Cara Menghindari Penipuan Penggajian Internasional

Penipuan penggajian seperti pipa air yang bocor secara perlahan. Pada awalnya, kerusakan mungkin sulit dikenali atau mungkin tidak terlihat banyak. Namun seiring waktu, jumlah uang yang dapat dicuri pencuri dari bisnis melalui skema penggajian internasional bisa cukup besar. Dalam satu contoh, seorang wanita mampu men curi hampir $300,000 dari majikannya selama pekerjaannya. Meskipun jejak surat kabar mengungkapkan kerugian $300,000, jaksa memperkirakan bahwa wanita itu mungkin telah mengambil lebih dari tiga perempat juta dolar dari majikannya, mulai dari saat dia pertama kali dipekerjakan di 2010 dan berlangsung hingga dia diberhentikan pada 2013.

Penipuan penggajian dapat terjadi pada perusahaan ukuran apa pun tetapi merupakan risiko terutama untuk bisnis kecil. Dalam Laporan 2018 mereka ke Bangsa-Bangsa, Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE) menemukan bahwa perusahaan dengan karyawan kurang dari 100 lebih dari dua kali lebih mungkin mengalami penipuan penggajian dibandingkan dengan bisnis yang lebih besar. Penipuan penggajian juga internasional. Ada laporan tentang hal itu terjadi di perusahaan di seluruh dunia. Memahami risiko penipuan penggajian dan bagaimana hal itu terjadi dapat membantu bisnis global Anda mengambil langkah untuk mencegahnya.

Seberapa Seriuskah Penipuan Penggajian?

Jumlah yang dapat dicuri orang dari perusahaan mereka melalui skema penipuan penggajian biasanya besar. Dalam satu kasus yang sangat penting, presiden perusahaan pemrosesan penggajian, yang menangani penggajian dan pembayaran untuk bisnis lain, mencuri $26 juta. Contoh lain dari penipuan penggajian yang merugikan Kota New York sebesar $600 juta.

ACFE melaporkan bahwa sekitar 7% dari semua kasus penipuan adalah penipuan penggajian dan rata-rata perusahaan kehilangan sekitar $63,000. Skema penipuan penggajian umumnya berdurasi panjang - rata-rata durasi skema ini adalah sekitar 30 bulan.

Karena penipuan penggajian cenderung berlangsung untuk sementara waktu sebelum terdeteksi, perusahaan yang terkena dampak dapat mengalami kesulitan mendapatkan penggantian dana yang hilang. Dalam kasus wanita yang dinyatakan bersalah mencuri sekitar $300,000, jumlah yang harus dia bayar kembali kepada mantan majikannya hampir sepertiga dari jumlah yang diduga benar-benar diambil selama skema.

Penipuan penggajian juga berdampak pada orang yang tidak bersalah. Ketika presiden perusahaan pemrosesan penggajian mencuri jutaan dolar dari kliennya, orang-orang yang langsung terpengaruh adalah karyawan klien perusahaan pemrosesan. Ribuan karyawan bangun suatu pagi untuk mengetahui bahwa slip gaji mereka ditarik dari rekening mereka. Dalam beberapa kasus, penarikan tersebut menyebabkan cerukan dan biaya yang terkait dengan cerukan. Selain orang kehilangan slip gaji, penipuan juga menyebabkan karyawan perusahaan penggajian kehilangan pekerjaan dan sumber pendapatan.

Jangan meremehkan efek penipuan penggajian pada perusahaan Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda. Satu apel yang buruk dapat memiliki efek serius pada reputasi dan kemampuan perusahaan Anda untuk melakukan pembayarannya.

Bagaimana Penipuan Penggajian Terjadi

Ada beberapa penyebab penipuan penggajian internasional. Penipuan dapat disebabkan oleh tindakan yang diambil oleh karyawan perusahaan atau oleh perusahaan itu sendiri. Menurut studi ACFE, ketika penipuan penggajian dilakukan oleh seorang karyawan, biasanya oleh seseorang yang bekerja di bidang akuntansi atau dukungan administrasi. Meskipun penipuan penggajian dapat dilakukan oleh dua orang atau lebih yang bekerja sama, satu orang biasanya bertanggung jawab.

