Come pagare i dipendenti internazionali da remoto

A volte, il miglior talento non vive nello stesso paese dove ha sede la tua azienda. Oppure, potrebbe essere che la tua azienda voglia espandersi a livello internazionale e voglia assumere persone che vivono all'estero. Una volta trovato i dipendenti giusti per la tua azienda, il passo successivo è capire come pagarli. Pagare dipendenti con base in paesi diversi può essere una sfida. Dopo. Ma la tua azienda non può semplicemente inviare loro un assegno o depositare direttamente i soldi sui loro conti bancari. Come per i membri del tuo gruppo nazionale, devi assicurarti di rispettare le regole per quanto riguarda classificazione, trattenuta fiscale e altri dettagli.

Fortunatamente, capire come pagare i dipendenti dell'Internazionale non è qualcosa che la tua azienda deve fare da sola. Puoi collaborare con un Employer of Record (Employer of Record) per assumere e inserire team membri all'estero. Un Employer of Record alleggerisce il carico dei tuoi dipartimenti contabili e ti aiuta a evitare eventuali problemi di payroll internazionale.

Come funziona il libro paga internazionale

Il libro paga internazionale ha molte cose in comune con il libro paga nel paese di origine della tua azienda. Devi essere sicuro che il metodo di pagamento dei membri del tuo team sia conforme alle leggi del paese in questione e che stai trattenendo e versando gli importi appropriati di imposte. Le considerazioni fiscali quando si pagano dipendenti internazionali includono:

• Imposta sul reddito: La tua azienda dovrà trattenere l'importo appropriato di imposta federale sul reddito dagli stipendi dei dipendenti, in base a dove lavorano e a qualsiasi imposta regionale, locale o statale applicabile.
• Previdenza Sociale: Molti paesi, non solo gli Stati Uniti, riscossero qualche forma di tassa sulla previdenza sociale da dipendenti e datori di lavoro. L'importo del contributo della tua azienda può variare da paese a paese, così come l'importo del contributo del dipendente.
• Tassa sul lavoro salariale: In molti paesi, un datore di lavoro deve contribuire a una tassa sui salari, come la tassa di disoccupazione e l'indennità dei lavoratori, per ciascuna dipendenza. L'importo della tassa può variare notevolmente. Vale anche la pena sottolineare che in alcuni luoghi la tassa sul lavoro può essere una tassa regionale o locale oltre che una tassa federale.

Quando si pagano i dipendenti dell'internazionale, un'azienda deve assicurarsi di essere trattenuta e di pagare i tipi di tasse appropriati e la giusta quantità di tasse. Deve anche assicurarsi di pagare le tasse entro la scadenza giusta. Ad esempio, negli Stati Uniti, le dichiarazioni dei redditi devono essere scaduti entro aprile 15 e i pagamenti fiscali stimati entro il 15di aprile, giugno, settembre e gennaio. Nel Regno Unito, le dichiarazioni dei redditi devono essere dovute un anno dopo la fine del periodo contabile. In Francia, le dichiarazioni fiscali devono essere presentate ad aprile per gli esercizi fiscali che terminano a dicembre. In Germania, i resi sono previsti per il 31luglio.

Oltre alla conformità fiscale, la gestione delle buste paga internazionale deve rispettare qualsiasi regola relativa a benefici e salari in un paese. La tua azienda potrebbe dover contribuire al piano pensionistico dei dipendenti in alcune parti del mondo. Deve anche seguire le regole minimo salariale in ogni paese dove assume persone. In alcuni paesi, è anche consuetudine pagare ai dipendenti uno stipendio13o 14mese, spesso esente da tasse e distribuito a fine anno.

Alcune aree hanno anche regole su quante ore un dipendente può lavorare in una settimana. Ad esempio, nell'Unione Europea, i dipendenti non possono lavorare più di 48 ore in un periodo di sette giorni. I dipendenti devono inoltre avere 11 ore di riposo ogni 24 ore, il che significa che non possono lavorare più di 13 ore in un singolo giorno. I dipendenti nell'UE godono anche di quattro settimane di ferie annuali retribuite ogni anno.

A parte la conformità fiscale e alle stipendio, il payroll internazionale ha molte cose in comune con il payroll nazionale. La tua azienda deciderà con quale frequenza i dipendenti vengono pagati, ad esempio una volta al mese, ogni due settimane, il 15e il 30del mese, e così via. Deciderai anche come distribuire i soldi ai tuoi dipendenti da remoto, ad esempio tramite bonifico diretto o assegni cartacei.

Difficoltà del pagamento di dipendenti internazionali da remoto

Prima di espanderti a livello internazionale o iniziare ad assumere lavoratori in altri paesi, è importante comprendere le sfide associate al pagamento del tuo team da remoto. Se la tua azienda infrange le regole di un determinato paese, può trovarsi a dover pagare imposte e multe.

