I Japan var distansarbete ovanligt för ett decennium sedan, men tekniska framsteg har skapat ett paradigmskifte i dagens arbetsplatsdynamik. Från distansarbete till virtuella möten har företagsledare omformat sin arbetskraft; vissa japanska företag kämpar dock fortfarande med att navigera i distansarbetets komplikationer.

Trots dessa utmaningar överväger arbetsgivare anpassningsåtgärder för att förbli motståndskraftiga och konkurrenskraftiga på en global marknad.

Enligt en nyligen genomförd undersökning föredrar mer än 73 procent av de japanska arbetarna - särskilt IT-ingenjörer, icke-kontorsingenjörer och tillverkningsingenjörer - att arbeta hemifrån minst två dagar i veckan. Känslan är inte annorlunda på global skala: Två tredjedelar av människorna vill arbeta hemifrån efter pandemin.

Denna förändring har banat väg för arbetsgivare att ompröva sina arbetsalternativ –  90 procent av de stora företagen i Japan uppgav att de avser att fortsätta sina distansarbetearrangemang även efter pandemin.

Paradigmskiftet: Välkommen till distansarbetets era

Distansarbete avser arbete utanför den traditionella kontorsmiljön. Anställda kan arbeta var som helst, vare sig det är hemma, på ett kafé, ett hotell eller till och med i en annan stad eller land.

Vissa teknikföretag i Japan har tagit ledningen genom att implementera distansarbete – vilket utmanar den konventionella kontorslayouten. Yahoo Japan meddelade nyligen att de fördubblar sina distansarbeteinsatser, vilket gör det möjligt för alla 8,000 anställda att arbeta var som helst i Japan. Samtidigt lanserade den japanska teknikjätten Fujitsu sin ”Work-Life Shift” -policy för att erbjuda arbetstagare flexibilitet.

Förutom flexibilitet gör implementeringen av distansarbete det möjligt för anställda att spara tid och kostnader för resor. En nyligen genomförd undersökning avslöjade att mer än hälften (63.7 procent) av japanska arbetare som har arbetat på distans minst en gång i veckan känner att avskärning av pendlingen har hjälpt deras stressnivåer och gett mer tid för andra aktiviteter.

Det förbättrar inte bara välbefinnandet i anställd personal, utan distansarbete gör det också möjligt för företag att blomstra på den konkurrensutsatta globala marknaden. Här är några exempel på hur distansarbete kan vara fördelaktigt för arbetsgivare:

Attrahera och behålla kompetens

Med den hårda konkurrensen om kompetenser, särskilt för IT-proffs, måste arbetsgivare ha en helhetssyn när det gäller att attrahera kandidater. En rapport från ManpowerGroup visade att 76 procent av arbetsgivarna i Japan har svårt att fylla jobb.

Av denna anledning har vissa arbetsgivare i Japan börjat erbjuda flexibla arbetsarrangemang som en del av sin rekryterings- och retentionsstrategi. Till exempel införde Panasonic en fyra dagar lång arbetsvecka för att behålla sina ingenjörskompetenser och främja en hälsosam balans mellan arbete och privatliv.

Distansarbete är inte längre en lyxförmån; det är en daglig nödvändighet för att attrahera och behålla högkvalificerade personer.
Genom att erbjuda flexibla arrangemang och berika arbetsplatsupplevelsen kan företag ha en bättre chans att sticka ut i en extremt konkurrensutsatt jobbmarknad.

Möjlighet att återanvända arbetsytor

Förutom kostnadsminskningen när det gäller kontorsutrymme erbjuder distansarbete en möjlighet för företag att omanvända och omdefiniera arbetsytor.

Ett japanskt fintech-företag, PayPay, omdefinierade sina kontorsutrymmen genom att implementera ett system där man kan "arbeta var som helst, när som helst". Företaget ”vände upp och ner på traditionella idéer för att omforma [kontoret] som en plats för möten med andra, öka engagemang och samarbete samt skapa lojalitet mot PayPay.”

