Punti chiave
-
Il progetto: La conformità non riguarda solo il rispetto delle regole; Si tratta di costruire un quadro che protegga l'azienda e le sue persone.
-
Base per l'assunzione: Gli errori nella fase di assunzione e inserimento possono creare rischi costosi. Inizia identificando la natura del rapporto di lavoro.
-
Chiarezza sul contratto: Lo standard statunitense "at-will" è un'eccezione globale. Molti paesi richiedono contratti scritti conformità nella lingua locale, quindi la gestione dei contratti è essenziale.
-
Difesa da prestazioni: La gestione delle prestazioni ben documentata (inclusi i piani di miglioramento delle prestazioni, o PIP) è la migliore difesa legale contro le richieste di cioglimento del contratto di lavoro illecito.
-
Sciogliemento del contratto del dipendente precision: Fuori dagli Stati Uniti, sono comuni i periodi di preavviso obbligatori o i processi di approvazione del tribunale, il che significa necessaria una pianificazione specifica per giurisdizione.
Incontra Tiffany Cruz, avvocato esperto in diritto del lavoro presso G-P che porta la sua prospettiva ingegneristica alle complessità delle forze lavoro globali. Una mente analitica affinata da anni di ingegneria e dal caotico mondo del diritto del lavoro – erano fatti l'uno per l'altra.
Dalla sala macchine all'aula di tribunale
Tiffany pensava di intraprendere il diritto dei brevetti, ma ha trovato una passione più profonda per il diritto del lavoro – un campo dinamico in cui regolamenti, comportamento umano e strategia commerciale interagiscono e si scontrano. Descrive il diritto del lavoro come "la versione dal vivo di una soap opera", che include il dramma umano molto reale al cuore di ogni luogo di lavoro.
La sua combinazione di competenze tecniche e legali ha plasmato il suo approccio ed è stata esattamente ciò di cui aveva bisogno per affrontare l'occupazione globale.
Per chi è nuovo alla conformità globale, Tiffany suggerisce di suddividere il ciclo di vita dipendente in tre fasi: assunzione, gestione delle prestazioni e scioglimento del contratto del dipendente. Cominciamo con le assunzioni.
La tua fondazione: assunzioni nel rispetto della conformità e inserimento
Secondo Tiffany, il modo in cui si inizia un rapporto di lavoro determina il suo successo o il livello di rischio. Avverte che "gli errori commessi durante l'assunzione e il processo di inserimento in azienda possono avere conseguenze costose e durature." Il suo obiettivo è rivolto a mitigare i rischi fin dal primo giorno.
Dipendente o lavoratore a contratto? Controlla sempre due volte.
Uno degli errori di conformità più comuni è errore di classificazione. Gli appaltatori offrono flessibilità, ma Tiffany è chiara: "I test legali per questa classificazione sono rigorosi e variano a seconda della giurisdizione."
Esorta le aziende a guardare oltre il titolo di lavoro e a esaminare la vera natura della relazione. Considera il controllo delle ore di lavoro, delle attrezzature fornite e dell'integrazione del team.
Il consiglio di Tiffany: Collaborare con il settore legale e Risorse umane per una valutazione approfondita è un investimento che può "salvare la tua organizzazione da problemi finanziari e legali in futuro."
Se stai dettando le ore, fornendo gli strumenti e integrandoli nella tua team, "probabilmente sono considerati dipendenti." La classificazione errata può avere un "impatto monumentale sulla tua azienda", inclusi sanzioni governative, responsabilità per arretrati, benefici non pagati e straordinari. "Vuoi assicurarti di prenderti il tempo necessario per valutare davvero non solo il legale e le risorse umane, ma anche parlare con il responsabile delle assunzioni."
La trasparenza salariale sta cambiando
Dall'Ontario all'UE, le leggi sull'equità salariale e la trasparenza si stanno diffondendo nei mercati globali. "Hanno nomi diversi, in stati diversi, città e paesi, ma questa è una cosa che devi tenere a mente. Sono davvero decollati," spiega Tiffany.
Sempre più spesso, le giurisdizioni richiedono ai datori di lavoro di includere un intervallo stipendiale di buona fede nelle offerte di lavoro. Osserva che in Ontario la nuova legislazione limiterà ora l'ampiezza di questi intervalli.
Consiglio di Tiffany: "La conformità richiede un approccio proattivo e ben documentato." Consiglia di "pensare davvero a una fascia di remunerazione in buona fede nei tuoi annunci di lavoro." Documentare come queste cifre vengono determinate aiuta le aziende a dimostrare buona fede, anche se i budget cambiano in seguito.
Guarda il tuo contratto di assunzione
Negli Stati Uniti, l'impiego con libera recedibilità è la norma nella maggior parte degli stati. Ma Tiffany sottolinea: "questo non è lo standard globale."
Un contratto scritto è spesso un requisito legale in tutto il mondo, non solo una buona pratica. Le leggi locali sul lavoro impongono tutto, dalle clausole obbligatorie al metodo di firma. "Alcuni paesi richiedono firme a inchiostro umido, mentre altri impongono firme digitali qualificate," spiega Tiffany.
Vale la pena menzionare anche il linguaggio. "Molti paesi richiedono che i contratti siano nella lingua locale," osserva . Ad esempio, in Quebec, il contratto deve essere in francese canadese, e quella versione ha l'autorità legale. "Se hai qualcosa nella versione inglese che non è nella versione francese del Quebec, allora potresti avere un problema perché cosa è applicabile? La lingua locale."
Il consiglio di Tiffany: "Vuoi avere contratti bilingue. Come si fa? Basta creare due colonne all'interno di un contratto e assicurarsi che tutto ciò che è nella lingua locale sia anche nella versione inglese." La gestione dei contratti è "uno dei passaggi più importanti che si possano intraprendere per proteggere la loro applicabilità.
Tieni d'occhio la gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni implica affrontare conversazioni difficili. A questo punto, gestione, comunicazione e conformità legale si incontrano, e questo può rendere la situazione particolarmente complessa.
Dal punto di vista legale, Tiffany consiglia che "una gestione delle prestazioni coerente e documentata è la tua migliore difesa contro le cause di scioglimento del contratto di lavoro ingiusti."
Suggerisce ai manager di definire un insieme di obiettivi e di fornire feedback tempestivi e costruttivi. "I manager dovrebbero avere questa conversazione verbalmente con i lavoratori e dovrebbero fare un follow-up per iscritto. Perché? Per prima cosa, le persone assimilano le informazioni in modo diverso — è ottimo ribadire i feedback."
Se le prestazioni continuano a diminuire, Tiffany raccomanda un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP). Afferma che i PIP dovrebbero essere "un genuino sforzo per aiutare il dipendente ad avere successo, non solo un passo verso lo scioglimento del contratto di lavoro."
Il consiglio di Tiffany: "Se loro [i manager] non vedono la persona che si comporta secondo la descrizione del lavoro o altre cose di cui hanno parlato, dovrebbero avere questa conversazione [PIP] con i lavoratori e seguirla per iscritto."
Un PIP ben realizzato dimostra che l'azienda "ha dato al dipendente una giusta possibilità di soddisfare le aspettative." E una documentazione chiara mostra che la possibile decisione scioglimento del contratto di lavoro si basava su questioni di prestazione, non su motivazioni discriminatorie.
Sciogliemento del contratto del dipendente (e come renderlo più facile)
Il licenziamento non è mai facile, ma "il modo in cui la gestisci ha importanti implicazioni legali", sottolinea Tiffany. E il processo varia da tutto il mondo.
Nella maggior parte degli stati degli Stati Uniti, il lavoro può essere terminato in qualsiasi momento per qualsiasi motivo legale. Tiffany avverte: "vuoi che sia per una ragione legale." Non può mai essere discriminatorio.
Fuori dagli Stati Uniti è un'altra storia. Lì, "entri nel mondo dei periodi di preavviso." In paesi come il Canada e in tutta Europa, i datori di lavoro sono "legalmente obbligati a fornire un preavviso o una paga specifica in sostituzione del preavviso prima di licenziare un dipendente." Questo periodo "spesso dipende dal mandato del titolare", quindi i datori di lavoro devono conoscere i requisiti giurisdizionali prima di iniziare il processo.
Dire che questi avvisi sono importanti è un eufemismo. Non fornirne uno può "comportare una richiesta per licenziamento ingiustificato, che può essere molto più costosa rispetto al pagamento originale della notifica." In alcune regioni, non è un pagamento semplice: "non è nemmeno così facile dire semplicemente: 'Ehi, ti pago.'" I datori di lavoro in posti come i Paesi Bassi "devono rivolgersi in tribunale per ottenere l'approvazione" per i licenziamenti.
Consiglio di Tiffany: "Un efficace scioglimento del contratto del dipendente richiede una pianificazione attenta e una profonda conoscenza delle leggi locali per evitare di trasformare una decisione aziendale standard in una lunga battaglia legale."
Hai le basi. Lascia che un datore di lavoro di fascia riunisca tutto.
Tiffany considera la conformità globale come un'impresa che non finisce mai davvero. È "un processo continuo di apprendimento e adattamento." La sua prospettiva, plasmata dal suo background ingegneristico, le ha insegnato a "vedere le sfide complesse come sistemi da comprendere e ottimizzare."
Raccomanda alle aziende di adottare un approccio simile al ciclo di vita globale dipendente. Scomponi tutto in fasi fondamentali (assunzione, gestione e scioglimento del contratto del dipendente) e "applica rigorose pratiche di conformità specifiche per giurisdizione in ogni fase" per costruire un gruppo globale protetto.
Ma non devi affrontare le complessità da solo. G-P Employer of Record minimizza i costi, la complessità e il rischio dell'occupazione globale. Con esso, puoi assumere, inserire e gestire i migliori talenti in oltre 180 paesi, senza creare entità. Ci occupiamo di tutte le questioni di conformità, così puoi costruire il tuo team con totale sicurezza.
Il consiglio di Tiffany: "Puoi collaborare con un datore di lavoro registrato come G-P. Ci assumiamo davvero questo meraviglioso compito. Ci divertiamo con questo. Abbiamo esperti perché è un lavoro pesante."
Se vuoi alleviare i mal di testa dalla gestione di forza lavoro globale, dai un'occhiata G-P Employer of Record "così potrai vedere che è davvero rivoluzionario."