Mantenersi conformi alle regole e le aspettative di alcuni paesi può richiedere un notevole sforzo da parte dei dipartimenti contabili e delle risorse umane della tua azienda. Può essere utile esaminare i problemi più comuni che emergono quando si paga un team da remoto per capire a cosa prestare attenzione e cosa può essere rilevante.

• Questioni fiscali
• Usanze locali
• Preoccupazioni legali
• Monitoraggio del tempo accurato
• Differenze valutarie

Questioni fiscali

Un datore di lavoro deve trattenere le imposte appropriate dalla busta paga di un dipendente straniero e l’azienda deve pagare le imposte al governo appropriato entro la data di scadenza. Un’azienda ha anche bisogno di tenere un registro delle imposte pagate, poiché l’autorità fiscale in un paese straniero può controllare l’azienda. Ciò può significare che la tua azienda deve conservare documenti e ricevute fiscali per anni o corre il rischio di dover pagare multe salate se un controllo rileva che non hai trattenuto o pagato i giusti importi delle imposte.

Usanze locali

Ti aspetterai di incontrare molte differenze culturali man mano che la tua attività si espande a livello internazionale. Alcune differenze culturali potrebbero riflettersi nelle buste paga e influenzare il modo in cui paghi i tuoi dipendenti dell'Internazionale. Ad esempio, un busta paga di 13mese è una consuetudine comune in molti paesi sudamericani, europei e asiatici. Il tuo team internazionale potrebbe iniziare a lavorare per la tua azienda presumendo che riceverà quel pagamento extra alla fine dell'anno. Ma se non conosci la tradizione, rischi di deludere il tuo team.

Preoccupazioni legali

Ci sono anche differenze legali da tenere sotto controllo quando si paga un remoto, internazionale team. Ad esempio, nel Regno Unito, i datori di lavoro devono pagare ai dipendenti £94.25 a settimana come Statutory Sick Pay se un dipendente è malato e assente dal lavoro per almeno quattro giorni. Un datore di lavoro deve pagare l'indennità per malattia fino a 28 settimane. Negli Stati Uniti, un datore di lavoro può offrire giorni liberi pagati per malattia, ma non è legalmente obbligato a pagare i dipendenti che sono assenti per malattia. Il Family and Medical Leave Act (FMLA) negli Stati Uniti protegge le persone che devono prendere giorni liberi dal lavoro a causa di malattia o altri problemi di salute, ma solo per 12 settimane. Il congedo FMLA può essere non retribuito.

Altre preoccupazioni legali da tenere sotto controllo quando si assumono e pagano dipendenti internazionali includono la documentazione richiesta da ciascun paese. Negli Stati Uniti, ad esempio, i dipendenti devono fornire una prova della cittadinanza o del diritto di lavorare nel paese, come un passaporto, quando vengono assunti. In altri paesi, un dipendente potrebbe dover presentare un numero di assicurazione nazionale prima di essere assunto.

Monitoraggio del tempo accurato

La misurazione del tempo può essere una preoccupazione maggiore quando si pagano i dipendenti internazionali rispetto a chi vive e lavora negli Stati Uniti. Negli Stati Uniti, i dipendenti non esenti ricevono straordinari dopo aver lavorato più di 40 ore in una settimana, ma non esiste un limite massimo al numero di ore settimanali che una persona sopra l'età 16 può lavorare. Non è così in altri paesi. In molti paesi dell'UE, ad esempio, la settimana lavorativa è limitata a 48 ore. In Cina, la legge sul lavoro limita la settimana lavorativa a 44 ore. Per evitare di superare il limite, è essenziale che un sistema internazionale di gestione delle buste paga includa un metodo per registrare e registrare accuratamente il tempo.

Differenze valutarie

I dipendenti che vivono e lavorano nell’UE vogliono essere pagati in euro, mentre le persone che vivono e lavorano nel Regno Unito vogliono essere pagate in sterline. Pagare il tuo team internazionale nella valuta dei rispettivi paesi è vantaggioso per loro ma può essere complicato per te. Ad esempio, se una valuta estera aumenta di valore rispetto al dollaro, la tua azienda può finire per pagare i tuoi dipendenti internazionali molto più di quanto inizialmente concordato.

Un modo per gestire le difficoltà create dalle fluttuazioni delle valute è lasciare la logistica del libro paga a un EOR. La tua azienda può pagare i tuoi dipendenti nella valuta locale e l’EOR può emettere buste paga nella valuta del paese dei dipendenti.

Come pagare i dipendenti internazionali

Se la tua azienda assume persone che vivono e lavorano in un paese diverso dal tuo paese di origine, i dipendenti dovranno essere pagati in base alle leggi del paese in cui risiedono, con poche eccezioni. Ad esempio, se un dipendente si trasferisce temporaneamente all’estero e continua a lavorare per la tua azienda mentre vive in un altro paese, potresti essere in grado di continuare a pagarlo dal libro paga del tuo paese di origine.

