Co to jest stała siedziba?

Kluczowe wnioski

• Czym jest stała siedziba: Stała siedziba (stała siedziba) to sytuacja, w której uruchamiają Państwo lokalną obecność podlegającą opodatkowaniu poprzez przekroczenie progów aktywności lub czasu w danym kraju. Konkretne progi różnią się w zależności od kraju.

• Jak działa stała siedziba: Mogą Państwo uruchomić stała siedziba poprzez posiadanie stałej lokalizacji biznesowej, współpracę z zależnym agentem lub posiadanie wystarczających dochodów online lub bazy klientów na rynku.

• Jak określić stałą siedzibę? Stała siedziba, dla celów podatkowych, opiera się na zasadach i progach kraju przyjmującego. Umowy podatkowe podnoszą lub obniżają te progi.

• Jak zarządzać ryzykiem związanym ze stałą siedzibą: Proszę zmapować swoich pracowników, działalność i dochody pod kątem lokalnych przepisów dotyczących stałych siedzib i odpowiednich umów podatkowych. Formalny pracodawca (EOR), taki jak G-P, może uprościć globalne zatrudnianie i zminimalizować ryzyko.

Stała siedziba (PE) oznacza moment, w którym Państwa działalność gospodarcza zaczyna podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w innym kraju. Każdy kraj ustala własne zasady, więc gdy prowadzą Państwo działalność transgraniczną, wiedza o tym, jakie działania i progi czasowe powodują powstanie stałej siedziby, jest Państwa zabezpieczeniem przed nieoczekiwanymi zobowiązaniami podatkowymi. 

Oto kilka podstawowych zasad PE, o których należy pamiętać.

Co to jest stała siedziba?

Stała siedziba to koncepcja podatkowa wykorzystywana do określenia, kiedy Państwa działalność gospodarcza jest na tyle znacząca, że mogą Państwo zostać uznani za lokalnego podatnika w innym kraju. Po przekroczeniu pewnego progu "trwałości" lub "istoty", muszą Państwo płacić podatek dochodowy od osób prawnych.

Każdy kraj ma własne progi dotyczące działalności i czasu, ale większość definicji stałej siedziby wynika z lokalnych przepisów lub umów podatkowych. Po utworzeniu stałej siedziby, kraj przyjmujący ma prawo do opodatkowania zysków wynikających z lokalnej działalności. 

Status stałej siedziby wiąże się z wieloma wymogami dotyczącymi zgodności, w tym ze składaniem rocznych deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych. Dodatkowo, Państwa firma może być zobowiązana do zapłaty podatku VAT/podatek od towarów i usług oraz podatków od wynagrodzeń i zatrudnienia, takich jak potrącanie podatków u źródła na rzecz lokalnych pracowników i odprowadzanie składek na krajowe programy ubezpieczeń społecznych.

Jak umowy podatkowe wpływają na stałą siedzibę

Umowy podatkowe to dwustronne porozumienia mające na celu zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu. Tworząc zasady dotyczące stałej siedziby, umowy podatkowe odwołują się do dwóch modeli:

• 1) Modelowa konwencja w sprawie podatku od dochodu i majątku(model OECD)

• 2) Modelowa umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania między krajami rozwiniętymi i rozwijającymi się(model ONZ)

Umowy te wyjaśniają, jakie rodzaje dochodów są opodatkowane w różnych krajach i jak uniknąć podwójnego opodatkowania tego samego dochodu. Podczas gdy ramy stanowią wytyczne, same umowy podatkowe są prawnie wiążącymi porozumieniami.

Jak działa stała siedziba?

Po uruchomieniu stałej siedziby, lokalny rząd może opodatkować Państwa zyski w danym kraju. Zazwyczaj opodatkowany jest dochód netto, a nie całkowite dochody. Niedopełnienie obowiązków podatkowych może spowodować kwestie prawne i kary.

Wyzwalacze stałej siedziby różnią się w zależności od kraju. Przykłady obejmują:

• Częściowe lub całkowite prowadzenie działalności za pośrednictwem stałej placówki

• Współpraca z agentami, którzy negocjują umowy lub sprzedają produkty w Państwa imieniu

• Oferowanie usług cyfrowych o znaczącej liczbie użytkowników i dochodach 

Agent to osoba fizyczna, spółka zależna lub inna niezależna firma, która prowadzi działalność gospodarczą na rzecz Państwa firmy. Agent zależny działa w imieniu Państwa firmy i czerpie z niej większość swoich dochodów. Często mają oni uprawnienia do zawierania umów. Niezależny agent jest samozatrudniony i reprezentuje wielu klientów. 

W Wielkiej Brytanii agent działający w imieniu Państwa spółki, który regularnie zawiera umowy, może uruchomić stałą siedzibę.

