La collaborazione è una sfida per molte organizzazioni. Ecco perché la maggior parte dei metodi agile introdotti negli ultimi 20 anni è stata progettata per rompere i silos e migliorare la collaborazione tra team, dipartimenti, funzioni e persino prodotti.

Al G-P, siamo aziende remote-first. Ingegneri, progettisti e product manager sono presenti in tutte le Americhe, Europa e Asia. Il nostro obiettivo: creare relazioni, trovare tempo per conversazioni, raggiungere l'allineamento e favorire la connessione quando i membri del team possono essere separati da oceani o in fusi orari completamente diversi. Il lavoro da remoto è stato un punto di svolta. E c'è sempre l'opzione di incontrare i compagni di squadra di persona.

Meglio insieme

Spesso riuniamo le squadre per eventi faccia a faccia. Lo scopo di solito è pianificare, e riusciamo anche a trovare tempo per socializzare e connetterci. Nel 2024, abbiamo notato che l'attività di pianificazione stava ostacolando le nostre conversazioni. La lezione: la connessione è importante quanto la pianificazione strategica.

Sperimentazione: un hackathon partecipativo

Ci piace sperimentare. Sebbene non esista un processo formale, utilizziamo il modello Osserva, Orienta, Decidi, Agisci (OODA). I cicli OODA sono sempre in azione mentre i nostri team lavorano, perché in tecnologia nulla rimane costante.

In 2025, ci siamo prefissati l'obiettivo di avere un impatto significativo riunendo le persone attraverso la tecnologia degli spazi aperti (OST).

Presentazione della OST

OST è un formato di riunione non convenzionale o guidato dai partecipanti che utilizzo da 10 anni. Spesso, partecipando a conferenze, ci rendiamo conto che le esperienze più memorabili non sono le presentazioni in sé, bensì le appassionate conversazioni con gli altri partecipanti durante le pause caffè. 

OST è progettata per replicare pause caffè informali per conferenze. Un po' di organizzazione e poche regole semplici permettono ai gruppi numerosi di auto-organizzarsi e a ogni singolo partecipante di contribuire.

Le regole dell'OST

Una OST ha bisogno di dei limiti per funzionare. Ci sono cinque principi e una sola legge. I principi sono:

  • Tutti coloro che partecipano sono le persone giuste. Lavora con chiunque partecipi alla tua sessione, che siano cinque persone o 50. Ci tengono e si impegneranno.

  • Quando inizia è il momento giusto. La creatività non si preoccupa dell'orologio. Dai al gruppo il tempo di ambientarsi.

  • Dove sei è il posto giusto. Potresti aver pianificato di partecipare a una sessione, ma sei già impegnato in una conversazione interessante. Rimani dove sei.

  • Quando è finita, è finita. Se la conversazione o la sessione si è conclusa in modo naturale in anticipo, ringrazia il gruppo e chiudila.

  • Qualunque cosa accada, è l'unica cosa che poteva accadere. Abbi fiducia nel processo e vedi come si evolve la situazione. Sfrutta al meglio ciò che è accaduto e accetta che le cose non sempre vanno secondo i piani. 

La legge dei due piedi è semplice: se senti di non imparare o di non dare alcun contributo, usa i tuoi due piedi e vai da qualche altra parte.

La legge dei due piedi dà a tutti l'autonomia di fare la differenza. Durante la giornata lavorativa, assistiamo a riunioni noiose e sentiamo di non avere scelta — non in una OST.

seduti in cerchio

Il formato di una OST è sempre divertente. Iniziamo e concludiamo la giornata con un cerchio. Sembra normale, finché non ti rendi conto che mettere 180 persone in cerchio è un tipo diverso di riunione. La prima domanda è sempre: "Dov'è lo schermo?" Non ce n'è uno. Seguita da, "Puoi mandarmi l'agenda?" Non ce n'è nemmeno una di queste.

Il cerchio d'apertura prepara la giornata. E il cerchio di chiusura ci dà il tempo di riflettere. La maggior parte della giornata si trascorre in sessioni — di solito una folla di persone attorno a una lavagna bianca che dibatte educatamente un argomento. Le sessioni durano 30 minuti ciascuna e ci sono 3 o 5 tracciati paralleli che corrono. C'è molta scelta. Gli argomenti sono spesso domande, come: "Come testiamo gli agenti artificiali dell'intelligenza?"

L'atmosfera

Dal punto di vista di un leader, c'è un rischio. Porti tutti fuori sede per un giorno, spendi molti soldi per il processo e vuoi un ritorno sull'investimento. È comprensibile. Per i partecipanti, potrebbe esserci l'idea che ci sia un'agenda nascosta, e che noi facciamo finta che sia spontanea.  Non stiamo fingendo. Naturalmente, è necessaria una preparazione attenta per garantire un senso di spontaneità. 

Quando qualcuno dice: "Non c'è nessun obiettivo, andrà tutto bene", i leader si innervosiscono. È comprensibile.

L'energia di ogni OST è la stessa. Curiosità, nervosismo per la mancanza di schermi, entusiasmo per il rompighiaccio, interesse genuino per gli argomenti sollevati, attesa di partecipare alla discussione e sorpresa alla fine della giornata quando tutto funziona. Riflessioni approfondite emergeranno dopo — prova che una OST è un'esperienza trasformativa.

La chiave è l'apprendimento e l'autenticità. L'apprendimento richiede uno spazio sicuro per l'indagine. Le persone devono fare domande. E hanno bisogno di uno spazio dove condividere idee folli e incontrarsi.

In molte riunioni di lavoro, c'è politica e pressione per accettare. Le domande insistenti ricevono risposte insufficienti come: "Mettiamolo nel parcheggio." Forse uno spazio aperto è il parcheggio. E il parcheggio è importante quanto l'edificio principale (gli argomenti da discutere). Ti servono entrambi.

Un senso di sicurezza

Gli spazi aperti funzionano perché creano un ambiente di sicurezza psicologica. Sembra facile, ma non lo è. È importante dare seguito alle idee emerse durante lo spazio aperto. Le chiacchiere senza azioni non aiutano nessuno. 

L'importanza del seguito

Quest'anno abbiamo adottato un approccio diverso. Abbiamo fatto oltre 30 sessioni nello spazio aperto, accompagnato da un appunti o uno scriba. Durante la sessione hanno scritto punti interessanti su una pagina di3 A. Di solito creiamo un muro d'umore a fine giornata per riflettere sui nostri pensieri. Questa volta, abbiamo scattato circa 60 foto di appunti, le abbiamo inserite in Gemini e le abbiamo convertite in Markdown. Poi abbiamo unito e caricato tutto su NotebookLM. Come puoi immaginare, ha raccolto sentimenti, riflessioni, temi, azioni e intuizioni in pochi minuti.

Impiega il tempo con saggezza

Remote-first ha molti vantaggi, ma è difficile gestire un grande workshop in videochiamata. Non impossibile, ma difficile. Abbiamo scoperto che il tempo trascorso di persona insieme crea entusiasmo, sicurezza, legami e progetti che non avrebbero mai avuto in una videochiamata.

Dieci anni fa, ci sarebbe voluta una settimana per sintetizzare tutti i risultati di un evento open space. Oggi ci vogliono un paio d'ore. Come sarà in futuro? Una cosa è certa: l'energia e la vitalità di una colonna sonora, unite alla capacità di connettere le persone, continueranno ad essere preziose.