Cosa devono sapere i datori di lavoro sulla conformità al lavoro da remoto

La conformità del lavoro da remoto è più importante che mai. Sin dall’inizio della pandemia, molte aziende hanno adottato una politica di lavoro principalmente da remoto di lungo periodo, destinata a diventare presto la normalità. Infatti, entro il 2025, il 75 percento della forza lavoro lavorerà da remoto almeno cinque giorni al mese.

Anche se esistono alcune leggi che si applicano ad accordi di lavoro da casa temporaneo, molti paesi hanno iniziato a introdurre una legislazione specifica per il lavoro da remoto.

Ecco alcuni problemi legali di cui le aziende dovrebbero tenere conto mentre lavorano per implementare una politica di lavoro principalmente da remoto che sia conforme.

Problema #1: Conformità ai dati (privacy e sicurezza)

La conformità dei dati dovrebbe essere in cima alle priorità di un’azienda. Quando si tratta di dati riservati, comprese le informazioni sui clienti, è fondamentale garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni a cui i dipendenti hanno accesso e che utilizzano. Un altro problema si presenta quando i dati vengono trasferiti a livello internazionale. La tua azienda rispetta le disposizioni del GDPR?

Cosa puoi fare: 

• Definire politiche di privacy e sicurezza che coprano software, hardware, informazioni e controllo degli accessi.
• Fai usare ai dipendenti un servizio di Rete Privata Virtuale (VPN) che mantenga la navigazione web sicura, specialmente per i lavoratori da remoto che usano il Wi-Fi pubblico.
• Cripta le informazioni riservate.
• Imposta l’autenticazione a due fattori per ogni dispositivo.

[bctt tweet="Quando si tratta di dati riservati — incluse le informazioni dei clienti — è fondamentale garantire la privacy e la sicurezza delle informazioni a cui i dipendenti hanno accesso e utilizzano." username="globalpeo"]

Problema #2: Conformità al libro paga

La conformità al libro paghe è una sfida comune che le aziende affrontano quando hanno dipendenti da remoto. Le aziende devono comprendere le leggi sul lavoro e sul lavoro in ogni paese in cui assumono per assicurarsi di pagare i dipendenti in conformità con tali leggi.

Cosa puoi fare:

Controlla i requisiti di ogni stato o paese in relazione a:

• Stipendio minimo. Il salario minimo è lo stipendio o il pagamento più basso che i datori di lavoro possono legalmente compensare i propri lavoratori. Varia da paese a paese — e da stato a stato negli Stati Uniti — e, mentre la maggior parte dei paesi ne ha uno, alcuni paesi hanno rinunciato all'implementazione di un minimo salariale ufficiale. Pertanto, è fondamentale tenere traccia dei requisiti di stipendio nel paese in cui operi. Le aziende che non rispettano questi requisiti possono essere ritenute penali per multe e cause legali.
• Leggi in materia di straordinari e orario di lavoro. Sebbene esistano standard internazionali per l'orario di lavoro, si riscontrano variazioni tra i diversi Paesi. Le leggi locali sul lavoro stabiliscono l'orario di lavoro massimo e minimo, nonché le norme relative agli straordinari, per i dipendenti, e le aziende sono tenute a rispettarle.
• Foglie. Le leggi locali sul lavoro stabiliscono un proprio sistema di congedi retribuiti. Le ferie sono diverse nelle Americhe rispetto a quelle in Europa o Africa, così come le congedi di maternità e paternità. Rimanere aggiornati su queste normative eviterà che le aziende affrontino responsabilità.
• Frequenza di pagamento. La frequenza di pagamento definisce con quale frequenza i dipendenti dovrebbero essere pagati (cioè settimanali, bisettimanali, semestrali, mensilmente) e varia da paese a paese. È fondamentale tenere a mente questo per rispettare le normative di ogni paese ed evitare problemi di conformità.
• Benefici. I dipendenti hanno diritto a specifici benefit obbligatori secondo le leggi sul lavoro del proprio paese. Pur essendoci benefit di base come la previdenza sociale in ogni paese, molti altri hanno stabilito che ai dipendenti si debbano offrire anche benefit di disoccupazione e pensionamento.
• Assicurazione. Molti paesi impongono assicurazione sanitaria, pensionistica e di disoccupazione. È qualcosa che le aziende devono tenere a mente quando assumono dipendenti in questi paesi.
• Imposta Fiscale. Alcuni paesi hanno sistemi di tassazione più complessi di altri. Capire questi sistemi è fondamentale per rispettare le leggi e i regolamenti fiscali.

