給与詐欺は、ゆっくりと水漏れする水道管のようなものだ。最初は、損傷を見つけるのが難しかったり、大したことないように見えるかもしれません。しかし、国際的な給与支払いの不正行為を通じて、泥棒が企業から盗み出すことができる金額は、長期的にはかなりの額になる可能性がある。ある例では、女性が勤務中に雇用主から約300ドル、 000を盗むことができた。書類上の証拠から損失額は300ドル、 000であることが明らかになったが、検察側は、この女性が2010に初めて雇用されてから2013に解雇されるまでの間に、雇用主から75万ドル以上を横領した可能性があると推定した。
給与詐欺はあらゆる規模の会社で起こり得るが、特に中小企業にとっては大きなリスクとなる。公認不正検査士協会（ACFE）は、 2018レポート・トゥ・ザ・ネーションズにおいて、従業員数が100未満の会社は、大企業に比べて給与詐欺を経験する可能性が 2 倍以上高いことを発見しました。給与詐欺は国際的な問題でもある。世界中の企業で同様の事例が報告されている。給与詐欺のリスクとその発生メカニズムを理解することは、グローバル企業が詐欺を防止するための対策を講じる上で役立ちます。
給与詐欺はどれほど深刻な問題なのか？
給与詐欺の手口で雇用主から盗み出せる金額は、通常、相当な額になる。特に注目すべき事例の一つとして、他の企業の給与計算や支払いを代行していた給与処理会社の社長が26万ドルを横領したケースがある。給与詐欺の別の例として、ニューヨーク市は600万ドルの損失を被った。
ACFEの報告によると、すべての不正事件の約7 %が給与詐欺であり、平均的な会社は約63 、 000ドルの損失を被っています。典型的な給与詐欺の手口は長期間にわたるもので、詐欺の平均期間は約30月です。
給与詐欺は発覚するまでにしばらく時間がかかる傾向があるため、被害を受けた会社は失った資金の弁済を受けるのに苦労する可能性がある。約$ 300 、 000を盗んだ罪で有罪判決を受けた女性の場合、彼女が元雇用主に返済しなければならない金額は、計画中に実際に盗んだとされる金額のほぼ3分の1です。
給与詐欺は、罪のない傍観者にも影響を及ぼす。給与計算代行会社の社長が顧客から数百万ドルを横領した際、直接影響を受けたのは、その代行会社の顧客企業の従業員たちだった。ある朝、何千人もの従業員が目を覚ますと、給与が口座から引き落とされていることを知った。場合によっては、引き出しによって当座貸越が発生し、それに伴う手数料が発生した。この詐欺によって、人々は給料を受け取れなくなっただけでなく、給与計算会社の従業員も職と収入源を失った。
給与詐欺が会社や従業員に及ぼす影響を決して軽視してはいけません。たった一人の問題のある従業員が、会社の評判や支払能力に深刻な影響を与える可能性がある。
給与詐欺はどのように発生するのか
国際的な給与詐欺には、複数の原因が存在する。不正行為は、会社の従業員による行為、あるいは会社自体による行為の結果として発生する可能性がある。ACFEの調査によると、従業員による給与詐欺は、通常、経理部門または事務サポート部門の従業員によって行われる。給与詐欺は2人以上が共謀して行う場合もあるが、通常は1人の個人が責任を負う。
国際的な給与支払い制度には、以下のような種類があります。
- 幽霊社員：幽霊社員とは、会社から給料を受け取っているが、実際にはそこで働いていない社員のことである。多くの場合、従業員は存在せず、その企業で働いたこともない。場合によっては、幽霊従業員を特定するのは容易なこともある。詐欺師の中には、架空の従業員の名前を考える際に、あまり独創性のない者もいる。彼らは自分の名前のバリエーションを使ったり、「ジョン・ドゥ」のような仮の名前を使ったり、あるいは「X」のようなものを使ったりするかもしれない。
- タイムシート詐欺：タイムシート詐欺は、給与詐欺の中でも非常に一般的な形態です。従業員は、雇用主からより多くの報酬を得るために、勤務時間を実際よりも多く報告する可能性がある。多くの場合、その時間的変化はごくわずかであるため、すぐには気づかれない。例えば、従業員は毎日、報告する勤務時間に15分を追加するかもしれません。その結果、彼らは週に40時間以上働いたことになり、実際にはそれほどの時間働いていなくても、雇用主から残業代を受け取る可能性があります。
