Är ditt företag a distans i förstahand företag? De flesta företag på planeten arbetar på distans, så antagandet kan vara att de flesta företag faktiskt arbetar på distans först och främst. Detta, i alla fall, är inte fallet. Att arbeta på distans på tillfällig basis är annorlunda än att vara distans i förstahand företag. Att övergå till ett distansfokuserat tänkesätt innebär att omfamna ett nytt tillvägagångssätt.
Konceptet med distansarbete är inte bara en konsekvens av den globala pandemin – tidigare experimenterade företag redan med gränslösa talangförsvarsstrategier och anställningspolicyer som ”arbeta var som helst”. Men allt var inte perfekt. När företag började anställa globalt kände deras internationella team sig inte alltid synkroniserade med lokala anställda.
Enligt Harvard Business Review kan ”medarbetare som är geografiskt åtskilda inte enkelt ansluta och anpassa sig.” Att ta itu med detta problem och skapa en miljö där det finns samarbete och sammankoppling, även när fysiskt avstånd råder, är utmaningen för företagsledare.
Det är här som det blir tal om att prioritera distansarbete. Ett företag som prioriterar distansarbete kan öka nivån av engagemang och produktivitet avsevärt.
Vad menas med ett företag som prioriterar distansarbete?
Hos ett företag som prioriterar distansarbete är det distansarbete som är normen. Det betyder inte nödvändigtvis att alla anställda arbetar på distans, utan snarare att alla aktiviteter skräddarsys med kommunikation på distans i åtanke.
Hos ett företag som prioriterar distansarbete är utspridda medarbetare lika viktiga som de som arbetar på huvudkontoret. Företag som visserligen använder sig av distansarbete men inte ser det som en standard brukar kallas ”distansvänliga” eller ”distansanslutna” företag.
Varför är distansvänliga och distansanslutna företag inte samma sak som företag som prioriterar distansarbete?
Distansvänliga och distansanslutna företag har medarbetare som jobbar på distans men har ännu inte anpassat sina rutiner till distansarbete.
Enligt distans i förstahand företag Doist, "Fjärrbaserade team står inför ännu fler kommunikations- och samarbetsutmaningar än helt distanserade. I dessa hybridteam blir informationen isolerad på kontor medan distansanställda lämnas i mörkret. Detta kan leda till att kontorsanställda värderas mer än distansarbetare.
Om ditt företag till exempel ger anställda möjlighet att arbeta hemifrån men kräver att alla möten hålls på kontoret med allihop i samma rum skapar du inga lika villkor. I detta scenario blir lokala anställda som önskar arbeta hemifrån tvungna att komma till kontoret, och globala team på distans kan behöva gå miste om sin fritid.
Distansbaserade företag sysslar huvudsakligen med synkron kommunikation. Denna typ av kommunikation gynnar de direkt framför dig, vilket innebär de flesta beslut som händer i huvudkontoret där anställda interagerar personligen.
Hos distansvänliga och distansanslutna företag gäller följande:
- All ledning sker på huvudkontoret.
- Synkron är den vanligaste typen av kommunikation.
- Kontorsarbete anses vara viktigt arbete.
- Avgörande beslut fattas under formella och/eller informella interaktioner på nära håll.
- Alla möten hålls under huvudkontorets öppettider.
- Prestation är direkt kopplad till arbetstimmar på kontoret.
Hos företag som prioriterar distansarbete gäller följande:
- Ledningen arbetar på distans och världen över.
- Man föredrar asynkron kommunikation.
- Allt arbete kan utföras på distans, inklusive viktiga möten.
- Avgörande beslut kan fattas genom kommunikation på distans.
- Reella möten är begränsade och spelas in så att man kan ta del av dem från vilken tidszon som helst.
- Prestation mäts utifrån resultat och inte utifrån hur mycket tid man ägnat på kontoret eller online.
Vilka är fördelarna med att prioritera distansarbete?
