Wat is een vaste inrichting?

Belangrijkste inzichten

• Wat een vaste inrichting is: Bij een vaste inrichting (vaste inrichting) wordt een lokale fiscale aanwezigheid geactiveerd door de activiteits- of tijdslimieten van een land te overschrijden. Specifieke drempels verschillen per land.

• Hoe een vaste inrichting werkt: U kunt vaste inrichting activeren door een vaste bedrijfslocatie te hebben, samen te werken met een agent die afhankelijk is, of door voldoende online opbrengst of klantenbestand op de markt te hebben.

• Hoe wordt een vaste inrichting bepaald: Voor belastingdoeleinden is een vaste inrichting gebaseerd op de regels en drempels van het gastland. Belastingverdragen verhogen of verlagen die drempels.

• Hoe om te gaan met de risico's van een permanente inrichting: Breng uw mensen, activiteiten en opbrengsten in kaart aan de hand van de lokale PE-regels en relevante belastingverdragen. Een geregistreerde werkgever (EOR) zoals G-P kan wereldwijde aanwervingen vereenvoudigen en de blootstelling tot een minimum beperken.

Vaste inrichting (VI) markeert het moment waarop uw bedrijfsactiviteiten onderworpen worden aan de vennootschapsbelasting in een ander land. Elk land stelt zijn eigen regels, dus als u grensoverschrijdend opereert, is het uw bescherming tegen onverwachte belastingverplichtingen als u weet welke activiteiten en tijdsdrempels een vaste inrichting veroorzaken. 

Hier zijn een paar essentiële zaken op het gebied van PE om in gedachten te houden.

Wat is een vaste inrichting?

Vaste inrichting is een fiscaal concept dat wordt gebruikt om te bepalen wanneer uw bedrijfsactiviteiten belangrijk genoeg zijn om u in een ander land als lokale belastingbetaler te beschouwen. Zodra u een bepaalde drempel van „duurzaamheid” of „substantie” overschrijdt, moet u vennootschapsbelasting betalen.

Elk land heeft zijn eigen activiteiten en tijdslimieten, maar de meeste definities van vaste inrichting zijn afgeleid van lokale wetgeving of belastingverdragen. Zodra een vaste inrichting is opgericht, heeft het gastland het recht om belasting te heffen op winsten die voortvloeien uit lokale activiteiten. 

Voor de status van vaste inrichting gelden veel nalevingsvereisten, waaronder het indienen van jaarlijkse aangiften voor de vennootschapsbelasting. Bovendien kan uw bedrijf te maken krijgen met BTW-/GST-verplichtingen en met overwegingen op het gebied van loon- en arbeidsbelasting, zoals bronbelasting voor lokaal personeel en bijdragen aan nationale socialezekerheidsprogramma's.

Hoe belastingverdragen invloed hebben op vaste inrichting

Belastingverdragen zijn bilaterale overeenkomsten die bedoeld zijn om dubbele belasting te voorkomen. Bij het opstellen van regels voor vaste inrichting wordt in belastingverdragen naar twee modellen verwezen:

• 1) Modelbelastingconventie op Inkomsten en Kapitaal (OESO-model)

• 2) Modelverdrag ter voorkoming van dubbele belasting tussen ontwikkelde landen en ontwikkelingslanden (VN-model)

Deze verdragen leggen uit welke soorten inkomen in verschillende landen worden belast en hoe je kunt voorkomen dat hetzelfde inkomen twee keer wordt belast. Hoewel de kaders richtlijnen zijn, zijn de belastingverdragen zelf juridisch bindende overeenkomsten.

Hoe werkt een vaste inrichting?

Zodra u vaste inrichting activeert, mag de lokale overheid uw winst in het land belasten. Doorgaans wordt het netto-inkomen belast, niet de totale opbrengst. Het niet naleven van belastingverplichtingen kan leiden tot juridische problemen en boetes.

Triggers voor vaste inrichting verschillen per land. Voorbeelden zijn:

• Je bedrijf gedeeltelijk of volledig runnen via een vaste vestiging

• Werken met makelaars die namens jou deals onderhandelen of producten verkopen

• Digitale diensten aanbieden met een aanzienlijk aantal gebruikers en opbrengst 

Een agent is een particulier, een dochteronderneming of een ander onafhankelijk bedrijf dat bedrijfsactiviteiten uitvoert die uw bedrijf ten goede komen. Een agent die afhankelijk is, handelt namens uw bedrijf en is daar voor het grootste deel van zijn inkomsten afhankelijk van. Zij hebben vaak de bevoegdheid om contracten te sluiten. Een zelfstandige agent is zelfstandig ondernemer en vertegenwoordigt meerdere cliënten. 

In het Verenigd Koninkrijk kan een agent die namens uw bedrijf optreedt en regelmatig contracten sluit, aanleiding geven tot vaste inrichting.

Het hebben van een fysieke bedrijfslocatie kan leiden tot vaste inrichting. Als je aan deze eisen voldoet, heb je waarschijnlijk een vaste bedrijfslocatie:

• Je bedrijf heeft een specifieke fysieke locatie (zoals een kantoor) in het land.

• Uw werknemers voeren op deze locatie regelmatig kernactiviteiten uit.

• Deze bedrijfslocatie wordt voortdurend gebruikt voor bedrijfsactiviteiten.

Sommige landen stellen drempels voor vaste inrichting in op basis van hoe lang u daar actief bent. Zo heeft het belastingverdrag tussen Thailand en de VS een drempel van 90dagen voor adviesdiensten en een drempel van 120dagen voor bouwprojecten.

Vrijstellingen voor vaste inrichtingen

Vaste inrichting heeft ook uitzonderingen. Zo vrijstelt het belastingverdrag van Denemarken en Zwitserland faciliteiten die worden gebruikt voor het opslaan en leveren van goederen.

De OESO- en VN-modellen beschrijven andere uitzonderingen, waaronder:

• Faciliteiten die goederen of goederen tentoonstellen, opslaan en bezorgen

• Onderhoud van voorraden in opslagfaciliteiten

• Onderhoud van voorraden voor verwerking

• Onderhoud van een vaste bedrijfsruimte die wordt gebruikt voor de aankoop van goederen of het verzamelen van informatie namens een bedrijf

• Onderhoud van een vaste bedrijfslocatie voor andere doeleinden

Hoe bepaalt u een vaste inrichting

De regels voor vaste inrichting zijn afhankelijk van het land. Deze benchmarks kunnen u helpen uw risico te bepalen:

• Reguliere werkplek: Werken uw werknemers regelmatig op een specifieke fysieke locatie? Dit toont aan dat de bedrijfsactiviteit consistent en doorlopend is.

• Significant inkomen: Genereren uw bedrijfsactiviteiten een aanzienlijk bedrag in het land? Veel landen hebben specifieke omzetbedragen die leiden tot vaste inrichting, waaronder inkomsten uit online verkoop en diensten.

• Contractmacht: Hebben agenten de bevoegdheid om contracten te ondertekenen voor uw bedrijf? Zelfs zonder een fysiek kantoor kunnen agenten die namens u deals kunnen sluiten, vaste inrichting activeren.

Samenwerken met een geregistreerde werkgever (EOR) beperkt het risico op vaste inrichting. Een Employer of Record is de wettelijke werkgever voor uw internationale werknemers en behandelt taken zoals loonadministratie, lokale belastinginhouding en naleving van de arbeidswetgeving.

Het hebben van een lokale juridische entiteit en een geregistreerde loonlijst zijn veelvoorkomende triggers voor belastingcontroles. U kunt dit omzeilen door samen te werken met een Employer of Record. Neem eenvoudig wereldwijd personeel aan, terwijl uw interne teams zich kunnen concentreren op het beheer van de naleving van de vennootschapsbelasting en bredere vaste inrichting-risico's.

Soorten vaste inrichtingen en voorbeelden

PE kan verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de bedrijfsactiviteit.

1. Fysieke vaste inrichting

Een fysieke locatie in een ander land is een veelvoorkomend voorbeeld van een vaste inrichting. Een vaste bedrijfslocatie wijst op een duurzame en significante aanwezigheid in het land. Kwalificerende fysieke locaties zijn onder andere:

• Kantoren

• Werkplaatsen

• Fabrieken

• Bouw- of installatieprojecten

• Plaatsen waar natuurlijke Middelen worden gewonnen

Telewerken introduceerde een belangrijke vaste inrichting-vraag: is een kantoor aan huis een vaste bedrijfsruimte? In het verleden heeft de belastingdienst dit vanuit een contractuele bril bekeken. Maar de update 2025 van de OESO maakte duidelijk dat een kantoor aan huis dat door een werknemer wordt gebruikt, niet automatisch vaste inrichting creëert.

