Het inwerken van nieuwe medewerkers kost veel tijd en energie. Toch is het een cruciale stap in de werknemerlevenscyclus: volgens een enquête van BambooHR vertrekt 68 procent van de werknemers binnen de eerste drie maanden. Als je wilt dat je bedrijf groeit, de wervingskosten laag houdt en een gezonde bedrijfscultuur behoudt, moet je je onboardingproces beheersen.
Hoe kunnen leer- en ontwikkelingsteams (L&D) het creëren van relevante, boeiende en uitgebreide onboarding combineren met de andere taken die op hun bord liggen? Meestal is het antwoord collaboratief leren.
In de meeste organisaties zijn L&D-teams verantwoordelijk voor het beheren van onboarding van A tot Z: zij verzamelen en creëren alle content, bedenken programma's, beheren inschrijvingen, ontvangen feedback en zorgen ervoor dat alles up-to-date blijft. Dat is veel om te managen, vooral als hun bedrijf opschaalt.
Een collaboratieve leeraanpak voor onboarding helpt deze teams om een groot deel van het proces te decentraliseren, waardoor ze tijd besparen. Het leidt ook tot relevantere, boeiende onboarding cursussen. Laten we ingaan op de vijf belangrijkste voordelen van een collaboratieve leeraanpak voor onboarding.
Ten eerste: Wat is collaboratief leren?
In grote lijnen is samenwerkend leren een trainingsmethode waarbij medewerkers hun inhoudelijke expertise met elkaar delen en collega's als groep lesgeven en leren. Dit staat in contrast met meer traditionele, top-down of gecentraliseerde benaderingen waarbij één persoon of TEAM leerinitiatieven aanstuurt, vaak afhankelijk van externe experts en lange, synchroon trainingssessies.
We kunnen een bottom-up, collaboratieve benadering van leren vergelijken met een meer traditionele, top-down stijl.
Als het gaat om het samen opzetten van onboarding trainingsprogramma's, zijn de voordelen talrijk:
1. De onboarding-inhoud is contextueel
Bij samenwerkend leren wordt de cursusinhoud gemaakt door interne inhoudsdeskundigen, niet door externe bronnen of kant-en-klare content. Dat betekent dat cursussen 100 procent contextueel zijn voor je organisatie en up-to-date zijn op het moment van lancering.
Stel bijvoorbeeld dat je een cursus wilt volgen over hoe je kunt beginnen met de loonadministratiesoftware van je bedrijf. In plaats van een standaardtutorial toe te voegen, kan je HR-TEAM een cursus maken die is afgestemd op je werkplek. Ze kunnen bevatten hoe jouw organisatie hun platform heeft opgezet, met herinneringen over hoe ver van tevoren vakantiedagen moet worden geboekt of doorlopen van het bedrijfsbeleid van Ouderschapsverlof.
Dit soort relevantie helpt nieuwe medewerkers snel operationeel te worden.
2. Bespaart je L&D-team tijd
Omdat interne inhoudsdeskundigen de inhoud maken, heeft uw L&D-team de vrijheid om zich op andere taken te concentreren. Ze blijven als facilitators aanwezig, maar kunnen meer tijd besteden aan dingen als het begrijpen van leerbehoeften, talentmanagement of andere strategische vragen.
Samenwerkend leren is ook sterk afhankelijk van feedbackloops, zowel tussen meerdere cursusmakers als tussen leerlingen en docenten. Samenwerkingsplatforms zoals 360Learning hebben ingebouwde Reactie-functies, vergelijkbaar met sociale media-emoji's, waarmee leerlingen kunnen waarschuwen als een cursus een update nodig heeft. Dit maakt het voor L&D-teams veel makkelijker om prioriteiten te stellen welke vakken ze wanneer moeten opfrissen.
Feedbackloops helpen L&D-teams tijd te besparen bij het bijwerken van onboarding content.
3. Helpt nieuwkomers mensen te leren kennen
Een van de moeilijkste dingen aan het beginnen van een nieuwe baan is dat je niemand kent. Vooral op afstand kan het breken van het ijs lastig zijn en langer duren.
