Ibland bor inte den bästa kompetensen i samma land som ditt företag har sitt säte. Eller så kan det vara så att ditt företag vill expandera internationellt och vill anställa personer som bor utomlands. När du har hittat rätt anställda för ditt företag är nästa steg att lista ut hur du ska betala dem. Att betala anställda i olika länder kan vara utmanande. Efter. Alltså kan ditt företag inte bara skicka dem en check eller sätta in pengarna direkt på deras bankkonton. Precis som med dina lokala team måste du se till att du följer reglerna när det gäller klassificering, skattefrågor och andra detaljer.
Lyckligtvis är det inte något som ditt företag behöver göra på egen hand att räkna ut hur man betalar internationella anställda. Du kan arbeta med en Employer of Record (Employer of Record) för att anställa och onboarda team utomlands. En registrerad arbetsgivare minskar bördan för era redovisningsavdelningar och hjälper er att undvika potentiella internationella löneproblem.
Hur internationell lönehantering fungerar
Internationell lönehantering har en hel del gemensamt med lönehanteringen i det land där ditt företag has sitt säte. Du måste se till att din metod för att betala dina teammedlemmar efterlever lagen i det aktuella landet samt att du håller inne och betalar vederbörliga skattebelopp. När man betalar internationella anställda bör man bland annat överväga följande:
- Inkomstskatt: Ditt företag måste innehålla lämpligt belopp av federal inkomstskatt från de anställdas löner, baserat på var de arbetar, och eventuell tillämplig regional, lokal eller statlig inkomstskatt.
- Social : Många länder, inte bara USA, tar ut någon form av socialförsäkringsskatt från anställda och arbetsgivare. Storleken på ditt företags bidrag kan variera från land till land, liksom storleken på anställds bidrag.
- Löneskatt: I många länder behöver en arbetsgivare bidra till en löneskatt, såsom arbetslöshetsskatt och arbetsskadeersättning, för varje anställd. Skattebeloppet kan variera avsevärt. Det är också värt att påpeka att på vissa ställen kan löneskatt vara regional eller lokal skatt samt en federal skatt.
När ett företag betalar internationella anställda måste det se till att det är intakt och betalar rätt typ av skatt och rätt skattebelopp. Det måste också se till att det betalar skatt inom rätt tidsfrist. Till exempel i USA förfaller skattedeklarationer i april 15 och beräknade skattebetalningar förfaller till 15: e dagen i april, juni, september och januari. I Storbritannien ska skattedeklarationerna förfalla ett år efter räkenskapsperiodens slut. I Frankrike förfaller skattedeklarationer i april för räkenskapsår som slutar i december. I Tyskland kommer returer till juli 31.
Utöver skatteefterlevnad måste internationell löneutbetalning följa eventuella regler för förmåner och löner i ett land. Ditt företag kan behöva bidra till pensionsplanen för anställda i vissa delar av världen. Den måste också följa minimilönreglerna i varje land där den anställer personal. I vissa länder är det också brukligt att betala anställda en lön13 :e eller 14 :e månad, vilket ofta är skattebefriat och utbetalas i slutet av året.
Vissa områden har också regler för hur många timmar en anställd får arbeta i veckan. Till exempel i Europeiska unionen får anställda inte arbeta mer än 48 timmar under en sjudagarsperiod. Anställda måste också ha 11 timmars vila under varje 24 -timmarsperiod, vilket innebär att de inte kan arbeta mer än 13 timmar på en enda dag. Anställda i EU får också fyra veckors betald årstermin varje år.
Bortsett från skatt och löneefterlevnad har internationell lönehantering många saker gemensamt med inhemsk lönehantering. Ditt företag bestämmer hur ofta anställda får betalt, till exempel en gång i månaden, varannan vecka, den 15 :e och 30e i månaden, och så vidare. Du kommer också att bestämma hur du ska fördela pengar till dina distansanställda, till exempel via direktinsättning eller via papperscheckar.
Utmaningar med att betala internationella anställda på distans
Innan du expanderar internationellt eller börjar anställa medarbetare i andra länder, är det viktigt att förstå de utmaningar som är förknippade med betalning av löner till ditt team på distans. Om ditt företag bryter mot reglerna i ett visst land så riskerar det både avgifter och böter.
Att hålla koll på de regler och förväntningar som gäller i vissa länder kan kräva en hel del ansträngning från ditt företags redovisnings- och HR-avdelningar. Det kan vara bra att titta på de vanligaste problem som uppstår vid betalning av löner till ett team på distans för att förstå vad man ska vara uppmärksam på och vad som står på spel.
- Skatteproblem
- Lokal sed
- Juridiska överväganden
- Punktlighet
- Valutaskillnader
Skatteproblem
En arbetsgivare måste hålla inne vederbörlig skatt från en utländsk anställds lönespecifikation, varvid företaget måste betala skatt till vederbörlig myndighet inom angiven tidsfrist. Ett företag måste också bokföra den skatt som betalas, då skattemyndigheten i ett annat land kan komma att revisionsgranska företaget. Det kan innebära att ditt företag måste lagra eventuella skattedokument och kvitton i flera år för att inte riskera rejäla böter ifall en revision avslöjar att ni inte hållit inne eller inte betalat rätt skattebelopp.
Lokal sed
Du kan förvänta dig att möta många kulturella skillnader när ditt företag expanderar internationellt. Vissa kulturella skillnader kan återspeglas i löner och kan påverka hur du betalar dina internationella anställda. Till exempel är en 13 :e månads lönespecifikation en vanlig sedvänja i många sydamerikanska, europeiska och asiatiska länder. Ditt internationella team kan börja arbeta för ditt företag under antagandet att de får den extra lönen i slutet av året. Men om du inte är medveten om sedvänjan riskerar du att göra ditt team besviken.
Juridiska överväganden
Det finns också juridiska skillnader att hålla koll på när man betalar ett distans, internationellt team. Till exempel, i Storbritannien måste arbetsgivare betala anställda £94.25 per vecka som lagstadgad sjuklön om en anställd är sjuk och frånvarande från arbetet i minst fyra dagar. En arbetsgivare måste betala sjuklön i upp till 28 veckor. I USA kan en arbetsgivare erbjuda betald ledighet vid sjukdom men är inte lagligt skyldig att betala anställda som är sjuka. Den amerikanska lagen om familje- och sjukledighet (FMLA) skyddar personer som behöver ta ledighet från arbetet på grund av sjukdom eller andra hälsoproblem, men bara i 12 veckor. FMLA-ledighet kan vara obetald.
Ett annat juridiskt övervägande att hålla koll på i samband med anställning av och betalning av löner till internationella anställda är vad det krävs för dokumentation i varje land. I USA måste till exempel arbetstagare i samband med sin anställning tillhandahålla intyg på medborgarskap eller på rätt att arbeta i landet i form av till exempel pass. I andra länder kan det hända att en arbetstagare måste uppvisa ett nationellt försäkringsnummer innan hen anställs.
Punktlighet
Tidtagning kan vara ett större problem när man betalar internationella anställda jämfört med att betala dem som bor och arbetar i USA I USA får icke-undantagna anställda övertidslön när de har arbetat mer än 40 timmar på en vecka, men det finns ingen övre gräns för hur många timmar per vecka en person över åldern 16 kan arbeta. Så är inte fallet i andra länder. I många länder i EU är till exempel arbetsveckan begränsad till 48 timmar. I Kina begränsar arbetsrätten arbetsveckan till 44 timmar. För att undvika att gå över gränsen är det viktigt att ett internationellt lönesystem innehåller en metod för att korrekt registrera och rapportera tid.
Valutaskillnader
Anställda som bor och arbetar i EU vill få betalt i euro, medan folk som bor och arbetar i Storbritannien vill få betalt i pund. Att betala ditt internationella team i respektive lands valuta är fördelaktigt för dem men kan vara komplicerat för dig. Om en utländsk valuta till exempel ökar i värde gentemot dollarn så kan detta leda till att ditt företag betalar dina internationella anställa betydligt mer än vad ni till en början kommit överens om.
Ett sätt att hantera svårigheterna som uppstår till följd av fluktuerande växelkurser är att överlämna lönehanteringen och dithörande logistik åt en Employer of Record. Ditt företag kan betala dina anställda i er lokala valuta och din Employer of Record kan utfärda lönespecifikationer i respektive anställds lokala valuta.
Hur man betalar internationella anställda
Om ditt företag anställer folk som bor och arbetar i ett annat land än i ditt hemland så måste arbetstagarna – med ett fåtal undantag – få betalt i enlighet med de lagar som gäller i deras respektive bosättningsland. Om en anställd till exempel tillfälligtvis flyttar utomlands och fortsätter att arbeta för ditt företag med hen bor i ett annat land så kanske du kan fortsätta betala hen från lönehanteringen i ditt hemland.