Beberapa jenis skema penggajian internasional meliputi:

• Karyawan hantu: Karyawan hantu menerima slip gaji dari perusahaan tetapi tidak benar-benar bekerja di sana. Dalam banyak kasus, karyawan tidak ada dan tidak pernah bekerja untuk bisnis. Sangat mudah untuk mengidentifikasi karyawan hantu dalam kasus tertentu. Beberapa penipu tidak terlalu kreatif dalam menamai anggota staf fiktif mereka. Mereka mungkin menggunakan variasi pada nama mereka sendiri, sebuah placeholder seperti "John Doe", atau bahkan sesuatu seperti "X".
• Penipuan absensi: Penipuan absensi adalah bentuk penipuan penggajian yang sangat umum. Seorang karyawan mungkin menyesuaikan jumlah waktu yang mereka laporkan bekerja ke atas untuk mendapatkan lebih banyak uang dari perusahaan mereka. Sering kali, jumlah waktu cukup kecil untuk tidak langsung terdeteksi. Misalnya, seorang karyawan dapat menambahkan menit 15 tambahan ke jam yang dilaporkan setiap hari. Akibatnya, mereka mungkin masuk lebih dari 40 jam seminggu dan menerima pembayaran lembur dari perusahaan, bahkan jika mereka tidak benar-benar bekerja berjam-jam.
• sobat punch-ins: perusahaan yang menggunakan jam waktu dan kartu punch dapat mengalami penipuan penggajian dalam bentuk sobat punch-in. Penipuan jenis ini bisa terlihat tidak bersalah. Misalnya, seorang karyawan yang terlambat mungkin meminta rekan kerja yang ramah untuk memukul kartu waktu mereka untuk mereka sehingga terlihat seolah-olah mereka harus bekerja tepat waktu. Tapi itu masih merupakan bentuk penipuan, karena karyawan mengklaim berada di jam kerja ketika mereka tidak benar-benar bekerja.
• Kekeliruan klasifikasi pekerja: Beberapa jenis penipuan penggajian dilakukan oleh perusahaan, bukan karyawan. Salah satu contohnya adalah kekeliruan klasifikasi karyawan atau pekerja untuk menghindari membayar pajak gaji atau tunjangan. Perusahaan kadang-kadang akan memperlakukan karyawan sebagai kontraktor independen, bahkan jika mereka tidak memenuhi persyaratan definisi. Contoh lain dari kekeliruan klasifikasi pekerja terjadi ketika perusahaan membayar “di bawah meja” dan tidak mengeluarkan dokumen pajak sama sekali.
• Uang muka penggajian yang tidak dibayar kembali: Karyawan mungkin meminta uang muka atas gaji mereka dari waktu ke waktu, dengan asumsi bahwa mereka akan membayar kembali uang muka. Jika uang muka tidak dilunasi, itu adalah penipuan. Dalam beberapa kasus, uang muka mungkin tidak dicatat dengan benar oleh staf penggajian. Mereka mungkin mencantumkannya sebagai biaya, bukan aset. Atau, tim penggajian mungkin gagal menindaklanjuti dengan karyawan untuk memastikan uang muka dilunasi.
• Tingkat gaji yang tidak benar: Contoh lain penipuan penggajian terjadi ketika tarif gaji dilaporkan secara tidak benar. Seseorang di departemen penggajian mungkin menyesuaikan upah per jam karyawan ke atas, misalnya, memberi seseorang $21 per jam daripada $20 yang dimaksudkan untuk mereka hasilkan. Untuk menghindari deteksi, beberapa karyawan akan menyesuaikan tingkat gaji untuk jangka waktu terbatas, seperti hanya beberapa slip gaji.
• Bonus tidak sah: Penipuan penggajian dapat terjadi ketika seseorang mengeluarkan cek bonus kepada karyawan atau diri mereka sendiri tanpa persetujuan dari individu atau departemen yang sesuai.
• Cuti palsu atau cuti dibayar: Jika seorang karyawan mengklaim waktu libur yang dibayar ketika mereka tidak memenuhi syarat untuk itu atau mengambil cuti dibayar ketika mereka tidak seharusnya, itu adalah bentuk penipuan penggajian.
• Pemotongan yang dipalsukan: Dalam beberapa kasus, penipuan penggajian terjadi ketika jumlah yang harus dikurangkan dari slip gaji seseorang tidak, seperti pajak, kontribusi pensiun, dan manfaat asuransi. Perusahaan masih membayar pengeluaran, yang berarti dapat kehilangan sejumlah besar uang dari waktu ke waktu.
• Pengeluaran yang dipalsukan: Karyawan dengan akun pengeluaran dapat melakukan penipuan penggajian dengan mengklaim pengeluaran yang tidak terkait dengan pekerjaan. Misalnya, seorang karyawan mungkin mengajak keluarganya makan malam dan menghabiskan biaya. Mereka juga dapat membuat tanda terima palsu untuk pembelian yang tidak pernah terjadi.

