल्यों और संस्कृति से परिचित कराती हैं। इससे नए कर्मचारियों को संगठनात्मक संरचना और उनकी भूमिका की विशिष्टताओं को जानने में मदद मिलती है। सरल शब्दों में कहें तो, यह आपकी कंपनी के बारे में आपके नए प्रतिभाशाली कर्मचारियों की पहली छाप होगी।
इसके महत्व के बावजूद, गैलप द्वारा किए गए एक अध्ययन से पता चला है कि केवल 12 प्रतिशत कर्मचारी सोचते हैं कि उनका नियोक्ता नए टीम सदस्यों को ऑनबोर्ड करने में बहुत अच्छा काम करता है। ऑनबोर्डिंग को परिचय बैठकों और प्रबंधक चेक-इन तक कम नहीं किया जाना चाहिए। आप प्रत्येक वरिष्ठ कर्मचारी को नियुक्त करके अतिरिक्त प्रयास कर सकते हैं; इससे उन्हें नौकरी के पहले सप्ताह के दौरान कोई प्रश्न होने पर एक सहकर्मी से सलाह लेने का अवसर मिलेगा।
एक संरचित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया मैकेनिक कर्मचारियों को एक कंपनी से जुड़ाव महसूस कराने की कुंजी है, भले ही वे पूरी दुनिया में फैले हुए हों। यह उत्पादकता के लिए समय को गति देने में भी मदद करता है और लंबे समय में त्रुटि की संभावना को कम करता है।
आप निम्नलिखित कार्यों को पूरा करके एक कंप्लांट ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं:
आवश्यक दस्तावेज़ों का सत्यापन और संग्रह करें: कागजी कार्रवाई बेहद थकाऊ हो सकती है, लेकिन रोजगार अनुबंध जैसे दस्तावेज़ देश के मानकों को पूरा करने के साथ-साथ आपकी नई प्रतिभा के लिए नौकरी की अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं।
इस प्रक्रिया को पूरी तरह से लागू करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके नए कर्मचारी रोजगार की शर्तों को समझते हैं और गोपनीयता समझौतों, उत्पीड़न-विरोधी नीतियों, स्वास्थ्य बीमा प्रपत्रों और समापन खंडों पर हस्ताक्षर करते हैं। इस प्रक्रिया को पूरी तरह से लागू करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके नए कर्मचारी रोजगार की शर्तों को समझते हैं और गोपनीयता समझौतों, उत्पीड़न-विरोधी नीतियों, स्वास्थ्य बीमा प्रपत्रों और समापन खंडों पर हस्ताक्षर करते हैं।
इस प्रारंभिक चरण के दौरान विचार करने योग्य एक महत्वपूर्ण बिंदु कर्मचारियों की गोपनीयता है। नियोक्ता-कर्मचारी संबंध से संबंधित दायित्व और अधिकार देश-दर-देश काफी भिन्न हो सकते हैं, और अंतर्राष्ट्रीय टीमों के लिए नीतियां बनाते समय इन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
हालांकि नियोक्ताओं के पास आमतौर पर कंपनी के स्वामित्व वाले उपकरणों के बारे में जानकारी तक पहुंच होती है, फिर भी अपने कर्मचारियों की सहमति प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। एक कंपनी आमतौर पर निम्नलिखित पहलुओं की निगरानी कर सकती है:
- व्यावसायिक ईमेल
- कार्य प्रबंधन मंच
- वेब ब्राउज़िंग इतिहास
- भौगोलिक स्थिति
वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं का संचार करें: SHRM के अनुसार, खराब संचार से रिश्तों को नुकसान हो सकता है, विश्वास टूट सकता है और कार्यस्थल में क्रोध और शत्रुता का उच्च स्तर हो सकता है।
इसलिए, अपनी कंपनी की कार्यप्रवाह प्रक्रियाओं को स्पष्ट और गतिशील तरीके से संप्रेषित करने से कार्यों को सुव्यवस्थित करने, टीम के मनोबल को बढ़ाने और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारियों को नौकरी की अपेक्षाओं को समझने में मदद मिलेगी।
आप वर्चुअल मीटिंग, हैंडबुक और ईमेल के माध्यम से कंपनी की प्रक्रियाओं को संप्रेषित और पुनः स्थापित कर सकते हैं। सूचना के उल्लंघन को कम करने के लिए सभी जानकारी कंपनी के ईमेल और एक सुरक्षित सर्वर के माध्यम से साझा की जानी चाहिए और उसी के जवाब दिए जाने चाहिए।
