Zgodność z przepisami w dziedzinie pracy zdalnej nigdy jeszcze nie była tak istotna. Od wybuchu pandemii wiele przedsiębiorstw wprowadza tryb pracy głównie zdalnej. Podejście to stanie się zapewne nowym standardem. Przewiduje się, że do roku 2025 75% ludzi będzie pracować zdalnie przynajmniej 5 dni w miesiącu.
Nie ma zbyt wielu przepisów dotyczących tymczasowej pracy z domu, ale coraz więcej państw wdraża prawodawstwo w dziedzinie pracy zdalnej.
Przedstawiamy niektóre kwestie prawne, które firmy powinny brać pod uwagę, wprowadzając u siebie tryb pracy głównie zdalnej.
Problem #1: Zgodność z danymi (prywatność i bezpieczeństwo)
Zgodność z przepisami o ochronie danych powinna być priorytetem numer jeden w przedsiębiorstwie. W przypadku danych wrażliwych — w tym informacji o klientach — niezwykle ważne jest zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa informacji, do których pracownicy mają dostęp i z których korzystają. Odrębną sprawą jest przekazywanie danych za granicę. Czy Twoja firma przestrzega zapisów RODO?
Co możesz zrobić?
- Zdefiniowanie polityki prywatności i bezpieczeństwa obejmującej oprogramowanie, sprzęt, informacje i kontrolę dostępu.
- Proszę zlecić pracownikom korzystanie z usługi wirtualnej sieci prywatnej (VPN), która zapewnia bezpieczeństwo przeglądania stron internetowych, szczególnie w przypadku pracowników Zdalny, którzy korzystają z publicznych sieci Wi-Fi.
- Kodowanie informacji poufnych.
- Warto ustawić uwierzytelnianie dwuetapowe na każdym urządzeniu.
[bctt tweet=”W przypadku danych wrażliwych — w tym informacji o klientach — kluczowe jest zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa informacji, do których pracownicy mają dostęp i które wykorzystują.” username="globalpeo"]
Wydanie nr2: Zgodność z przepisami płacowymi
Zgodność z przepisami płacowymi jest częstym wyzwaniem, przed którym stają firmy zatrudniające pracowników Zdalnych. Przedsiębiorstwa muszą znać przepisy prawa pracy i dotyczące zatrudnienia w każdym kraju, w którym podejmują zatrudnienie, aby mieć pewność, że płacą swoim pracownikom zgodnie z tymi przepisami.
Co możesz zrobić?
Należy sprawdzić wymogi obowiązujące w poszczególnych krajach odnośnie do spraw, takich jak:
- Minimalne zarobki. Minimalna kwota zarobków to najniższa płaca, jaką pracodawca może zgodnie z prawem wypłacić swoim pracownikom. Różni się ona w zależności od kraju - i stanu w USA - i chociaż większość krajów ją posiada, niektóre kraje zrezygnowały z wdrożenia oficjalnego minimalnego wynagrodzenia. Dlatego ważne jest, aby śledzić wymagania dotyczące zarobków w kraju, w którym prowadzą Państwo działalność. Firmy, które nie spełnią tych wymogów, mogą być narażone na grzywny i procesy sądowe.
- Przepisy dotyczące nadgodzin i godzin pracy. Mimo że na świecie istnieje standard dotyczący godzin pracy, różnice w różnych krajach występują. Lokalne przepisy prawa pracy określają maksymalne i minimalne godziny pracy oraz nadgodziny dla pracowników, a firmy muszą się do tego stosować.
- Liście. Lokalne przepisy prawa pracy ustanawiają własny system płatnych urlopów. Urlopy wypoczynkowe są inne w obu Amerykach niż w Europie czy Afryce, podobnie jak urlopy macierzyńskie i ojcowskie. Bycie na bieżąco z tymi przepisami uchroni firmy przed odpowiedzialnością.
- Częstotliwość wypłat. Częstotliwość wypłat określa, jak często pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie (tj. co tydzień, co dwa tygodnie, co pół miesiąca, co miesiąc) i różni się w zależności od kraju. Należy o tym pamiętać, aby zachować zgodność z przepisami obowiązującymi w każdym kraju i uniknąć problemów z ich przestrzeganiem.
- Korzyści. Oprócz wynagrodzenia pracownikom przysługują określone świadczenia określone w przepisach miejscowego prawa pracy. W każdym państwie obowiązują świadczenia podstawowe takie jak ubezpieczenie społeczne, ale niektóre kraje nakazują dodatkowo pracodawcom wypłatę dodatkowych świadczeń, w tym emerytalnych i zasiłku dla bezrobotnych.
- Ubezpieczenie. W wielu państwach obowiązuje ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne i od utraty pracy. Firmy zatrudniające personel w tych krajach muszą o tym pamiętać.
