Med sin starka ekonomi, geografiskt gynnsamma läge, ideala skattevillkor och tillgång till ett flertal internationella marknader genom handelsavtal är Kanada en attraktiv plats för företag att växa globalt. Men när ditt företag bygger upp team i Kanada behöver du veta skillnaden mellan anställda och oberoende entreprenörer och hur du anställer, hanterar och betalar dem.
Att klassificera och betala dina oberoende entreprenörer korrekt är avgörande, så låt oss definiera vad som gör oberoende entreprenörer i Kanada unika och utforska några alternativ för att betala dem.
Skillnaden mellan en anställd och en entreprenör i Kanada
I Kanada, liksom i många andra länder, handlar skillnaden mellan en anställd och en entreprenör om kritiska skillnader i arbete och förmåner. I Quebec bestämmer Quebecs civillagstiftning arbetstagarens status. I andra jurisdiktioner granskar Canada Revenue Agency (CRA) faktorerna nedan helhetsmässigt.
1. Lönehantering och skatt
När du anställer anställda i Kanada betalar du dem vanligtvis regelbundet och drar av löneskatt från deras lönespecifikation. Dessa skatter går vanligtvis till socialförsäkringsprogram, till vilka både arbetsgivaren och de anställda bidrar.
Å andra sidan, när du anställer entreprenörer, skickar de vanligtvis in fakturor för betalning i slutet av sitt arbete. När du betalar dem drar du inte av löneskatt från deras löner eller bidrar till några socialförsäkringsfonder. Entreprenörer är ansvariga för att själva betala avgifter till socialförsäkringen via sina skatter utan att ta del av arbetsgivaravgifter.
2. Fördelar
Anställda i Kanada får vanligtvis specifik ersättning och förmåner från sina arbetsgivare. De får betald semester, betalda helgdagar och ytterligare ledighet såsom sjukfrånvaro och föräldraledighet. Anställda i Kanada får i allmänhet sin sjukförsäkring genom de provinser de bor i – ändå väljer många arbetsgivare att ge sina anställda ytterligare förmåner som ett komplement till den kostnadsfria provinsiella vården.
Entreprenörer har inte rätt till några av de förmåner som anställda i Kanada vanligtvis får från sina arbetsgivare. Om de blir sjuka och behöver ta ledighet tar de ut den tiden obetald. De får inte officiella betalda semesterförmåner, pension eller sjukförsäkringar från företag.
Eftersom de måste betala sina egna löneskatter och inte har några arbetsgivarförmåner, begär och får entreprenörer i Kanada ofta högre lön än anställda. Den högre ersättningen de kan begära hjälper till att kompensera för några av de ekonomiska nackdelarna med att arbeta som entreprenörer.
3. Uppsägning och avgångsvederlag
Eftersom Kanada inte har at-will employment har anställda i Kanada vanligtvis rätt till en uppsägningstid om företaget vill säga upp sina kontrakt. I många jurisdiktioner har de även rätt till avgångsvederlag.
Å andra sidan får entreprenörer i Kanada vanligtvis ingen uppsägningstid eller avgångsvederlag, så företag kan lättare avsluta sina entreprenörsrelationer än sina anställningsrelationer. Entreprenörsrelationer är också mer benägna att vara kortsiktiga arrangemang som upphör naturligt.
4. Typ av arbetsförhållande
En annan väsentlig skillnad mellan entreprenörer och anställda i Kanada är att anställda vanligtvis har en underordnad relation till företaget, medan entreprenörer inte har det.
Kanadensiska domstolar och skattemyndigheter beaktar ofta flera faktorer när de fastställer vilken typ av relation som finns mellan ett företag och dess anställda:
- Parternas subjektiva avsikter: Detta kriterium bedömer de två parternas ursprungliga planer i förhållandet, inklusive vad det skriftliga avtalet eller kontraktet säger.
- De objektiva fakta om förhållandet: Detta kriterium innebär att man utvärderar förhållandet i praktiken för att avgöra om det följer de två parternas uttalade avsikter.
