Saat Anda mengembangkan perusahaan Anda ke Polandia, Anda akan membangun tim karyawan yang berdedikasi untuk membantu Anda menjalankan praktik bisnis sehari-hari. Tim-tim ini membentuk tulang punggung operasional Anda, bekerja secara konsisten untuk membantu perusahaan Anda mencapai tujuannya. Jumlah karyawan Polandia terus meningkat selama dua dekade terakhir, dari 9.9 juta di 2003 menjadi 13 juta di 2020. Pekerja lepas dan kontraktor menambah 3 juta orang lagi ke tenaga kerja setiap tahunnya.
Jika perusahaan Anda bekerja sama dengan kontraktor selain karyawan, Anda perlu memenuhi beberapa tanggung jawab penting. Yang pertama adalah memastikan Anda mengklasifikasikan kontraktor Anda dengan benar, meneliti hukum untuk menentukan kriteria apa yang memenuhi syarat sebagai kontraktor. Setelah Anda menjalin hubungan dengan kontraktor, Anda juga perlu mengetahui cara yang tepat untuk membayar mereka, karena proses penggajian standar yang Anda gunakan untuk karyawan tidak akan berlaku. Membayar kontraktor Anda dengan benar membantu memastikan hubungan kerja jangka panjang yang harmonis yang memungkinkan TIM Polandia baru Anda berkembang. Untungnya, membayar kontraktor Polandia relatif mudah setelah Anda mengetahui bagaimana mekanisme pembayarannya.
Apa perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen?
Perbedaan antara mempekerjakan karyawan dan bekerja dengan kontraktor terutama terletak pada penggajian dan pajak. Ketika perusahaan Anda mempekerjakan karyawan, Anda bertanggung jawab untuk memotong pajak gaji dan iuran jaminan sosial dari gaji mereka serta membayar pajak perusahaan ke dana jaminan sosial pemerintah. Anda biasanya juga memberikan tunjangan seperti hari libur, rencana pensiun, dan cuti berbayar. Di sisi lain, ketika Anda bermitra dengan kontraktor independen, Anda tidak memotong atau membayar pajak atau kontribusi jaminan sosial, atau memberikan tunjangan terkait pekerjaan apa pun kepada kontraktor.
Selain itu, undang-undang ketenagakerjaan Polandia berlaku untuk karyawan tetapi tidak berlaku untuk kontraktor. Sebagai contoh, kontraktor kemungkinan besar dikecualikan dari undang-undang lembur dan upah minimum.
Secara umum, meskipun tidak selalu, kontraktor independen dapat memperoleh bayaran yang jauh lebih tinggi daripada karyawan, sebagian untuk mengimbangi fakta bahwa mereka harus membayar pajak gaji sendiri dan tidak mendapatkan asuransi kesehatan, cuti berbayar, pensiun, dan tunjangan lainnya yang disediakan perusahaan.
Kriteria untuk mengklasifikasikan karyawan vs. kontraktor
Seperti kebanyakan negara, Polandia memiliki persyaratan ketat yang menentukan apakah suatu perusahaan dapat mengklasifikasikan pekerja sebagai karyawan atau kontraktor. Hal ini umumnya berkaitan dengan seberapa besar kendali perusahaan atas pekerjaan, seperti apa yang dilakukan pekerja dan bagaimana mereka melakukannya, serta bagaimana pekerja dibayar, siapa yang menyediakan perlengkapan, dan apakah perusahaan menawarkan tunjangan apa pun.
Apa arti kriteria ini dalam praktiknya? Secara umum, yang dimaksud adalah karyawan bekerja penuh waktu atau paruh waktu untuk satu perusahaan, menerima instruksi dan manajemen dari perusahaan tersebut, bekerja sesuai jam kerja yang ditentukan perusahaan setiap minggu, menjadi bagian dari daftar gaji perusahaan, dan menerima tunjangan kerja yang diwajibkan. Di sisi lain, kontraktor independen beroperasi berdasarkan proyek atau penawaran, mengelola pekerjaan dan waktu mereka sendiri, bukan bagian dari penggajian perusahaan, membayar pajak mereka sendiri, dan sering kali bekerja untuk beberapa klien pada proyek-proyek tertentu. Kontraktor biasanya mengirimkan faktur untuk pekerjaan yang telah selesai, bukan menerima gaji, dan mereka membayar pajak serta iuran jaminan sosial mereka sendiri.
Dengan kata lain, kontraktor adalah pekerja lepas, sedangkan karyawan bekerja langsung untuk perusahaan. Kontraktor biasanya memiliki portofolio klien yang besar, dan perusahaan Anda hanyalah salah satunya.
Perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen ini ada untuk mencegah perusahaan mengambil keuntungan dari pekerja mereka dengan memperlakukan mereka sebagai karyawan tetapi mengklasifikasikan mereka sebagai kontraktor untuk menghindari pemberian tunjangan karyawan yang diwajibkan.
Mengapa perusahaan harus mengklasifikasikan dan membayar kontraktor mereka dengan hati-hati
Jika perusahaan Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda tidak akan memberikan tunjangan kepada mereka, dan Anda tidak akan membayar pajak gaji atau berkontribusi pada program sosial atas nama mereka. Batasan jam kerja yang berlaku untuk karyawan Anda tidak berlaku untuk kontraktor Anda, sehingga mereka dapat bekerja lembur tanpa berhak atas upah lembur. Pengaturan ini sangat menguntungkan bagi banyak pengusaha, karena menyederhanakan logistik dan mengurangi pengeluaran mereka.
Dalam beberapa kasus, perusahaan salah mengklasifikasikan karyawan sebagai kontraktor independen. Kesalahan pengklasifikasian pekerja dengan cara ini membawa risiko serius. Jika pengadilan memutuskan bahwa pekerja yang diklasifikasikan sebagai kontraktor adalah karyawan, perusahaan dapat bertanggung jawab atas tunggakan pajak dan pembayaran upah lembur serta waktu libur yang dibayarkan selama bertahun-tahun. Biaya-biaya yang menumpuk ini dapat merusak anggaran operasional dan menimbulkan tantangan hukum dan logistik yang signifikan.
Namun, dalam banyak kasus, pekerjaan yang perlu dilakukan oleh perusahaan memang merupakan pekerjaan kontrak, dan bermitra dengan kontraktor independen adalah pilihan yang paling masuk akal. Oleh karena itu, perusahaan Anda perlu mengetahui cara mempekerjakan dan membayar kontraktor sesuai dengan hukum yang berlaku.
Mempekerjakan kontraktor independen di Polandia
Seperti di banyak bagian dunia, tenaga kerja kontrak di Polandia semakin meningkat, terutama di industri-industri tertentu. Hubungan kerja di bidang seperti teknologi informasi dan pekerjaan ekonomi gig seringkali membutuhkan kontrak bisnis-ke-bisnis daripada kontrak kerja tradisional.
Di Polandia, meskipun pekerja tradisional memiliki kontrak dan perlindungan Undang-Undang Tenaga Kerja Polandia, kontraktor memiliki kontrak bisnis-ke-bisnis yang dikenal sebagai perjanjian hukum perdata. Di bawah perjanjian hukum perdata, pekerja berfungsi sebagai kontraktor atau pekerja lepas. Kontrak-kontrak tersebut melibatkan para pekerja untuk melakukan tugas-tugas tertentu, dan mereka beroperasi di luar undang-undang ketenagakerjaan yang umumnya berlaku untuk karyawan Polandia.
Di Polandia, kriteria yang ditentukan dalam Undang-Undang Tenaga Kerja berguna untuk menentukan apakah seorang pekerja merupakan kontraktor atau karyawan. Undang-Undang Tenaga Kerja Polandia menetapkan beberapa kriteria berbeda yang harus digunakan perusahaan untuk membedakan kontraktor dari karyawan mereka. Pekerja umumnya adalah karyawan, bukan kontraktor, jika mereka memenuhi kriteria ini:
- Mereka melakukan pekerjaan dengan tipe tertentu.
- Mereka menyelesaikan pekerjaan itu di bawah pengawasan langsung perusahaan.
- Mereka melakukan pekerjaan di tempat dan waktu yang ditentukan oleh perusahaan.
- Hubungan kerja yang relatif berkesinambungan.
Di sisi lain, pekerja yang menjalankan pekerjaannya dengan pengawasan langsung minimal dari perusahaan, memilih kapan dan di mana mereka bekerja, dan mengambil serangkaian proyek jangka pendek pilihan mereka sendiri lebih cenderung diklasifikasikan sebagai kontraktor.
Persyaratan yang mengatur pembayaran kontraktor di Polandia
Hukum Polandia tidak memiliki banyak persyaratan tentang bagaimana perusahaan harus membayar kontraktor mereka. Sebagai perbandingan, perhatikan persyaratan yang mengatur kompensasi karyawan.
Di Polandia, karyawan berhak menerima gaji, tunjangan, dan perlindungan tertentu berdasarkan undang-undang ketenagakerjaan Polandia. Mereka harus bekerja hanya delapan jam per hari, 40 jam per minggu. Mereka boleh bekerja lembur di luar jam kerja tersebut, meskipun perusahaan harus menyetujui lembur tersebut, dan lembur tidak boleh melebihi 150 jam per tahun. Pengusaha wajib memberikan kompensasi kepada karyawan atas jam kerja lembur mereka sebesar 150 sampai 200 persen dari upah standar karyawan atau waktu libur tambahan. Karyawan juga harus menerima upah minimum setidaknya PLNzł18.30 per jam atau PLNzł2,800 per bulan.
Selain itu, karyawan di Polandia harus menerima 20 hingga 26 hari libur berbayar, tergantung pada berapa lama mereka telah bekerja atau bersekolah. Waktu cuti berbayar juga mencakup empat hari sakit yang dapat digunakan karyawan sesuai kebutuhan, dan karyawan berhak atas hingga 33 hari cuti sakit berbayar jika mereka memiliki surat dokter bersertifikat. Karyawan juga harus menerima 13 hari libur nasional berbayar dan cuti melahirkan atau cuti ayah untuk kelahiran anak.
Jika sebuah perusahaan di Polandia ingin memberhentikan karyawan, karyawan tersebut harus menerima pemberitahuan dan pemutusan hubungan kerja. Jika kontrak tersebut tidak terbatas waktunya, keputusan tersebut memerlukan dasar pembuktian yang dapat diterima dalam pembuktian hubungan industrial. Jangka waktu pemberitahuan bergantung pada jenis kontrak dan lamanya masa kerja karyawan. Besaran pesangon biasanya juga bergantung pada lamanya masa kerja karyawan di perusahaan tersebut.
Selain itu, perusahaan-perusahaan di Polandia wajib membayar iuran ke Lembaga Asuransi Sosial nasional (ZUS) atas nama karyawannya. Perusahaan dapat melakukan pembayaran yang setara dengan hingga 22.14 persen dari gaji kotor setiap karyawan. Sebaliknya, para karyawan sendiri hanya membayar sekitar 14 persen dari remunerasi kotor mereka.
Sebagian besar persyaratan ini hanya berlaku untuk karyawan. Hubungan kontraktor tidak terikat oleh sebagian besar undang-undang ketenagakerjaan dan tidak berhak menerima tunjangan ZUS, cuti berbayar, atau periode pemberitahuan sebelum pemeringkatan.
Di masa lalu, banyak kontraktor independen juga memperoleh penghasilan jauh di bawah upah minimum. Namun, amandemen hukum2017 menetapkan bahwa upah minimum Polandia untuk karyawan juga berlaku untuk kontraktor. Tujuan dari undang-undang ini adalah untuk melindungi kontraktor independen dari eksploitasi, memastikan bahwa perusahaan tidak salah mengklasifikasikan karyawan mereka sebagai kontraktor hanya untuk menghemat uang dalam pembayaran upah.
Praktik pajak untuk mempekerjakan kontraktor di Polandia
Saat Anda bekerja dengan kontraktor independen di Polandia, Anda tidak akan menambahkan mereka ke dalam daftar gaji Anda atau membayar pajak gaji. Namun, Anda mungkin ingin mengetahui detail hukum pajak sehingga Anda dapat memahami kewajiban pajak kontraktor Anda.
Kontribusi jaminan sosial
Sebagian besar kontraktor independen harus berkontribusi pada ZUS, meskipun pemberi kerja mereka tidak bertanggung jawab untuk berkontribusi atas nama mereka. Iuran tersebut digunakan untuk asuransi pensiun, asuransi pensiun cacat, asuransi kesehatan, dan terkadang asuransi kecelakaan kerja. Biaya iuran asuransi kesehatan menjadi tanggung jawab kontraktor. Siswa yang berusia kurang dari 26 tidak wajib membayar iuran asuransi sosial atau asuransi kesehatan wajib. Apakah kontraktor independen memberikan kontribusi ZUS tergantung pada perjanjian hukum perdata tertentu yang mereka miliki.
Saat Anda membangun tim internasional di Polandia, perlu diingat bahwa Anda akan membayar kontraktor Anda secara penuh tanpa memotong bagian apa pun dari gaji mereka untuk kontribusi ZUS. Organisasi Anda juga tidak akan membayar pajak penggajian untuk ZUS atas nama kontraktor Anda.
Pajak pendapatan
Di Polandia, kontraktor dan karyawan menghitung pendapatan pajak mereka dengan cara yang berbeda. Pajak penghasilan Polandia hanya berlaku untuk karyawan dan kontraktor yang berusia26 atau lebih kecuali mereka menghasilkan PLNzł85,528 atau lebih per tahun, yang setara dengan sekitar US$23,165 atau sekitar EUR€19,005. Karyawan Polandia di bawah 26 dengan penghasilan hingga PLNzł85,528 membayar tarif pajak 17 persen. Mereka yang pendapatannya melebihi ambang batas tersebut dikenakan tarif pajak sebesar 32 persen. Sebaliknya, kontraktor membayar tarif pajak tetap sebesar 19 persen.
Cara membayar kontraktor di Polandia
Menentukan cara terbaik untuk membayar karyawan dan kontraktor internasional seringkali merupakan tantangan. Saat Anda bekerja dengan kontraktor independen, Anda harus memiliki proses yang mapan untuk membayar mereka dengan benar dan tepat waktu. Berikut adalah beberapa format pembayaran yang umum dan apakah format tersebut sesuai untuk membayar kontraktor independen Anda.
- Layanan penggajian: Dengan kontraktor, Anda tidak akan melakukan pembayaran melalui penggajian Anda karena kontraktor Anda bukan bagian dari penggajian Anda. Hanya karyawan Anda yang menjadi bagian dari penggajian Anda, di mana Anda menghapus pemotongan yang diperlukan dari gaji dan membayar pajak penggajian yang diperlukan. Alih-alih memproses pembayaran kontraktor melalui penggajian Anda, mintalah kontraktor Anda untuk mengirimkan faktur atas pekerjaan mereka dan proses pembayarannya melalui departemen hutang usaha Anda. Namun, beberapa perusahaan layanan penggajian memiliki struktur yang memungkinkan Anda untuk membayar kontraktor independen menggunakan layanan mereka. Layanan ini bisa jadi mahal, dan tidak selalu mendukung operasi global.
- Bank: Perusahaan Anda mungkin mempertimbangkan untuk bekerja sama dengan bank untuk membayar kontraktor independen. Namun, beberapa bank Polandia mungkin tidak mau bekerja sama dengan perusahaan yang belum terdaftar secara resmi di Polandia, dan dokumen serta persyaratan yang terkait dengan pembukaan rekening bank dapat membuat opsi ini tidak praktis.
- Layanan transfer uang: Layanan transfer uang memungkinkan perusahaan Anda untuk mengirim dana ke rekening bank kontraktor Anda. Jika Anda telah mendirikan anak perusahaan di Polandia, Anda sudah memiliki rekening bank yang dapat digunakan untuk mentransfer dana melalui departemen hutang usaha Anda. Proses ini merupakan pilihan yang sangat baik untuk membayar kontraktor di Polandia karena relatif cepat dan nyaman, sehingga Anda dapat mengurangi penundaan dan menjaga hubungan kerja yang baik dengan kontraktor independen Anda. Layanan pengiriman uang juga sering menawarkan beberapa opsi metode transfer, batas transfer yang tinggi, dan keamanan yang dapat diandalkan. Namun, perlu diketahui bahwa Anda mungkin akan dikenakan biaya transfer mata uang jika Anda membayar kontraktor dalam mata uang selain złoty Polandia. Biaya ini umumnya dalam bentuk persentase, jadi transfer dalam jumlah besar mungkin akan lebih mahal.
- Bekerja dengan mitra perekrutan: Jika Anda bekerja dengan mitra perekrutan, Anda sering kali dapat menyederhanakan proses pembayaran kontraktor secara signifikan. Mitra yang dapat diandalkan dapat membantu Anda mempekerjakan kontraktor secara legal dan membayar mereka dengan cepat, akurat, dalam mata uang lokal, dan dengan cara yang sesuai dengan peraturan Polandia.
Bangun tim internasional di Polandia bersama Globalization Partners.
Jika Anda siap untuk memperluas operasi bisnis Anda ke Polandia dan mempertimbangkan untuk merekrut talenta penuh waktu dari Polandia, bekerja samalah dengan Globalization Partners. Dengan menggunakan platform komprehensif berbasis AI kami, kami menyederhanakan proses perekrutan dan pembayaran anggota TIM Polandia Anda untuk memastikan pembayaran yang benar dan tepat waktu serta menghemat waktu perusahaan Anda.
Ajukan proposal untuk Platform Ketenagakerjaan Global kami hari ini, atau hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut.