- Opodatkowanie. Złożoność systemu podatkowego zależy od konkretnego państwa. Orientacja w tych systemach jest kluczem do przestrzegania przepisów i regulacji podatkowych.
Znajdź ekspertów, którzy pomogą Twojej firmie podejmować właściwe decyzje w sprawach podatkowych na szczeblu lokalnym.
Numer #3: BHP
Od czasu wprowadzenia systemu Zdalny ochrona zdrowia i bezpieczeństwa pracowników stała się dla firm trudniejsza. Jednak nawet jeśli pracownicy nie pracują fizycznie w biurze, firma nadal ma obowiązek zapewnić im zdrowie i bezpieczeństwo.
Co możesz zrobić?
- Zdefiniuj potencjalne zagrożenia, a następnie wprowadź środki ich kontroli i ograniczania.
- Utwórz system raportowania obrażeń i incydentów oraz zadbaj o to, aby każdy pracownik wiedział, jak z niego korzystać.
- Organizuj szkolenia BHP i zachęcaj pracowników do zachowania rozsądku i ostrożności.
- Należy również zwrócić uwagę na zdrowie psychiczne. Pracodawcy powinni dopilnować, aby pracownicy korzystali z przerw i okresów odpoczynku.
Numer #4: Sprzęt
Bardzo istotne jest wyposażenie pracowników w narzędzia i urządzenia potrzebne do wykonywania pracy. W niektórych państwach pracodawca jest zobowiązany do refundacji kosztów związanych z telepracą.
Co możesz zrobić?
- Musisz zapewnić zasoby potrzebne ludziom do pracy z domu.
- Jeżeli firma nie jest w stanie dostarczyć sprzętu, konieczne jest zawarcie umowy z pracownikiem i zwrot poniesionych kosztów.
- Musisz przestrzegać miejscowych przepisów w dziedzinie telepracy. Zdarza się, że wymagają one m.in. refundacji kosztów ponoszonych na elektryczność, telefon, Internet.
Numer #5: Własność intelektualna
Oprócz ochrony danych wrażliwych, firmy powinny również traktować priorytetowo ochronę pracy swoich pracowników, w tym autorstwo, wynalazki i projekty. Ochrona międzynarodowej własności intelektualnej (IP) jest kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy zatrudnianiu pracowników firmy Zdalny.
Co możesz zrobić?
- Rejestruj własność intelektualną w państwach, w których znajdują się Twoi podwładni.
- W umowie o pracę warto uwzględnić klauzulę poufności i zadbać o to, aby jej zapisy były jasne i zrozumiałe.
Jeśli nie chcesz mieć problemów, warto pomyśleć o opracowaniu i wdrożeniu oficjalnego regulaminu pracy zdalnej.
Polityka pracy zdalnej
Sprawą wagi nadrzędnej jest opracowanie zestawu zasad i wytycznych obowiązujących w pracy zdalnej.
Regulamin pracy zdalnej powinien uwzględniać kwestie, takie jak:
- Zasady działania firmy
Praca z domu nie zwalnia pracowników z warunków i regulaminów obowiązujących w tradycyjnym miejscu pracy. Aby nie dopuścić do zamieszania, najlepiej zdefiniować te zagadnienia w wytycznych dotyczących pracy zdalnej. - Oczekiwania wobec pracowników i ich obowiązki
Trzeba opracować wytyczne w zakresie harmonogramów, terminów realizacji, raportów i zadań. Musisz też wyjaśnić, jak zamierzasz oceniać wyniki i produktywność, a także przybliżyć wskaźniki stosowane na poszczególnych stanowiskach. - Prywatność danych i klauzule własności intelektualnej Upewnij się, że pracownicy podpisują umowę o zachowaniu poufności i rozumieją, jak ważna jest ochrona informacji firmy.
- Wynagrodzenia i świadczenia pracownicze
Wyjaśnij, że pracownikom przysługują takie same składniki wynagrodzenia i świadczeń jak w tradycyjnym miejscu pracy. Uwzględnij ewentualnie dodatkowe wynagrodzenie w związku z refundacją kosztów energii lub Internetu. - Wytyczne w zakresie komunikacji
Musisz mieć pewność, że pracownicy umieją obsługiwać narzędzia komunikacji, z których korzysta się w Twojej organizacji. Określ oczekiwania na polu dostępności online w czasie godzin pracy. Podkreśl wagę rozmów konsultacyjnych i spotkań w obszarze prowadzenia bezproblemowej komunikacji w obrębie zespołu.
Budujesz zagraniczny zdalny zespół?
Jeśli potrzebują Państwo pomocy w zakresie zgodności z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej, Globalization Partners może pomóc. Jako pracodawca formalny bierzemy na siebie odpowiedzialność prawną za Państwa zespół globalnych członków i umożliwiamy Państwa firmie Organizację zatrudnienia w 187 krajach - nie jest potrzebny żaden podmiot.
Czytaj więcej: Co oznacza pracodawca formalny?