Cara Mengidentifikasi dan Mengoreksi Penipuan Penggajian

Beberapa jenis penipuan penggajian dapat lebih mudah dikenali daripada yang lain. Sebagai contoh, bisa jadi sulit untuk mengetahui cara mengidentifikasi karyawan hantu jika bisnis Anda memiliki cabang di seluruh dunia. Anda tidak dapat mengetahui siapa sebenarnya yang bekerja di kantor Anda di Tokyo jika Anda berbasis di Amerika Serikat, misalnya. Salah satu cara untuk mendeteksi karyawan hantu adalah bekerja sama dengan pihak ketiga yang memiliki orang-orang di negara tersebut untuk Anda. Pihak ketiga Anda dapat berperan sebagai pemburu hantu, memastikan bahwa setiap orang yang menerima slip gaji dari bisnis Anda benar-benar bekerja untuk perusahaan tersebut. Pihak ketiga juga dapat bertindak sebagai organisasi perusahaan profesional, mengelola semua aspek penggajian untuk karyawan internasional Anda, sehingga mengurangi satu hal lagi dari daftar tugas perusahaan Anda.

Seiring dengan bekerja dengan Professional Employer Organization (PEO), Anda dapat menerapkan langkah-langkah untuk memastikan semua orang yang dibayar oleh perusahaan Anda benar-benar bekerja di sana dan benar-benar ada. Menghubungi referensi dan melakukan pemeriksaan latar belakang pada calon karyawan baru adalah salah satu cara untuk memastikan mereka nyata. Membutuhkan setoran langsung untuk semua karyawan adalah cara lain untuk mengurangi risiko membayar hantu.

Anda dapat mengidentifikasi jenis penipuan penggajian lainnya, seperti upah yang dipalsukan, lembar waktu, dan pengeluaran dengan mengaudit dan meninjau penggajian sebelum melakukan pembayaran. Orang yang meninjau dan menyetujui penggajian tidak boleh sama dengan orang yang memprosesnya. Orang yang meninjau penggajian harus bertanggung jawab untuk memastikan hal itu:

• Jam kerja sesuai dengan jumlah jam yang diharapkan seorang karyawan harus bekerja: Jika seorang karyawan bekerja lebih dari 40 jam atau bekerja lebih dari jumlah jam yang mereka mempekerjakan, orang yang meninjau penggajian harus menindaklanjuti dengan supervisor individu untuk memastikan semuanya di atas batas. Pilihan lain adalah meminta persetujuan sebelum karyawan dapat mengirimkan lembar waktu dengan lebih dari 40 jam kerja dalam satu minggu.
• Upah per jam akurat: Orang yang meninjau penggajian harus membandingkan upah per jam karyawan yang diharapkan dengan upah yang sebenarnya mereka terima. Jika ada perbedaan, investigasi lebih lanjut harus dilakukan.
• Jumlah yang sesuai dipotong: Pajak dan pemotongan lainnya harus dikurangkan dari slip gaji karyawan. Jika tidak, orang yang meninjau penggajian perlu mencari tahu alasannya.
• Pengeluaran sesuai: Orang yang bertanggung jawab untuk mengaudit atau meninjau penggajian juga harus melihat pengeluaran apa pun yang diklaim oleh karyawan dan memverifikasi bahwa mereka sesuai atau sah. Peninjauan ini dapat mencakup pemeriksaan tanda terima untuk memastikan biaya yang diklaim sesuai dengan tanda terima. Pengeluaran juga harus terkait dengan pekerjaan.

Cara Mencegah Penipuan Penggajian

Penipuan pengupahan global tidak harus merugikan bisnis Anda ratusan ribu dolar. Mengetahui cara mencegah penipuan penggajian dapat menghentikannya atau bahkan sebelum penipuan dimulai. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mencegah penipuan penggajian yang memengaruhi bisnis Anda.

