Jak płacić wykonawcom w Kanadzie

Dzięki silnej gospodarce, korzystnemu położeniu geograficznemu, idealnym warunkom podatkowym i dostępowi do wielu międzynarodowych rynków dzięki traktatom handlowym, Kanada jest atrakcyjnym miejscem dla firm, które chcą rozwijać się globalnie. Jednak w miarę jak Państwa firma buduje zespoły w Kanadzie, muszą Państwo znać różnicę między pracownikami a niezależnymi wykonawcami oraz wiedzieć, jak ich zatrudniać, zarządzać nimi i im płacić.

Prawidłowe klasyfikowanie i wynagradzanie niezależnych wykonawców ma kluczowe znaczenie, dlatego też zdefiniujmy, czym wyróżniają się niezależni wykonawcy w Kanadzie i przeanalizujmy kilka opcji ich wynagradzania.

Różnica między pracownikiem a wykonawcą w Kanadzie

W Kanadzie, podobnie jak w wielu innych krajach, różnica między pracownikiem a wykonawcą sprowadza się do krytycznych różnic w pracy i świadczeniach. W Quebecu status pracownika określa kodeks cywilny Quebecu. W innych jurysdykcjach Kanadyjska Agencja Podatkowa (CRA) analizuje poniższe czynniki całościowo.

1. Lista płac i podatki

Zatrudniając pracowników w Kanadzie, zazwyczaj płacą im Państwo regularnie i pobierają podatki od wynagrodzeń z ich pasków płacowych. Podatki te są zazwyczaj przeznaczane na programy ubezpieczeń społecznych, na które składają się zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.

Z drugiej strony, gdy zatrudniają Państwo wykonawców, zazwyczaj przedkładają oni faktury do zapłaty po zakończeniu swojej pracy. Płacąc im, nie potrącają Państwo podatku od wynagrodzeń z ich pasków płacowych ani nie wpłacają składek na fundusze ubezpieczeń społecznych. Wykonawcy są odpowiedzialni za odprowadzanie własnych składek na ubezpieczenie społeczne poprzez swoje podatki bez korzyści w postaci składek odprowadzanych przez pracodawcę.

2. Korzyści

Pracownicy w Kanadzie zazwyczaj otrzymują określone wynagrodzenie i świadczenia od swoich pracodawców. Otrzymują oni płatny urlop, płatne święta państwowe i dodatkowe urlopy, takie jak urlop chorobowy i urlop macierzyński. Pracownicy w Kanadzie zazwyczaj otrzymują ubezpieczenie zdrowotne za pośrednictwem prowincji, w których mieszkają - mimo to wielu pracodawców decyduje się zapewnić swoim pracownikom dodatkowe świadczenia, aby uzupełnić bezpłatną opiekę prowincyjną.

Wykonawcy nie są uprawnieni do żadnych świadczeń, które pracownicy w Kanadzie zazwyczaj otrzymują od swoich pracodawców. Jeśli zachorują i muszą wziąć czas wolny, biorą je bezpłatnie. Nie otrzymują oni oficjalnych płatnych świąt państwowych, emerytur ani świadczeń zdrowotnych od firm.

Ponieważ muszą oni płacić własne podatki od wynagrodzeń i nie korzystają ze świadczeń pracodawców, wykonawcy w Kanadzie często żądają i otrzymują wyższe wynagrodzenie niż pracownicy. Wyższe wynagrodzenie, jakie mogą uzyskać, pomaga zrekompensować niektóre finansowe niedogodności związane z pracą jako wykonawcy.

3. Wypowiedzenie i odprawa

Ponieważ w Kanadzie nie obowiązuje zasada zatrudnienia na życzenie, pracownicy w Kanadzie są zazwyczaj uprawnieni do okresu wypowiedzenia, jeśli firma chce rozwiązać ich umowy. W wielu jurysdykcjach mają oni również prawo do odprawy.

