Vad alla HR-team behöver veta om uppsägningsprocess av anställda på distans

Det finns många anledningar till att anställda lämnar ett företag – de går i pension, hittar ett nytt jobb eller lämnar ofrivilligt på grund av uppsägningar eller uppsägningar. Oavsett dessa skäl måste företag förbereda sig för att göra utgången till en enkel övergång.

En anställds exit är en del av anställd på distans upplevelseresa och företag måste i förväg förbereda sig för processen med uppsägningsprocessen. Detta inkluderar att investera resurser i att göra processen smidig, eftersom att förbise uppsägningsprocessen kan skada arbetsgivarens varumärke långt efter anställdes avgång. Enligt en undersökning utförd av Fractl väntar faktiskt en tredjedel av amerikanska anställda en hel månad innan de lämnar en recension av sitt företag.

Uppsägningsprocessen är lika viktig som onboarding och är en viktig del av den anställda cykeln. Muryel Dias, Manager, HR Operations South & Central America på Globalization Partners säger "Uppsägningsprocess startar i samma stund som du går ombord på en anställd, och utan en ordentlig uppsägningsprocess kan företag förstöra den övergripande anställda upplevelsen." Att förbereda anställdas avgångar kan vara utmanande när man arbetar på ett kontor, men i en distansarbetemiljö kräver upphandlingsprocessen ännu mer tid och uppmärksamhet.

4 anledningar till att effektiv uppsägningsprocess är avgörande för ditt företag

Det är bevisat att en detaljerad och effektiv uppsägningsprocess leder till bättre behålla kompetensen. En strukturerad och väl genomtänkt upphandlingsprocess säkerställer också att HR team kan underlätta processen för både arbetsgivare och anställda.

Att skapa en uppsägningsprocess är avgörande för att:

#1: Undvik juridiska och ekonomiska frågor
Att samla in och underteckna alla nödvändiga dokument som en del av uppsägningsprocessen minskar arbetsgivarens risk för klagomål eller stämningar. Detta gäller särskilt vid ofrivilliga avgångar, till exempel uppsägningar, när det finns landsspecifika lagar som arbetsgivare måste följa för att säkerställa att deras handlingar är lagliga.

#2: Förhindra dataintrång
HR team måste se till att det finns gott om tid att logga ut anställda från systemet, inaktivera deras konton och stänga av åtkomsten till plattformar och information som de inte längre behöver. Om anställda har tillgång till företagsdata efter att de slutat kan detta leda till spridning av konfidentiell information som försätter företaget i fara.

#3: Förbättra företagets rykte
Att avsluta anställd-arbetsgivare-relationen på bästa möjliga sätt säkerställer att medarbetarna lämnar anställningen med en känsla av respekt och värde för den tid de tillbringat på företaget. Medarbetarnas åsikter påverkar företagets rykte. Faktum är att recensioner är viktiga för 95 procent av arbetssökande, vilket innebär att negativa företagsrecensioner kan påverka potentiella kandidaters beslut om huruvida de ska söka en tjänst eller inte.

#4: Få värdefull feedback
Anställda som lämnar företaget frivilligt är en otrolig källa till feedback. Att höra orsakerna till deras avhopp eller bara deras ärliga åsikt kommer att hjälpa företaget att förbättras i framtiden.

Enligt Snapsurvey, ”Topppresterande företag är inte bara bra på att ta emot feedback, utan de ber också medvetet om feedback. Och de vet att feedback bara är till hjälp när det belyser svagheter såväl som styrkor.”

Uppsägningsprocess i distansarbete miljö

Fjärrarbete har många fördelar, men det kan fortfarande finnas några nackdelar. Utan möjligheten att ha interaktioner ansikte mot ansikte kan hinder för kontakt och kommunikation bli en enorm utmaning när det gäller distansuppdelningsprocesser.

”Brist på fysisk närhet gör det särskilt viktigt att implementera en genomtänkt uppsägningsprocess där tydlig kommunikation är nyckeln till att bygga förtroende och undvika missförstånd vid medarbetarnas avgång”, säger Camila Torres, HR-specialist på Globalization Partners.

Syftet med att definiera uppsägningsprocessen är att skapa en smidig övergång för anställd och skydda företaget från dataintrång och säkerhetsrisker.

