Hoe u internationale werknemers op afstand kunt betalen

Soms woont het beste talent niet in hetzelfde land waar je bedrijf gevestigd is. Of het kan zijn dat uw bedrijf internationaal wil uitbreiden en mensen wil aannemen die in het buitenland wonen. Zodra je de juiste medewerkers voor je bedrijf hebt gevonden, is de volgende stap om uit te zoeken hoe je hen betaalt. Het betalen van werknemers die in verschillende landen gevestigd zijn, kan uitdagend zijn. Daarna. Je bedrijf kan ze niet zomaar een cheque sturen of het geld direct op hun bankrekening storten. Net als bij je Binnenlands-teamleden moet je ervoor zorgen dat je de regels volgt wat betreft classificatie, belastinginhouding en andere details.

Gelukkig is het uitzoeken hoe je International-medewerkers moet betalen niet iets wat je bedrijf zelf hoeft te doen. Je kunt samenwerken met een Employer of Record (Employer of Record) om TEAM-leden in het buitenland aan te nemen en te onboarden. Een Employer of Record verlicht de last van uw boekhoudafdelingen en helpt u mogelijke Internationale loonadministratieproblemen te voorkomen.

Hoe internationale salarisadministratie werkt

Internationale salarisadministratie heeft veel overeenkomsten met de salarisadministratie van het land van uw bedrijf. U moet zeker zijn dat de manier waarop u uw teamleden betaalt overeenkomt met de wetgeving van het land en dat u de juiste bedragen aan belasting inhoudt en betaalt. Zaken om rekening mee te houden op het gebied van belasting als u internationale werknemers betaalt, zijn:

• Inkomstenbelasting: Uw bedrijf zal het juiste bedrag aan federale inkomstenbelasting van het loon van werknemers moeten inhouden, afhankelijk van waar zij werken en eventuele toepasselijke regionale, lokale of staatsinkomstenbelastingen.
• Maatschappelijke veiligheid: Veel landen, niet alleen de VS, innen een vorm van sociale zekerheidsbelasting van werknemers en werkgevers. Het bedrag van de bijdrage van uw bedrijf kan per land verschillen, evenals het bedrag van de werknemerbijdrage.
• Loonbelasting: In veel landen moet een werkgever bijdragen aan een loonbelasting, zoals werkloosheidsbelasting en werknemervergoeding, voor elke werknemer. De hoogte van de belasting kan aanzienlijk variëren. Het is ook goed om te vermelden dat op sommige plaatsen loonbelasting zowel regionale of lokale belasting als federale belasting kan zijn.

Bij het betalen van International-medewerkers moet een bedrijf ervoor zorgen dat het de juiste soorten belastingen en het juiste bedrag betaalt. Het moet er ook voor zorgen dat het belasting betaalt vóór de juiste deadline. In de VS moeten belastingaangiften bijvoorbeeld op 15 april verschuldigd worden en moeten de geraamte belastingbetalingen uiterlijk op de 15dag van april, juni, september en januari worden ingediend. In het VK moeten belastingaangiften één jaar na het einde van de boekhoudperiode worden ingediend. In Frankrijk moeten de belastingaangiften in april worden ingediend voor boekjaren die in december eindigen. In Duitsland moeten de retouren uiterlijk 31juli worden ingediend.

Naast belasting compliancemoet Internationaal loonadministratie voldoen aan alle regels voor voordelen en lonen in een land. Uw bedrijf moet mogelijk bijdragen aan het pensioenplan van werknemers in sommige delen van de wereld. Het moet ook minimumregels volgen in elk land waar het mensen aanneemt. In sommige landen is het ook gebruikelijk om werknemers een 13d- of 14maandelijks salaris te betalen, dat vaak belastingvrij is en aan het einde van het jaar wordt uitbetaald.