Nu neemt de OESO een meer commerciële visie: vaste inrichting kan worden geactiveerd als de werkgever de thuislocatie als officiële bedrijfslocatie gebruikt en/of het werk van de werknemer de lokale verkoop of marktcreatie stimuleert. Het bedrijf moet opzettelijk zaken doen op die markt in plaats van simpelweg iemand op afstand te laten werken vanaf die locatie. Zie het als het verschil tussen waar zaken plaatsvinden en waar werk plaatsvindt.

De OESO erkent nu dat telewerken overal gebeurt, maar de aanwezigheid van belastingen is alleen van belang wanneer zakelijke beslissingen of klantgerichte activiteiten plaatsvinden. Onder deze nieuwe richtlijn wordt een "vaste bedrijfslocatie" gedefinieerd door een combinatie van tijd en intentie:

• De drempel van 50%: als u langer dan de helft van het jaar (of een periode van 12maanden) op een andere locatie werkt dan het bedrijf, is er sprake van een potentiële „vaste” aanwezigheid.

• Commerciële inhoud: Zelfs als de tijdsdrempel van 50% wordt gehaald, wordt een vaste inrichting over het algemeen alleen geactiveerd als de activiteit commercieel van aard is — zoals bedrijfsontwikkeling of lokaal management — in plaats van voor het gemak van werknemers of om talent te behouden.

2. Digitale vaste inrichting

Sommige landen houden rekening met digitale werkregelingen en online bedrijfsactiviteiten bij het bepalen van vaste inrichting. Zo kunnen ze belasting heffen op internationale bedrijven die waarde ontlenen aan lokale gebruikers, zelfs zonder een fysiek kantoor.

In India int de lokale overheid inkomstenbelasting als u een aanzienlijke economische aanwezigheid hebt (SEP). Je kunt belast worden op transacties voor data- of softwaredownloads, streamingdiensten en online diensten, zoals cloudopslag of websitediensten. De drempel begint bij INR 20 miljoen.

3. Vaste inrichting op basis van een agent

Vaste inrichting kan worden geactiveerd door een afhankelijke agent. Dit gebeurt wanneer een particulier of ander bedrijf in het land namens u zakelijke activiteiten uitvoert, over contracten onderhandelt of een verkoop sluit.

Hoe de vaste inrichting van land tot land verschilt

Bij afwezigheid van een formeel belastingverdrag zijn de binnenlandse belastingwetten van een land de uiteindelijke autoriteit over wat een belastbare aanwezigheid inhoudt.

Sommige landen beschouwen regelingen voor werken op afstand als tijdelijk, zodat ze niet leiden tot een vaste inrichting. In Duitsland zullen telewerkende werknemers bijvoorbeeld geen vaste inrichting activeren, zelfs niet als u:

• Betaal voor het thuiskantoor en de apparatuur

• Hebben geen andere fysieke werkplek en vereisen dat werknemers thuis werken

Volgens de Duitse belastingdienst hebt u permanente toestemming nodig om de gebouwen van de werknemer te gebruiken om vaste inrichting te activeren. Dit is meestal niet het geval bij instellingen voor telewerken. Het bedrijf wordt daar niet als „geworteld” beschouwd omdat de werknemer de volledige controle over zijn huis behoudt. 

Er is echter een uitzondering voor het management. Topmanagers kunnen vaste inrichting activeren bij hun besluitvormingsactiviteiten, ongeacht de fysieke ruimte.

Andere landen overwegen de duurzaamheid van werkregelingen op afstand. Oostenrijk geeft prioriteit aan de daadwerkelijke gebruikspatronen van een "werkplek." Telewerken kan leiden tot vaste inrichting als ten minste 50% van het werk van uw werknemers thuis gebeurt en u geen kantoorruimte ter beschikking hebt gesteld.

Hoe een vaste inrichting verschilt per bedrijfstak

PE-triggers verschillen per sector en weerspiegelen verschillende operationele realiteiten. Hoewel de OESO een globale basislijn geeft, volgen veel ontwikkelingslanden het VN-model, dat doorgaans lagere belastingdrempels hanteert. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Bouw: Hoewel bouwprojecten niet permanent zijn, kunnen de tijdlijnen ervan toch leiden tot vaste inrichting. Volgens het OESO-model leiden bouw- of installatieprojecten tot een vaste inrichting als ze langer dan 12 maanden duren. Het VN-model stelt een lagere drempel van zes maanden vast.

• Advies: Voor advies is zelden een vast kantoor nodig, dus kijkt de belastingdienst naar „aanwezigheid” in plaats van naar „plaats”. Volgens het VN-model moeten adviesdiensten binnen een periode van 12maanden ten minste 183 dagen duren voordat vaste inrichting wordt geactiveerd. Het OESO-model bevat geen specifieke „service vaste inrichting” -clausule (in plaats daarvan gebaseerd op de " -regel met vaste plaats "), hoewel veel landen de VN-regel van 183dagen sowieso aan hun bilaterale verdragen toevoegen.

• Makelaardij: vaste inrichting is gebaseerd op de afhankelijkheid van een agent van het bedrijf. Als uw bedrijf toezicht houdt op de agent uit een ander land, kunt u vaste inrichting activeren. Volgens het OESO-model kunt u vaste inrichting vermijden als de agent onafhankelijk handelt of niet uitsluitend namens u handelt.

Risico's en voordelen van een vaste inrichting

Risico's

Het grootste risico van vaste inrichting is dat er onbedoeld belastingverplichtingen ontstaan in een ander land voordat u de juiste administratieve systemen hebt opgezet. U hebt lokale experts nodig in uw TEAM, zoals goed geïnformeerde HUMAN RESOURCES-professionals, accountants en belastingprofessionals. U hebt ook een juridisch team nodig om de nationale belastingwetgeving te regelen. 

Deze ongeplande belastingverplichtingen kunnen leiden tot:

• Achterstallige belastingen, interesten en boetes: vaste inrichting creëert belastingverplichtingen waar u niet voor had gepland, wat gevolgen kan hebben voor uw budget.

• Reguliere belastingen: Zonder een belastingovereenkomst kun je uiteindelijk twee keer belasting betalen over je bedrijfsinkomsten. Andere vennootschapsbelastingen en inhoudingskosten kunnen ook een rol spelen. Zo kan het verkopen van activa leiden tot vermogenswinstbelasting.

• Rapportageverplichtingen: Als u belasting verschuldigd bent, moet u belastingaangiften indienen en rekening houden met uw arbeidsverplichtingen, zoals sociale zekerheid en uitkeringen.

• Impact op de reputatie: Alsu per ongeluk vaste inrichting activeert, kan dat een negatieve invloed hebben op uw relatie met lokale werknemers of agenten.

Voordelen

Het opzettelijk oprichten van vaste inrichting, bijvoorbeeld door een nevenvestiging op te richten, heeft strategische voordelen:

• Geloofwaardigheid: Een vaste inrichting kan zorgen voor operationele legitimiteit en geloofwaardigheid bij lokale klanten, partners en autoriteiten.

• Toegang tot lokale incentives: Sommige rechtsgebieden bieden belastingvoordelen, subsidies of verlaagde tarieven voor bedrijven met een formele plaatselijke aanwezigheid.

• Markttoegang: Als u een vaste inrichting hebt, kunt u lokale werknemers aannemen, bankrekeningen openen en contracten sluiten, waardoor u toegang krijgt tot de lokale markt.

• Controle en toezicht: Met een vaste inrichting kan het rechtstreeks beheren van lokale activiteiten eenvoudiger zijn.

Hoe het risico van een vaste inrichting te beheren

De enige manier om vaste inrichting ongedaan te maken, is door de diensten stop te zetten of de factoren die de oorzaak zijn, te elimineren. Door vaste inrichting te beperken, kunt u mogelijke belastingverplichtingen en nalevingslasten vermijden.

• Ken de belastingregels: Belastingverdragen verschillen per land. Leer de specifieke regels van je doelland. Als er geen belastingverdrag is, onderzoek dan de lokale wetgeving over vaste inrichting. Raadpleeg juridische en fiscale deskundigen voor hulp.

• Contracten opstellen die aan de regels voldoen: Zorg ervoor dat uw contracten met werknemers en agenten voldoen aan de lokale wetgeving. Vermijd het geven van agenten de bevoegdheid om contracten af te ronden, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Definieer de werkregelingen voor werken op afstand duidelijk in contracten.

Verminder het risico op vaste inrichting met G-P Employer of Record

G-P Employer of Record biedt u alles wat u nodig hebt om mensen aan te nemen die aan de regels voldoen in meer dan 180-landen — zonder entiteiten op te richten. We hebben het grootste TEAM van HUMAN RESOURCES- en juridische deskundigen in de regio in de sector om u te helpen uw weg te vinden op het gebied van vaste inrichting, zodat u uw wereldwijd TEAM kunt samenstellen en beheren, zonder risico.

Boek vandaag nog een demo .