Dessutom rapporterade 54 procent av företagen i Stor-Tokyo att de hade ett starkt intresse av att hitta nya sätt att använda kontoret, vilket inkluderade att öka antalet privata rum och bokningsalternativ för distansmöten. Under tiden, 53.5 procent var också angelägna om att ändra kontorslayouten för att tillgodose flexibilitet.

Satellitkontor har också blivit en trend. Flera företag och arbetstagare har flyttat till perifera regioner, vilket sannolikt beror på den ökande populariteten för distansarbete. Förfrågningar om att flytta till regionala områden från Greater Tokyo nådde nästan 50,000 fall i 2021.

Detta bekräftar att företag och anställda omformar sina kontorslokaler, vilket kommer att fortsätta att utvecklas när arbetsgivare anpassar sig till behoven hos nya arbetsmodeller.

Bredare kompetenspool

Uppkomsten av distansarbete innebär en ny möjlighet för företag att utöka sina kompetenssökningar bortom geografiska gränser. Företag är inte längre begränsade till att rekrytera arbetare som är inom pendlingsavstånd från sitt kontor. De kan nu erbjuda möjligheter till människor oavsett var de är baserade.

På grund av detta kan företag fokusera på att anställa kandidater baserat enbart på deras kvalifikationer.

Japans minskande befolkning är en avgörande anledning till varför arbetsgivare bör utöka sin kompetenspool. Dess åldersberoende steg till 53 procent i 2020. Uppgifterna visar att landet kommer att behöva fler arbetare inom en snar framtid, vilket redan är uppenbart inom IT-sektorn. Med 2030 förutspår branschministeriet att Japan kommer att behöva 790,000 IT-proffs.

Nu mer än någonsin är det avgörande för Japan-baserade företag att förbli flexibla och omvärdera arbetskrafts strategier. Behovet av att anpassa sig till de nya arbetssätten är uppenbart, och det kräver att företag hittar hållbara lösningar för att kompensera för den krympande lokala kompetenspoolen.

Hur kan en global anställningsplattform möjliggöra en handlingsplan för distansarbete?

Företag som överväger att anställa distanskompetens över gränserna måste vara medvetna om de juridiska nyanserna som är inblandade. Att bygga internationella team kräver att man etablerar en enhet – såvida man inte samarbetar med en strategisk allierad. Globalization Partners globala anställningsplattform effektiviserar och automatiserar onboarding, lönehantering och rekrytering, vilket sparar tid och resurser för ditt företag.

Vår globala anställningsplattform ger arbetsgivare större tillgång till kompetens genom att eliminera hindren för att bygga ett team på distans. Vår teknologi utför två kritiska funktioner som är avgörande för att rekrytera internationell kompetens:

  • Säkerställer efterlevnad. Du måste följa lokala bestämmelser när du kastar ut ditt nät till den bredare kompetenspoolen. Att inte göra det kan försätta ditt företag i riskzonen. Vår plattform genererar fullständiga anställningsavtal, samt löneuppsättning, förmåner och mer.
  • Ger den bästa anställda upplevelsen. Din förmåga att onboarda sömlöst och enligt gällande regelverk är avgörande för att behålla din kompetens. De administrativa uppgifterna som ingår i onboarding och hantering av anställd kan vara tidskrävande och kostsamma – vår plattform automatiserar dessa processer för att göra dem snabba och enkla, vilket frigör dig för att lägga tid på att främja relationer och en inkluderande kultur med ditt team.

Våra HR experter finns tillgängliga dygnet runt i över 187 länder för att ge ovärderligt stöd under hela din globala tillväxtresa.

Utnyttja Globalization Partnersbranschledande plattform för ökad tillgång till toppkompetenser genom att eliminera hinder för att bygga ett globalt team på distans. Kontakta oss eller boka en skräddarsydd demo för att lära dig mer om vår globala anställningsplattform.