Posiadanie fizycznej lokalizacji biznesowej może wywołać stałą siedzibę. Jeśli spełniają Państwo te wymagania, prawdopodobnie mają Państwo stałe miejsce prowadzenia działalności:

• Państwa firma ma określoną fizyczną lokalizację (np. biuro) w kraju.

• Państwa pracownicy regularnie prowadzą podstawową działalność biznesową w tej lokalizacji.

• To miejsce prowadzenia działalności jest na bieżąco wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej.

Niektóre kraje ustalają progi stałej siedziby w zależności od tego, jak długo prowadzą Państwo tam działalność. Przykładowo, umowa podatkowa pomiędzy Tajlandią a Stanami Zjednoczonymi przewiduje próg 90 dni dla usług doradczych oraz próg 120dni dla projektów budowlanych.

Zwolnienia dotyczące stałej siedziby

PE ma również zwolnienia. Przykładowo, umowa podatkowa Danii i Szwajcarii zwalnia z podatku obiekty wykorzystywane do przechowywania i dostarczania towarów.

Modele OECD i ONZ określają inne wyłączenia, w tym:

• Obiekty, które wystawiają, przechowują i dostarczają towary lub towary

• Utrzymywanie zapasów w magazynach

• Utrzymywanie zapasów do przetworzenia

• Utrzymywanie stałego miejsca prowadzenia działalności wykorzystywanego do zakupu towarów lub gromadzenia informacji w imieniu firmy

• Utrzymywanie stałego miejsca prowadzenia działalności do innych celów

Jak określić stałą siedzibę

Zasady dotyczące stałych zakładów zależą od kraju. Te punkty odniesienia mogą pomóc Państwu określić ryzyko:

• Regularne miejsce pracy: Czy Państwa pracownicy regularnie pracują w określonej lokalizacji fizycznej? Pokazuje to, że działalność gospodarcza jest spójna i ciągła.

• Znaczący dochód: Czy Pana/Pani działalność gospodarcza generuje znaczącą kwotę pieniędzy w kraju? Wiele krajów ma określone kwoty przychodów, które uruchamiają stała siedziba, w tym dochody ze sprzedaży i usług online.

• Uprawnienia do zawierania umów: Czy agenci mają uprawnienia do podpisywania umów dla Państwa firmy? Nawet bez fizycznego biura, agenci, którzy mogą zawierać transakcje w Państwa imieniu, mogą uruchomić stałą siedzibę.

Współpraca z zarejestrowanym pracodawcą (EOR) ogranicza ryzyko stałej siedziby. Pracodawca formalny służy jako legalny pracodawca dla Państwa pracowników międzynarodowych, zajmując się takimi zadaniami jak lista płac, potrącenia podatków lokalnych i przestrzeganie prawa pracy.

Posiadanie lokalnego podmiotu prawnego i zarejestrowanej listy płac jest częstym powodem kontroli podatkowych. Mogą to Państwo ominąć współpracując z EOR. Z łatwością zatrudniają Państwo pracowników na całym świecie, jednocześnie pozwalając swoim wewnętrznym zespołom skupić się na zarządzaniu zgodnością z podatkiem od osób prawnych i szerszym ryzykiem związanym ze stałą siedzibą.

Rodzaje stałych zakładów i przykłady

Stała siedziba może przybierać różne formy, w zależności od prowadzonej działalności gospodarczej.

1. Fizyczna stała siedziba

Posiadanie fizycznej lokalizacji w innym kraju jest powszechnym przykładem stałej siedziby. Stałe miejsce prowadzenia działalności sugeruje stałą i znaczącą obecność w danym kraju. Kwalifikujące się lokalizacje fizyczne obejmują:

• Biura

• Warsztaty

• Fabryki

• Projekty budowlane lub instalacyjne

• Miejsca wydobycia zasobów naturalnych

Praca zdalna wprowadziła ważne pytanie dotyczące stałej siedziby: Czy biuro domowe stanowi stałe miejsce prowadzenia działalności? W przeszłości organy podatkowe patrzyły na tę kwestię przez pryzmat umowy. Jednak aktualizacja OECD 2025 wyjaśniła, że biuro domowe używane przez pracownika nie tworzy automatycznie stałej siedziby.

Obecnie OECD przyjmuje bardziej komercyjny punkt widzenia: stała siedziba może zostać uruchomiony, jeśli pracodawca wykorzystuje lokalizację macierzystą jako oficjalną siedzibę firmy i/lub praca pracownika napędza lokalną sprzedaż lub tworzenie rynku. Firma musi celowo prowadzić działalność na tym rynku, a nie tylko mieć kogoś pracującego zdalnie z tej lokalizacji. Proszę o tym pomyśleć jako o różnicy między miejscem, w którym odbywa się biznes, a miejscem, w którym odbywa się praca.

