Czasami najlepszy pracownik Utalentowani nie mieszka w kraju, w którym mieści się siedziba Twojej firmy. Może się również zdarzyć, że Twoja firma zamierza rozszerzyć działalność na rynek międzynarodowy i chce zatrudniać osoby mieszkające za granicą. Gdy już znajdziesz odpowiednich pracowników dla swojej firmy, następnym krokiem będzie ustalenie sposobu ich wynagradzania. Wynagrodzenie pracowników z różnych krajów może być wyzwaniem. Po. ogólnie rzecz biorąc, Twoja firma nie może po prostu wysłać im czeku lub bezpośrednio przelać pieniędzy na ich konta bankowe. Podobnie jak w przypadku członków zespołu krajowego, musisz upewnić się, że przestrzegasz zasad dotyczących klasyfikacji, potrącania podatku i innych szczegółów.
Na szczęście zastanawianie się nad tym, jak wynagradzać międzynarodowych pracowników, nie jest czymś, co Państwa firma musi robić samodzielnie. Mogą Państwo nawiązać współpracę z pracodawcą formalnym w celu organizacji zatrudnienia i zaokrętowania członków ZESPÓŁ za granicą. Pracodawca formalny odciąża Państwa działy księgowości i pomaga uniknąć potencjalnych problemów związanych z Międzynarodową listą płac.
Jak działa międzynarodowa lista płac
Międzynarodowa lista płac pod wieloma względami przypomina tę lokalną, którą już stosujesz w swoim kraju. Trzeba upewnić się, że wybrane sposoby wypłacania wynagrodzeń członkom zespołu są zgodne z przepisami danego kraju i że odprowadza się i opłaca należne kwoty podatków. Płacąc pracownikom międzynarodowym, należy pamiętać o następujących kwestiach podatkowych:
- Podatek dochodowy: Twoja firma będzie musiała potrącać odpowiednią kwotę federalnego podatku dochodowego od osób fizycznych z wynagrodzeń pracowników, w zależności od miejsca ich zatrudnienia oraz wszelkich obowiązujących regionalnych, lokalnych lub stanowych podatków dochodowych od osób fizycznych.
- Społeczność Security: Wiele krajów, nie tylko USA, pobiera jakąś formę podatku ubezpieczeniowego od pracowników i pracodawców. Wysokość składki Twojej firmy może być różna w zależności od kraju, podobnie jak wysokość składki pracownika.
- Podatek od wynagrodzeń: W wielu krajach pracownik musi płacić podatek od wynagrodzeń, taki jak podatek od bezrobocia i wynagrodzenie pracownika, za każdego pracownika. Wysokość podatku może się znacznie różnić. Warto też zauważyć, że w niektórych miejscach podatek od wynagrodzeń może być podatkem regionalnym lub lokalnym, a także federalnym.
Płacąc pracownikom w firmach międzynarodowych, przedsiębiorstwo musi zadbać o potrącanie kosztów oraz odprowadzanie właściwych rodzajów podatków i właściwej ich wysokości. Musi także upewnić się, że płaci podatki w odpowiednim terminie. Na przykład w USA zeznania podatkowe są wymagane 15 kwietnia, a szacowane płatności podatkowe do 15kwietnia, czerwca, września i stycznia. W Wielkiej Brytanii zeznania podatkowe są wymagane rok po zakończeniu okresu rozliczeniowego. We Francji zeznania podatkowe są wymagane w kwietniu za lata fiskalne kończące się w grudniu. W Niemczech deklaracje są wymagane 31lipca.
Oprócz przestrzegania przepisów podatkowych, system rozliczeń płacowych w firmie International musi spełniać wszelkie przepisy dotyczące świadczeń i wynagrodzeń obowiązujące w danym kraju. W niektórych częściach świata Twoja firma może być zobowiązana do wpłacania składek na plany emerytalne pracowników. Musi również przestrzegać przepisów o minimalnym ryzyku w każdym kraju, w którym zatrudnia ludzi. W niektórych krajach przyjęto również wypłacanie pracownikom 13lub 14-tego miesiąca wynagrodzenia, które często jest zwolnione z podatku i wypłacane pod koniec roku.