- 同僚による打刻：タイムレコーダーやパンチカードを使用している雇用主は、同僚による打刻という形で給与詐欺に遭う可能性があります。この種の詐欺は、一見無害に見えるかもしれない。例えば、遅刻しそうな従業員は、親しい同僚にタイムカードに打刻してもらい、時間通りに出勤したように見せかけるかもしれない。しかし、これはやはり詐欺行為の一種である。従業員が実際には勤務していないのに、勤務時間中であると偽っているからだ。
- 労働者の誤分類：給与詐欺の中には、従業員ではなく雇用主によって行われるものもある。一例として、給与税や福利厚生費の支払いを回避するために、従業員や労働者を誤分類することが挙げられます。雇用主は、従業員が定義上の要件を満たしていなくても、時として従業員を独立請負業者として扱うことがある。労働者の誤分類を示すもう一つの例は、雇用主が「非公式に」給与を支払い、税務書類を一切発行しない場合である。
- 返済されない給与前払い：従業員は時折、給与の前払いを求めることがありますが、その前払い金は返済されるという前提があります。前払い金が返済されない場合、それは詐欺行為となる。場合によっては、給与担当者が前払い金を正しく記録しないことがある。彼らはそれを資産ではなく、経費として計上するかもしれない。あるいは、給与担当チームが従業員に連絡を取り、前払い金が確実に返済されるように確認しない可能性もある。
- 給与額の不正請求：給与額の不正請求のもう一つの例は、給与額が誤って報告される場合です。給与担当部署の人が、従業員の時給を引き上げ、本来の20ドルではなく21ドルを支払うといったことが起こり得る。発覚を避けるため、一部の従業員は、数回の給料など、限られた期間だけ給与額を調整することがある。
- 不正なボーナス：給与詐欺は、適切な個人または部署の承認を得ずに、従業員または自分自身にボーナス小切手を発行した場合に発生する可能性があります。
- 休暇または有給休暇の不正取得：従業員が有給休暇を取得する資格がないにもかかわらず有給休暇を申請したり、取得すべきでない有給休暇を取得したりした場合、それは給与詐欺の一種です。
- 源泉徴収制度の不正：給料詐欺は、税金、退職金、保険給付金など、給料から控除されるべき金額が控除されない場合に発生することがあります。しかし、会社は依然として費用を負担しているため、長期的にはかなりの損失を被る可能性がある。
- 経費の偽造：経費口座を持つ従業員は、業務に関係のない経費を請求することで、給与詐欺を働く可能性があります。例えば、従業員が家族と夕食に出かけ、その費用を経費として計上するといったケースが考えられます。彼らは、実際には行われていない購入の偽の領収書を作成する可能性もある。
給与詐欺を特定し、修正する方法
給与詐欺の種類によっては、発見しやすいものとそうでないものがある。例えば、世界中に支店を持つ企業の場合、幽霊社員を特定するのは難しい場合があります。例えば、あなたがアメリカに拠点を置いている場合、東京のオフィスで実際に誰が働いているのかを知る術はありません。幽霊社員を見抜く方法の一つは、その国に人材を抱えている第三者と提携することです。第三者はゴーストハンターとして、あなたの会社から受け取った人が実際にその会社で働いていることを確認することができます。 サードパーティはプロの雇用主組織として機能し、国際従業員の給与計算のあらゆる側面を管理し、会社のやるべきことリストからもう 1 つのことを取り除くこともできます。
専門の雇用代行機関と連携することに加え、会社から給与を受け取っている全員が実際にそこで働いており、かつ実在する人物であることを確認するための措置を講じることができます。推薦者に連絡を取ったり、内定者の身元調査を行ったりすることは、その候補者が実在する人物かどうかを確認する一つの方法です。全従業員への給与の直接振込を義務付けることも、架空給与の支払いリスクを軽減するもう一つの方法です。
給与支払いの前に監査とレビューを行うことで、賃金、タイムシート、経費の偽造など、その他の種類の給与詐欺を特定することができます。給与計算を審査・承認する担当者と、実際に給与計算を行う担当者は同一人物であってはならない。給与計算を審査する担当者は、以下の事項を確実に実施する責任を負うべきである。