OECD uznaje teraz, że praca zdalna ma miejsce wszędzie, ale obecność podatkowa ma znaczenie tylko tam, gdzie podejmowane są decyzje biznesowe lub działania skierowane do klienta. Zgodnie z nowymi wytycznymi "stałe miejsce prowadzenia działalności" jest definiowane przez połączenie czasu i zamiaru:

• Próg 50% : Praca z lokalizacji innej niż firma przez ponad połowę roku (lub dowolny 12-miesięczny okres) stanowi potencjalną "stałą" obecność.

• Istota handlowa: Nawet jeśli próg czasowy 50% jest spełniony, stała siedziba jest generalnie uruchamiana tylko wtedy, gdy działalność ma charakter komercyjny - taki jak rozwój biznesu lub zarządzanie lokalne - a nie dla wygody pracowników lub Utrzymania utalentowanych pracowników.

2. Cyfrowa stała siedziba

Niektóre kraje uwzględniają cyfrowe stosunki pracy i działalność biznesową online przy określaniu stałej siedziby. Pozwala im to opodatkować międzynarodowe firmy, które czerpią wartość od lokalnych użytkowników, nawet bez fizycznego biura.

W Indiach władze lokalne pobierają podatki dochodowe, jeśli posiadają Państwo znaczącą obecność gospodarczą (SEP). Mogą Państwo podlegać opodatkowaniu od transakcji dotyczących pobierania danych lub oprogramowania, usług streamingowych i usług online, takich jak przechowywanie danych w chmurze lub usługi internetowe. Próg zaczyna się od 20 milionów INR.

3. Stała siedziba oparta na agentach

Stała siedziba może być wyzwalana przez agenta zależnego. Dzieje się tak, gdy osoba fizyczna lub inna firma w kraju prowadzi działalność gospodarczą w Państwa imieniu, negocjuje umowy lub zamyka sprzedaż.

Jak stała siedziba różni się w zależności od kraju

W przypadku braku formalnej umowy podatkowej, krajowe przepisy podatkowe danego kraju są ostatecznym organem decydującym o tym, co stanowi obecność podlegającą opodatkowaniu.

Niektóre kraje uznają pracę zdalną za tymczasową, więc nie prowadzi ona do stałej siedziby. Na przykład w Niemczech pracownicy pracujący zdalnie nie wywołają stałej siedziby, nawet jeśli:

• Opłacenie biura domowego i sprzętu

• Nie mają innego fizycznego miejsca pracy i wymagają od pracowników pracy z domu

Według niemieckich organów podatkowych, potrzebują Państwo stałego zezwolenia na korzystanie z lokalu pracownika, aby uruchomić stałej siedziby. Zazwyczaj nie ma to miejsca w przypadku pracy zdalnej. Firma nie jest tam uważana za "zakorzenioną", ponieważ pracownik zachowuje całkowitą kontrolę nad swoim domem. 

Istnieje jednak wyjątek dotyczący zarządzania. Kierownictwo wysokiego szczebla może uruchomić stałą siedzibę poprzez swoje działania decyzyjne, niezależnie od fizycznej przestrzeni.

Inne kraje biorą pod uwagę trwałość zdalnego stosunku pracy. Austria priorytetowo traktuje rzeczywiste wzorce użytkowania "miejsca pracy". Praca zdalna może wywołać stała siedziba, jeśli przynajmniej 50% część pracy Państwa pracowników odbywa się w domu, a Państwo nie zapewnili przestrzeni biurowej.

Jak stała siedziba różni się w zależności od branży

Czynniki wyzwalające stałą siedzibę różnią się w zależności od sektora, aby odzwierciedlić różne realia operacyjne. Podczas gdy OECD podaje globalny punkt odniesienia, wiele krajów rozwijających się stosuje model ONZ, który zazwyczaj ma niższe progi opodatkowania. Oto kilka przykładów:

• Budowa: Mimo że projekty budowlane nie są stałe, ich harmonogram może nadal uruchamiać stała siedziba. W modelu OECD projekty budowlane lub instalacyjne uruchamiają stałą siedzibę, jeśli trwają dłużej niż 12 miesięcy. Model ONZ ustanawia niższy próg sześciu miesięcy.

• Doradztwo: Konsulting rzadko wymaga stałego biura, więc organy podatkowe patrzą na "obecność" zamiast na "miejsce". W modelu ONZ usługi konsultingowe powinny trwać co najmniej 183 dni w okresie 12-miesięcznym przed uruchomieniem stałej siedziby. Model OECD nie zawiera konkretnej klauzuli dotyczącej "usługowej stałej siedziby" (zamiast tego opiera się na zasadzie "stałego miejsca" ), chociaż wiele krajów i tak dodaje zasadę 183-day ONZ do swoich umów dwustronnych.

