Współpraca stanowi wyzwanie dla wielu organizacji. Dlatego większość zwinnych metod wprowadzonych w ciągu ostatnich 20 lat została zaprojektowana tak, by przełamywać bariery i poprawiać współpracę między zespołami, działami, funkcjami, a nawet produktami.

W G-P jesteśmy firmą wyłączca wyłącznie pokarmową. Inżynierowie, projektanci i menedżerowie produktu są rozmieszczeni w obu Amerykach, Europie i Azji. Naszym celem jest: budowanie relacji, poświęcanie czasu na rozmowy, osiąganie porozumienia i pielęgnowanie więzi, nawet gdy członkowie ZESPÓŁ mogą być rozdzieleni oceanami lub znajdować się w zupełnie różnych strefach czasowych. Praca zdalna przede wszystkim zmieniła zasady gry na nowo. Zawsze jest też opcja spotkania się z drużyną osobiście.

Lepiej razem

Często gromadzimy zespoły na wydarzeniach bezpośrednich. Celem jest zazwyczaj planowanie, a także udaje nam się przemycić czas na spotkania towarzyskie i nawiązywanie kontaktów. Na stronie 2024 zauważyliśmy, że planowanie aktywności przeszkadza nam w rozmowach. Lekcja: połączenie jest tak samo ważne jak planowanie strategiczne.

Eksperymentowanie - hackathon dla ludzi

Uwielbiamy eksperymentować. Chociaż nie ma formalnego procesu, używamy modelu Obserwuj, Orientuj się, Decyduj, Działaj (OODA). Pętle OODA są zawsze w akcji podczas pracy naszych zespołów, ponieważ w technologii nic nie pozostaje niezmienne.

W 2025roku postanowiliśmy wywrzeć znaczący wpływ, łącząc ludzi z wykorzystaniem technologii otwartej przestrzeni (OST).

Przedstawiamy OST

OST to format spotkań prowadzony przez uczestników lub niekonferencyjny, którego używam od 10 lat. Często uczestniczymy w konferencjach i okazuje się, że najbardziej pamiętne doświadczenia to nie same wykłady, lecz pełne pasji rozmowy z innymi uczestnikami podczas przerw na kawę. 

OST został zaprojektowany tak, by naśladować nieformalne przerwy na kawę na konferencjach. Trochę organizacji i kilka prostych zasad pozwala dużym grupom samodzielnie się organizować, a każdemu uczestnikowi wnosić swój wkład.

Zasady OST

OST potrzebuje pewnych granic, aby działać. Istnieje pięć zasad i tylko jedno prawo. Zasady te są następujące:

  • Kto przyjdzie, to właściwi ludzie. Współpracuj z każdym, kto przyjdzie na twoją sesję, czy to pięć osób, czy 50. Zależy im na tym i będą zaangażowani.

  • Kiedykolwiek się zacznie, to właściwy moment. Kreatywność nie dba o zegar. Proszę dać grupie czas na zaaklimatyzowanie się.

  • Miejsce, w którym jesteś, jest właściwym miejscem. Może planowałeś uczestniczyć w sesji, ale już prowadzisz ciekawą rozmowę. Zostań tam, gdzie jesteś.

  • Kiedy to się skończy, to koniec. Jeśli rozmowa lub sesja zakończyła się przed czasem, proszę podziękować grupie i zakończyć ją.

  • Cokolwiek się stanie, to jedyna rzecz, która mogła się wydarzyć. Zaufaj procesowi i zobacz, dokąd to zaprowadzi. Wykorzystaj to, co się wydarzyło, i zaakceptuj, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. 

Prawo dwóch stóp jest proste: Jeśli czuje Pan/Pani, że niczego się nie uczy ani nie wnosi, proszę użyć swoich dwóch stóp, by pójść gdzie indziej.

Prawo dwóch stóp daje każdemu możliwość dokonania zmian. W dzień roboczy siedzimy na nudnych spotkaniach i czujemy, że nie mamy wyboru - nie w OST.

