많은 조직에서 협업은 어려운 과제입니다. 그렇기 때문에 지난 몇 년간 도입된 대부분의 애자일 방법( 20 )은 팀, 부서, 기능, 심지어 제품 간의 사일로를 없애고 협업을 개선하도록 설계되었습니다.

G-P에서는 원격근무 우선 회사입니다. 엔지니어, 디자이너, 제품 관리자들은 미주, 유럽, 아시아 전역에 배치되어 있습니다. 팀원들이 바다를 사이에 두고 떨어져 있거나 완전히 다른 시간대에 있을 때 관계를 형성하고, 대화할 시간을 만들고, 조율을 이루고, 연결을 촉진하는 데 중점을 둡니다. 원격 우선 근무는 업계의 판도를 바꾸어 놓았습니다. 그리고 항상 팀원들을 직접 만나는 옵션도 있습니다.

함께라면 더 낫다

우리는 종종 팀을 모아 대면 행사를 진행합니다. 목적은 보통 계획을 세우는 것이고, 우리는 몰래 시간을 내어 사람들과 교류하고 연결되기도 합니다. 2024년에 우리는 계획을 세우는 활동이 대화를 방해한다는 것을 알게 되었습니다. 교훈: 연결도 전략적 계획만큼 중요하다.

실험 – 사람 해커톤

우리는 실험을 좋아합니다. 공식적인 절차는 없지만, 우리는 관찰, 방향, 결정, 행동(OODA) 모델을 사용합니다. OODA 루프는 팀이 작업할 때마다 항상 작동하는데, 기술적으로는 아무것도 일정하지 않기 때문입니다.

2025년에는 오픈 스페이스 기술(OST)으로 사람들을 한데 모으는 의미 있는 변화를 만들고자 했습니다.

OST 소개

OST는 지난 10 년간 제가 사용해온 비컨퍼런스 또는 참가자 주도 회의 형식입니다. 우리는 종종 학회에 참석하며, 가장 기억에 남는 경험은 강연 자체가 아니라 커피 휴식 시간에 다른 참석자들과 나누는 열정적인 대화입니다. 

OST는 비공식 회의 커피 브레이크를 재현하도록 설계되었습니다. 약간의 조직과 몇 가지 간단한 규칙만으로도 대규모 그룹이 자율적으로 조직하고 각 참가자가 기여할 수 있습니다.

OST의 규칙

OST가 작동하려면 어느 정도 경계가 있어야 합니다. 다섯 가지 원칙과 단 하나의 법칙이 있습니다. 원칙은 다음과 같습니다:

  • 참석하는 사람이 바로 적합한 사람들입니다. 세션에 오는 사람과 함께 일하세요, 다섯 명이든 50명이든요. 그들은 관심을 가지고 참여할 것입니다.

  • 언제 시작되는 것이 바로 적절한 시기입니다. 창의성은 시계에 신경 쓰지 않습니다. 그룹이 적응할 시간을 주세요.

  • 당신이 있는 곳이 바로 올바른 곳입니다. 세션에 참석할 계획이었지만 이미 흥미로운 대화에 참여하고 있을 수도 있습니다. 거기 있어.

  • 끝나면 끝이야. 대화나 세션이 예정보다 일찍 자연스럽게 끝났다면, 그룹에 감사 인사를 전하고 마무리하세요.

  • 무슨 일이 일어나든 그게 유일한 일이야. 과정을 믿고 상황이 어떻게 흘러가는지 지켜보세요. 지금까지 일어난 일을 최대한 활용하고, 일이 항상 계획대로 흘러가지 않는다는 것을 받아들이세요. 

두 발의 법 칙은 간단합니다: 배우거나 기여하지 못한다고 느낀다면, 두 발을 다른 곳으로 보내세요.

두 발의 법칙은 모든 사람에게 변화를 일으킬 수 있는 권한을 부여합니다. 1일 근무 시간 동안 지루한 회의에 앉아 있는 동안 우리는 OST가 아닌 다른 선택의 여지가 없다고 느낍니다.

원을 그리며 앉아

OST 형식은 항상 재미있어요. 우리는 하루를 원으로 시작하고 마무리합니다. 겉보기에는 정상적으로 들리지만, 180 사람을 원으로 모으는 것은 다른 종류의 모임이라는 것을 깨닫게 됩니다. 첫 번째 질문은 항상 "스크린은 어디에 있는가?"입니다. 그런 건 없어. 이어서 "의제를 보내줄 수 있나요?"라는 말이 이어졌다. 그런 것도 없어요.

오프닝 서클이 하루를 설정합니다. 그리고 마무리 원은 우리에게 반성할 시간을 줍니다. 하루 대부분은 세션에 보내며, 보통 화이트보드 앞에 앉아 정중하게 주제를 토론하는 사람들입니다. 세션은 각각 30 분이며, 3 5 평행 트랙이 진행됩니다. 선택의 폭이 넘쳐납니다. 주제는 종종 "인공지능(AI) 에이전트를 어떻게 테스트하나요?"와 같은 질문입니다.

분위기

리더의 입장에서는 리스크가 존재합니다. 모든 사람을 하루 동안 오프사이트에 머물게 하고, 그 과정에서 많은 비용을 지출하며, 투자 수익을 원합니다. 충분히 이해할 수 있습니다. 참여자에게는 숨겨진 의제가 있는데 우리는 자발적인 것처럼 꾸미고 있다는 생각이 들 수 있습니다.  가식이 아닙니다. 물론 자연스러운 느낌을 살리려면 세심한 준비가 필요합니다. 

누군가가 "의제는 없어, 괜찮을 거야"라고 말하면 리더들은 긴장합니다. 이해할 만합니다.

모든 OST의 에너지는 동일합니다. 호기심, 화면이 부족하다는 긴장감, 쇄빙선에 대한 설렘, 제기된 주제에 대한 진정한 관심, 토론에 참여한다는 기대감, 그리고 마지막에 모든 것이 작동했을 때의 놀라움이 있습니다. 이후에는 통찰력 있는 성찰이 드러날 것이며, 이는 OST가 혁신적인 경험이라는 증거입니다.

핵심은 학습과 진정성입니다. 학습에는 탐구할 수 있는 안전한 공간이 필요합니다. 사람들은 질문을 해야 합니다. 그리고 그들은 기발한 아이디어를 나누고 서로를 만날 공간이 필요하다.

많은 업무 회의에서는 정치적인 상황과 합의에 대한 압박이 존재합니다. 잔소리를 하는 질문에는 "주차장에 갖다 놓자 같은 답이 없습니다." 열린 공간은 주차장이 될 수도 있습니다. 그리고 주차장은 본관만큼이나 중요합니다(논의할 주제). 둘 다 필요합니다.

안전함의 느낌

열린 공간은 심리적 안정감을 주는 환경을 조성하기 때문에 효과적입니다. 쉬울 것 같지만 그렇지 않습니다. 열린 공간에서 제안된 아이디어를 실행에 옮기는 것이 중요합니다. 행동이 없는 대화는 누구에게도 도움이 되지 않습니다. 

팔로우 스루의 중요성

올해는 다른 접근 방식을 취했습니다. 열린 공간에서 진행된 30 세션에는 각 세션마다 필자 또는 서기가 동행했습니다. 그들은 세션 중에 A3 페이지에 흥미로운 점을 적었습니다. 저희는 보통 하루를 마무리할 때 무드 월을 만들어 생각을 정리합니다. 이번에는 60 노트 사진을 찍어 Gemini에 입력한 후 마크다운으로 변환했습니다. 그런 다음 병합하여 NotebookLM에 업로드했습니다. 상상할 수 있듯이 몇 분 만에 감정, 테이크아웃, 주제, 행동 및 인사이트를 포착했습니다.

시간을 현명하게 사용하세요

원격 우선은 많은 장점이 있지만 대규모 워크샵을 화상 통화로 진행하기는 어렵습니다. 불가능하지는 않지만 어렵습니다. 직접 만나는 시간이 영상 통화에서는 불가능했던 흥분, 안전함, 유대감, 그리고 계획을 만들어낸다는 것을 알게 되었습니다.

10년 전만 해도 오픈 스페이스 이벤트에서 얻은 모든 결과를 종합하는 데 일주일이 걸렸습니다. 요즘에는 몇 시간이 걸립니다. 앞으로는 어떻게 될까요? 한 가지 확실한 것은: OST의 에너지와 생동감, 그리고 사람들을 연결하는 힘은 앞으로도 계속 가치가 있을 것입니다.