Faktorer som definierar uppsägningsprocessen

Det finns två faktorer som avgör vilka steg som ska tas i uppsägningsprocessen: orsaken till avgången och anställds Befattning.

Orsak till avresa

Beroende på orsaken till avgång kan vissa stadier av processen bli viktigare än andra. Därför behöver uppsägningsprocessen anpassas till omständigheterna i varje enskilt fall. Det finns fyra huvudsakliga skäl till avresa:

1. uppsägning
Det är viktigt för HR team att definiera en process som hjälper till att förhindra oväntade avgångar och ger tillräckligt med tid för att fylla de lediga tjänsterna. Anställda bör få riktlinjer som fastställer kraven för att säkerställa en enkel utgång. Dessa riktlinjer kan göra det nödvändigt med en minsta uppsägningstid, överlämningsanteckningar, rapporter och dataåtkomst.

2. Pensionering
HR-team måste planera anställdas pensionering i förväg. De bör säkerställa efterlevnad med pensionssystem och fastställa den slutliga utbetalningen till de anställda. En god metod för att säkerställa en trevlig avskedsfest är att ge pensionerade anställda en ordentlig avskedsfest och ett erkännande i form av en utmärkelse eller en gåva, särskilt om de har arbetat för företaget länge.

3. Uppsägning
Att säga upp anställda är svårt, men ibland oundvikligt. I dessa fall är det bäst att behandla anställde med respekt och empati och göra det mycket tydligt varför han eller hon blir uppsagd.

4. Uppsägning
Uppsägningar är en av HR :s svåraste uppgifter, och i dessa fall måste uppsägningsprocessen planeras noggrant. Anställda bör få ett skriftligt meddelande som anger de fakta som motiverar uppsägningen och de lagbestämmelser som företaget åberopar för att fatta detta beslut för att undvika eventuella problem.

Tänk på att viktiga efterlevnadskomponenter som nödvändiga dokument och provanställning varierar beroende på land. Att låta anställda säga adjö till sina kollegor, ta hand om deras senaste förfrågningar och visa en bild av företagens enhet under hela processen är några av nycklarna till att säkerställa en sömlös uppsägning.

Enligt Dias och Torres, oavsett anledning till avgång, är det avgörande att anställda känner sig bekväma. HR bör aldrig glömma att de har att göra med människor, så empati, kommunikation och solidaritet är grundläggande, särskilt när man har att göra med en distansuppdelningsprocess.

Det är också avgörande att säkerställa att anställda får alla löner och avgångsvederlag de har rätt till. Arbetsgivare måste vara medvetna om att lokala lagar och förordningar gällande avgångsvederlag och betalningar under uppsägningar varierar beroende på land eller region.

Typ av Befattning
Stegen som ingår i uppsägningsprocessen varierar också beroende på vilken Befattning anställd har. Till exempel kan uppsägning av redovisningsanställda kräva en kontroll av ekonomiska register innan de slutar, medan säkerhetskontroller kan vara nödvändiga för IT-personal för att förhindra att de tar med sig känd information.

Hur man skapar en effektiv uppsägningsprocess för distans
HR team måste skapa en anpassad uppsägningsprocess baserad på deras företags specifika behov. Processen beror starkt på typen av avresa, särskilt om anställde lämnar frivilligt eller ofrivilligt, samt grundläggande saker som företagarens storlek.

I en distansarbetemiljö kräver uppsägningsprocessen att företag bedriver grundläggande kommunikation i en virtuell miljö, vilket sannolikt kommer att kräva nya steg och noggranna överväganden. Här är några tips för att säkerställa att distansuppsägningsprocessprocessen genomförs lagligt och framgångsrikt.

1. Utarbeta en kommunikationsplan
Uppsägningsprocessen börjar i det ögonblick HR team får kännedom om en avgång, oavsett om det innebär en uppsägning eller en uppsägning. Det är särskilt viktigt att utarbeta en kommunikationsplan på distans som beskriver hur resten av team ska informeras. Upprätta en gemensam kanal för kommunikation och schemalägga möten och videosamtal i förväg. Enligt Edwina Tan, chef för globala operationer i Asien-Stillahavsområdet på Globalization Partners, är det viktigt att vara uppmärksam på tonen som används i e-postmeddelanden och samtal med anställda.

Planen bör också beakta anställdas klienter och hur man korrekt informerar dem. Denna kommunikationsplan måste innehålla tydlig information om avgången för att undvika missförstånd.

2. Förbered pappersarbetet
Pappersarbetet för uppsägningsprocessen för en anställd på distans skiljer sig inte från processen för personliga avgångar, förutom att det måste göras digitalt. HR-team bör samla all dokumentation som behövs för att säkerställa att allt är i ordning och genomförs på laglig väg. Det är nödvändigt att granska kontrakt och sekretessavtal för att klargöra avgångsvillkoren och svara på eventuella frågor. HR måste också förbereda dokumentation gällande ersättningspaket, förmåner, ersättningar och skatter. Alla dessa dokument kan delas via dokumenthantering och digitala signatursystem för att säkerställa att processen är smidig och säker.

3. Planera övergångsprocessen
Det viktigaste steget i denna del av processen är att skapa en plan för att göra övergången av arbete och ansvar efter anställningens avgång smidig. Denna plan bör innefatta regelbundna online-incheckningar för att granska projektens status, omfördela uppgifter som redan har påbörjats av anställd och lägga grunden så att den nya anställden kan återuppta de nödvändiga arbetsuppgifterna. HR måste vara tydliga med berörda team om hur denna övergång kommer att se ut och var anställdes arbete kommer att hamna.

4. Schemalägg kunskapsöverföringssessioner online
Detta är en av de viktigaste delarna av en effektiv distansuppsägningsprocess för frivilliga avgångar. Under online-sessionerna för kunskapsöverföring delar avgående anställda information med sina kollegor eller direkta underordnade, och om möjligt med potentiella kandidater. Denna information bör innehålla ett register över ansvar och uppgifter, status för projekt och tillgång till information, programvara och dokument.

5. Återställa företagets tillgångarOm företaget tillhandahållit utrustning och tillgångar till anställda under deras anställningsperiod är det viktigt att dessa skickas tillbaka till arbetsgivaren före avresa
HR team måste upprätta en digital checklista och ordna med att samla in dessa tillgångar under de sista dagarna innan anställningen lämnar. Denna checklista kan innehålla föremål som datorer, mobiltelefoner, nycklar, ID-brickor och företagskreditkort och den ska skickas till avgående anställt tillsammans med ett digitalt returbrev för företagsfastigheter.

6. Ta bort användarkonton
Fjärrarbete kräver delning av information online. Därför har anställda tillgång till interna verktyg som e-postkonton, enheter, databaser och källor till känslig information. Att avprovisionera avgränsar anställdas åtkomst till denna information och att återställa alla digitala tillgångar, inklusive lösenord och nyckelkoder, hjälper till att förhindra säkerhetsintrång. Oavsett hur god relationen mellan arbetsgivare och anställd är, ska avgående anställda inte ha tillgång till någon information när de inte längre är en del av team.

7. Genomför en virtuell exitintervju
Även om det endast gäller för frivilliga avgångar, är virtuella avgångsintervjuer avgörande för att säkerställa en effektiv uppsägningsprocess. Syftet med dessa intervjuer är att få värdefull feedback på anställdupplevelsen inom företaget. Detta kommer att vara den sista möjligheten att lämna anställda med ett positivt intryck innan deras avgång. Det är också ett utmärkt sätt att samla in information som hjälper HR-avdelningen att fatta bättre beslut i framtiden. Ta chansen att få inblick i rollen, deras syn på distansarbete och deras övergripande erfarenhet.

Att skapa en effektiv distansuppdelningsprocess är lika fördelaktigt för företag som för anställda. Det kan dock vara svårt att navigera i komplexiteten som är involverad i en anställds avgång, särskilt när personlig kommunikation inte är ett alternativ.

Globalization Partnersartificiell intelligensdrivna globala anställningsplattform hjälper dig att säkerställa efterlevnad under uppsägningsprocessen för dina internationella medarbetare.

För att veta mer om G-P Recruit, besök vår webbplats och berätta hur vi kan hjälpa dig att hitta de bästa kompetenserna, på rätt plats, till rätt kostnad.