नौकरी-विशिष्ट प्रशिक्षण प्रदान करें: अपवर्क द्वारा किए गए एक अध्ययन में भविष्यवाणी की गई है कि अगले पांच वर्षों में, 36.2 मिलियन कर्मचारी दूर से काम करेंगे। यह पूर्व-महामारी के आंकड़ों की तुलना में 87 प्रतिशत की वृद्धि का प्रतिनिधित्व करता है। इसलिए, युवा कार्यबल को फलने-फूलने में मदद करने के लिए पारंपरिक प्रशिक्षण कार्यक्रमों का पुनर्मूल्यांकन किया जाना चाहिए।
यदि कोई कंपनी किसी कर्मचारी की ठीक से जांच-पड़ताल नहीं करती है या उसे नौकरी से संबंधित विशिष्ट प्रशिक्षण प्रदान करने में विफल रहती है, तो इससे कार्यस्थल पर लापरवाही के लिए महंगे मुकदमे हो सकते हैं।
उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को किसी उपकरण का उपयोग करने के लिए कहा जाता है, लेकिन उसके पास आवश्यक तकनीकी कौशल की कमी है, तो नियोक्ता को कार्यस्थल पर कर्मचारी द्वारा स्वयं को या दूसरों को पहुँचाई गई किसी भी क्षति के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, क्योंकि उसने पहले से उचित प्रशिक्षण प्रक्रियाएँ प्रदान नहीं की थीं।
ऑफबोर्डिंग क्या है?
रोजगार संबंध समाप्त करना कभी भी सुखद अनुभव नहीं होता, चाहे वह स्वैच्छिक इस्तीफा हो या छंटनी। हालांकि, एक सुनियोजित ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम बनाकर आप इस प्रक्रिया को सुगम बना सकते हैं - इससे न केवल भविष्य में कानूनी समस्याओं से बचने में मदद मिलती है, बल्कि यह आपके नियोक्ता ब्रांड को भी बढ़ावा देता है।
पीपल पाथ और कॉर्नेल यूनिवर्सिटी की एक रिपोर्ट में पाया गया कि लगभग एक-तिहाई पूर्व कर्मचारी पिछले नियोक्ताओं से संबंध बनाए रखते हैं; और 15 प्रतिशत नए कर्मचारी पूर्व कर्मचारियों के रेफरल से आते हैं। इसलिए, कंपनी छोड़ने वाले कर्मचारियों पर अच्छी छाप छोड़ना आपकी कंपनी को अलग पहचान दिला सकता है और भविष्य में वैश्विक प्रतिभाओं को आकर्षित करने में मदद कर सकता है।
आप निम्नलिखित क्रियाओं के साथ एक कंप्लांट ऑफ़बोर्डिंग प्रक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं:
रोजगार सूचना : किसी कर्मचारी को बर्खास्त करते समय, वीडियो कॉल के माध्यम से आमने-सामने ऐसा करना सबसे अच्छा होता है। इस तरह आप निजी बातचीत कर सकते हैं और शांतिपूर्वक इस निर्णय के पीछे के कारणों को समझा सकते हैं।
हर देश में समाप्ति नीतियां अलग-अलग होती हैं, इसलिए अपनी कंपनी के लिए भविष्य में कानूनी परिणामों से बचने के लिए कंप्लाएन्स का उपयोग करना अत्यंत महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, इच्छा पर रोजगार कानून नियोक्ताओं को बिना किसी पूर्व सूचना के किसी भी समय कर्मचारियों को बर्खास्त करने की स्वतंत्रता देता है।
दूसरी ओर, यूके में, नियोक्ताओं को सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक सप्ताह का नोटिस देना होगा, या 12 साल या उससे अधिक समय तक कार्यरत होने पर 12 सप्ताह का नोटिस देना होगा। देश-विशिष्ट नियमों से अवगत रहना ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान अनुपालन सुनिश्चित करने में सहायक होगा।
दूसरी ओर, यूके में, नियोक्ताओं को सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक सप्ताह का नोटिस देना होगा, या यदि 12 साल या उससे अधिक समय तक कार्यरत 12 तो सप्ताह का नोटिस देना होगा। देश-विशिष्ट नियमों से अवगत रहना ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान अनुपालन सुनिश्चित करने में सहायक होगा।
बौद्धिक संपदा की रक्षा करें: क्या आप जानते हैं कि 20 प्रतिशत कंपनियों को पूर्व कर्मचारियों द्वारा डेटा उल्लंघन का सामना करना पड़ा है?