• Minskade kostnader
När du utvecklar en kultur där man prioriterar distansarbete, kan du minska eller till och med eliminera lokala kostnader som till exempel kontorshyra samt kostnader som uppstår i samband med att anställda behöver pendla och/eller bo nära kontoret, och även löner.
Undersökningar utför da av Global Workplace Analytics visade att 80 procent av de anställda skulle vilja arbeta hemifrån en del av tiden. Över en tredjedel skulle ta en lönesänkning i utbyte mot optionen. Samma undersökning visade att en typisk arbetsgivare skulle kunna spara cirka $11,000/år för varje person som arbetar på distans hälften av tiden.
• Ökad anställd retention och medarbetarengagemang
En inställning där distansarbete prioriteras kan främja en mer inkluderande arbetsmiljö som får anställda att känna att de alla utgör integrerade delar av ditt företag, oavsett var de är bosatta.
Doist kan skryta med en retentionsgrad på 97 procent , där 50 procent av deras anställda har varit i företaget i mer än fyra år. Detta är inte enbart ett resultat av pandemin. År 2016 genomförde Stack Overflow en företagsomfattande undersökning som visade att 88 procent av distansarbetarna var mycket engagerade.
En distansfokuserad strategi är också en möjlighet att återuppfinna mycket av den dynamik som tidigare var en belastning för anställda. Genom att etablera en distans-first-kultur kan ditt företag också öka medarbetarengagemang. Enligt Forbes togs ”viktiga milstolpar i anställdes upplevelse, såsom onboarding eller att lära känna sitt närmaste team, i stort sett för givna tidigare.”
Det fanns den här förhärskande föreställningen när det gällde att lära känna sitt team om att fysisk närhet var lika med samhörighet. Numera är företag mycket mer eftertänksamma och kreativa när det gäller medarbetarupplevelsen.”
• En större kompetenspool
När ditt företag är designat för att anställda ska kunna arbeta var som helst, kan du anställa Möjliggör möjligheter för alla, överallt.. Glöm bara att välja bland lokala kandidater. Nu kan du hitta de bästa globala kandidaterna.
• Bättre prestanda och ökad produktivitet
Resultatet är att distansanställda är mer produktiva än sina kollegor på kontoret. Om du oroar dig över att en arbetsstyrka som helt och hållet jobbar på distans kommer att påverka din organisations produktivitet, har du fel.
En undersökning som genomfördes av Airtasker i 2020 visade att distansanställda spenderade 15 procent mindre tid på att undvika arbete och 1,4 fler dagar på arbetet varje månad samtidigt som de tog fler pauser. Samma undersökning visade också att distansarbetare är mindre distraherade av kollegor. I genomsnitt spenderar distansarbetare cirka 30 minuter mindre på att diskutera icke-arbetsrelaterade ämnen.
[bctt tweet=”En undersökning utförd av Airtasker i 2020 visade att distansanställda spenderade 15 procent mindre tid på att undvika arbete och 1,4 fler dagar på arbetet varje månad samtidigt som de tog fler pauser.”] användarnamn =” globalpeo”]
• Ökad potential och anpassningsförmåga
Vi behöver inte förutspå framtiden för att veta att företag som prioriterar distansarbete har bättre anpassningsförmåga än företag som saknar distansbelagd arbetsstyrka eller så kallade ”distansanslutna” företag. Det räcker med att vi tittar på hur företag som prioriterar distansarbete har kunnat anpassa sig under och efter 2020.
Pandemin har visat att företag som prioriterar distansarbete ligger steget före. Om alla dina företagsprocesser utformas för att kunna arbeta på distans så kommer dina anställda automatiskt att vara förberedda på vilken eventualitet som helst.
Dessutom kan företag som prioriterar distansarbete hjälpa sina anställda att utveckla relationer både med kollegor runtom i sitt eget land och globalt. Denna förmåga att anpassa sig till nya situationer har en betydande inverkan på din organisations potential.
• Möjligheter att utforska nya marknader
Vi har redan nämnt att en kultur där man prioriterar distansarbete främjar företagets anpassningsförmåga. En del av denna anpassningsförmåga är att du och dina anställda kommer att lära er att arbeta med vem som helt, oavsett om de befinner sig på andra sidan staden eller andra sidan jordklotet.
När företag kopplar sina funktioner till ett fysiskt kontor blir det lätt så att man upplever en global expansion som en avsevärd utmaning. Om det är meningen att ditt företag ska fungera runt ett kontor så kan det hända att dina anställda fastnar i tanken att man måste ha fysiska kontor över hela världen.
Att lära sig att arbeta på distans säkerställer att både du och ditt globala team – när du väl väljer att anställa det – får en rivstart, oavsett avståndet.
Hur man övergår från att vara ett traditionellt eller i bästa fall distansanslutet företag till att prioritera distansarbete
1. Utarbeta en policy för distansarbete
Om du vill övergå till att vara ett företag som prioriterar distansarbete så är det första du måste göra att utarbeta en policy för distansarbete.
Vad menas med en policy för distansarbete?
En policy för distansarbete är en uppsättning riktlinjer för anställda som arbetar hemifrån eller på platser utanför kontoret.
Att utarbeta en policy ger dig möjlighet att klargöra ditt ställningstagande kring ämnen som till exempel:
- Kommunikation
- Produktivitet
- Utrustning
- Förväntningar
- Tillgänglighet
Du kan inte övergå till att vara ett företag som prioriterar distansarbete såvida inte dina anställda har en tydlig bild av ditt företags inställning till distansarbete.
2. Ha en kommunikationspolicy
Kommunikation ligger till grund för varje annan åtgärd som vidtas inom ditt företag. Den huvudsakliga fördelen med att ha en policy för kommunikation är att man fastställer förväntningar. Andra fördelar är bland annat följande:
- Man minskar konflikter och missförstånd.
- Man främjar en kommunikativ kultur.
- Man klarlägger företagets uppdrag och vision.
- Man hjälper anställda att förstå hur de passar in.
Kommunikation är avgörande för distansarbete eftersom det hjälper ditt företag att bygga förtroende och trovärdighet.
Som vi tidigare nämnt finns det två typer av kommunikation som företag utövar: synkron och asynkron kommunikation. Företag som prioriterar distansarbete använder sig av asynkron kommunikation, medan distansanslutna företag brukar använda sig av synkron kommunikation.
Vad är asynkron kommunikation för något?
Enligt Doist är ” asynkron kommunikation , enkelt uttryckt, när man skickar ett meddelande utan att förvänta sig ett omedelbart svar”. Synkron kommunikation är däremot när du skickar ett meddelande, och mottagaren bearbetar informationen och svarar omedelbart.
3. Förbättra anställnings- och onboardingupplevelsen
Det är ingen hemlighet att det första intrycket är av avgörande betydelse. Oavsett hur mycket du anstränger dig för att skapa en utmärkt företagskultur så kommer dina prospekt och potentiella kandidater knappast att vara vare sig motiverade eller engagerade om de får en dålig upplevelse.
Enligt distans i förstahandsföretaget SafeGraph finns det fem anledningar till varför en stark onboardingär avgörande:
- Det är viktigt att anpassa varje nyanställds upplevelse för att få dem att känna sig som en del av team och förbättra anställdas moral.
- Bygga kamratskap för att hjälpa nyanställda att utveckla relationer
- Medarbetarlojaliteten kan förbättras avsevärt genom en bra onboarding .
- Anställda med goda onboarding kommer att kunna börja arbeta snabbare och med högre produktivitet .
- onboardingär ett utmärkt tillfälle att introducera nyanställda till er företagskultur och föregå med gott exempel.
Enligt Society for Human Resource Management (SHRM) leder organisationer med dåliga onboarding bara till att anställda slutar tidigt.