Met onboarding gebaseerd op samenwerkend leren met behulp van meerdere online samenwerkingstools die voor teams beschikbaar zijn, leren nieuwe medewerkers hun nieuwe collega's al kennen en kunnen ze gezichten aan namen koppelen, en namen aan functietitels. Omdat cursussen worden ontwikkeld door interne inhoudsdeskundigen, worden nieuwe medewerkers elke keer dat ze een programma afronden ook voorgesteld aan hun collega's.
Dit geldt vooral als cursusschrijvers interactieve formaten gebruiken zoals video, schermopname of spraakopnames. Als je discussies in chatforums opneemt, kunnen nieuwe medewerkers een gevoel krijgen voor wie wie is.
Discussies tijdens onboarding programma's laten nieuwkomers hun collega's leren kennen.
4. Nieuwe medewerkers kunnen hun eigen tempo doen
Teambrede communicatietools sturen veel meldingen — zoveel dat het moeilijk is om medewerkers zich uitsluitend op één concept te laten richten.
Een oplossing is om meldingen te sluimeren of te dempen op Slack, Outlook of andere communicatie-apps. Een andere is het stimuleren van asynchrone communicatie. Het kan de druk om direct te reageren verlichten, grondig werk bevorderen, vermoeidheid bij vergaderingen verminderen en overbelasting voorkomen.
Samenwerkend leren is grotendeels gebaseerd op het idee van asynchroon leren. In plaats van een reeks live, synchroon sessies, stelt collaboratief leren voor dat medewerkers zelfgestuurde modules in hun eigen tempo voltooien.
Deze aanpak is flexibeler dan traditionele onboarding, en veel L&D-teams maken deze overstap. Zo besloten de people and operations teams van Spendesk om een meer omarming te geven
Een gezamenlijke aanpak van hun onboardingSproces, deels vanwege het probleem van "workshop creep." Tom Morisse, Kennis Manager bij Spendesk, legde het probleem uit en hoe dit hun proces beïnvloedt.
"Oké, we hebben workshops, en workshops, en workshops. Onboarding betekent workshops. Er was zowel het formaat van alleen workshops als het feit dat we gewoon andere workshops hebben toegevoegd zonder na te denken over de samenhang van de hele ervaring," zei Morisse.
Door hun aanpak te herzien en meer asynchrone formaten te integreren, kon Spendesk een onboardingproces creëren dat hun snelle groei kon bijhouden.
5. Het is boeiender voor leerlingen
Wat dit alles samen betekent, is dat een samenwerkende aanpak van onboarding boeiender is voor nieuwe medewerkers. Interactie is ingebouwd in het proces — zowel tussen leerlingen als cursusmakers (via feedbackloops), maar ook tussen de nieuwe medewerkers zelf, via discussieforums. Interactieve cursusformaten zoals quizzen en klikbare media zijn een fijne afwisseling van mijlenlange PDF's of droge Zoom-vergaderingen in collegestijl.
De eerste weken en maanden van een nieuwe werknemerbaan zijn cruciaal. Nieuwe medewerkers voelen of deze nieuwe omgeving goed voor hen is, net zo goed als hun nieuwe manager bepaalt of ze de juiste keuze hebben gemaakt. Het bieden van onboarding training die relevant, boeiend is en nieuwe mensen helpt sociale contacten te maken, is een cruciale stap om de deal te bezegelen — en samenwerkend leren is een uitstekende manier om dat te doen.
6. Het is op afstand toegankelijk
Als er één ding is dat we hebben geleerd van de Covid-19 pandemie, is het dat werknemers van flexibel werken houden. De meeste bedrijven blijven een soort hybride of telewerken-opties aanbieden aan degenen die het willen.
Voor onboarding medewerkers op afstand is onboarding met een samenwerkende leeraanpak ideaal. Ten eerste maakt de focus op asynchroon leren verschillen in tijdzone irrelevant. Het zorgt ook voor onboarding van content voor wereldwijde medewerkers, omdat collega's uit elke afdeling kunnen bijdragen aan cursussen die relevant zijn voor die afdeling of geografische regio.
Als je een internationaal TEAM wilt opbouwen, aannemen en onboarden, is een Global Growth Platform misschien precies wat je nodig hebt. Neem contact op met Globalization Partners om uw uitbreidingsreis te starten.