Z drugiej strony, kontrahenci w Kanadzie zazwyczaj nie otrzymują okresu wypowiedzenia ani odprawy, więc firmy mogą łatwiej zakończyć relacje z kontrahentami niż relacje z pracownikami. Relacje z wykonawcami są również bardziej krótkoterminowe i kończą się w sposób naturalny.

4. Rodzaj relacji roboczych

Kolejną istotną różnicą między wykonawcami a pracownikami w Kanadzie jest to, że pracownicy zazwyczaj są podporządkowani firmie, podczas gdy wykonawcy nie.

Kanadyjskie sądy i organy podatkowe często biorą pod uwagę wiele czynników przy określaniu rodzaju relacji istniejącej między firmą a jej pracownikami:

1. Subiektywne intencje stron: Kryterium to ocenia początkowe plany obu stron relacji, w tym to, co stwierdza pisemne porozumienie lub umowa.
2. Obiektywne fakty dotyczące relacji: Kryterium to obejmuje ocenę relacji w praktyce w celu ustalenia, czy jest ona zgodna z deklarowanymi intencjami obu stron.
3. Kontrola nad pracą: Czynnik ten obejmuje to, czy pracownicy mają elastyczność w sposobie wykonywania swojej pracy - tj. czy otrzymują wskazówki od firmy, czy też mogą pracować samodzielnie. Pracownicy z większą elastycznością i kontrolą częściej są wykonawcami.
4. Własność narzędzi: Kontrahenci dostarczają i używają własnych narzędzi częściej niż pracownicy. Pracownicy, którzy korzystają z zasobów zapewnianych przez firmę, częściej pozostają w relacji pracodawca-pracownik.
5. Szansa na zysk: Ten czynnik ocenia potencjał pracownika do osiągnięcia większych zysków z pracy o wyższej jakości. Pracownicy, którzy otrzymują ustalone stawki godzinowe lub pensje, zazwyczaj mają mniejsze szanse na zysk. Wykonawcy często mogą zwiększyć swoje zyski, pracując bardziej wydajnie lub mając reputację i doświadczenie, aby pobierać wyższe opłaty.
6. Ryzyko straty: Czynnik ten ocenia ryzyko, że pracownik może stracić pieniądze wykonując daną pracę. Pracownicy, którzy otrzymują z góry określone wynagrodzenie, zazwyczaj ponoszą niewielkie ryzyko straty w swojej codziennej pracy. Z drugiej strony, wykonawcy tracą pieniądze, jeśli koszty wykonania pracy są wyższe niż wynagrodzenie, które za nią otrzymają.

Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy pracują bezpośrednio dla firmy. Praca jest im przydzielana przez firmę, przechodzą szkolenie i są nadzorowani przez przełożonego.

Z drugiej strony, wykonawcy pracują dla siebie. Zazwyczaj posiadają oni portfolio klientów, a Państwa firma jest jednym z nich. Mogą oni wybrać pracę, której chcą się podjąć, często składając ofertę poprzez przedstawienie szacunkowego czasu trwania pracy i jej kosztu.

Znaczenie prawidłowej klasyfikacji wykonawców i pracowników w Kanadzie

Ustalenie, czy pracownicy zatrudniani przez Państwa w Kanadzie są zgodnie z prawem pracownikami czy wykonawcami, ma kluczowe znaczenie. Błędna klasyfikacja pracowników jako wykonawców w Kanadzie często ma poważne konsekwencje prawne i finansowe dla firmy.

Jeśli CRA przeprowadzi dochodzenie w sprawie firmy i ustali, że nielegalnie zaklasyfikowała ona swoich pracowników jako wykonawców, firma będzie musiała dokonać rekompensaty finansowej na rzecz tych pracowników i zapłacić rządowi zaległe podatki. Firma będzie również musiała wypłacić swoim pracownikom równowartość płatnego czasu wolnego i świadczeń, które utracili podczas błędnej klasyfikacji. Firma z siedzibą w kraju innym niż Kanada może również uczynić swoich kanadyjskich pracowników osobiście odpowiedzialnymi za część należnych podatków.