- Kontroll över arbetet: Denna faktor inkluderar huruvida arbetarna har flexibilitet i hur de utför sitt arbete – det vill säga om de får företagsanvisningar eller kan arbeta självständigt. Arbetare med större flexibilitet och kontroll är mer benägna att vara entreprenörer.
- Ägande av verktyg: Entreprenörer tillhandahåller och använder sina egna verktyg oftare än anställda. Arbetare som använder resurser som tillhandahålls av företaget löper större risk att vara i ett arbetsgivare-anställd-förhållande.
- Chans för vinst: Denna faktor bedömer arbetarens potential att tjäna mer på arbete av högre kvalitet. Anställda som får fasta tim- eller löner har vanligtvis mindre chans att vinna. Entreprenörer kan ofta öka sina vinster genom att arbeta mer effektivt eller ha gott rykte och erfarenhet för att ta ut högre avgifter.
- Risk för förlust: Denna faktor bedömer risken för att arbetaren kan förlora pengar genom att utföra arbetet. Anställda som får förutbestämd lön löper vanligtvis liten risk för förlust i sitt dagliga arbete. Å andra sidan förlorar entreprenörer pengar om kostnaderna för att utföra ett jobb är högre än den lön de får för det.
I allmänhet arbetar anställda direkt för ett företag. De har arbetsuppgifter tilldelade sig genom företaget, och de får utbildning och tillsyn av en överordnad.
Å andra sidan arbetar entreprenörer för sig själva. De har i allmänhet en portfölj av kunder, och ditt företag är en av dessa kunder. De kan välja det arbete de vill ta på sig, ofta bjuda på det genom att lämna in en uppskattning av hur lång tid jobbet kommer att ta och hur mycket det kommer att kosta.
Vikten av att korrekt klassificera entreprenörer och anställda i Kanada
Att avgöra om de arbetare du anställer i Kanada är lagligt anställda eller entreprenörer är avgörande. Att felaktigt klassificera sina anställda som entreprenörer i Kanada har ofta allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser för ett företag.
Om CRA utreder ett företag och fastställer att det olagligt har klassificerat sina anställda som entreprenörer, måste företaget göra ekonomisk ersättning till dessa anställda och betala tillbaka skatt till regeringen. Den kommer också att behöva betala sina anställda motsvarande den betalda ledighet och förmåner de missade medan de var felklassificerade. Ett företag baserat i ett annat land än Kanada skulle också kunna göra sina kanadensiska anställda personligen ansvariga för en del av de skatter som de ska betala.
Lyckligtvis kan du förhindra dessa ekonomiska förluster genom att göra den research som krävs för att klassificera dina anställda och entreprenörer korrekt. På så sätt kan du ge dem den lön och förmåner de förtjänar.
Men i många fall är det arbete du behöver ha utfört verkligen kontraktsarbete. I så fall behöver du känna till grunderna i att anlita och betala entreprenörer så att du kan göra det i enlighet med lagens efterlevnad.
Hur man anställer entreprenörer i Kanada
Att anlita en oberoende entreprenör i Kanada är ofta mer en konst än en vetenskap. När du anställer entreprenörer i Kanada bör du ha några frågor i åtanke:
- Kommer ni att betala era entreprenörer via ert företags löneutbetalningar, genom att innehålla löneskatt i enlighet med lagen, eller kommer de att vara ansvariga för sina egna skatter?
- Kommer dina entreprenörer att få förmåner från ditt företag, såsom betald ledighet, arbetsgivarsponsrade pensionsplaner eller kompletterande sjukförsäkring?
- Kommer era entreprenörer att få sina uppdrag genom ert företag eller kunna lämna anbud på sitt arbete?
- Kommer era entreprenörer att få ledning och vägledning från ert företag, eller kommer de att kunna välja var, när och hur de slutför sitt arbete?
Svaren på dessa frågor hjälper dig att avgöra om du faktiskt behöver en anställd kontra en entreprenör.
När du väl har bestämt att dina entreprenörer verkligen är det, vill du formellt involvera dem. Bästa praxis för att anlita entreprenörer i Kanada är att upprätta ett starkt skriftligt avtal för oberoende entreprenörer för att definiera och förtydliga villkoren för förhållandet.
Lagen kräver inte ett sådant, men en domstol eller myndighet som CRA kan granska förhållandet när som helst på entreprenörens eller företagets begäran. Ett robust skriftligt kontrakt är mycket tillrådligt - det avgränsar förväntningar och krav och ser till att båda parter förstår sitt ansvar tydligt.
Ditt företag bör också överväga eventuella kollektivavtal som gäller för din bransch. I Kanada, om ett kollektivavtal tillåter en fackförening att kontrollera förhandlingsrättigheterna för en viss kategori av arbetstagare, kan det bryta mot lagen att låta oberoende entreprenörer utföra arbetet. Du måste kontrollera med alla relevanta CBA för att bestämma deras regler.
Var man anställer entreprenörer i Kanada
Nu när du vet detaljerna om hur man anlitar entreprenörer i Kanada, behöver du veta de bästa platserna att söka efter kvalificerade kandidater.
Vissa företag vänder sig till sajter som LinkedIn eller Craigslist för att få kontakt med kvalificerade entreprenörer. När man funderar på hur man hittar entreprenörer i Kanada använder andra företag onlinekataloger eller digitala anbudstavlor skräddarsydda för branscher som byggbranschen. Dessa kataloger innehåller omfattande listor över tjänsteleverantörer som företag kan bläddra igenom för att se vilka tjänster som uppfyller deras behov.
Skatteöverväganden för att betala entreprenörer i Kanada
Att anlita entreprenörer i Kanada innebär andra skattemetoder än att anställa anställda. Kom ihåg att när du betalar dina entreprenörer i Kanada kommer du i allmänhet inte att innehålla eller betala löneskatt som du skulle göra med dina anställda.
Med dina anställda skulle du innehålla skatt och betala premier för arbetslöshetsförsäkring (EI) och Kanadas pensionsplan. För arbetsförsäkring är arbetsgivarens premiesats CAD 2,212 per CAD 100 av försäkringsgrundande inkomster, eller 2,212 procent. För den kanadensiska pensionsplanen är avgiftssatsen för pensionsgrundande inkomster 11,4 procent, vilket delas mellan arbetsgivaren och den anställde.
Med oberoende entreprenörer är processen enklare – du betalar dem utan att innehålla någon skatt. Dina entreprenörer kommer att vara ansvariga för sina skattebetalningar och socialförsäkringsavgifter om de väljer att delta i eller kvalificera sig för ett program som inte sponsras av arbetsgivaren.
Inkomstskattebetalningar
När du anlitar entreprenörer i Kanada bör du också se till att de inte behöver betala två uppsättningar inkomstskatt på samma inkomst.
Om ditt hemland är USA, var medveten om att inkomstskatteavtalet mellan USA och Kanada eliminerar behovet för kanadensiska entreprenörer att betala skatt till amerikanska skattemyndigheten (IRS) utöver de kanadensiska skatter som betalas till kreditvärderingsmyndigheterna. I detta fall måste kanadensiska entreprenörer skicka in IRS-blanketten W-8 BEN till det företag för vilket de har utfört arbete. Om ditt hemland inte är USA, kontrollera om liknande skatteavtal gäller för att skydda entreprenörer från dubbelbeskattning.
Företag som arbetar med entreprenörer måste lämna in flera skatteblanketter till sina anställda och CRA:
- T5018, på grund av byggunderleverantörer
- T4Ett fel på grund av underleverantörstjänster
- T4En sammanfattning, på grund av CRA
- T4A-NR, på grund av gränsöverskridande entreprenörer
Nyanserna för vilka formulär som ska skickas när kan vara knepiga, så du kanske vill anlita tjänster från skatteproffs eller andra experter för att säkerställa att din praxis är korrekt.
Hur man betalar entreprenörer i Kanada
När det är dags att betala entreprenörer i Kanada har du några olika alternativ. Låt oss undersöka vanliga betalningsmetoder för att se vilka som är bäst för entreprenörsbetalningar:
- Lönetjänster: Generellt sett använder du inte ditt företags löneavdelning för att betala dina entreprenörer i Kanada. Eftersom du inte håller inne löneskatt från dina entreprenörer eller betalar in till socialförsäkringsprogram för dem, kan dina entreprenörer inte läggas på din traditionella lönelista. Istället skickar de fakturor för betalning via din leverantörsreskontra. Vissa tredjepartslönetjänster har dock lösningar som gör det möjligt för ditt företag att betala dina entreprenörer via deras plattformar. Om du använder dessa tjänster bör du vara medveten om att de kan vara relativt dyra, och de kanske inte fungerar effektivt för alla globala transaktioner.
- Banker: Ditt företag kan välja att öppna ett kanadensiskt företagsbankkonto och använda det för att sätta in pengar på dina entreprenörers konton, eller så kan du använda din bank för att skicka betalningar via en global banköverföringstjänst. För att dra nytta av det första alternativet kan du behöva registrera ditt företag officiellt i Kanada, vilket kan vara en komplex och tidskrävande process. Pappersarbetet och de förseningar som ofta är förknippade med företagsbildning och registrering kan leda till att ditt företag föredrar mer effektiva alternativ.
- Internationella postanvisningar: Internationella postanvisningar är traditionella och pålitliga, men de är relativt långsamma jämfört med andra alternativ för att betala entreprenörer i Kanada. Företaget måste fysiskt köpa dem, och entreprenörerna måste fysiskt deponera dem, så de kan vara mer obekväma än digitala alternativ. Avgifter och ogynnsamma växelkurser kan också göra dem till dyra alternativ.
- Digitala plånböcker: Digitala plånböcker är ibland tilltalande alternativ till internationella postanvisningar. Med hjälp av en digital plånbok, som PayPal, kan ditt företag överföra pengar snabbt och bekvämt. Dina entreprenörer kommer att uppskatta att få snabba betalningar, så detta är ett idealiskt alternativ när du vill göra ett positivt intryck på dina entreprenörer med din punktlighet. PayPal och andra digitala plattformar har restriktioner i vissa länder, men många borde fungera i Kanada, även om de kan ta ut avgifter för internationella transaktioner.
- Pengaöverföringstjänster: I vissa fall erbjuder pengaöverföringstjänster en idealisk lösning för att betala dina entreprenörer i Kanada. De erbjuder flexibla alternativ, pålitlig säkerhet och höga överföringsgränser, så att du kan skicka stora betalningar och vara säker på att de når dina entreprenörer som avsett. Överföringarna sker snabbt, vilket sparar tid och säkerställer snabba betalningar. Pengaöverföringstjänster har dock ofta höga avgifter för valutaöverföringar om du betalar dina entreprenörer i en annan valuta än kanadensiska dollar.
- Kryptovaluta: Kryptovaluta är lagligt i Kanada. Kanadensiska myndigheter anser det dock inte vara lagligt betalningsmedel och omfattas inte heller av skattelagar och -regler. Officiellt är kryptovalutatransaktioner byteshandel. Kryptovaluta kan komplicera dina entreprenörers ekonomi om de vill deklarera all sin inkomst som beskattningsbar inkomst. De kan också vara obekanta med att hantera kryptovaluta.
Bygg dina team i Kanada med Globalization Partners
Som en förlängning av Globalization Partners Global Growth Platform ™ tillåter G-P Contractor företag att anställa vem som helst, var som helst, oavsett anställningstyp. Oavsett om du anställer anställda eller entreprenörer, effektiviserar vi processen med en enda lösning för din global arbetskraft. Kontakta oss för att få veta mer.
----
DENNA INFORMATION ÄR ENDAST I INFORMATIONSÄNDAMÅL OCH UTGÖR INTE JURIDISK ELLER SKATTERÅDGIVNING. Du bör alltid rådgöra med och förlita dig på din(a) egen(a) juridiska rådgivare och/eller skatterådgivare. Globalization Partners tillhandahåller inte juridisk eller skattemässig rådgivning och informationen är inte anpassad till ditt företags eller din arbetskrafts specifika situation. Globalization Partners lämnar inga utfästelser eller garantier gällande riktigheten, fullständigheten eller aktualiteten av denna information. Globaliseringspartners har inget ansvar som uppstår på grund av eller i samband med informationen, inklusive förlust som orsakats av användning av eller förlitande på informationen.