Bepaalde gebieden hebben ook regels over hoeveel uren een werknemer per week mag werken. In de Europese Unie mogen werknemers bijvoorbeeld niet meer dan 48 uur werken gedurende een periode van zeven dagen. Werknemers moeten ook 11 uur rust nemen gedurende elke periode van 24 uur, wat betekent dat ze niet meer dan 13 uur per dag mogen werken. Werknemers in de EU krijgen ook elk jaar vier weken betaald jaarlijks verlof.

Afgezien van belasting en onzin compliance heeft Internationaal Payroll veel gemeen met binnenlandse loonadministratie. Je bedrijf bepaalt hoe vaak werknemers betaald worden, bijvoorbeeld eenmaal per maand, tweewekelijks, op de 15en 30de dag van de maand, enzovoort. Je bepaalt ook hoe je geld verdeelt aan je medewerkers op afstand, bijvoorbeeld via directe storting of via papieren cheques.

Uitdagingen bij het betalen van internationale werknemers op afstand

Voor u internationaal gaat uitbreiden of begint met het inhuren van werknemers in andere landen is het belangrijk om te begrijpen welke uitdagingen betrokken zijn bij het betalen van uw team op afstand. Als uw bedrijf de regels van een bepaald land overschrijdt, kan het te maken krijgen met kosten en boetes.

Het volgen van de regels en verwachtingen van bepaalde landen kan een flinke inspanning vereisen van de administratie- en HR-afdelingen van uw bedrijf. Het kan nuttig zijn om te krijgen van de meest voorkomende problemen zijn bij het betalen van een team op afstand om te begrijpen waarop u moet letten en wat er op het spel kan staan.

• Belastingproblemen
• Lokale gewoontes
• Wettelijke zorgen
• Accurate tijdregistratie
• Koersverschillen

Belastingproblemen

Een werkgever moet de toepasselijke belastingen van de loonstrook van een buitenlandse werknemer inhouden en het bedrijf moet op tijd belastingen betalen de betreffende overheid. Een bedrijf moet ook een administratie bijhouden van betaalde belastingen, aangezien de belastingdienst in een ander land het bedrijf kan controleren. Dat betekent dat uw bedrijf alle belastingpapieren en bonnen jarenlang moet bewaren of anders het risico loopt op een stevige boete als bij een controle naar voren komt dat u niet de juiste bedragen aan belasting heeft ingehouden of betaald.

Lokale gewoontes

Je kunt verwachten veel culturele verschillen te ondervinden naarmate je bedrijf internationaal uitbreidt. Sommige culturele verschillen kunnen terugkomen in de loonadministratie en kunnen invloed hebben op hoe je je International-medewerkers betaalt. Een 13maand loonstrook is bijvoorbeeld een veelvoorkomende gewoonte in veel Zuid-Amerikaanse, Europese en Aziatische landen. Je Internationaal TEAM kan voor jouw bedrijf gaan werken, ervan uitgaande dat ze die extra betaling aan het eind van het jaar ontvangen. Maar als je niet op de hoogte bent van de gewoonte, loop je het risico je TEAM teleur te stellen.

Wettelijke zorgen

Er zijn ook juridische verschillen om rekening mee te houden bij het betalen van een op afstand, Internationaal TEAM. In het Verenigd Koninkrijk moeten werkgevers bijvoorbeeld werknemers £9425 per week betalen als wettelijke ziekteverlof als een werknemer ziek is en minstens vier dagen niet werkt. Een werkgever moet ziektegeld betalen tot 28 weken. In de VS mag een werkgever betaalde vakantiedagen aanbieden voor ziekte, maar is hij wettelijk niet verplicht om werknemers die ziek zijn te betalen. De Family and Medical Leave Act (FMLA) in de VS beschermt mensen die vakantiedagen moeten nemen vanwege ziekte of andere gezondheidsproblemen, maar slechts voor 12 weken. FMLA-verlof kan onbetaald zijn.