Un’altra opzione è che i tuoi dipendenti internazionali vengano pagati dai clienti internazionali della tua azienda. Ad esempio, se assumi qualcuno in Francia per fornire supporto a un cliente francese della tua impresa, la persona può essere tecnicamente assunta come dipendente del cliente francese. Pagherai il loro stipendio effettuando pagamenti al tuo cliente, ma il cliente stesso gestirà il libro paga del dipendente.

In caso contrario, la tua azienda dovrà avere un libro paga separato per ogni paese in cui opera. Hai alcune opzioni per l’impostazione del libro paga. Puoi creare una società sussidiaria nel paese in questione per gestire tutte le attività in quell’area e per gestire il libro paga. Se la tua azienda sta pensando di espandersi permanentemente a livello internazionale, può avere senso stabilire un’attività nel paese. Ma se stai assumendo solo poche persone in un altro paese o se stai assumendo persone in diversi paesi, la creazione di una società sussidiaria o di una filiale in quei paesi può richiedere più tempo e fatica di quanto vorresti dedicare.

Un’opzione più conveniente potrebbe essere quella di lavorare con un Employer of Record. Ad esempio, un Employer of Record come Globalization Partners gestisce tutti i dettagli per assicurarsi che il tuo team internazionale venga pagato secondo le scadenze e in conformità con le leggi del paese in cui vivono e lavorano i dipendenti. Paghiamo i tuoi dipendenti rispettando le scadenze e nella loro valuta locale, assicurandoci che vengano pagati anche i benefit e le imposte richieste.

I dipendenti internazionali devono essere lavoratori a contratto indipendenti?

Assumere lavoratori autonomi invece di dipendenti è un'opzione per la tua azienda. Quando lavori con lavoratori autonomi, la tua azienda non è responsabile delle tasse trattenuta né del pagamento della previdenza sociale o delle tasse sulla disoccupazione. Inoltre, non è necessario pagare benefici a carico di prestazioni per i lavoratori autonomi, e i lavoratori non sono soggetti alle stesse restrizioni di orario dei dipendenti. Inoltre, la tua azienda non deve essere registrata nel paese in cui vive il lavoratore a contratto per pagare quella persona per il lavoro che svolge.

Tuttavia, i lavoratori a contratto indipendenti non sono semplicemente versioni “più convenienti” dei dipendenti. Hanno un rapporto con un’azienda che è distinto dal rapporto dipendente-datore di lavoro. Quando lavori con lavoratori a contratto indipendenti, non puoi aspettarti di essere la loro unica fonte di reddito o impiego. La maggior parte dei paesi ha definizioni e regole piuttosto rigide che devono essere soddisfatte prima che un individuo possa essere considerato un lavoratore a contratto indipendente piuttosto che un dipendente.

Ad esempio, nel Regno Unito, le persone sono considerate lavoratori a contratto autonomi se presentano offerte o preventivi per ottenere un progetto o trovare lavoro e se non lavorano sotto una supervisione diretta. Inoltre, i lavoratori a contratto indipendenti nel Regno Unito inviano fatture per il lavoro che svolgono e i progetti che completano. I lavoratori a contratto indipendenti nel Regno Unito pagano le proprie imposte e l’assicurazione nazionale. Se le persone che lavorano per la tua azienda fanno questo, molto probabilmente puoi considerarli lavoratori a contratto indipendenti. Ma se assumi persone nel Regno Unito dettando l’obiettivo del lavoro che svolgono o facendole lavorare sotto un responsabile o un supervisore, allora è possibile che queste persone siano considerate più accuratamente come dipendenti e dovrebbero essere retribuite come tali.

Se la tua azienda classifica erroneamente i dipendenti di Internazionale come lavoratori autonomi, stai assumendo dei rischi. Se il tribunale determina che la tua azienda ha classificato erroneamente un dipendente, puoi essere responsabile del pagamento delle tasse di quella persona, oltre al pagamento arretrato delle ferie, che attualmente sono 56 settimane di tempo retribuito all'anno per la maggior parte dei dipendenti nel Regno Unito.

Sebbene assumere lavoratori internazionali come lavoratori a contratto indipendenti possa avere più senso per la tua azienda, se non hai la guida necessaria per garantire che quei lavoratori non vengano classificati erroneamente, la tua azienda può incombere in un pesante conto da pagare e un notevole problema legale. Un’opzione migliore è classificare correttamente il tuo team fin dall’inizio e collaborare con un EOR per assicurarti di continuare a rimanere conforme alla legislazione locale sul lavoro, semplificando al contempo il processo di gestione del libro paga internazionale.

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Se desideri espanderti a livello internazionale e sei pronto a iniziare ad assumere dipendenti in altri paesi, Globalization Partners può aiutarti. Agiamo come Employer of Record per il tuo internazionale team, assicurandoci che i requisiti specifici di paga per paese siano soddisfatti e che i tuoi dipendenti vengano pagati puntualmente e nella valuta del loro paese di residenza.  Per saperne di più su come la nostra soluzione può aiutare la tua azienda nella sua crescita, contattaci oggi stesso.

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