Trova degli esperti che aiutino la tua azienda a rimanere informata sulle leggi e i regolamenti locali.

Numero #3: Salute e sicurezza

Proteggere la salute e la sicurezza dei dipendenti è diventato più difficile per le aziende da quando sono passati da remoto. Tuttavia, anche se i dipendenti non lavorano fisicamente in ufficio, l'azienda è comunque responsabile di mantenerli sani e al sicuro.

Cosa puoi fare:

• Identifica i potenziali pericoli e implementa delle misure per controllare e mitigare il rischio.
• Crea un sistema per la segnalazione di infortuni o incidenti, e assicurati che i lavoratori sappiano come utilizzarlo.
• Fornisci formazione su salute e sicurezza e incoraggia i dipendenti ad adottare le precauzioni necessarie.
• Anche la salute mentale è importante a cui prestare attenzione. I datori di lavoro dovrebbero assicurarsi che i dipendenti prendano pause e periodi di riposo.

Numero #4: Attrezzatura

È importante dotare i dipendenti degli strumenti e delle attrezzature necessari per svolgere il proprio lavoro. In alcuni paesi, i datori di lavoro devono fornire ai dipendenti un rimborso o uno stipendio per i costi sostenuti durante il telelavoro.

Cosa puoi fare:

• Fornisci ai dipendenti le risorse necessarie per lavorare da casa.
• Quando l'azienda non è in grado di fornire l'attrezzatura, è necessario stipulare un accordo con il dipendente e rimborsare eventuali spese sostenute.
• Rispetta le leggi locali per il lavoro da remoto che richiedono una remunerazione aggiuntiva per elettricità, telefono e servizi internet.

Problema n. 5: Proprietà intellettuale

Oltre a proteggere i dati riservati, le aziende dovrebbero anche dare priorità alla protezione del lavoro prodotto dai loro dipendenti, inclusi autore, invenzioni e design. La protezione internazionale della proprietà intellettuale (PI) è un fattore chiave da considerare quando si assumono lavoratori da remoto.

Cosa puoi fare: 

• Registra la proprietà intellettuale nei paesi in cui si trovano i tuoi dipendenti.
• Aggiungi una clausola di non divulgazione quale parte del contratto di assunzione e assicurati che i termini siano chiariti e compresi.

Per evitare questi problemi, le aziende devono creare e implementare una politica ufficiale di lavoro da remoto.

Politica di lavoro da remoto

È estremamente importante definire una serie di regole e linee guida per disciplinare e gestire i lavoratori da remoto.

Una politica di lavoro da remoto deve includere:

• Regole aziendali
  Lavorare da casa non solleva i lavoratori dal rispetto delle condizioni e politiche a cui sono soggetti nel posto di lavoro. Per evitare confusione, è meglio dichiararlo chiaramente nelle linee guida del lavoro da remoto dell’azienda.
• Aspettative sul lavoro e prestazioni dei dipendenti 
  Definisci linee guida su programmi, scadenze, relazioni e attività. È anche importante spiegare in che modo misurerai prestazioni e produttività, nonché le metriche che sono importanti per ogni ruolo.
• Clausole sulla privacy dei dati e sulla proprietà intellettuale Assicurati che i dipendenti firmino un accordo di riservatezza e comprendano l'importanza di proteggere le informazioni dell'azienda.
• Retribuzione e benefit 
  Chiarisci che i dipendenti hanno diritto alla medesima remunerazione e ai medesimi benefit del posto di lavoro. Inoltre, nota se vi saranno pagamenti aggiuntivi per elettricità e costi di internet.
• Linee guida per la comunicazione 
  Assicurati che i dipendenti abbiano familiarità con gli strumenti di comunicazioni che utilizza il tuo team. Definisci le eventuali aspettative per la disponibilità online durante le ore di lavoro e sottolinea l’importanza di riunioni e incontri per mantenere comunicare regolarmente con il tuo team.

Stai creando il tuo team da remoto a livello internazionale?

Se hai bisogno di assistenza per la conformità al lavoro da remoto, Globalization Partners può aiutarti. In qualità diEmployer of Record, ci assumiamo la responsabilità legale dei membri del tuo gruppo globale e permettiamo alla tua azienda di assumere in 187 paesi – senza alcuna necessità di entità.

Maggiori informazioni: Che cos’è un Employer of Record?