Andere juridische zorgen waar u rekening mee moet houden bij het inhuren en betalen van internationale werknemers omvatten de documentatie die vereist is in elk land. In de VS, bijvoorbeeld, moeten werknemers bewijs van staatsburgerschap of het recht om te werken in het land kunnen laten zien, zoals een paspoort, als zij worden ingehuurd. In andere landen kan een werknemer een nationaal verzekeringsnummer moeten laten zien voor zij worden ingehuurd.

Accurate tijdregistratie

Tijdregistratie kan een grotere zorg zijn bij het betalen van International-medewerkers dan bij het betalen van mensen die in de VS wonen en werken. In de VS ontvangen niet-vrijgestelde werknemers overurenvergoeding zodra ze meer dan 40 uur per week hebben gewerkt, maar er is geen bovengrens aan hoeveel uur per week iemand boven de leeftijd 16 mag werken. Dat is niet het geval in andere landen. In veel EU-landen is de werkweek bijvoorbeeld beperkt tot 48 uren. In China beperkt arbeidswetgeving de werkweek tot 44 uren. Om te voorkomen dat je de limiet overschrijdt, is het essentieel dat een internationaal loonadministratiesysteem een methode bevat om tijd nauwkeurig te registreren en te rapporteren.

Koersverschillen

Werknemers die in de EU wonen en werken, willen in euro's betaald worden, terwijl mensen die in het VK wonen en werken in ponden betaald willen worden. Betalen van uw internationale team in de valuta van hun betreffende landen is gunstig voor hen, maar kan lastig zijn voor u. Als bijvoorbeeld een buitenlandse valuta stijgt in relatie tot de dollar, kan uw bedrijf uw internationale werknemers aanzienlijk meer betalen dan wat u eigenlijk overeengekomen was.

Een manier om de problemen die worden veroorzaakt door fluctuerende valuta te beheren is om de salarisadministratie over te laten aan een Employer of Record. Uw bedrijf kan uw werknemers betalen in uw lokale valuta, en de Employer of Record kan loonstroken uitgeven in de valuta van het land van de werknemers.

Hoe internationale werknemers te betalen

Als uw bedrijf mensen inhuurt die wonen en werken in een ander land dan uw eigen land, moeten de werknemers worden betaald op basis van de wetten van het land waarin zij wonen, met een paar uitzonderingen. Bijvoorbeeld, als een werknemer tijdelijk naar het buitenland verhuist en blijft werken voor uw bedrijf terwijl hij/zij in dat andere land woont, kan het zijn dat u hem/haar blijft betalen via uw eigen salarisadministratie.

Een andere opties is dat u uw internationale werknemers laat betalen door internationale klanten van uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld iemand in Frankrijk inhuurt om ondersteuning te bieden aan een Franse klant van uw bedrijf, kan dit persoon technisch gezien worden ingehuurd als een werknemer van de Franse klant. U betaalt hun salaris door betalingen te doen aan uw klant, maar de klant handelt zelf de salarisadministratie van de werknemer af.

Anders moet uw bedrijf een aparte salarisadministratie hebben voor elk land waarin het handelt. U heeft een paar opties bij het opzetten van een salarisadministratie. U kunt een dochteronderneming opzetten in het land om alle zaken in dat gebied en de salarisadministratie af te handelen. Als uw bedrijf denkt over permanente internationale expansie, kan het vestigen van een bedrijf in het land een logisch idee zijn. Maar als u slechts een handvol mensen inhuurt in een ander land of u huurt mensen in in verschillende landen, kan het vestigen van een dochteronderneming of filiaal in die landen meer tijd en inspanning kosten dan u zou willen besteden.

Een kosteneffectiever oplossing zou het samenwerken met een Employer of Record kunnen zijn. Bijvoorbeeld: een Employer of Record zoals Globalization Partners regelt alle details omtrent de betaling van uw internationale team, zodat het op tijd en in navolging van de wetten van het land waarin zij wonen en werken, betaald krijgt. Wij betalen uw werknemers op tijd en in hun lokale valuta en wij zorgen dat alle secundaire arbeidsvoorwaarden en vereiste belastingen ook betaald worden.

Moeten internationale werknemers zzp'er zijn?

Het inhuren van zelfstandige opdrachtnemers in plaats van werknemers is een optie voor uw bedrijf. Wanneer u met zelfstandige opdrachtnemers werkt, is uw bedrijf niet verantwoordelijk voor het inhouden van belastingen of het betalen van sociale zekerheid of werkloosheidsbelasting. Je hoeft ook geen werknemer-voordelen te betalen voor zelfstandigen, en zzp'ers zijn niet onderworpen aan dezelfde urenbeperkingen als werknemers. Bovendien hoeft je bedrijf niet geregistreerd te zijn in het land waar de zzp'er woont om die persoon te betalen voor het werk dat hij doet.

Zzp'ers zijn echter niet eenvoudig goedkopere versies van werknemers. Zij hebben een relatie met een bedrijf die duidelijk verschilt van de werkgever-werknemersrelatie. Als u werkt met zzp'ers kunt u niet verwachten dat u hun enige bron van inkomsten of werk bent. De meeste landen hebben redelijk strikte definities en regels waaraan moet worden voldaan voordat een individu kan worden gezien als een zzp'er in plaats van een werknemer.

Bijvoorbeeld in het VK worden mensen gezien als zzp'ers als zij een offerte of aanbieding sturen om een project te krijgen of werk te vinden en als zij niet onder directe supervisie werken. Zzp'ers in het VK moeten ook facturen sturen voor het werk dat zij uitvoeren en de projecten die zij afronden. Zzp'ers in het VK betalen hun eigen belasting en nationale verzekering. Als de mensen die voor uw bedrijf werken dit soort zaken regelen, kunt u ze waarschijnlijk wel beschouwen als zzp'er. Maar als u mensen inhuurt in het VK en de werkzaamheden die zij uitvoeren bepaalt of hen onder een manager of leidinggevende laat werken, worden ze beschreven als werknemers en moeten zij dusdanig worden gecompenseerd.

Als uw bedrijf International-medewerkers ten onrechte classificeert als zelfstandigen, loopt u risico's. Als de rechtbank vaststelt dat uw bedrijf een werknemer verkeerd heeft geclassificeerd, kunt u verantwoordelijk zijn voor het betalen van de belastingen van die persoon, evenals voor achterstallige betaling voor vakantieverlof, wat momenteel 5is.6 weken betaald werk per jaar voor de meeste werknemers in het VK.

Ondanks dat het inhuren van internationale werknemers als zzp'er logisch kan zijn voor uw bedrijf, kan het zijn dat, als u niet over de juiste richtlijnen beschikt om te garanderen dat die medewerkers niet verkeerd worden geclassificeerd, uw bedrijf een stevig rekening ontvangt en een aanzienlijke juridische hoofdpijn. Een betere optie is om uw team correct te classificeren vanaf het begin en om samen te werken met een Employer of Record om ervoor te zorgen dat u plaatselijk arbeidsrecht naleeft terwijl u uw internationale salarisadministratieproces stroomlijnt.

Laat Globalization Partners uw internationale salarisadministratiebehoeftes managen

Als je internationaal wilt uitbreiden en klaar bent om werknemers in andere landen aan te nemen, kan Globalization Partners je helpen. Wij fungeren als de Employer of Record voor uw Internationaal TEAM, waarbij we ervoor zorgen dat aan landspecifieke looneisen wordt voldaan en dat uw medewerkers op tijd en in de valuta van hun thuisland worden betaald.  Wil je meer weten over hoe onze oplossing uw bedrijf kan helpen terwijl het groeit, neem dan vandaag nog contact met ons op .

Voor meer informatie, download hier onze Complete Guide to Building a Remote Global Team:

E-boek downloaden