• Saring semua orang secara menyeluruh sebelum Anda mempekerjakan mereka: Idealnya, orang yang Anda pekerjakan akan jujur dan dapat dipercaya. Menyaring calon karyawan dengan memeriksa latar belakang kriminal mereka, memverifikasi referensi dan mengkonfirmasi pendidikan dan pekerjaan sebelumnya akan membantu Anda menghindari mempekerjakan orang yang tidak jujur. Anda dapat melakukan outsourcing proses penyaringan saat mempekerjakan karyawan secara internasional.
• Gunakan lembar waktu listrik dan memerlukan persetujuan: Karyawan mudah menyesuaikan lembar waktu kertas, tetapi lebih sulit bagi mereka untuk mengubah lembar waktu listrik. Menggunakan absensi elektrik dan meminta persetujuan supervisor atas waktu yang diserahkan dapat membantu mencegah pemalsuan laporan jam kerja.
• Gunakan biometrik untuk menghilangkan sobat punch-ins: Memerlukan rekan kerja untuk mengatur waktu sendiri, jika Anda menggunakan jam waktu fisik, akan mencegah sobat punch-in. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan sidik jari atau data biometrik lainnya untuk memverifikasi identitas karyawan sebelum mereka tiba.
• Batasi siapa yang dapat mengakses data penggajian: Semakin sedikit orang yang memiliki akses ke penggajian perusahaan Anda dan siapa yang dapat melakukan penyesuaian atau perubahan terhadapnya, semakin baik. Membatasi akses ke penggajian mengurangi risiko bahwa seseorang akan menyesuaikan jam kerja atau tarif pembayaran.
• Membutuhkan mata kedua untuk memeriksa laporan penggajian: Semua laporan penggajian harus ditinjau dan disetujui sebelum pembayaran dikeluarkan. Juga harus ada proses untuk menghentikan sementara pembayaran dan mengeluarkan koreksi jika ada ketidakakuratan.
• Ketahui apa yang harus dicari ketika meninjau penggajian: Pastikan perusahaan Anda tidak membayar orang dengan nama yang sangat mirip dan alamat yang identik. Juga, berhati-hatilah dengan pembayaran yang dilakukan kepada orang-orang yang tinggal di alamat yang sama atau pembayaran yang dilakukan ke rekening bank yang sama untuk karyawan yang berbeda.
• Memiliki sistem untuk mengidentifikasi dan menghapus karyawan yang diberhentikan: Salah satu cara untuk mencegah pembayaran kepada karyawan hantu, terutama orang-orang yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan Anda, adalah dengan menandai catatan atau file setelah karyawan meninggalkan perusahaan. File yang ditandai tidak boleh terus menerima pembayaran.
• Hilangkan pembayaran dengan cek: Penipuan penggajian lebih mudah dilakukan jika melibatkan cek kertas. Dengan setoran langsung, setiap pembayaran dikirim ke rekening bank. Anda dapat memverifikasi bahwa informasi akun sudah benar dan itu milik karyawan yang sesuai. Jika perlu, Anda dapat mengembalikan pembayaran yang telah dikirim jika Anda mencurigai adanya penipuan.
• Menetapkan kebijakan tanpa toleransi: Anda dapat mencegah penipuan dengan menetapkan kebijakan tanpa toleransi. Memberi tahu karyawan aturan dan kemungkinan konsekuensi dari melakukan penipuan penggajian dapat mencegah orang melakukannya.

Outsourcing Kebutuhan Penggajian Internasional Anda ke Globalization Partners

Ketika bisnis Anda berekspansi ke luar negeri, mungkin akan sulit untuk tetap mengetahui apa yang terjadi di seluruh dunia. Anda membutuhkan tim untuk mendukung Anda di lapangan dan di dalam negeri. Globalization Partners dapat menjadi TIM itu untuk Anda. Solusi lengkap kami merampingkan proses perekrutan secara internasional dan juga membantu memastikan bahwa gaji, pajak, dan masalah hukum Anda tetap patuh dengan negara tempat Anda beroperasi. Our Layanan pengupahan global kami memastikan bahwa TIM internasional Anda dibayar tepat waktu sekaligus mengurangi risiko penipuan penggajian. Hubungi kami hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.

Untuk informasi lebih lanjut mengenai penggajian internasional, unduh Daftar Periksa Kepatuhan pengupahan global kami.

Dapatkan daftar periksa sekarang