Belangrijkste inzichten
-
Het blauwdruk: Naleving gaat niet alleen over het volgen van regels; Het gaat erom een kader te bouwen dat het bedrijf en zijn mensen beschermt.
-
Wervingsbasis: Fouten in de aanwervings- en onboarding fase kunnen kostbare risico's met zich meebrengen. Begin met het identificeren van de aard van de werkrelatie.
-
Contractduidelijkheid: De Amerikaanse "at-will" standaard is een wereldwijde uitzondering. Veel landen vereisen schriftelijke contracten in de lokale taal die voldoen aan de normen, dus contractbeheer is essentieel.
-
Prestatieverdediging: Goed gedocumenteerd prestatiemanagement (inclusief prestatieverbeteringsplannen, of PIP's) is de beste juridische verdediging tegen claims wegens onrechtmatig ontslag.
-
Offboardingprecisie: Buiten de VS zijn verplichte opzegtermijnen of goedkeuringsprocessen van de rechtbank gebruikelijk, wat betekent dat jurisdictiespecifieke planning nodig is.
Maak kennis met Tiffany Cruz, een ervaren arbeidsrechtadvocaat bij G-P die haar op engineering gerichte kijk legt op de complexiteit van de wereldwijde arbeidsmarkten. Een analytisch brein, geslepen door jaren van techniek en de rommelige wereld van het arbeidsrecht – ze waren voor elkaar gemaakt.
Van machinekamer naar rechtszaal
Tiffany dacht dat ze zich zou richten op octrooirecht, maar ontdekte een diepere passie voor arbeidsrecht – een dynamisch vakgebied waar regelgeving, menselijk gedrag en commerciële strategie samenwerken en botsen. Ze beschrijft arbeidsrecht als "de live versie van een soap," inclusief het zeer echte menselijke drama dat centraal staat in elke werkplek.
Haar mix van technische en juridische expertise geeft vorm aan haar aanpak en was precies wat ze nodig had om wereldwijde werkgelegenheid aan te pakken.
Voor wie nieuw is in de wereldwijde compliancestelt Tiffany voor om de werknemer-levenscyclus op te delen in drie fasen: werving, prestatiemanagement en offboarding. Laten we beginnen met het aannemen van personeel.
Uw basis: compliant werving en onboarding
Volgens Tiffany bepaalt de manier waarop je een arbeidsrelatie begint het succes of het risiconiveau. Ze waarschuwt dat "fouten die tijdens de aanwerving en onboardingproces worden gemaakt, langdurige, kostbare gevolgen kunnen hebben." Haar focus ligt vanaf dag één op het beperken van risico's.
Werknemer of een zzp'er? Controleer het altijd dubbel.
Een van de meest voorkomende compliance fouten is onjuiste classificatie. Aannemers bieden flexibiliteit, maar Tiffany is duidelijk: "De juridische toetsen voor deze classificatie zijn streng en verschillen per jurisdictie."
Ze spoort bedrijven aan om voorbij de functietitel te kijken en de ware aard van de relatie te onderzoeken. Denk aan controle over werktijden, verstrekte apparatuur en TEAM-integratie.
Tiffany's advies: Samenwerken met juridische en HR-RESOURCES voor een grondige evaluatie is een investering die "uw organisatie kan redden van financiële en juridische problemen in de toekomst."
Als je uren dicteert, de tools levert en integreert in je TEAM, "kwalificeren ze waarschijnlijk als werknemer." Verkeerde classificatie kan een "monumentale impact op uw bedrijf" hebben, waaronder overheidsboetes, aansprakelijkheden voor achterstallig loon, onbetaalde uitkeringen en overuren. "Je wilt er zeker van zijn dat je de tijd neemt die je nodig hebt om niet alleen de juridische en HR-ZAKEN echt te evalueren, maar ook met de hiring manager te praten."
Loontransparantie verandert
Van Ontario tot de EU verspreiden loongelijkheids- en transparantiewetten zich over de wereldmarkten. "Ze komen onder verschillende namen, in verschillende staten, steden en landen, maar dit is iets wat je in gedachten moet houden. Ze zijn echt van de grond gekomen," legt Tiffany uit.
Steeds vaker eisen rechtsgebieden dat werkgevers een loonschaal van goeder trouw opnemen in vacatures. Ze merkt op dat in Ontario nieuwe wetgeving nu zal beperken hoe breed deze spannen kunnen zijn.
Tiffany's advies: "Naleving vereist een proactieve, goed gedocumenteerde aanpak." Ze raadt aan om "echt na te denken over een goede trouw vergoedingsrange in je vacatures." Het documenteren van hoe deze cijfers worden bepaald helpt bedrijven om goede wil te tonen, zelfs als de budgetten later veranderen.
Kijk naar je arbeidsovereenkomst
In de VS is at-will werkgelegenheid in de meeste staten de norm. Maar Tiffany wijst erop: "dit is niet de wereldwijde standaard."
Een schriftelijk contract is wereldwijd vaak een wettelijke vereiste, niet alleen een best practice. Lokale arbeidswetten schrijven alles voor, van verplichte clausules tot de ondertekeningsmethode. "Sommige landen vereisen natte inkthandtekeningen, terwijl andere gekwalificeerde digitale handtekeningen verplicht stellen," legt Tiffany uit.
Het is ook de moeite waard om het taalgebruik te vermelden. "Veel landen eisen dat contracten in de lokale taal zijn opgesteld," merkt ze op. In Quebec moet het contract bijvoorbeeld in het Canadees Frans zijn opgesteld, en die versie heeft de wettelijke autoriteit. "Als je iets in de Engelse versie hebt dat niet in de Franse versie van Quebec staat, dan kun je een probleem hebben, want wat is afdwingbaar? De lokale taal."
Tiffany's advies: "Je wilt tweetalige contracten. Hoe doe je dat? Je maakt gewoon twee kolommen binnen een contract en zorgt ervoor dat alles wat in de lokale taal staat ook in de Engelse versie is." Contractbeheer is "een van de belangrijkste stappen die u kunt nemen" om afdwingbaarheid te waarborgen.
Houd je ogen op prestatiemanagement
Prestatiemanagement betekent moeilijke gesprekken voeren. Op dit moment komen management, communicatie en juridische compliance allemaal samen – en dat kan het extra uitdagend maken.
Vanuit juridisch oogpunt adviseert Tiffany dat "consistent en gedocumenteerd prestatiemanagement uw beste verdediging is tegen claims wegens onrechtmatig ontslag."
Ze stelt voor dat managers een set doelen opstellen en tijdige, constructieve feedback geven. "Managers moeten dit gesprek mondeling met de werknemers voeren en zij moeten schriftelijk opvolgen. Waarom? Ten eerste verwerken mensen informatie anders — het is geweldig om feedback te herhalen."
Als de prestaties blijven dalen, raadt Tiffany een prestatieverbeteringsplan (PIP) aan. Ze zegt dat PIPs "een oprechte poging moeten zijn om de werknemer te laten slagen, niet slechts een stap richting ontslag."
Tiffany's advies: "Als zij [managers] niet zien dat de persoon presteert volgens de functiebeschrijving of andere zaken die ze hebben besproken, moeten ze dit [PIP] gesprek met de werknemers voeren en dit schriftelijk opvolgen."
Een goed opgezette PIP laat zien dat het bedrijf "de werknemer een eerlijke kans gaf om aan de verwachtingen te voldoen." En duidelijke documentatie toont aan dat de mogelijke ontslag-beslissing gebaseerd was op prestatieproblemen, niet op discriminerende motieven.
Offboarding (en hoe je het makkelijker maakt)
Beëindiging is nooit gemakkelijk, maar "hoe je ermee omgaat heeft aanzienlijke juridische gevolgen," benadrukt Tiffany. En het proces verschilt wereldwijd.
In de meeste Amerikaanse staten kan het dienstverband op elk moment om welke wettige reden dan ook worden beëindigd. Tiffany waarschuwt: "je wilt dat het om een wettige reden is." Het mag nooit discriminerend zijn.
Buiten de VS is het een ander verhaal. Daar "betree je de wereld van opzegtermijnen." In landen zoals Canada en in heel Europa zijn werkgevers "wettelijk verplicht om een specifieke hoeveelheid opzegtermijn of betaling te geven in plaats van opzegtermijn voordat een werknemer wordt beëindigd." Deze periode "hangt vaak af van de dienstverband van de werknemer," dus werkgevers moeten de jurisdictievereisten kennen voordat ze met het proces beginnen.
Zeggen dat deze aankondigingen belangrijk zijn, is een understatement. Als u dat niet doet, kan dat "resulteren in een vordering wegens onrechtmatig ontslag, die veel duurder kan uitvallen dan de oorspronkelijke opzegging". In sommige regio's is het geen eenvoudige betaling: "Het is niet eens zo eenvoudig om gewoon te zeggen: 'Hé, ik ga je betalen.'" Werkgevers in landen als Nederland "moeten naar de rechter stappen om goedkeuring te krijgen" voor ontslagen.
Tiffany's advies: "Effectieve offboarding vereist zorgvuldige planning en een diepgaand begrip van lokale wetten om te voorkomen dat een standaard zakelijke beslissing verandert in een langdurige juridische strijd."
Je hebt de basis. Laat een geregistreerde werkgever alles samenbrengen.
Tiffany ziet wereldwijde compliance als een onderneming die nooit echt eindigt. Het is "een continu proces van leren en aanpassing." Haar perspectief, gevormd door haar technische achtergrond, leerde haar "complexe uitdagingen te zien als systemen die begrepen en geoptimaliseerd moeten worden."
Zij raadt bedrijven aan een vergelijkbare aanpak toe te passen op de wereldwijde werknemer-levenscyclus. Verdeel het in de kernfasen (werving, management en offboarding) en "pas in elke fase rigoureuze, jurisdictiespecifieke compliance-praktijken toe" om een beschermd wereldwijd team op te bouwen.
Maar je hoeft de complexiteit niet alleen aan te pakken. G-P Employer of Record minimaliseert de kosten, complexiteit en risico's van wereldwijde werkgelegenheid. Hiermee kun je toptalent aannemen, inwerken en beheren in meer dan 180 landen, zonder zelf entiteiten op te richten. Wij behandelen alle zaken van compliance, zodat je je TEAM met volledig vertrouwen kunt opbouwen.
Tiffany's advies: "Je kunt samenwerken met een Employer of Record zoals G-P. We nemen deze mooie taak daadwerkelijk op ons. We hebben er plezier mee. We hebben experts erop omdat het een zware klus is ."
Als je de hoofdpijn uit het wereldwijde personeelsbestand management wilt halen, neem dan G-P Employer of Record eens uit "zodat je kunt zien dat het echt baanbrekend is."