• Pośrednictwo: Stała siedziba opiera się na zależności agenta od firmy. Jeśli Państwa firma nadzoruje agenta z innego kraju, mogą Państwo uruchomić stałą siedzibę. Model OECD stanowi, że można uniknąć stałej siedziby, jeśli agent działa niezależnie lub nie działa wyłącznie w Państwa imieniu.

Ryzyko i korzyści związane ze stałą siedzibą

Ryzyko

Największym ryzykiem związanym ze stałą siedzibą jest niezamierzone uruchomienie zobowiązań podatkowych w innym kraju przed utworzeniem odpowiednich systemów administracyjnych. Będą Państwo potrzebować lokalnych ekspertów w swoim zespole, takich jak doświadczeni specjaliści HR, księgowi i specjaliści podatkowi. Będą Państwo również potrzebować zespołu prawnego do poruszania się po krajowych przepisach podatkowych. 

Te nieplanowane zobowiązania podatkowe mogą prowadzić do:

• Zaległe podatki, odsetki i kary: stała siedziba tworzy zobowiązania podatkowe, których Państwo nie planowali, co może mieć wpływ na Państwa budżet.

• Regularne podatki: Bez umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą Państwo płacić podatki od dochodu z działalności gospodarczej dwukrotnie. W grę mogą również wchodzić inne podatki od prowadzenia działalności i potrącenia. Na przykład sprzedaż aktywów może prowadzić do podatku od zysków kapitałowych.

• Obowiązki sprawozdawcze: Należne podatki oznaczają, że muszą Państwo składać zeznania podatkowe i brać pod uwagę obowiązki związane z zatrudnieniem, takie jak ubezpieczenie społeczne i świadczenia.

• Wpływ na reputację: Niezamierzone uruchomienie stałej siedziby może negatywnie wpłynąć na Państwa relacje z lokalnymi pracownikami lub agentami.

Korzyści

Celowe ustanowienie stałej siedziby, na przykład poprzez utworzenie oddziału, ma strategiczne zalety:

• Wiarygodność: Spółka private equity może zapewnić legitymację operacyjną i wiarygodność w oczach lokalnych klientów, partnerów i władz.

• Dostęp do lokalnych zachęt: Niektóre jurysdykcje oferują zachęty podatkowe, dotacje lub obniżone stawki dla firm z formalną obecnością lokalną.

• Dostęp do rynku: Posiadanie stałej siedziby może oznaczać zatrudnianie lokalnych pracowników, otwieranie rachunków bankowych i zawieranie umów, co może dać Państwu dostęp do lokalnego rynku.

• Kontrola i nadzór: Bezpośrednie zarządzanie lokalnymi operacjami może być łatwiejsze ze stałą siedzibą.

Jak zarządzać ryzykiem związanym ze stałą siedzibą?

Jedynym sposobem na cofnięcie stałej siedziby jest zaprzestanie świadczenia usług lub wyeliminowanie czynników, które ją spowodowały. Ograniczenie ryzyka związanego ze stałą siedzibą może pomóc Państwu uniknąć potencjalnych zobowiązań podatkowych i obciążeń związanych z przestrzeganiem przepisów.

• Proszę znać przepisy podatkowe: Umowy podatkowe różnią się w zależności od kraju. Proszę zapoznać się z zasadami obowiązującymi w kraju docelowym. Jeśli nie ma umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, proszę zapoznać się z lokalnymi przepisami dotyczącymi stałej siedziby. Proszę skonsultować się z ekspertami prawnymi i podatkowymi w celu uzyskania pomocy.

• Proszę sporządzać umowy zgodne z przepisami: Proszę upewnić się, że Państwa umowy z pracownikami i agentami są zgodne z lokalnymi przepisami prawa. Proszę unikać przyznawania agentom uprawnień do finalizowania umów, chyba że jest to absolutnie konieczne. Proszę jasno określić w umowach zasady pracy zdalnej.

Zmniejszenie ryzyka stałej siedziby dzięki G-P pracodawca formalny

G-P pracodawca formalny zapewnia wszystko, czego potrzebują Państwo do zgodnej z przepisami organizacji zatrudnienia w 180+ krajach - bez zakładania podmiotów. Dysponujemy największym w branży zespołem regionalnych ekspertów ds. HR i prawa, którzy pomogą Państwu w poruszaniu się po rynku stałej siedziby, dzięki czemu mogą Państwo budować i zarządzać swoim globalnym zespołem bez ryzyka.

Proszę zarezerwować demo już dziś.