Amy Hirsh Robinson, ansvarig vid konsultföretaget The Interchange Group i Los Angeles, berättar för SHRM att ”onboarding är ett magiskt skede då nya anställda bestämmer sig för att antingen hålla sig engagerade eller tappa sitt engagemang”.
4. Låt ditt huvudkontor vara mobilt.
En svårighet när det gäller att bli ett företag som prioriterar distansarbete är att säkerställa att ditt huvudkontor inte får företräde framför dina distansteam Om dina lokala anställda fungerar annorlunda än dina distansanställda så kommer du fortfarande att bara vara ett distansanslutet företag.
I en miljö som verkligen prioriterar distansarbete fungerar dina lokala anställda på samma sätt som dina distansanställda. Detta innebär att dina anställda kan ansluta sig till möten virtuellt för att skapa en mer konsekvent distanskultur, oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret.
5. Främja tvärkulturell kommunikation
Att anställa globalt är inte längre kopplat till internationella expansioner. Ditt företag kan ha globala team på distans, som arbetar parallellt med din lokala marknad. En av fördelarna med en kultur där man prioriterar distansarbete är, som vi tidigare nämnt, att man förbättrar sitt teams anpassningsförmåga och prestation.
I denna bemärkelse kan asynkron kommunikation medföra utmärkta fördelar när det gäller att arbeta med globala team på distans. Denna inställning gör det lättare för alla dina anställda att bidra till verksamheten utan att behöva ansluta sig och arbeta i realtid.
Varför välja asynkron kommunikation för att kommunicera globalt?
När ditt huvudkontor ligger i New York men du har ett globalt team i Asien-Stillahavsregionen, kommer synkron kommunikation att tvinga dina anställda på andra sidan jordklotet att vända på dygnet för att kunna ta igen vad de missat.
Asynkron kommunikation är bättre lämpad för distansteam. Denna typ av kommunikation gör det möjligt för konversationer att ske på plattformar där material alltid finns tillgängligt för anställda.
När det gäller möten är det svårt att hitta en tid som passar alla. Men möten kan spelas in och laddas upp på molnet så att internationella anställda kan se dem vid valfritt tillfälle.
För att kommunicera globalt måste företag lära sig att undvika de fallgropar som internationella affärer medför. Det kan man lyckas med genom att få tag på rätt verktyg och partner.
Hur man prioriterar distansarbete medan man expanderar globalt?
För att bli och förbli ett företag som prioriterar distansarbete medan man expanderar globalt, måste man som företag kunna knäcka barriärerna i samband med global kommunikation.
[bctt tweet=”För att bli och förbli ett avlägset förstahandsföretag samtidigt som de expanderar globalt måste företag riva ner barriärerna för global kommunikation.”] användarnamn =” globalpeo”]
De goda nyheterna är att idag har företag olika onlineverktyg som möjliggör asynkron kommunikation och ger globala team på distans möjlighet att hålla jämna steg med lokala team.
De hinder som kvarstår är komplexiteterna i samband med att expandera på nya marknader och anställa internationella medarbetare. Det är här som en partner – en Employer of Record (EOR) till exempel – kommer in i bilden.
En Employer of Record hjälper företag som vill anställa internationella medarbetare genom att juridiskt sett fungera som arbetsgivare.
En Employer of Record har enheter runtom i världen och tar hand om lönehantering, förmåner, skatt och HR-funktioner. Genom att ingå ett samarbete med en Employer of Record behöver företag inte längre bry sig om att upprätta egna internationella enheter och reda ut nya länders rättsliga komplexiteter.
En Employer of Record har dessutom lokala experter på plats som kan hjälpa företag att få en bättre förståelse för kulturella nyansskillnader. Därmed kan företag istället fokusera på onboardingupplevelsen och på att skapa en kultur där distansarbete prioriteras.
Vi inbjuder dig att lära dig mer om en registrerad arbetsgivare och att hantera globala distansteam.