Na szczęście mogą Państwo zapobiec tym stratom finansowym, przeprowadzając badania niezbędne do prawidłowej klasyfikacji pracowników i wykonawców. W ten sposób mogą Państwo zapewnić im wynagrodzenie i świadczenia, na które zasługują.

Jednak w wielu przypadkach praca, którą muszą Państwo wykonać, jest rzeczywiście pracą kontraktową. W takim przypadku należy zapoznać się z podstawami zatrudniania i wynagradzania wykonawców, aby robić to zgodnie z prawem.

Jak zatrudnić wykonawców w Kanadzie

Zatrudnianie niezależnych wykonawców w Kanadzie jest często bardziej sztuką niż nauką. Zatrudniając wykonawców w Kanadzie, warto pamiętać o kilku kwestiach:

• Czy będą Państwo płacić swoim wykonawcom za pośrednictwem firmowej listy płac, potrącając podatki od wynagrodzeń zgodnie z prawem, czy też będą oni odpowiedzialni za własne podatki?
• Czy Państwa wykonawcy otrzymają świadczenia od Państwa firmy, takie jak płatny czas wolny, sponsorowane przez pracodawcę plany emerytalne lub dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne?
• Czy wykonawcy będą otrzymywać zlecenia za pośrednictwem Państwa firmy, czy też będą mogli składać oferty?
• Czy Państwa wykonawcy będą zarządzani i kierowani przez Państwa firmy, czy też będą mogli wybrać gdzie, kiedy i w jaki sposób wykonają swoją pracę?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Państwu ustalić, czy faktycznie potrzebują Państwo pracownika, czy wykonawcy.

Po ustaleniu, że Państwa wykonawcy są prawdziwymi wykonawcami, będą Państwo chcieli formalnie wprowadzić ich na pokład. Najlepszą praktyką przy zatrudnianiu wykonawców w Kanadzie jest zawarcie solidnej pisemnej umowy z niezależnym wykonawcą w celu zdefiniowania i wyjaśnienia warunków relacji.

Prawo tego nie wymaga, ale sąd lub organ taki jak CRA może w każdej chwili zbadać związek na wniosek wykonawcy lub firmy. Solidna pisemna umowa jest wysoce wskazana - określa ona oczekiwania i wymagania oraz zapewnia, że obie strony jasno rozumieją swoje obowiązki.

Państwa firma powinna również wziąć pod uwagę wszelkie układy zbiorowe pracy (CBA), które mają zastosowanie w Państwa branży. W Kanadzie, jeśli układ zbiorowy pracy pozwala związkowi zawodowemu kontrolować prawa negocjacyjne dla określonej kategorii pracowników, zlecenie wykonania pracy niezależnym wykonawcom może stanowić naruszenie prawa. Będą Państwo musieli zapoznać się z odpowiednimi układami zbiorowymi pracy, aby ustalić ich zasady.

Gdzie zatrudnić wykonawców w Kanadzie?

Teraz, gdy znają już Państwo szczegóły dotyczące zatrudniania wykonawców w Kanadzie, muszą Państwo wiedzieć, gdzie najlepiej szukać wykwalifikowanych kandydatów.

Niektóre firmy korzystają z serwisów takich jak LinkedIn lub Craigslist, aby nawiązać kontakt z wykwalifikowanymi wykonawcami. Rozważając sposób pozyskiwania wykonawców w Kanadzie, inne firmy korzystają z internetowych katalogów lub cyfrowych tablic ofert dostosowanych do branż takich jak budownictwo. Katalogi te zawierają obszerne listy dostawców usług, które firmy mogą przeglądać, aby sprawdzić, które usługi spełniają ich potrzeby.

Kwestie podatkowe dotyczące płacenia wykonawcom w Kanadzie

Zatrudnianie wykonawców w Kanadzie wiąże się z innymi praktykami podatkowymi niż zatrudnianie pracowników. Proszę pamiętać, że płacąc swoim kontrahentom w Kanadzie, nie będą Państwo generalnie pobierać podatku u źródła ani podatku od wynagrodzeń, tak jak ma to miejsce w przypadku pracowników.

