10 essentiële zaken die elk bedrijf nodig heeft om internationale werknemers in dienst te nemen

In 2025had 84% van de leidinggevenden moeite om bekwame talenten te vinden in hun lokale markten. Steeds meer bedrijven kijken buiten de grenzen om het benodigde talent aan te nemen. Maar aannemen in een nieuw land kan ontmoedigend zijn.

Elk land heeft unieke arbeidsregels, belastingschijven en eisen voor voordelen. En ze veranderen voortdurend.

Als je je werving wereldwijd doet, heb je goede voorbereiding nodig. Laten we de essentiële zaken verkennen die elk bedrijf nodig heeft om International-medewerkers aan te nemen.    

10 vereisten voor het aannemen van International-medewerkers

Als u ervoor kiest een dochteronderneming op te richten, zijn dit 10 veelvoorkomende vereisten voor het aannemen van werknemers uit een ander land:

1. Bedrijfsstructuur

Voordat je werknemers in een nieuw land kunt aannemen, moet je een entiteit of partner oprichten met een werkgever of record (Employer of Record).

Het opzetten van een entiteit is complex. Het vereist vaak uitgebreide papierwerk, juridische obstakels en lange wachttijden voordat je in een nieuw land kunt gaan werken.

Werken met een Employer of Record is een snellere en eenvoudigere alternatief. Een geregistreerde werkgever neemt wettelijk werknemers namens jou in dienst, zodat je wereldwijd kunt aannemen zonder een rechtspersoon op te richten. Samenwerken met een Employer of Record geeft u toegang tot geavanceerde technologie voor wereldwijde HR-ondersteuning, plus menselijke deskundige ondersteuning. Het stelt je in staat om binnen enkele dagen werknemers in het buitenland aan te nemen en de juridische en bureaucratische obstakels van het beheer van entiteiten te vermijden. EOR's maken wereldwijde werkgelegenheid eenvoudig door lokale compliance, loonadministratie en HR-taken te verzorgen.

Het inhuren van aannemers kan een andere optie zijn voor bedrijven die internationaal willen inhuren. Aannemers zijn geen werknemers, maar ze bieden flexibiliteit en expertise. Je kunt besparen op onboarding kosten terwijl je toch mensen met gespecialiseerde vaardigheden aanneemt.  G-P Contractor kan het inhuren en betalen van aannemers gemakkelijker maken door functies aan te bieden voor factuurbeheer en bescherming tegen onjuiste classificaties.

2. Registratie

Als je ervoor kiest je eigen entiteit op te richten, is de volgende stap het registreren bij de juiste autoriteiten zodat je legaal zaken kunt doen in het land. Elk land heeft zijn eigen unieke behoeften. 

In Peru moet je bijvoorbeeld je bedrijfsnaam registreren bij het Peruaanse openbare register en vervolgens een registratiecertificaat krijgen. In Duitsland moet je een notaris aangaan. Daarna moet je registratiepapieren indienen bij het handelsregister, het belastingkantoor en eventuele relevante lokale handelsinstanties. Spanje vereist anti-witwas- en antiterrorismeverklaringen, samen met de registratiepapieren.

Om een bedrijf te registreren, moet u waarschijnlijk officiële documenten tonen, zoals:

• Certificering van uw bedrijfsnaam uit het openbare register

• Een schriftelijke beschrijving van de voorgestelde activiteiten van het bedrijf

• Geregistreerde kantooradressen

• Lijst van namen van belanghebbenden en bestuurders

• Statuten

• Bankrekeninginformatie

• Bewijs van kapitaalbetaling in het vereiste bedrag

De lijst met vereisten verschilt per locatie. Informeer bij de relevante autoriteiten in het doelland om meer te weten te komen over je registratieverplichtingen.

3. Conforme arbeidsovereenkomsten

Een van de meest voorkomende wettelijke vereisten voor wereldwijde aanwerving is het opstellen van lokale arbeidsovereenkomsten. Als je je eigen entiteit opricht, moet je onderzoek doen naar en vertrouwd raken met contractstructuren en vereisten in het lokale land.

Dit proces zelf beheren brengt risico's met zich mee. Uw bedrijf kan aansprakelijk zijn voor niet-conforme contracten. De veiligste optie is om samen te werken met een Employer of Record met lokale expertise, of G-P Gia™te gebruiken, de eerste agentische kunstmatige intelligentie-oplossing, om contracten op te stellen.

Contractvereisten kunnen sterk verschillen tussen landen. In Duitsland moet je bijvoorbeeld voor elke werknemer een lokaal conforme arbeidsovereenkomst opstellen. Het contract moet de volgende informatie specificeren:

• vergoeding

• Voordelen

• Ontslagvereisten

Je moet mogelijk ook contracten opstellen in de lokale taal en salaris- en voordeleninformatie in de lokale valuta specificeren. In Egypte moeten bedrijven vier kopieën van het contract opstellen — één voor de werkgever, één voor de werknemer, één voor het Sociaal Insurance Office en één voor de bevoegde administratieve autoriteit (Ministerie van Arbeid of haar directies). De wet vereist ook dat het contract duidelijk het afgesproken loon of salaris vermeldt, inclusief betaalwijze en tijdstip.

4. vereisten voor ontslag en ontslagvergoeding.

Voordat je wereldwijd kunt aannemen, moet je onderzoek doen naar de ontslagvergoeding in het land en de ontslagvergoedingsvereisten zodat je indien nodig personeelsbezetting-wijzigingen kunt doorvoeren.

Veel landen vereisen dat werkgevers redelijke gronden hebben om een werknemer te ontslaan. In sommige gevallen kan de werkgever de optie hebben om extra vergoeding te betalen om de werknemer juridisch te beëindigen.

Veel landen vereisen ook verlengde opzegtermijnen voordat werknemers worden opgezegd. De duur van deze verplichte opzegtermijnen hangt vaak af van de functie of tijd van de werknemer bij het bedrijf.

In Frankrijk varieert de opzegtermijn na de proeftijd van een werknemer van 1tot3maanden. Drie maanden is gebruikelijk voor managers die beschermd zijn onder collectieve arbeidsovereenkomsten (CBA's). In Australië nemen de opzegtermijnen toe met de jaren van dienst. Werknemers die minder dan een jaar voor een bedrijf hebben gewerkt, hebben recht op een week opzegtermijn.

5. Standaardsalaris, bonussen en voordelen

Neem de tijd om vertrouwd te raken met de standaardlonen en -voordelen voor de functies die u gaat vervullen. 

Het kennen van het minimumloon in je nieuwe land is een uitstekende start. In veel landen zijn 13maandelijkse bonussen gebruikelijk, terwijl het in andere een wettelijke verplichting is. Duitsland bijvoorbeeld verplicht deze bonussen niet. De wet in de Filipijnen vereist echter 13maandelijkse bonussen, en veel werkgevers kiezen ervoor om 14maandelijkse bonussen in december te geven.

In veel landen moeten werkgevers betaald ziekteverlof, zwangerschaps- en vaderschapsverlof, betaalde feestdagen en betaalde vakantie bieden. In Israël ontvangen werknemers 16 tot 28 betaalde vakantiedagen per jaar (kalenderdagen). Ze krijgen ook verschillende hoeveelheden betaald ziekteverlof, afhankelijk van de sector, en zwangerschaps- en vaderschapsverlof.

In sommige gevallen moet u mogelijk een ziektekostenverzekering aanvragen. Werknemers in bepaalde landen ontvangen hun ziektekostenverzekering via een nationaal programma, waaraan uw bedrijf waarschijnlijk zal inbetalen. Zelfs als er een nationale gezondheidsdienst bestaat, kan uw bedrijf aanvullende verzekering aanbieden om werknemers uitgebreide ziektekostenverzekering te bieden.

6. Normen voor arbeidsomstandigheden en collectieve arbeidsovereenkomst

Maak jezelf vertrouwd met standaardaspecten van het bedrijfsleven, zoals werktijden, overuren en betaald verlof. In Nederland bijvoorbeeld zijn de standaardwerktijden 36-40 uur per week, maar veel werken tot 48 uren. Het arbeidsrecht beperkt werkuren tot 60 uur per week en 12 uur per dienst.

In sommige landen hebben bepaalde sectoren CBA's die werktijden en arbeidsvoorwaarden strenger reguleren dan de overheid. Controleer of uw sector collectieve arbeidsovereenkomst-eisen heeft en hoe deze uw werkplekbeleid beïnvloeden. Bovendien hebben werknemers op afstand vaak verschillende managementstrategieën nodig om succesvol in uw organisatie te integreren.

7. Looninhoudingen en bijdragen

In veel landen moet uw bedrijf een percentage van het salaris van elke werknemer bijdragen aan diverse sociale zekerheidsfondsen, zoals:

• Pensioenen

• Gezondheidszorgprogramma's

• Werknemersvergoedingsfondsen

• Werkloosheidsfondsen

• Arbeidsongeschiktheidsuitkeringen

De bijdragen verschillen aanzienlijk per land. In Indonesië vormen loonbijdragen aan sociale zekerheidszorgprogramma's ongeveer 5% van het verdiensten, en de werkgever en werknemer delen de bijdragen gelijk. In Frankrijk kunnen werkgeversbijdragen aan sociale zekerheid oplopen tot 45% van het salaris van de werknemer.

8. Juridisch en personeelspersoneel

Zodra je de juridische documentatie hebt geregeld, kun je beginnen met het wervings- en aanwervingsproces. Wereldwijde werkgelegenheidsondersteuning kan het verschil maken bij het aantrekken en managen van nieuwe medewerkers. 

Als je werkt met een Employer of Record, hoef je je geen zorgen te maken over compliance. De Employer of Record verzorgt het meeste PERSONEELSWERK voor je. Met G-P Employer of Record kun je snel en conform talent in 180+ landen onboarden en beheren. Wij zorgen ervoor dat compliance lokale wetten en regels volgen, zodat u dat niet hoeft te doen.

kunstmatige intelligentie-agenten zoals Gia kunnen samenwerken met G-P Employer of Record om realtime regelgeving te bieden en wettelijk conforme documenten te creëren in 50+ talen. 

Je kunt de nuances en complexiteit van de wet gemakkelijk doorgronden met G-P Employer of Record. U heeft 24 uur per dag toegang tot juridische en HR-experts die u kunnen begeleiden bij regelgeving en risico's kunnen minimaliseren.

9. Lokale wervingsstrategie

Je hebt ook strategieën nodig voor werving in je nieuwe land. Werkzoekenden in bepaalde landen zijn gewend om over openstaande functies te leren via hun sociale connecties, door specifieke websites te bezoeken of naar banenbeurzen of congressen te gaan. Je wilt nauw samenwerken met je lokale contacten om te bepalen welke reclame- en wervingsstrategieën het beste werken op jouw doellocatie.

Zowel uw bedrijf als potentiële medewerkers zoeken de juiste match — u heeft talent en lokale inzichten nodig, en zij hebben een bedrijf nodig dat aansluit bij hun waarden en doelen. Door nauw samen te werken met experts van Employer of Record, wordt u geholpen om bekwame medewerkers aan te nemen en een wederzijds voordelige werkrelatie te bieden.

10. onboarding

Zodra je de juiste keuze voor de functie hebt gevonden, kun je beginnen met het onboardingproces. Zorg ervoor dat je deze essentiële taken uitvoert:

• Verzamel en verwerk de benodigde juridische informatie.

• Voeg werknemers toe aan je loonlijst.

• Bepaal de vereiste inhoudingen.

• Stel de benodigde voordelen op.

• Maak medewerkers kennis met de bedrijfscultuur.

• Train medewerkers in hun nieuwe taken.

Als je werkt met een Employer of Record zoals G-P™, hoef je je geen zorgen te maken over de administratieve last van onboarding We stroomlijnen het proces, zodat u zich kunt richten op het trainen van uw nieuwe medewerker en het integreren in uw bedrijfscultuur.

Belangrijke documenten die nodig zijn om wereldwijde werknemers aan te nemen

Bij het aannemen van International-medewerkers moet u verschillende documenten voorbereiden om aan de regels te voldoen:

• Arbeidsovereenkomsten: Arbeidscontracten moeten duidelijk de verantwoordelijkheden, salaris, voordelen, werktijden en ontslagvoorwaarden omschrijven. Ze moeten ook voldoen aan de arbeids- en arbeidswetten van het land van de werknemer.

• Werkvergunningen en visa: Voor medewerkers van Internationaal zijn geldige werkvergunningen of visa verplicht. Deze documenten geven de werknemer toestemming om legaal in het gastland te werken en zijn doorgaans gebaseerd op de nationaliteit en functie van de werknemer.

• Belastingidentificatienummers: Werknemers hebben belastingidentificatienummers nodig voor belastinginhouding en compliance met lokale belastingregels.

• Maatschappelijke veiligheid en verzekeringsregistratie: Veel landen vereisen dat werknemers geregistreerd zijn bij het nationale sociale zekerheidssysteem of particuliere verzekeringsregelingen. Deze documentatie zorgt voor toegang tot voordelen en juridische compliance.

• Loon- en bankinformatie: Om salarisbetalingen te verwerken en loonadministratie bij te houden, hebben werkgevers nauwkeurige loon- en bankgegevens van werknemers nodig.

• Personeelshandboeken en -beleid: Personeelshandboeken en -beleid beschrijven de regels van het bedrijf en het gedrag op de werkplek. Gia kan namens jou beleid opstellen voor verschillende landen en deze vertalen in lokale talen.

• Specifieke regionale documenten: Je hebt extra documenten van werknemers nodig, afhankelijk van het land. Deze kunnen medisch onderzoek-certificaten, offerbrieven of burgerlijke akten omvatten, zoals huwelijks- of geboorteakten.

Vereenvoudig wereldwijde werving

Hoewel internationaal personeel aannnemen meer zorgvuldigheid en een langere tijdsduur vereist dan nationaal aannemen, kun je het proces stroomlijnen door:

1. Samenwerken met een geregistreerde werkgever: Een Employer of Record kan lokale compliance, loonadministratie en HR beheren, zodat je in nieuwe landen kunt aannemen zonder de tijd en kosten van het opzetten van een entiteit.

2. Wereldwijde werving centraliseren met technologie: Gebruik een toonaangevende Employer of Record om onboarding, documentatie en loonadministratie op één plek te beheren. Een Employer of Record vermindert de kosten, complexiteit en risico's van wereldwijde werkgelegenheid met een naadloze onboarding ervaring en innovatieve platformfuncties.

3. Het opstellen van landspecifieke compliance-checklists: Ontwikkel gedetailleerde checklists voor elk land om aan alle wettelijke, fiscale en documentatievereisten te voldoen.

4. Automatisering van salarisadministratie en voordelenadministratie: Implementeer geautomatiseerde systemen om loonadministratie, inhoudingen en wettelijke voordelen te beheren volgens lokale wetgeving.

5. Lokale experts inschakelen voor regelgevende richtlijnen: Raadpleeg juridische en HR-professionals in het lokale land om op de hoogte te blijven van veranderende regelgeving en compliance problemen te voorkomen. U kunt gebruikmaken van de geavanceerde kunstmatige intelligentie-mogelijkheden van Giaom direct door experts getoetste HR-begeleiding te verkrijgen. Gia geeft je actuele informatie over lokale wetten en regelgeving, zodat je de complexiteit van Internationaal compliancekunt doorgronden.

6. Concurrerende voordelen bieden: Onderzoek en bied voordeelpakketten die aansluiten bij lokale verwachtingen om toptalent aan te trekken en te behouden.

7. Prioriteit geven aan gegevensbeveiliging en privacy: Zorg ervoor dat alle HR-processen en -systemen voldoen aan internationale gegevensprivacynormen om werknemer-informatie te beschermen.

Je kunt ook verbeteren hoe je internationale medewerkers aanneemt door onderzoek te doen naar het land van interesse. Begin met het volgen van de volgende onderzoek:

• vergoeding

• Bonussen en wettelijke voordelen

• Standaard arbeidsomstandigheden en compliance vereisten

• Looninhoudingen en bijdragen

• vereisten voor ontslag en ontslagvergoeding.

Bouw je International-teams met G-P

Het opzetten van loonadministratie, het berekenen van inhoudingen en het waarborgen van regelgevende compliance kan uw aandacht afleiden van meer essentiële zakelijke zaken. Als wereldwijde Employer of Record neemt G-P deze verantwoordelijkheden op zich zodat u zich kunt richten op strategische initiatieven en het opbouwen van uw TEAM.

Boek een demo om meer te weten te komen.

FAQs