डेटा को सुरक्षित रखने के लिए यहां कुछ कार्रवाई योग्य सुझाव दिए गए हैं:
- मानव संसाधन और आईटी विभागों के बीच अंतर-कार्यात्मक सहयोग को बढ़ावा दें।
- साझा खातों का उपयोग करने से बचें।
- नियमित रूप से पासवर्ड बदलें।
- प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के लॉगिन और ईमेल खाते को तुरंत निष्क्रिय करें।
- आवधिक डेटा बैकअप शेड्यूल करें।
दूरस्थ कार्यबल डेटा उल्लंघनों के प्रति अधिक संवेदनशील होते हैं क्योंकि डेटाफ़्लो की निगरानी ऑन-साइट टीमों की तरह ही नहीं की जा सकती है। कुछ अतिरिक्त योगदान कारक हैं:
- निजी उपकरणों का उपयोग करके कंपनी की संवेदनशील जानकारी तक पहुंच प्राप्त करना।
- सार्वजनिक वाई-फाई नेटवर्क से कनेक्ट करना।
- कंपनी का डेटा क्लाउड में संग्रहित करना।
डेटा उल्लंघनों के कानूनी परिणाम आपकी प्रतिष्ठा और आपके वित्त दोनों के लिए विनाशकारी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, ब्रिटिश एयरवेज को सुरक्षा खामियों के लिए 2020 में GBP 20 मिलियन जुर्माना देना पड़ा, जिसके परिणामस्वरूप साइबर हमले की सुविधा हुई, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का रिसाव हुआ।
पर्याप्त प्रदान करें और नुकसान बर्खास्तगी के लिए: अंतिम एक कर्मचारी जिस भुगतान का हकदार है, उसकी गणना बर्खास्तगी के कारणों और सेवा की अवधि के आधार पर की जाती है - अनुचित भुगतान के लिए मुकदमों जैसी कानूनी समस्याओं से बचने के लिए देश के नियमों पर शोध करना महत्वपूर्ण है।
उदाहरण के लिए, कोई वैधानिक नहीं है जर्मनी में; हालाँकि, कई नियोक्ता मासिक का 50 प्रतिशत प्रदान करते हैं प्रति वर्ष सेवा। दूसरी ओर, चीन में विच्छेद वेतन सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक महीने के पूरे वेतन के बराबर होता है।
समापन प्रक्रिया में कोई भी गलती, विशेष रूप से भुगतान दायित्वों के संदर्भ में, गंभीर और महंगी कंप्लाएन्स समस्याएं पैदा कर सकती है।
सफल ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग अनुभव की कुंजी
याद रखें कि किसी कर्मचारी की पहली छाप उतनी ही महत्वपूर्ण होती है जितनी कि अंतिम विदाई। यदि इन प्रक्रियाओं की अनदेखी की जाती है, तो यह न केवल आपके कर्मचारियों के प्रदर्शन को प्रभावित करता है, बल्कि यह आपकी प्रतिष्ठा को भी धूमिल कर सकता है, जिससे भविष्य में प्रतिभा को बनाए रखना और प्राप्त करना मुश्किल हो जाता है।
नियमों का अनुपालन करने से आपको कानूनी समस्याओं से बचने और कंपनी की संपत्तियों की सुरक्षा करने में मदद मिलती है। लंबे समय में, एक सुनियोजित ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम आपको पसंदीदा नियोक्ता बनने और वैश्विक स्तर पर अलग पहचान बनाने में मदद कर सकता है।
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- आपकी वैश्विक अनुपालन प्लेबुक: ऑनबोर्डिंग सर्वोत्तम प्रथाएं (globalization-partners.com)
- आपकी वैश्विक अनुपालन प्लेबुक: ऑफबोर्डिंग सर्वोत्तम प्रथाएं (globalization-partners.com)