Ett annat alternativ är att ordna så att dina internationella anställda får betald från internationella kunder till ditt företag. Om du till exempel anställer någon i Frankrike för att tillhandahålla support åt en fransk kund till ditt företag så kan personen tekniskt sett arbeta som anställd hos den franska kunden. Du betalar hens lön genom att erlägga betalningar till din kund, men det är själva kunden som sköter den anställdes lönehantering.
Annars måste ditt företag ha en separat lönehantering för varje land där ni är verksamma. Du har ett antal alternativ när det gäller upprättandet av lönehantering. Du kan upprätta ett dotterbolag i det aktuella landet för att hantera all verksamhet i respektive område och sköta lönehantering. Om ditt företag funderar på att permanent expandera internationellt, kan det vara klokt att starta eget bolag i det aktuella landet. Men om du bara tänker anställa några stycken medarbetare i ett annat land, eller om du tänker anställa folk i flera olika länder, kan upprättandet av dotterbolag eller filial i dessa länder kräva mer tid och ansträngning än vad du är villig att lägga ner.
Ett mer kostnadseffektivt alternativ kan vara att samarbeta med en Employer of Record. En Employer of Record som till exempel Globalization Partners sköter alla detaljer när det gäller att se till att ditt internationella team får betalt i tid och i enlighet med de lagar som gäller i det land där de bor och arbetar. Vi betalar dina anställda i tid och i deras lokala valuta samt ser till att förmåner och nödvändig skatt också betalas.
Bör internationella anställda vara oberoende entreprenörer?
Att anlita en oberoende entreprenör istället för anställda är ett alternativ för ditt företag. När du arbetar med oberoende entreprenörer är ditt företag inte ansvarigt för inkomster eller för att betala socialförsäkrings- eller arbetslöshetsskatt. Du behöver inte heller betala anställdsförmåner för oberoende entreprenörer, och entreprenörer omfattas inte av samma timbegränsningar som anställda. Dessutom behöver ditt företag inte vara registrerat i det land där entreprenören bor för att betala personen för det arbete de utför.
Men oberoende entreprenörer är inte bara billigare versioner av anställda. De har en relation med det företag som anlitat dem som skiljer sig markant från relationen mellan arbetsgivare och anställd. När du arbetar med oberoende entreprenörer så kan du inte förvänta dig att du är deras enda inkomst- eller sysselsättningskälla. De flesta länder har ganska strikta definitioner och regler som måste tillgodoses innan en person kan anses vara oberoende entreprenör snarare än anställd.
I Storbritannien till exempel ses man som egenföretagande entreprenör om man skickar in anbud eller offerter för att få ett projektuppdrag eller hitta jobb och man inte arbetar under direkt tillsyn. Oberoende entreprenörer i Storbritannien skickar dessutom in fakturor för det arbete de utför och de projekt de slutför. Oberoende entreprenörer i Storbritannien betalar sin egen skatt och nationell försäkring. Om folk som arbetar för ditt företag gör dessa saker, kan du med all sannolikhet betrakta dem som oberoende entreprenörer. Men om du anställer medarbetare i Storbritannien och bestämmer omfattningen av deras arbete eller ordnar så att de arbetar under tillsyn av en chef eller arbetsledare, så bör de snarare beskrivas som anställda och även kompenseras som sådana.
Om ditt företag felaktigt klassificerar internationella anställda som oberoende entreprenörer tar du vissa risker. Om domstolen fastställer att ditt företag felklassificerat en anställd kan du bli ansvarig för att betala den personens skatter, såväl som efterbetald semesterledighet, vilket för närvarande är 5 6 veckor betald tid per år för de flesta anställda i Storbritannien.
Även om anlitandet av internationella arbetstagare som oberoende entreprenörer kan verka vettigast för ditt företag, så riskerar du rejäla böter och en hel del juridiska besvär ifall du inte får nödvändig vägledning för att se till att arbetstagarna i fråga inte felklassificeras. Ett bättre alternativ är att klassificera ditt team korrekt redan från börja och samarbeta med en Employer of Record för att säkerställa att du upprätthåller efterlevnaden av lokal arbetslagstiftning samtidigt som du rationaliserar din process för internationell lönehantering.
Låt Globalization Partners ta hand om dina behov av internationell lönehantering
Om du vill expandera internationellt och är redo att börja anställa i andra länder kan Globalization Partners hjälpa till. Vi agerar som Employer of Record för ert internationella team och säkerställer att landsspecifika lönekrav uppfylls och att era anställda får betalt i tid och i sitt hemlands valuta. För att lära dig mer om hur vår lösning kan hjälpa ditt företag i sin tillväxt, kontakta oss idag.
För mer information, ladda ner vår kompletta guide för att bygga ett globalt fjärrteam här: