Come diventare un'azienda remote-first

La tua azienda è una azienda remote-first? La maggior parte delle aziende al mondo lavora da remoto, quindi si potrebbe presumere che la maggior parte delle aziende sia effettivamente remote-first. Tuttavia, non è così. Lavorare da remoto temporaneamente è diverso dall'essere un'azienda che fa il primo lavoro da remoto. Passare a una mentalità remoto-first significa abbracciare un nuovo approccio.

Il concetto di lavoro da remoto non è solo una conseguenza della pandemia globale – in precedenza, le aziende sperimentavano già strategie di acquisizione di talenti senza confini e politiche di assunzione "lavoro da qualsiasi luogo". Ma non era tutto perfetto. Quando le aziende hanno iniziato ad assumere a livello globale, i loro team internazionali non sempre si sono sentiti in sintonia con i dipendenti locali.

Secondo Harvard Business Review, "i colleghi geograficamente distanti non possono facilmente connettersi e allinearsi." Affrontare questo problema e creare un ambiente in cui ci sia collaborazione e connettività, anche con la distanza fisica, è la sfida per i leader azienda.

È qui che entra in gioco il concetto di remote-first. Un’azienda che ha una mentalità remote-first può aumentare significativamente il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività.

Che cos’è un’azienda remote-first?

In un’azienda remote-first, il lavoro da remoto è la norma. Ciò non significa necessariamente che tutti i dipendenti lavorino da remoto, ma piuttosto che tutte le attività sono pensate per la comunicazione da remoto.

In un’azienda remote-first, ai dipendenti distribuiti viene data la stessa priorità di quelli che lavorano presso la sede centrale. Le aziende che non considerano il lavoro da remoto come condizione predefinita sono note come aziende remote-friendly o aziende che approcciano il lavoro da remoto.

Perché le aziende remote-friendly e quelle che approcciano il lavoro da remoto sono diverse dalle aziende remote-first?

Le aziende remote-friendly e quelle che approcciano il lavoro da remoto hanno una forza lavoro da remoto ma devono ancora adattare le loro pratiche per i lavoratori da remoto.

Secondo le aziende remote-first Doist, "I team remote-ish affrontano ancora più sfide di comunicazione e collaborazione rispetto a quelli completamente remoto. In questi team ibridi, le informazioni vengono isolate negli uffici mentre i dipendenti da remoto restano all'oscuro." Questo può portare a valorizzare più i lavoratori d'ufficio rispetto ai lavoratori da remoto.

Ad esempio, se la tua azienda consente ai dipendenti di lavorare da casa ma richiede che tutte le riunioni si svolgano in ufficio con tutti presenti nella stessa sala, non stai creando condizioni di parità. In questo scenario, i dipendenti locali che desiderano lavorare da casa saranno costretti a entrare in ufficio e i team remoti globali potrebbero dover rinunciare al loro tempo libero.

Le aziende più o meno remote si occupano principalmente di comunicazione sincrona. Questo tipo di comunicazione favorisce chi è direttamente davanti a te, il che si traduce in molte decisioni che avvengono nella sede centrale, dove i dipendenti interagiscono di persona.

Nelle aziende remote-friendly e in quelle che approcciano il lavoro da remoto:

• Tutta la gestione avviene in sede.
• La forma di comunicazione più praticata è quella sincrona.
• Il lavoro in ufficio è considerato un lavoro importante.
• Le decisioni critiche avvengono durante le interazioni formali e informali di persona.
• Tutti gli incontri si svolgono durante l’orario di ufficio della sede.
• Le prestazioni sono direttamente legate alle ore in ufficio.

Nelle aziende remote-first:

• La direzione lavora da remoto e in tutto il mondo.
• La comunicazione asincrona è preferita.
• Tutto il lavoro può essere svolto a distanza, comprese le riunioni essenziali.
• Le decisioni critiche avvengono attraverso la comunicazione da remoto.
• Le riunioni di persona sono limitate e registrate per tutti i fusi orari.
• Le prestazioni sono misurate dai risultati e non dal tempo trascorso in ufficio o online.

Quali sono i vantaggi di diventare remote-first?

• Riduzione dei costi

Quando si sviluppa una cultura remote-first, è possibile ridurre e persino eliminare i costi locali come l’affitto dell’ufficio, le spese per i dipendenti generate dal pendolarismo e dal dover vivere vicino all’ufficio e persino gli stipendi.

Sondaggi condotti da Global Workplace Analytics hanno mostrato che il 80 percento dei dipendenti preferirebbe lavorare da casa in alcune parti. Oltre un terzo accetterebbe una riduzione dello stipendio in cambio dell'opzione. Lo stesso sondaggio ha mostrato che un datore di lavoro tipico potrebbe risparmiare circa11$000l'anno per ogni persona che lavora da remoto la metà del tempo.

• Aumento della retention e coinvolgimento dei dipendenti

Un approccio “remote-first” può promuovere un ambiente di lavoro più inclusivo che faccia sentire tutti i dipendenti parte integrante della tua azienda, indipendentemente da dove risiedono.

Doist vanta un tasso di retention dipendente del97 percento, con il 50 percento dei dipendenti che lavora all'azienda da più di quattro anni. Questo non è esclusivamente il risultato della pandemia. Nel 2016, Stack Overflow ha condotto un'indagine a livello aziendale che ha mostrato che il 88 percento dei lavoratori del remoto era altamente coinvolto.

Un approccio remoto-first è anche un'opportunità per reinventare molte delle dinamiche che prima erano un peso per i dipendenti. Stabilendo una cultura remoto-first, la tua azienda può anche aumentare il coinvolgimento dei dipendenti. Secondo Forbes, "le tappe chiave dell'esperienza indipendente, come l'inserimento o conoscere il proprio teamimmediato, erano in gran parte date per scontate in passato."

C’era questa idea prevalente che “conoscere il tuo team presupponeva che la prossimità equivalesse alla vicinanza. Ora le aziende stanno diventando molto più consapevoli e creative riguardo all’esperienza dei dipendenti”.

• Una rosa di talenti più grande

Quando la tua azienda è progettata per permettere ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, puoi assumere Offrire pari opportunità a chiunque, ovunque.. Dimentica di scegliere solo tra candidati locali. Ora puoi trovare i migliori candidati globali.

• Migliori prestazioni e maggiore produttività 

I risultati sono che i lavoratori da remoto sono più produttivi delle loro controparti in ufficio. Se una delle tue preoccupazioni principali è che avere una forza lavoro completamente da remoto influirà sulla produttività della tua organizzazione, non è questo il caso.

Un sondaggio condotto da Airtasker nel 2020 ha mostrato che i dipendenti da remoto trascorrevano il 15 percento in meno di tempo a evitare il lavoro e 1.4 più giorni di lavoro ogni mese mentre prendo più pause. Lo stesso sondaggio ha anche mostrato che i lavoratori da remoto sono meno distratti dai colleghi. In media, i lavoratori da remoto trascorrono circa 30 minuti in meno a discutere argomenti non legati al lavoro.

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• Potenziale e adattabilità aumentati

Non abbiamo bisogno di viaggiare nel futuro per sapere che le aziende remote-first hanno una maggiore adattabilità rispetto alle aziende senza una forza lavoro da remoto o alle aziende che approcciano il lavoro da remoto. Tutto quello che dobbiamo fare è guardare come le aziende remote-first sono state in grado di adattarsi durante e dopo il 2020.

Per le aziende remote-first, la pandemia ha dimostrato che le stesse erano all’avanguardia. Se tutti i processi della tua azienda sono progettati per un lavoro da remoto, i tuoi dipendenti sono automaticamente preparati per ogni evenienza.

Inoltre, un’azienda remote-first aiuta i dipendenti a sviluppare relazioni con i colleghi in tutto il loro paese e persino a livello globale. Questa adattabilità a nuove situazioni ha un effetto significativo sul potenziale della tua organizzazione.

• Opportunità di esplorare nuovi mercati

Come accennato in precedenza, una cultura remote-first promuove l’adattabilità. Parte di questa adattabilità è che tu e i tuoi dipendenti imparerete a lavorare con tutti, indipendentemente dal fatto che essi si trovino dall’altra parte della città o dall’altra parte del mondo.

Quando le aziende legano le loro funzioni a un ufficio fisico, è più facile vedere un’espansione globale come una sfida significativa. Se la tua azienda è destinata a funzionare intorno a un ufficio, i tuoi dipendenti potrebbero rimanere bloccati nella struttura mentale che è necessario avere uffici fisici in tutto il mondo.

Imparare a lavorare da remoto ti garantirà che se e quando sceglierai di assumere un team globale, tu e i tuoi dipendenti sarete pronti a partire con slancio, indipendentemente dalla distanza.

Come passare da un’azienda non-remote o che approccia il lavoro da remoto a una azienda remote-first

1. Crea una politica di lavoro da remoto
Se vuoi passare ad essere un’azienda remote-first, la prima cosa che devi fare è creare una politica di lavoro da remoto.

Che cos’è una politica di lavoro da remoto? 
Una politica sul lavoro da remoto è un insieme di linee guida per i dipendenti che lavorano da casa o in sedi fuori dall'ufficio.

La creazione di una tale politica consente di assumere una posizione chiara su argomenti come:

• Comunicazione
• Produttività
• Attrezzature
• Aspettative
• Disponibilità

Non puoi passare ad essere un’azienda remote-first a meno che i tuoi dipendenti non abbiano un’idea chiara dell’approccio al lavoro da remoto della tua azienda.

2. Avere una politica di comunicazione

La comunicazione è la base di ogni altra azione nella tua azienda. Il vantaggio principale di avere una politica di comunicazione è di stabilire le aspettative; gli altri vantaggi includono:

• Ridurre i conflitti e le incomprensioni.
• Promuovere una cultura della comunicazione.
• Dichiarare la tua missione e visione.
• Aiutare i dipendenti a capire come adattarsi.

La comunicazione è fondamentale per il lavoro da remoto perché aiuta la tua azienda a stabilire fiducia e credibilità.

Come accennato in precedenza, sono due i tipi di comunicazione che praticano le aziende, la comunicazione sincrona e la comunicazione asincrona. Le aziende remote-first utilizzano la comunicazione asincrona, mentre le aziende che approcciano il lavoro da remoto tendono a utilizzare la comunicazione sincrona.

Che cos’è la comunicazione asincrona? 

Secondo Doist, "in parole semplici, la comunicazione asincrona è quando invii un messaggio senza aspettarti una risposta immediata. Al contrario, la comunicazione sincrona avviene quando invii un messaggio, e il destinatario elabora l'informazione e risponde immediatamente."

3. Migliora l’esperienza di assunzione e inserimento  

Non è un segreto che la prima impressione sia fondamentale. Non importa quanto impegno dedichi a un’eccellente cultura aziendale, se i tuoi potenziali dipendenti e i nuovi assunti hanno una brutta esperienza, sarà meno probabile che si sentano motivati e coinvolti.

Secondo SafeGraph delle aziende remote-first, ci sono cinque motivi per cui un processo di inserimento forte in azienda è essenziale:

• È importante personalizzare l'esperienza di ogni nuovo dipendente per farli sentire parte del team e migliorare il morale dipendente.
• Costruire cameratismo per aiutare i nuovi assunti a sviluppare relazioni
• La fidelizzazione dei dipendenti può essere significativamente migliorata grazie a una buona esperienza di inserimento.
• I dipendenti con buone esperienze di inserimento potranno iniziare a lavorare più rapidamente e con un tasso di produttività più elevato .
• Il processo di inserimento in azienda è un ottimo momento per introdurre i nuovi assunti nella cultura aziendale e dare l'esempio.

Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), le organizzazioni con processi di inserimento scadenti preparano i dipendenti solo per un'uscita anticipata.

Amy Hirsh Robinson, responsabile della società di consulenza The Interchange Group a Los Angeles, dice alla SHRM: “L’inserimento è un momento magico in cui i nuovi dipendenti decidono di essere coinvolti o disimpegnati”.

4. Lascia che la tua sede sia mobile

Un fattore importante per diventare un’azienda remote-first è assicurarsi di non rendere i propri team da remoto secondari rispetto a quelli della tua sede. Se i tuoi dipendenti locali hanno responsabilità diverse rispetto ai tuoi dipendenti da remoto, continuerai a essere un’azienda che approccia il lavoro da remoto.

In un vero e proprio ambiente remote-first, i dipendenti locali operano allo stesso modo dei dipendenti da remoto. Ciò significa che, indipendentemente dal fatto che i dipendenti locali lavorino da casa o in ufficio, possono connettersi virtualmente alle riunioni per creare una cultura da remoto più coerente.

5. Promuovi la comunicazione interculturale 

L’assunzione a livello globale non è più legata a un’espansione internazionale. La tua azienda potrebbe avere team globali da remoto che lavorano in tandem con il tuo mercato locale. Come accennato in precedenza, uno dei vantaggi di una cultura remote-first è migliorare l’adattabilità e le prestazioni del tuo team.

In questo senso, la comunicazione asincrona offre eccellenti vantaggi per lavorare con team globali da remoto. Questo approccio rende più facile per tutti i tuoi dipendenti contribuire senza connettersi e lavorare in tempo reale.

Perché scegliere la comunicazione asincrona per comunicare globalmente? 

Quando la tua sede è a New York, ma hai un team globale in Asia-Pacifico, la comunicazione sincrona costringerà i tuoi dipendenti dall’altra parte del mondo a fare grossi sforzi per connettersi in condizioni paritarie.

La comunicazione asincrona è più adatta ai team remoto. Questo tipo di comunicazione consente di svolgere conversazioni su piattaforme dove i materiali sono sempre disponibili per i dipendenti.

Nel caso delle riunioni è difficile trovare un orario che sia comodo per tutti. Tuttavia, le riunioni possono essere registrate e caricate nel cloud per consentire ai dipendenti internazionali di guardarle nel proprio orario.

Per comunicare a livello globale, le aziende devono imparare a evitare le insidie che sopraggiungono dallo scenario internazionale. Ciò è possibile trovando gli strumenti e i partner giusti da assumere a livello globale.

Come essere un’azienda remote-first ed espandersi a livello globale

Per diventare e rimanere un’azienda remote-first mentre ci si espande a livello globale, le aziende devono abbattere le barriere della comunicazione globale.

[bctt tweet="Per diventare e rimanere aziende remote-first mentre si espandono globalmente, le aziende devono abbattere le barriere della comunicazione globale." username="globalpeo"]

La buona notizia è che oggi le aziende dispongono di vari strumenti online che consentono la comunicazione asincrona e consentono ai team da remoto globali di rimanere sincronizzati con i team locali.

Gli ostacoli che rimangono sono le complessità che derivano dall’espansione in nuovi mercati e dall’assunzione di dipendenti internazionali. È qui che i partner, come un Employer of Record (EOR), entrano in gioco.

Un EOR aiuta le aziende che vogliono assumere dipendenti internazionali operando come datore di lavoro legale.

L’EOR ha entità in tutto il mondo e si occupa di libro paga, benefit, imposte e funzioni delle Risorse Umane. Collaborando con un EOR, le aziende possono abbandonare le preoccupazioni di creare le loro entità internazionali e capire le complessità legali di un nuovo paese.

Un EOR ha anche esperti locali sul campo, che possono aiutare le aziende a comprendere meglio le sfumature culturali. Ciò lascia le aziende libere di concentrarsi sull’esperienza di inserimento in azienda del dipendente e sulla creazione di una cultura remote-first.

Vi invitiamo a saperne di più su un Employer of Record e sulla gestione dei team globali di remoto.