W niektórych regionach obowiązują również zasady dotyczące liczby godzin, które pracownik może przepracować w ciągu tygodnia. Na przykład w Unii Europejskiej pracownicy nie mogą pracować dłużej niż 48 godzin w ciągu siedmiu dni. Pracownicy muszą również mieć 11 godzin odpoczynku w każdym 24 godzinnym okresie, co oznacza, że nie mogą pracować więcej niż 13 godzin w ciągu jednego dnia. Pracownicy w UE otrzymują również cztery tygodnie płatnego urlopu wypoczynkowego każdego roku.
Abstrahując od kwestii podatkowych i płacowych, międzynarodowe rozliczenia płac mają wiele wspólnego z krajowymi. Państwa firma zdecyduje, jak często pracownicy otrzymują wynagrodzenie, np. raz w miesiącu, co dwa tygodnie, 15i 30miesiąca itd. Będziesz także decydować o sposobie dystrybucji pieniędzy pomiędzy pracowników Zdalnego, np. poprzez przelew bezpośredni lub czeki papierowe.
Wyzwania związane z płaceniem wynagrodzeń zdalnym pracownikom międzynarodowym
Zanim rozpoczniesz proces międzynarodowej ekspansji lub zatrudniania pracowników w innych krajach ważne jest, abyś zrozumiał wyzwania, przed jakimi staniesz, gdy będziesz chciał zapłacić członkom swojego zdalnego zespołu. Jeśli Twoja firma złamie jakieś przepisy obowiązujące w danym kraju, mogą na nią zostać nałożone grzywny i kary.
Śledzenie przepisów i reguł obowiązujących w poszczególnych krajach może być dużym obciążeniem dla działu księgowości i działu kadr Twojej firmy. Przydatne bywa przyjrzenie się najczęstszym problemom, jakie pojawiają się przy płaceniu zdalnym członkom zespołu, aby mieć świadomość, na co należy zwrócić uwagę i jakie ryzyko się ponosi.
- Kwestie podatkowe
- Lokalne zwyczaje
- Kwestie prawne
- Precyzyjne śledzenie czasu pracy
- Różnice kursowe
Kwestie podatkowe
Pracodawca musi odprowadzać od wynagrodzeń pracowników zagranicznych stosowne podatki i przekazywać je w terminie do odpowiedniego organu rządowego. Firma musi też trzymać rejestry zapłaconych podatków, ponieważ zagraniczny urząd skarbowy może chcieć przeprowadzić audyt. Oznacza to, że Twoja firma musi latami przechowywać dokumenty dotyczące podatków i potwierdzenia przelewów, bo inaczej ryzykuje wysokie kary, jeśli kontrola wykaże, że nie były odprowadzane podatki lub były, ale w niewłaściwej wysokości.
Lokalne zwyczaje
Możesz spodziewać się wielu różnic kulturowych, gdy Twoja firma będzie się rozwijać na rynkach międzynarodowych. Niektóre różnice kulturowe mogą mieć wpływ na płace i sposób wypłacania wynagrodzeń pracownikom międzynarodowym. Na przykład 13-miesięczny pasek płacowy jest powszechnym zwyczajem w wielu krajach Ameryki Południowej, Europy i Azji. Twój Międzynarodowy Zespół Pracowników może rozpocząć pracę w Twojej firmie zakładając, że otrzyma dodatkowe wynagrodzenie na koniec roku. Jeśli jednak nie znasz tego zwyczaju, istnieje ryzyko, że rozczarujesz swój ZESPÓŁ.
Kwestie prawne
Istnieją również różnice prawne, na które należy zwrócić uwagę, płacąc Zdalny, Międzynarodowy ZESPÓŁ. Na przykład w Wielkiej Brytanii pracodawcy muszą wypłacać pracownikom £94.25 tygodniowo jako ustawowe wynagrodzenie chorobowe, jeśli pracownik jest chory i nieobecny w pracy przez co najmniej cztery dni. Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie chorobowe przez okres do 28 tygodni. W Stanach Zjednoczonych pracodawca może zaoferować płatny czas wolny za chorobę, ale nie jest prawnie zobowiązany do płacenia pracownikom, którzy są chorzy. Ustawa o urlopie rodzinnym i medycznym (FMLA) w Stanach Zjednoczonych chroni osoby, które muszą wziąć czas wolny od pracy z powodu choroby lub innych problemów zdrowotnych, ale tylko przez 12 tygodni. Urlop FMLA może być bezpłatny.