Siedząc w kręgu

Format ścieżki dźwiękowej zawsze jest zabawny. Zaczynamy i kończymy dzień od koła. Brzmi to normalnie, dopóki nie uświadomisz sobie, że umieszczenie 180 osób w kręgu to inny rodzaj spotkania. Pierwsze pytanie zawsze brzmi: "Gdzie jest ekran?" Nie ma żadnej. A potem "Czy możesz przesłać mi agendę?" Nie ma też takiego rozwiązania.

Pierwsze koło przygotowuje dzień. A zamykający się krąg daje nam czas na refleksję. Większość dnia spędza się na sesjach — zwykle tłum osób wokół tablicy, grzecznie dyskutujących na jakiś temat. Sesje trwają 30 minut każda, a 3 można 5 równoległych ścieżek. Jest mnóstwo wyboru. Tematami często są pytania typu: „Jak testujemy agentów sztucznej inteligencji?”

Atmosfera

Z punktu widzenia lidera istnieje ryzyko. Zabierają Państwo wszystkich na jeden dzień, wydają Państwo dużo pieniędzy na ten proces i chcą Państwo uzyskać zwrot z inwestycji. To zrozumiałe. Uczestnicy mogą mieć wrażenie, że istnieje ukryty plan, a my udajemy, że jest on spontaniczny.  Nie udajemy. Oczywiście konieczne jest staranne przygotowanie, aby zapewnić poczucie spontaniczności. 

Kiedy ktoś mówi: "Nie ma agendy, wszystko będzie dobrze", liderzy zaczynają się denerwować. To zrozumiałe.

Energia każdego OST jest taka sama. Ciekawość, zdenerwowanie brakiem ekranów, podekscytowanie lodołamaczem, autentyczne zainteresowanie poruszanymi tematami, oczekiwanie na dołączenie do dyskusji i zaskoczenie pod koniec dnia, kiedy wszystko działa. Później pojawią się wnikliwe refleksje - dowód na to, że OST to transformujące doświadczenie.

Kluczem jest nauka i autentyczność. Nauka wymaga bezpiecznej przestrzeni do dociekań. Ludzie muszą zadawać pytania. I potrzebują przestrzeni do dzielenia się szalonymi pomysłami i poznawania się nawzajem.

Na wielu spotkaniach w pracy pojawia się polityka i presja, aby się zgodzić. Nękające pytania spotykają się z brakiem odpowiedzi, na przykład: "Odłóżmy to na parking." Być może otwartą przestrzenią jest parking. A parking jest tak samo ważny jak główny budynek (tematy do omówienia). Potrzebuje Pan obu.

Poczucie bezpieczeństwa

Otwarte przestrzenie działają, ponieważ tworzą środowisko psychologicznego bezpieczeństwa. Brzmi to łatwo, ale tak nie jest. Ważne jest, by realizować pomysły proponowane w otwartej przestrzeni. Rozmowa bez działania nikomu nie pomaga. 

Znaczenie konsekwencji

W tym roku przyjęliśmy inne podejście. Odbyliśmy ponad 30 sesji w otwartej przestrzeni, a każdej sesji towarzyszył notetaker lub skryba. Podczas sesji zapisywali interesujące punkty na stronie A3. Zwykle pod koniec dnia tworzymy ścianę nastroju, aby zastanowić się nad naszymi myślami. Tym razem zrobiliśmy około 60 zdjęć notatek, wprowadziliśmy je do Gemini i przekonwertowaliśmy na Markdown. Następnie połączyliśmy je i przesłaliśmy do NotebookLM. Jak mogą sobie Państwo wyobrazić, w ciągu kilku minut wychwycił on nastroje, wnioski, tematy, działania i spostrzeżenia.

Spędzaj czas mądrze

Remote-first ma wiele zalet, ale trudno jest przeprowadzić duży warsztat podczas rozmowy wideo. Nie jest to niemożliwe, ale trudne. Odkryliśmy, że wspólny czas spędzony osobiście tworzy emocje, bezpieczeństwo, więzi i plany, które nie miałyby miejsca podczas rozmowy wideo.

Dziesięć lat temu syntetyzacja wszystkich odkryć z wydarzenia na otwartym terenie zajmowałaby tydzień. Dziś zajmuje to kilka godzin. Jak będzie wyglądać w przyszłości? Jedno jest pewne: energia i żywiołowość OST — połączone z siłą łączenia ludzi — nadal będą cenne.