- 勤務時間は、従業員が働くべきと予想される時間数と一致しています。従業員が40時間以上働いた場合、または雇用契約で定められた時間数を超えて働いた場合は、給与担当者は、すべてが正当であることを確認するために、その従業員の直属の上司に連絡を取る必要があります。別の選択肢としては、従業員が1週間に40時間以上勤務したタイムシートを提出する前に、承認を義務付けるという方法があります。
- 時給が正確であること：給与計算担当者は、従業員の想定時給と実際に支払われている時給を比較する必要があります。食い違いがある場合は、さらなる調査を行うべきである。
- 適切な金額が源泉徴収されている：税金その他の源泉徴収項目は、従業員の給料から控除されるべきである。そうでない場合は、給与担当者がその理由を突き止める必要がある。
- 経費が適切であること：給与の監査またはレビューを担当する者は、従業員が請求した経費も確認し、それらが適切かつ正当であることを確認する必要があります。審査には、領収書を精査し、請求された経費が領収書の内容と一致しているかどうかを確認することが含まれる。費用は業務に関連したものでなければなりません。
給与詐欺を防ぐ方法
グローバル給与管理詐欺は、必ずしもあなたのビジネスに数十万ドルの損失をもたらすとは限りません。給与詐欺を防止する方法を知っていれば、詐欺を未然に防ぐことができる。給与詐欺が事業に悪影響を及ぼすのを防ぐために、以下の対策を講じることができます。
- 雇用する前に全員を徹底的に審査しましょう。理想的には、雇用する人は正直で信頼できる人物であるべきです。内定者の犯罪歴の確認、推薦状の確認、学歴や職歴の確認を行うことで、不正な人物を採用してしまうことを防ぐことができます。海外から従業員を採用する際、選考プロセスを外部委託することができます。
- 電子タイムシートを使用し、承認制を導入する：従業員は紙のタイムシートを簡単に修正できますが、電子タイムシートを微調整するのはより困難です。電子タイムシートを使用し、提出された勤務時間について上司の承認を義務付けることで、勤務時間の虚偽報告を防ぐことができる。
- 生体認証を利用して代理打刻をなくす：物理的なタイムレコーダーを使用している場合、同僚に自分で打刻することを義務付けることで、代理打刻を防ぐことができます。その方法の一つとして、従業員が出勤する前に指紋やその他の生体認証データを使って本人確認を行うことが挙げられる。
- 給与データへのアクセス権限を制限する：会社の給与データにアクセスしたり、調整や変更を行える人が少なければ少ないほど良い。給与へのアクセスを制限することで、誰かが労働時間や時給を不正に操作するリスクを軽減できる。
- 給与報告書には必ず第三者の目を通してください。すべての給与報告書は、支払いが行われる前に確認され、承認される必要があります。また、不正確な点が見つかった場合には、支払いを一時停止し、訂正を行うための手順も設けるべきである。
- 給与明細を確認する際に注意すべき点：会社が非常に似た名前や住所を持つ人に給与を支払っていないか確認しましょう。また、同じ住所に住む人への支払い、または異なる従業員のために同じ銀行口座に支払われる支払いには注意してください。
- 解雇された従業員を特定して削除するシステムを導入する：特に会社に在籍していない従業員への支払いを防止する一つの方法は、従業員が退職した後に記録やファイルにフラグを立てることです。問題のあるファイルには、支払いが継続して行われてはならない。
- 小切手による支払いを廃止する：給与詐欺は、紙の小切手が使われる場合に発生しやすくなる。直接入金の場合、支払いはすべて銀行口座に送金されます。アカウント情報が正しいこと、そしてそれが該当する従業員のものであることを確認できます。必要に応じて、不正行為の疑いがある場合は、送金した支払いを取り消すことができます。
- ゼロトレランスポリシーを確立する：ゼロトレランスポリシーを確立することで、不正行為を抑止できます。従業員に給与詐欺に関する規則と、詐欺を行った場合の潜在的な結果を周知させることで、詐欺行為を未然に防ぐことができる。
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