Do innych wymogów prawnych, jakich trzeba przestrzegać przy zatrudnianiu pracowników międzynarodowych, należy konieczność prowadzenia dokumentacji wymaganej przez dany kraj. Na przykład w USA pracownicy na etapie zatrudniania ich muszą dostarczyć pracodawcy dowód posiadania obywatelstwa (na przykład paszport) lub pozwolenie na pracę w kraju. W innych krajach przed zatrudnieniem pracownika może być wymagane przedłożenie przez niego numeru ubezpieczenia społecznego.
Precyzyjne śledzenie czasu pracy
Utrzymywanie czasu pracy może być większym problemem przy płaceniu pracownikom międzynarodowym w porównaniu z płaceniem osobom mieszkającym i pracującym w USA. W USA pracownicy nieobjęci obowiązkiem ewidencjonowania czasu pracy otrzymują wynagrodzenie za nadgodziny, jeśli przepracują ponad 40 godzin w tygodniu, ale nie ma górnego limitu liczby godzin tygodniowo, które może przepracować osoba powyżej 16 roku życia. W innych krajach tak nie jest. W wielu krajach UE tygodnie robocze jest ograniczone do 48 godzin. W Chinach prawo pracy ogranicza tydzień pracy do 44 godzin. Aby uniknąć przekroczenia limitu, istotne jest, aby międzynarodowy system kadrowo-płacowy obejmował metodę dokładnego rejestrowania i raportowania czasu pracy.
Różnice kursowe
Osoby mieszkające i pracujące w UE chcą mieć płacone w euro, podczas gdy pracownicy z Wielkiej Brytanii wolą funty. Płacenie członkom międzynarodowego zespołu w ich lokalnych walutach jest dla nich korzystne, ale Tobie może przysparzać komplikacji. Na przykład jeśli wartość zagranicznej waluty wzrośnie względem dolara, może okazać się, że Twoja firma płaci pracownikom międzynarodowym wyraźnie więcej, niż się początkowo umówiliście.
Jednym ze sposobów na uniknięcie problemów wynikających ze zmieniających się kursów walut jest przekazanie logistyki obsługi listy płac pracodawcy formalnemu (EOR). Wówczas Twoja firma może przekazać pieniądze na wynagrodzenia w swojej walucie, a EOR przygotuje paski płacowe w walutach krajów pracowników.
Jak płacić międzynarodowym pracownikom
Jeśli zaś Twoja firma zatrudnia osoby mieszkające i pracujące w kraju innym niż Twój, wypłacając im wynagrodzenia, musisz przestrzegać przepisów ich krajów zamieszkania, z paroma wyjątkami. Na przykład jeśli pracownik tymczasowo przeprowadza się za granicę i nadal pracuje dla Twojej firmy, tyle że z innego kraju, prawdopodobnie będziesz mieć możliwość trzymania go wciąż na lokalnej liście płac.
Inną opcją jest takie rozwiązanie, w którym Twoi międzynarodowi pracownicy są opłacani przez międzynarodowych klientów Twojej firmy. Jeżeli na przykład zatrudnisz kogoś we Francji, kto będzie miał świadczyć pomoc techniczną francuskiemu klientowi Twojej firmy, z technicznego punktu widzenia osoba ta może zostać zatrudniona przez tego klienta i formalnie być jego pracownikiem. Ty będziesz płacił jej wynagrodzenie, przelewając pieniądze na ten cel klientowi, ale to klient będzie odpowiedzialny za obsługę listy płac.
W innym razie konieczne będzie posiadanie osobnej listy płac dla każdego kraju, w którym działa Twoja firma. Ustanawiając listę płac, masz do wyboru kilka opcji. Możesz utworzyć w danym kraju jednostkę zależną, która będzie odpowiedzialna za obsługę całej działalności biznesowej na danym obszarze i za listę płac. Jeśli Twoja firma myśli o ekspansji międzynarodowej na stałe, otworzenie lokalnego podmiotu ma sens. Jednak jeśli myślisz o zatrudnieniu w innym kraju tylko kilku osób lub jeśli chcesz zatrudniać w kilku różnych krajach, założenie oddziału lub jednostki zależnej może wymagać więcej czasu i pieniędzy, niż chciałbyś na to przeznaczyć.
Bardziej opłacalnym rozwiązaniem może być nawiązanie współpracy z pracodawcą formalnym. Pracodawca formalny, taki jak Globalization Partners, zajmuje się wszystkimi szczegółami i dba o to, aby Twój międzynarodowy zespół miał wypłaty na czas i w zgodzie z przepisami krajów, w których mieszkają i pracują poszczególne osoby. Będziemy płacić Twoim pracownikom na czas i w ich lokalnych walutach, dbając też o opłacanie należnych im świadczeń i podatków.
