Onboarding en offboarding spelen een fundamentele rol in het soepel functioneren van elk bedrijf. Deze ervaringen hebben langdurige effecten op medewerkers, dus het is belangrijk om deze processen boeiend en memorabel te maken.
De offboarding-ervaring wordt vaak over het hoofd gezien, maar is niet minder belangrijk dan de onboarding-ervaring, omdat vertrekken op een bittere noot langetermijngevolgen kan hebben. Volgens een Glassdoor-enquête onderzoekt 70 procent van werkzoekenden bedrijfsbeoordelingen — waarvan vele zijn geschreven door voormalige medewerkers — voordat ze een carrièrekeuze maken.
In een telewerken-omgeving brengt het creëren van een gestructureerd onboarding en offboarding programma een extra complexiteit met zich mee; Er zijn duidelijke uitdagingen zoals communicatieklofers, verschillende tijdzones en uiteenlopende culturele achtergronden, dus het is belangrijk om je bestaande processen aan te passen aan deze nieuwe manier van werken.
Een fundamenteel aspect om in gedachten te houden bij het ontwerpen van onboarding en offboarding programma's is compliance. Het managen van wereldwijde teams betekent het jongleren met verschillende wetten en regels, dus compliance moet een topprioriteit blijven tijdens elke fase van de werknemerlevenscyclus om de activa en informatie van uw bedrijf te beschermen, juridische problemen te voorkomen en uw reputatie intact te houden. In dit artikel leggen we uit hoe je compliance kunt garanderen voor op afstand-teams gedurende de onboarding en offboarding fases.
Wat is onboarding?
Normaal gesproken is de eerste week van een nieuwe werknemer gewijd aan onboarding, die bestaat uit activiteiten die hen vertrouwd maken met de visie, missie, waarden en cultuur van het bedrijf. Dit helpt nieuwe medewerkers de organisatiestructuur en de bijzonderheden van hun rol te leren kennen. Simpel gezegd is het de eerste indruk die je nieuwe talent van je bedrijf zal maken.
Ondanks het belang ervan toonde een onderzoek van Gallup aan dat slechts 12 procent van de medewerkers vindt dat hun werkgever uitstekend werk levert onboarding nieuwe TEAM-leden. Onboarding mag niet worden beperkt tot introductiegesprekken en check-ins met managers. Je kunt een stapje extra zetten door aan elke nieuwe medewerker een senior werknemer toe te wijzen; Dit geeft hen een collega om op terug te vallen als ze vragen hebben tijdens hun eerste werkweek.
Een gestructureerd onboardingproces is essentieel om op afstand-medewerkers zich verbonden te laten voelen met een bedrijf, zelfs als ze over de hele wereld verspreid zijn. Het helpt ook om de tijd tot productiviteit te versnellen en verkleint op de lange termijn de foutmarge.
U kunt zorgen voor een conform onboardingproces door de volgende taken uit te voeren:
Controleer en verzamel de benodigde papieren: Papierwerk kan erg omslachtig zijn, maar documentatie, zoals arbeidscontracten, zijn essentieel om aan de normen binnen het land te voldoen en duidelijk de baanverwachtingen voor je nieuwe talent te omschrijven.
Om dit proces volledig compliant te maken, zorg ervoor dat uw nieuwe medewerkers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en ondertekenen zij geheimhoudingsverklaringen, anti-intimidatiebeleid, ziektekostenverzekeringsformulieren en ontslagclausules. Om dit proces volledig compliant te maken, zorg ervoor dat uw nieuwe medewerkers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en ondertekenen zij geheimhoudingsverklaringen, anti-intimidatiebeleid, ziektekostenverzekeringsformulieren en ontslagclausules.
Een belangrijk punt om in deze beginfase te overwegen is werknemerprivacy. De verplichtingen en rechten met betrekking tot de werkgever-werknemerrelatie kunnen sterk variëren van land tot land, en deze nuances moeten worden meegenomen bij het opstellen van beleid voor Internationale teams.
Hoewel werkgevers meestal toegang hebben tot informatie over door het bedrijf beheerde apparatuur, is het nog steeds belangrijk om toestemming van je werknemers te hebben. Een bedrijf kan doorgaans de volgende aspecten monitoren:
- Zakelijke e-mails
- Platformen voor werkbeheer
- Webbrowsing-geschiedenis
- Geografische ligging
Communiceer workflowprocessen: Volgens SHRM kan slechte communicatie leiden tot beschadigde relaties, gebroken vertrouwen en hogere niveaus van woede en vijandigheid op de werkvloer.
Daarom helpt het op een duidelijke en dynamische manier communiceren van de workflowprocessen van uw bedrijf om opdrachten te stroomlijnen, het moraal van het TEAM te verhogen en vooral medewerkers te helpen de werkverwachtingen te begrijpen.
Je kunt de processen van het bedrijf communiceren en bevestigen via virtuele vergaderingen, handboeken en e-mails. Alle informatie moet worden gedeeld en beantwoord via e-mail van het bedrijf en een beveiligde server om datalekken te verminderen.
Bied functiegerichte training: Een studie uitgevoerd door Upwork voorspelde dat in de komende vijf jaar 36.2 miljoen werknemers zullen op afstand werken. Dat betekent een stijging van 87 procent ten opzichte van de cijfers van vóór de pandemie. Daarom moeten traditionele trainingsprogramma's worden herzien om de werkkrachten te helpen op-distance te laten floreren.
Als een bedrijf een werknemer niet goed screent of geen functiegerichte training biedt, kan dit leiden tot kostbare rechtszaken wegens nalatigheid op de werkvloer.
Als bijvoorbeeld een werknemer wordt gevraagd een apparaat te gebruiken maar niet over de benodigde technische vaardigheden beschikt, kan de werkgever mogelijk aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade die de werknemer zichzelf of anderen op de werkplek toebrengt door het niet vooraf aanleveren van de juiste trainingsprocedures.
Wat is offboarding?
Het beëindigen van een arbeidsrelatie is nooit prettig, of het nu een vrijwillige ontslag of ontslag is. Je kunt deze overgang echter soepel maken door een gestructureerd offboarding -programma op te zetten — dit helpt niet alleen om toekomstige juridische problemen te voorkomen, maar het versterkt ook je werkgeversmerk.
Uit een rapport van People Path en Cornell University bleek dat ongeveer een derde van de voormalige werknemers connecties onderhoudt met eerdere werkgevers; en 15 procent van de nieuwe medewerkers komt via aanbevelingen van voormalige medewerkers. Daarom kan het achterlaten van een goede indruk op vertrekkende medewerkers je bedrijf doen opvallen en toekomstige wereldwijde talenten aantrekken.
U kunt zorgen voor een conform offboarding proces met de volgende acties:
Meld de ontslag van de werkgelegenheid: Bij het beëindigen van een telewerker is het het beste om dit persoonlijk te doen via een videogesprek. Op die manier kun je een privégesprek voeren en rustig de redenen achter het ontslag uitleggen.
Beëindigingsbeleid is per land anders, wat compliance essentieel maakt om toekomstige juridische gevolgen voor uw bedrijf te voorkomen.
In de Verenigde Staten stelt at-will werkgelegenheid werkgevers bijvoorbeeld in staat om werknemers op elk moment vrij te ontslaan zonder voorafgaande kennisgeving.
In het VK daarentegen moeten werkgevers één week opzegtermijn geven voor elk dienstjaar, of 12 weken opzegtermijn als ze 12 jaar of langer in dienst zijn. Op de hoogte blijven van deze landspecifieke regelgeving helpt om compliance te waarborgen tijdens het offboarding proces.
In het VK daarentegen moeten werkgevers één week opzegtermijn geven voor elk dienstjaar, of 12 weken opzegtermijn als ze 12 jaar of langer in dienst zijn. Op de hoogte blijven van deze landspecifieke regelgeving helpt om compliance te waarborgen tijdens het offboarding proces.
Bescherm intellectuele eigendom: Wist je dat 20 procent van de bedrijven datalekken heeft ervaren door voormalige medewerkers?
Hier zijn een paar praktische tips om data veilig te houden:
- Bevorder de cross-functionele samenwerking tussen HR-RESOURCES en IT-afdelingen.
- Vermijd het gebruik van gedeelde accounts.
- Verander regelmatig van wachtwoord.
- Deactiveer de logins en e-mailaccounts van vertrekkende werknemers onmiddellijk.
- Plan periodieke data-back-ups.
Externe werknemers zijn vatbaarder voor datalekken omdat de gegevensstroom niet op dezelfde manier kan worden bewaakt als teams op locatie. Enkele aanvullende bijdragende factoren zijn:
- Persoonlijke apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie.
- Verbinding maken met openbare Wi-Fi-netwerken.
- Bedrijf-data opslaan in de cloud.
De juridische gevolgen van datalekken kunnen rampzalig zijn voor zowel je reputatie als je financiën. Zo moest British Airways 2020 een boete van 20 miljoen pond betalen voor beveiligingslekken die een cyberaanval mogelijk maakten, wat leidde tot het lekken van persoonlijke gegevens van klanten en personeel.
Bied de adequate ontslagvergoeding en vergoeding voor determinatie: De uiteindelijke ontslagvergoeding waarop een werknemer recht heeft, wordt berekend op basis van de redenen voor ontslag en de dienstduur — het is belangrijk om de lokale regelgeving te onderzoeken om juridische problemen zoals rechtszaken wegens onrechtvaardige betaling te voorkomen.
Er is bijvoorbeeld geen wettelijke ontslagvergoeding in Duitsland; Veel werkgevers betalen echter 50 procent van het maandelijkse salaris per jaar dienst. In China daarentegen is ontslagvergoeding gelijk aan één maand vol salaris per dienstjaar.
Elke misstap in het ontslagproces, vooral wat betreft ontslagvergoedingsverplichtingen, kan ernstige en kostbare compliance problemen veroorzaken.
De sleutel tot een succesvolle onboarding en offboarding ervaring
Onthoud dat de eerste indruk van een werknemer net zo belangrijk is als het uiteindelijke afscheid. Als deze processen worden genegeerd, beïnvloedt dat niet alleen de prestaties van uw medewerkers, maar kan het ook uw reputatie schaden, waardoor het moeilijk wordt om toekomstig talent te behouden en aan te trekken.
Compliance helpt u juridische problemen te voorkomen en de activa van het bedrijf te beschermen. Op de lange termijn kan een gestructureerd onboarding - en offboarding programma je helpen een gekozen werkgever te worden en wereldwijd op te vallen.
Voor meer informatie over hoe je een onboarding van topklasse en offboarding ervaring creëert voor op afstand-teams, neem contact op met Globalization Partners. Ons volledig compliant Global Growth Platform helpt bedrijven International-teams op te bouwen en op te schalen, en stelt bedrijven in staat het volledige HR-PROCES te beheren, van werving en onboarding tot conforme payroll-opzet en offboarding – allemaal met één platform.
Lees meer over ons platform en vraag vandaag nog een voorstel aan.
Voor meer over dit onderwerp, bekijk onze twee nieuwe playbooks:
- Uw Global Compliance Playbook: Best Practices voor onboarding (globalization-partners.com)
- Uw Global Compliance Playbook: Best Practices Offboarding (globalization-partners.com)