W przypadku pracowników, potrącaliby Państwo podatki u źródła i płaciliby Państwo składki na ubezpieczenie pracownicze (EI) i Kanadyjski Plan Emerytalny. W przypadku ubezpieczenia pracowniczego stawka składki płaconej przez pracodawcę wynosi.CAD 2 212 za CAD 100 zarobków podlegających ubezpieczeniu 2 lub.212 procent. W przypadku Kanadyjskiego Planu Emerytalnego (Canada Pension Plan) stawka składki od zarobków uprawniających do emerytury wynosi 11.4 procent, który jest dzielony między pracodawcę i pracownika.

W przypadku niezależnych wykonawców proces jest prostszy - płacą im Państwo bez potrącania jakichkolwiek podatków. Państwa kontrahenci będą odpowiedzialni za opłacanie podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, jeśli zdecydują się na program niefinansowany przez pracodawcę.

Płatności podatku dochodowego

Zatrudniając wykonawców w Kanadzie, należy również upewnić się, że nie będą oni musieli płacić dwóch zestawów podatków dochodowych od tego samego dochodu.

Jeśli Państwa krajem ojczystym są Stany Zjednoczone, proszę wiedzieć, że konwencja o podatku dochodowym między Stanami Zjednoczonymi a Kanadą eliminuje konieczność płacenia przez kanadyjskich wykonawców podatków amerykańskiego Internal Revenue Service (IRS) oprócz kanadyjskich podatków CRA. W takim przypadku kanadyjscy wykonawcy będą musieli złożyć formularz IRS W-8 BEN do firmy, dla której wykonywali pracę. Jeśli Państwa krajem ojczystym nie są Stany Zjednoczone, proszę sprawdzić, czy obowiązują podobne umowy podatkowe chroniące wykonawców przed podwójnym opodatkowaniem.

Firmy współpracujące z wykonawcami muszą złożyć kilka formularzy podatkowych swoim pracownikom i CRA:

• T5018, ze względu na podwykonawców budowlanych
• T4Poślizg związany z usługami podwykonawców
• T4Podsumowanie, ze względu na agencję ratingową
• T4 A-NR, ze względu na wykonawców transgranicznych

Niuanse związane z tym, które formularze kiedy wysłać, mogą być trudne, dlatego warto skorzystać z usług specjalistów podatkowych lub innych ekspertów, aby upewnić się, że Państwa praktyki są prawidłowe.

Jak płacić wykonawcom w Kanadzie

Gdy nadchodzi czas płacenia wykonawcom w Kanadzie, mają Państwo do wyboru kilka różnych opcji. Przeanalizujmy popularne metody płatności, aby zobaczyć, które z nich są najlepsze dla płatności wykonawców:

1. Usługi płacowe: Zasadniczo nie będą Państwo korzystać z działu płac swojej firmy, aby płacić swoim wykonawcom w Kanadzie. Ponieważ nie potrącają Państwo podatków od wynagrodzeń swoich wykonawców ani nie płacą za nich składek na ubezpieczenie społeczne, wykonawcy nie mogą znaleźć się na Państwa tradycyjnej liście płac. Zamiast tego będą oni przesyłać faktury do zapłaty za pośrednictwem Państwa działu zobowiązań. Jednak niektóre zewnętrzne usługi płacowe oferują rozwiązania, które umożliwiają Państwa firmie płacenie kontrahentom za pośrednictwem ich platform. Jeśli korzystają Państwo z tych usług, należy pamiętać, że mogą one być stosunkowo drogie i mogą nie działać skutecznie w przypadku wszystkich transakcji globalnych.
2. Banki: Państwa firma może zdecydować się na założenie firmowego kanadyjskiego konta bankowego i wykorzystywać je do wpłacania środków na konta wykonawców, lub mogą Państwo korzystać ze swojego banku do wysyłania płatności za pośrednictwem globalnej usługi przelewów bankowych. Aby skorzystać z pierwszej opcji, konieczne może być oficjalne zarejestrowanie firmy w Kanadzie, co może być złożonym i czasochłonnym procesem. Formalności i opóźnienia często związane z założeniem i rejestracją spółki mogą skłonić Państwa firmę do wybrania bardziej efektywnych opcji.
3. Międzynarodowe przekazy pieniężne: Międzynarodowe przekazy pieniężne są tradycyjne i niezawodne, ale są stosunkowo powolne w porównaniu z innymi opcjami płatności dla wykonawców w Kanadzie. Firma musi je fizycznie zakupić, a kontrahenci muszą je fizycznie zdeponować, więc mogą być bardziej niewygodne niż cyfrowe alternatywy. Opłaty i niekorzystne kursy wymiany walut mogą również sprawić, że będą to drogie opcje.
4. Portfele cyfrowe: Portfele cyfrowe są czasami atrakcyjną alternatywą dla międzynarodowych przekazów pieniężnych. Korzystając z portfela cyfrowego, takiego jak PayPal, Państwa firma może szybko i wygodnie przesyłać pieniądze. Państwa wykonawcy docenią otrzymywanie szybkich płatności, więc jest to idealna opcja, gdy chcą Państwo wywrzeć pozytywne wrażenie na wykonawcach swoją terminowością. PayPal i inne platformy cyfrowe napotykają ograniczenia w niektórych krajach, ale wiele z nich powinno działać w Kanadzie, choć mogą nakładać opłaty za transakcje międzynarodowe.
5. Usługi przelewów pieniężnych: W niektórych przypadkach, usługi przelewów pieniężnych stanowią idealne rozwiązanie do płacenia wykonawcom w Kanadzie. Oferują one elastyczne opcje, niezawodne zabezpieczenia i wysokie limity przelewów, dzięki czemu mogą Państwo wysyłać duże płatności i mieć pewność, że dotrą one do wykonawców zgodnie z przeznaczeniem. Przelewy odbywają się szybko, co pozwala zaoszczędzić czas i zapewnić terminowe płatności. Jednak usługi przelewów pieniężnych często nakładają wysokie opłaty za przelewy walutowe, jeśli płacą Państwo swoim wykonawcom w walucie innej niż dolary kanadyjskie.
6. Kryptowaluta: Kryptowaluta jest legalna w Kanadzie. Władze kanadyjskie nie uznają jej jednak za legalny środek płatniczy ani nie poddają jej przepisom podatkowym. Oficjalnie transakcje kryptowalutowe są transakcjami barterowymi. Kryptowaluta może skomplikować finanse Państwa wykonawców, jeśli chcą oni zadeklarować cały swój dochód jako dochód podlegający opodatkowaniu. Mogą również nie być zaznajomieni z obsługą kryptowalut.

Tworzenie zespołów w Kanadzie z Globalization Partners

Jako rozszerzenie Globalnej Platformy Wzrostu Globalization Partners™, G-P Contractor pozwala firmom zatrudniać każdego, gdziekolwiek, niezależnie od rodzaju zatrudnienia. Niezależnie od tego, czy zatrudniają Państwo pracowników, czy wykonawców, usprawniamy proces za pomocą jednego rozwiązania dla Państwa globalnej siły roboczej. Proszę skontaktować się z nami, aby dowiedzieć się więcej.

 

-

 

NINIEJSZE INFORMACJE SŁUŻĄ WYŁĄCZNIE CELOM INFORMACYJNYM I NIE STANOWIĄ PORADY PRAWNEJ ANI PODATKOWEJ. Powinni Państwo zawsze konsultować się i polegać na własnych doradcach prawnych i/lub podatkowych. Globalization Partners nie udziela porad prawnych ani podatkowych, a informacje nie są dostosowane do konkretnej sytuacji Państwa firmy lub personelu. Globalization Partners nie składa żadnych oświadczeń ani zapewnień dotyczących dokładności, kompletności lub aktualności tych informacji. Globalization Partners nie ponosi żadnej odpowiedzialności wynikającej z informacji lub w związku z nimi, w tym za jakiekolwiek straty spowodowane wykorzystaniem informacji lub poleganiem na nich.