Czy pracownicy międzynarodowi powinni być niezależnymi wykonawcami?
Zatrudnienie niezależnych wykonawców zamiast stałych pracowników jest rozwiązaniem dla Twojej firmy. Współpracując z niezależnymi kontrahentami, Twoja firma nie jest zobowiązana do potrącania podatków ani do płacenia składek na ubezpieczenia społeczne lub na ubezpieczenie od bezrobocia. Nie musisz również płacić świadczeń pracowniczych niezależnym kontrahentom, a kontrahenci nie podlegają tym samym ograniczeniom godzinowym co pracownicy. Co więcej, Twoja firma nie musi być zarejestrowana w kraju, w którym mieszka wykonawca, aby móc płacić mu za wykonaną pracę.
Jednak niezależny wykonawca to nie jest tańsza wersja pracownika. Ich relacja z Twoją firmą jest zupełnie inna niż relacja pracownik-pracodawca. Współpracując z niezależnymi wykonawcami, nie możesz oczekiwać, że będziesz ich jedynym źródłem przychodów lub zatrudnienia. W wielu krajach obowiązują dość restrykcyjne wymogi, które muszą być spełnione, zanim ktoś będzie mógł zostać uznany za niezależnego wykonawcę, a nie za pracownika.
Na przykład w Wielkiej Brytanii można uznać kogoś za samozatrudnionego wykonawcę, jeśli pozyskuje on projekty lub zlecenia w oparciu o składane przez siebie oferty i wyceny i jeśli osoba ta nie pracuje pod bezpośrednim kierownictwem. Ponadto niezależni wykonawcy z Wielkiej Brytanii wystawiają rachunki lub faktury za wykonane przez siebie prace i zrealizowane projekty. Samodzielnie opłacają oni swoje podatki i ubezpieczenie krajowe. Jeśli ten opis pasuje do osób pracujących dla Twojej firmy, najprawdopodobniej można uznać ich za niezależnych wykonawców. Jeśli jednak zatrudniasz ludzi w Wielkiej Brytanii i narzucasz im zakres prac do wykonania lub ich pracę nadzoruje dyrektor lub kierownik, należy raczej uznać ich za pracowników i wynagradzać według reguł obowiązujących dla pracowników.
Jeśli Twoja firma błędnie klasyfikuje pracowników międzynarodowych jako niezależnych wykonawców, podejmujesz pewne ryzyko. Jeżeli sąd stwierdzi, że Twoja firma błędnie zaklasyfikowała pracownika, możesz odpowiadać za zapłatę podatków tej osoby, a także zaległego wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, który obecnie wynosi 5.6 tygodni płatnego czasu pracy rocznie dla większości pracowników w Wielkiej Brytanii.
Choć zatrudnianie pracowników międzynarodowych w charakterze niezależnych wykonawców może mieć dla Twojej firmy największy sens, bez odpowiedniej pomocy, która da Ci pewność, że nie dojdzie do niewłaściwej klasyfikacji, możesz skończyć z dużym problemem prawnym i równie dużym rachunkiem do zapłaty. Lepszym rozwiązaniem jest zadbanie o właściwą klasyfikację relacji od jej początku i współpraca z pracodawcą formalnym, która da Ci pewność, że spełnione są wszystkie przepisy lokalnego prawa pracy, a przy okazji uprości Twój proces obsługi międzynarodowej listy płac.
Pozwól Globalization Partners zaspokoić swoje potrzeby z zakresu zarządzania międzynarodową listą płac
Jeśli myślisz o ekspansji międzynarodowej i jesteś gotowy zatrudniać pracowników w innych krajach, Globalization Partners może Ci pomóc. Pełnimy funkcję formalnego przedstawiciela pracowniczego Twojego Międzynarodowego Zespołu Pracowników, dbając o spełnienie wymogów płacowych obowiązujących w danym kraju oraz o to, aby Twoi pracownicy otrzymywali wynagrodzenie na czas i w walucie swojego kraju. Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób nasze Rozwiązanie może pomóc Twojej firmie w miarę jej rozwoju, skontaktuj się z nami już dziś.
Aby uzyskać więcej informacji, prosimy pobrać nasz Kompletny przewodnik po budowaniu zdalnego globalnego zespołu tutaj: